Статьи > Бюджетный комитет компании > Регламент работы бюджетного комитета должен четко исполняться
bud-tech.ru
ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО
Часто начать проведение заседания бюджетного комитета точно в срок в соответствии с регламентом (Положением о бюджетном комитете) является достаточно сложной проблемой. Хотя на самом деле вовремя и продуктивно закончить бюджетный комитет – задачка на порядок сложнее.
На самом деле начать проведение бюджетного комитета в соответствии с регламентом означает не просто собраться вовремя всем членам бюджетного комитета. Это значит, что все необходимые действия должны быть выполнены к моменту начала заседания.
То есть проекты всех бюджетов и аналитическая записка должны быть подготовлены и разосланы всем членам бюджетного комитета заранее. За это должна нести ответственность финансовая служба компании (см. Книгу 5 "Роль финансовой дирекции в бюджетировании").
Для того чтобы финансовой дирекции, в свою очередь, обеспечить выполнимость данного условия, необходимо наличие четкого регламента бюджетирования и ответственности за его исполнение (см. Книгу 2 "Регламент системы бюджетирования"). Если такого регламента не будет, то сбои при подготовке бюджетов будут практически гарантированы при каждом новом бюджетном цикле.
Таким образом, даты проведения плановых заседаний бюджетного комитета должны определяться заранее. Они могут быть прописаны в Положении о бюджетном комитете или утверждаться на каждый год.
К сожалению, нужно отметить, что в некоторых компаниях достаточно часто происходят срывы заседаний бюджетного комитета, потому что вдруг возникают очень срочные дела. Причем инициатором таких срывов или переносов может выступать генеральный директор компании. Правда, тем самым он показывает членам бюджетного комитета, да и всем остальным сотрудникам, какой на самом деле статус в этой компании имеет бюджетный процесс.
В то же время нужно отметить, что в тех компаниях, где система бюджетирования активно используется на практике, генеральные директора ведут себя так, как полагается, что выражается, в том числе, и в их отношении к заседаниям бюджетного комитета.
В одной из таких компаний, например, мне не раз приходилось наблюдать такую картину. Когда генеральный директор уточнял у секретаря план своих встреч, то иногда она ему сообщала, что кто-то из важных партнеров компании просит провести встречу в то время, на которое запланировано заседание бюджетного комитета. При этом генеральный директор отвечал, что проведение бюджетного комитета ни в коем случае срывать нельзя, поэтому встречи нужно назначать на другое время.
Поэтому, кстати, в этой компании никто из топ-менеджеров без уважительной причины никогда не опаздывал на заседания бюджетного комитета. Все знали, что система бюджетного управления является для генерального директора важным инструментом управления.
Могут быть и такие ситуации, когда сам генеральный директор не может присутствовать на заседаниях бюджетного комитета. Такой причиной может быть либо болезнь, либо отпуск генерального директора. В подобных ситуациях проводить бюджетный комитет должен финансовый директор компании. Такое решение является вполне допустимым, особенно когда речь идет о бюджетных комитетах, на которых рассматриваются результаты план-фактного анализа.
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
Регламент работы бюджетного комитета должен четко исполняться
bud-tech.ru
На самом деле начать проведение бюджетного комитета в соответствии с регламентом означает не просто собраться вовремя всем членам бюджетного комитета. Это значит, что все необходимые действия должны быть выполнены к моменту начала заседания.
То есть проекты всех бюджетов и аналитическая записка должны быть подготовлены и разосланы всем членам бюджетного комитета заранее. За это должна нести ответственность финансовая служба компании (см. Книгу 5 "Роль финансовой дирекции в бюджетировании").
Для того чтобы финансовой дирекции, в свою очередь, обеспечить выполнимость данного условия, необходимо наличие четкого регламента бюджетирования и ответственности за его исполнение (см. Книгу 2 "Регламент системы бюджетирования"). Если такого регламента не будет, то сбои при подготовке бюджетов будут практически гарантированы при каждом новом бюджетном цикле.
Таким образом, даты проведения плановых заседаний бюджетного комитета должны определяться заранее. Они могут быть прописаны в Положении о бюджетном комитете или утверждаться на каждый год.
К сожалению, нужно отметить, что в некоторых компаниях достаточно часто происходят срывы заседаний бюджетного комитета, потому что вдруг возникают очень срочные дела. Причем инициатором таких срывов или переносов может выступать генеральный директор компании. Правда, тем самым он показывает членам бюджетного комитета, да и всем остальным сотрудникам, какой на самом деле статус в этой компании имеет бюджетный процесс.
В то же время нужно отметить, что в тех компаниях, где система бюджетирования активно используется на практике, генеральные директора ведут себя так, как полагается, что выражается, в том числе, и в их отношении к заседаниям бюджетного комитета.
В одной из таких компаний, например, мне не раз приходилось наблюдать такую картину. Когда генеральный директор уточнял у секретаря план своих встреч, то иногда она ему сообщала, что кто-то из важных партнеров компании просит провести встречу в то время, на которое запланировано заседание бюджетного комитета. При этом генеральный директор отвечал, что проведение бюджетного комитета ни в коем случае срывать нельзя, поэтому встречи нужно назначать на другое время.
Поэтому, кстати, в этой компании никто из топ-менеджеров без уважительной причины никогда не опаздывал на заседания бюджетного комитета. Все знали, что система бюджетного управления является для генерального директора важным инструментом управления.
Могут быть и такие ситуации, когда сам генеральный директор не может присутствовать на заседаниях бюджетного комитета. Такой причиной может быть либо болезнь, либо отпуск генерального директора. В подобных ситуациях проводить бюджетный комитет должен финансовый директор компании. Такое решение является вполне допустимым, особенно когда речь идет о бюджетных комитетах, на которых рассматриваются результаты план-фактного анализа.
| Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статье, Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения. |
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
