Проблемы учета

Александр Карпов, руководитель проекта bud-tech.ru, автор серии книг "100% практического бюджетирования" и книги "Постановка и автоматизация управленческого учета"

www.bud-tech.ru

Выполняя проекты по постановке управленческого учета во многих компаниях, я обратил внимание на то, что в большинстве случаев возникают одни и те же проблемы учета. Да, в каждой компании могут быть свои нюансы, но есть, можно сказать, типовой набор проблем учета, которые проявляются в большинстве предприятий.

В данной статье я приведу пример описания проблем учета, действующего в одной компании, в которой я выполнял проект по постановке управленческого учета. В рамках первого этапа проекта проводилась комплексная диагностика компании в т.ч. и системы учета. Во многих компаниях ситуация аналогичная то, что здесь будет описана.

По крайней мере, это актуально для большинства компаний малого и среднего бизнеса. Отчасти это связано с особенностями постановки управленческого учета в малом и среднем бизнесе.

Итак, в компании, естественно, ведется бухгалтерский учет, но сейчас эту информацию НЕЛЬЗЯ ИСПОЛЬЗОВАТЬ для управленческого учета без проведения дополнительной работы.

Есть три основные проблемы, которые сейчас мешают компании наладить эффективную систему управленческого учета:

информация, содержащаяся в бухгалтерском учете (в ее нынешнем виде), не может быть использована для управленческого учета, потому что есть несоответствия (различия) между бухгалтерским и управленческим учетом (той системой, которая должна быть в компании);

используются разные платформы 1С для ведения бухгалтерских баз*;

не налажен четкий документооборот (задержки документов приводят к задержке их вводу в базы).

* в данном случае компания использует несколько юридических лиц, чтобы выполнялись условия применения упрощенной системы налогообложения.

Следствием этих проблем является то, что имеющаяся управленческая отчетность** не готовится в автоматическом режиме и появляется со значительной задержкой. На формирование управленческих отчетов, необходимых руководству, уходит около 3-х дней, поскольку они готовятся в полу-ручном режиме.

** на момент проведения обследования в компании периодически (раз в квартал) формировался управленческий отчет, отчасти похожий на отчет о доходах и расходах и на отчет о движении денежных средств. Это был, так сказать, "финансовый крокодил", при составлении которого нарушались важные базовые принципы формирования управленческой отчетности.

При решении третьей проблемы компания не должна столкнуться с какими-то серьезными трудностями.

Для решения первой и второй проблемы потребуется провести определенную работу, которая будет связана с решением и содержательных, и технических задач (в частности, перенастройка баз 1С).

Таким образом, основные трудности будут связаны с решением первой и второй проблемы.

Примечание: есть еще одна проблема – в компании нет полного набора управленческой отчетности, необходимого для эффективного управления компанией, но эту проблему можно было бы решить, если бы в базах была вся информация, необходимая для формирования управленческих отчетов.

Основной причиной сложившихся проблем является то, что изначально не ставилась задача постановки управленческого учета на системной основе. Бухгалтерский учет организовывался и велся так, как это было удобнее с точки зрения своевременной подготовки всей необходимой внешней отчетности, расчета и оплаты налогов и т.д. Для бухгалтерского учета не нужна та степень детализации, которая требуется для управленческого учета.
"Разгребание" проблем всегда получается сложнее и обходится дороже, чем внедрение нужной системы с самого начала.
Поэтому лучше сразу выстраивать систему, чтобы в дальнейшем не тратить ни время, ни деньги на ее постановку.

Детализация первой проблемы (основные позиции):

ключевые*** справочники, необходимые для ведения управленческого учета и составления управленческой отчетности, отличаются во всех базах, в т.ч.:
- справочники затрат, используемые в бухгалтерских базах, не соответствуют списку затрат, который есть в управленческой отчетности;
- справочники "Подразделения" не соответствую реальной организационной структуре компании;

наличие операций, экономический смысл которых в управленческом учете должен отличаться от бухгалтерского учета;

недостаточная степень детализации по некоторым операциям (поскольку у счетов нет соответствующих аналитик****);

в базах не используется 44-й счет, то есть не выделяются коммерческие расходы, связанные с продвижением и продажей продуктов и услуг компании (для ведения учета затрат используется только 20-й и 26-й счета);

в некоторых базах есть проблемы технического плана, которые приводят к тому, что из них некорректно "вытягивается" информация (например, в одной из база информация по 20-му счету с детализацией по аналитикам выводится некорректно).

*** к ключевым справочникам относятся:

направления (виды) деятельности;

статьи затрат;

статьи движения денежных средств;

подразделения.

Примечание: если юридические лица, например, работают с одними и теми же контрагентами, используют одни и те же материальные ресурсы и т.д., то названия элементов соответствующих справочников во всех базах должны совпадать. В противном случае при формировании управленческой отчетности в автоматизированном виде будет задвоение (или даже затроение) соответствующих статей отчетов.

**** данный вопрос в дальнейшем должен быть проработан при утверждении классификатора и форматов управленческих отчетов.

Необходимо отметить, что ведение управленческого учета требует большей внимательности со стороны бухгалтеров. В бухгалтерских базах нередко возникает путаница в элементах справочников: при вводе данных выбирают не то, что нужно. Для формирования бухгалтерской отчетности это не имеет значения, а для управленческой отчетности это важно.

Да, в приведенном примере действующей системы учета есть и специфические проблемы, но, тем не менее, есть и те, с которыми сталкиваются очень многие компании:

изначально не было четкой постановки задачи по внедрению системы управленческого учета (это самая популярная проблема управленческого учета);

недостаточная (для целей управленческого учета) детализация бухгалтерского учета;

различия в учетной политике (в управленческом и бухгалтерском учете) по некоторым типам операций;

как следствие вышеперечисленного – длительное формирование управленческих отчетов и сам процесс подготовки больше напоминает "колдовство", а не четкую и выверенную технологию, которую можно автоматизировать.

Свои комментарии к этой статье Вы можете направлять по адресу budgeting@bk.ru, указав свое Ф.И.О., должность и название организации, в которой Вы работаете. Ваши комментарии будут размещены под данной статьей.

Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статьей Вы также можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения.

Продукты и услуги

Проблемы учета