Статья Жанны Айгильдиной и Елена Галай "Бюджетный комитет ЛОЭСК"


Термины > Бюджет складирования (складских расходов)

Бюджет складирования (складских расходов)


Александр Карпов, руководитель проекта bud-tech.ru, автор серии книг "100% практического бюджетирования" и книги "Постановка и автоматизация управленческого учета"

www.bud-tech.ru

Бюджет складирования (складских расходов) в управлении компанией

ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО

Бюджет складирования содержит информацию о финансово-экономических показателях, характеризующих эффективность бизнес-процесса "Складирование" и предназначен для управления финансово-экономической эффективностью складской логистики компании.

Бюджет складирования может содержать, например, следующие группы показателей, характеризующих эффективность бизнес-процесса "Складирование":
  • общая сумма затрат на складирование;
  • грузооборот склада;
  • коэффициент напряженности работы склада;
  • коэффициент использования площади склада;
  • сумма сверхнормативных потерь при хранении;
  • производительность труда;
  • себестоимость обработки 1 места.

    С помощью данных показателей содержащихся в бюджете складирования можно управлять и самим бизнес-процессом "Складирование".

    Cкладская логистика в последнее время становится одним из узких мест для многих растущих компаний. И в этой области деятельности могут скрываться значительные резервы роста эффективности работы компании, особенно если речь идет о торговых организациях. Ведь в торговых компаниях, в отличие от производственных, существенную долю затрат составляют затраты на закупку товаров и складскую логистику.

    Если компания уже более-менее оптимизировала свою работу в части снижения закупочных цен, то единственным направлением работы, которое может внести существенный вклад в совершенствование деятельности и улучшение финансово-экономического состояния компании за счет снижения затрат, как раз является логистика и складская логистика, в частности.

    Регламент бюджетирования складирования (складских расходов)

    При выстраивании бюджетирования складской логистики очень важно обращать внимание на обеспечение контроля затратных и временных показателей. Причем может быть даже и так, что временные показатели окажутся более важными, чем стоимостные. То есть, например, очень важным показателем может быть время обработки грузов на складе, время отгрузки товара покупателю и т.д. Для некоторых видов бизнеса сроки отгрузки могут быть одним из существенных факторов успеха.

    При выстраивании регламента бюджетирования складирования нужно обратить внимание на границы данного бизнес-процесса. То есть по каждому из бизнес-процессов компании должно быть понятно с чего он начинается и чем заканчивает и в какой момент времени ответственность от одного подразделения переходит к другому. На таких стыках бизнес-процессов могут возникать проблемы, которые будут приводить к ухудшению показателей бизнес-процессов, а в следствие этого и финансово-экономических показателей компании в целом.

    В одной розничной сети, к примеру, из-за этого возникала следующая проблема. Время доставки товара от поставщика до торговых точек было очень существенным фактором, влияющим на объем продаж. Продукция от поставщиков сначала поступала на распределительный центр для учета и подготовки к отгрузке на торговые точки. Офис и склад у компании находился на 4 этаже.

    Когда компания подбирала себе офис, допустила ошибку. Естественно, что, просматривая варианты офисного помещения, всегда обращали внимание есть ли грузовой лифт, если офис сдавался не на первом этаже. Как потом оказалось, нужно было у арендодателей спрашивать не только о наличие лифта, но и о том работает он или нет.

    В итоге был найден офис, который подходил по всем параметрам и был достаточно недорогим. Там был большой грузовой лифт, но он не работал, точнее говоря работа, но часто ломался. Арендодатели, когда сдавали это помещение всем честно говорили о том, что в здании есть большой грузовой лифт. О том что он часто ломался и не работал они не говорили потому что никто не спрашивал.

    Арендодатель делал так, что при осмотре офиса лифт работал. Компания уже потом сообразила, что нужно было зайти к другим арендаторам и расспросить что тут и как. Так вот поскольку лифт часто ломался это приводило к тому, что водители компании, доставляющие продукцию на склад и со склада на торговые точки, отказывались выполнять функции грузчиков.

    Сотрудники распределительного центра также говорили, что они работают с тем, что доставлено на склад. Из-за таких споров часто возникали задержки с доставкой товаров на торговые точки и компания теряла на этом прибыль. Можно было в принципе увеличить заработную плату водителям или сотрудникам распределительного центра, чтобы они этот потерянный "хвостик" бизнес-процесса закрыли. Но в компании были установлены ограничения по заработной плате, так же как и по другим статьям постоянных расходов.

    То есть действующие на тот момент элементы системы бюджетирования такое решение не пропустили. Компания попыталась добиться от арендодателя, чтобы он сделал капитальный ремонт лифта. На такое предложение от арендодателя был получен ответ о том, что у них в этом году тоже стали внедрять систему бюджетирования и такие затраты у них не предусмотрены.

    Можно было конечно офис сменить, но в итоге было принято решение скинуться с остальными заинтересованными арендаторами и сделать капитальный ремонт лифта самостоятельно. По расчетам данное решение с единовременными затратами было выгоднее, чем увеличение ежемесячных затрат на оплату труда. К тому же при данном решении такой важный показатель как время доставки товара уменьшался, что положительно влияло на выручку и прибыль компании.

    Пример регламента бюджетирования складирования (складских расходов)

    Пример основных функций, которые могут выполняться в рамках бюджетирования складирования (складских затрат) на фазе планирования (см. Рис. 1):
  • планирование ФОТ сотрудников складов;
  • планирование административно-хозяйственных расходов складов;
  • планирование затрат на содержание складских помещений;
  • планирование затрат на погрузочно-разгрузочные работы;
  • формирование бюджета складирования;
  • согласование и корректировка бюджета складирования;
  • предварительное утверждение бюджета складирования.

    Рис.1. Пример регламента бюджетирования складирования (складских расходов) (на фазе планирования)

    Пример регламента бюджетирования складирования (складских затрат) (на фазе планирования)

    Пример основных функций, которые могут выполняться в рамках бюджетирования складирования (складских расходов) на фазе учета, контроля и анализа (см. Рис. 2):
  • сбор данных для фактического бюджета складирования;
  • формирование фактического бюджета складирования;
  • анализ исполнения бюджета складирования;
  • согласование и утверждение результатов анализа бюджета складирования.

    Рис. 2. Пример регламента бюджетирования складирования (складских расходов) (на фазе учета, контроля и анализа)

    Пример регламента бюджетирования складирования (складских расходов) (на фазе учета, контроля и анализа)

    Модель бюджета складирования (складских расходов)

    Для планирования затрат на складирование можно использовать несколько подходов. Более простой подход заключается в том, что по каждой крупной статье затрат на складирование на основе обработки статистической информации определяются значения затрат на плановый период. То есть речь идет о таком подходе, как планирование от факта. С одной стороны, он довольно простой, но, с другой стороны, он может оказаться очень неточным.

    Более сложный и точный подход заключается в том, что все статьи затрат на складирование разбиваются на переменные и постоянные. Для планирования постоянных затрат составляются четкие планы мероприятий с привязкой их к затратам, выплатам и активам.

    Для планирования переменных затрат опять-таки можно использовать несколько различных вариантов. Например, можно получить линейную зависимость этих статей затрат от объемных показателей на основе обработки статистической информации за прошлые периоды. А можно, по аналогии с транспортными затратами, ввести внутренние (трансфертные) цены на услуги складской системы компании.

    То есть можно ввести стоимость обработки одного места на складе, стоимость хранения и т.д. В таком случае переменные затраты на складирование можно более четко привязывать к объемным показателям, от которых на самом деле зависят эти статьи затрат.

    Но при этом, конечно же, усложнится система управленческого учета. Зато увеличится точность планирования и возрастет качество выполнения такой функции, как план-фактный анализ исполнения бюджета складирования, что, естественно, скажется на увеличении степени управляемости финансово-экономическим состоянием компании.

    Пример модели бюджета складирования (складских расходов)

    В таблице 1 представлен пример бюджета затрат на складирование и хранение для торговой компании, занимающейся реализацией кофейных аппаратов и картриджей с продуктами (кофе, супы). В данном бюджете, также как и бюджетах, составленных по остальным бизнес-процессам этой компании, выделяется текущая и инвестиционная часть затрат. Основными статьями текущих затрат являются: заработная плата кладовщиков, аренда складского помещения и амортизация основных средств склада.
    Таблица 1. Пример бюджета складирования (затраты на складирование и хранение)

    Статьи затрат полгода 1-й мес. 2-й мес. 3-й мес. 4-й мес. 5-й мес. 6-й мес.
    Текущие затраты 21 668 1 448 1 977 2 582 3 664 5 154 6 843
      Заработная плата кладовщиков 20 442 1 398 1 849 2 425 3 429 4 875 6 466
        Постоянная часть 12 600 900 1 200 1 500 2 100 3 000 3 900
          количество кладовщиков 42 3 4 5 7 10 13
            грузооборот склада 78 416 4 976 6 492 9 254 13 286 18 747 25 661
            норматив управляемости грузооборотом, шт.   2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000
          оклад одного кладовщика   300 300 300 300 300 300
        Переменная часть (премия) 7 842 498 649 925 1 329 1 875 2 566
          грузооборот склада 78 416 4 976 6 492 9 254 13 286 18 747 25 661
          премия за обработку единицы товара   0,10 0,10 0,10 0,10 0,10 0,10
      Аренда складского помещения 663 50 63 88 125 150 188
        площадь, кв. м.   4 5 7 10 12 15
          остатки товаров              
            аппараты   9 21 35 49 66 81
            продукты   613 919 1 377 1 965 2 734 3 628
            аксессуары   504 779 1 171 1 661 2 298 3 016
          площадь, занимаемая упаковками товаров, кв. м.              
            аппараты   0,24 0,24 0,24 0,24 0,24 0,24
            продукты   0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02
            аксессуары   0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02
          плотность размещения товаров              
            аппараты   3 3 3 3 3 3
            продукты   20 20 20 20 20 20
            аксессуары   50 50 50 50 50 50
        стоимость аренды 1 кв. м. в год   150 150 150 150 150 150
        коэффициент эффективного использования площади склада   50% 60% 70% 70% 80% 80%
      Амортизация основных средств склада 564 0 66 69 111 129 189
        Компьютер 146   29 29 29 29 29
        Рабочее место (стол, стул, тумбочка) 42   8 8 8 8 8
        Телефон 8   2 2 2 2 2
        Стеллажи для товаров 160   10 13 30 40 67
        Тележки 208   17 17 42 50 83
      Потери продуктов при хранении 1 348 74 110 165 236 328 435
        % потерь   2% 2% 2% 2% 2% 2%
        стоимость хранимых продуктов   3 678 5 514 8 262 11 790 16 404 21 768
    Инвестиционные затраты 940 940 0 0 0 0 0
      Приобретение основных средств 940 940 0 0 0 0 0
        Компьютеры 700 700          
        Рабочее место (стол, стул, тумбочка) 200 200          
        Телефоны 40 40          
        Стеллажи для товаров 2 160 240 80 400 240 640 560
          кол-во закупаемых стеллажей 27 3 1 5 3 8 7
            вместимость стеллажа (кол-во продуктов)   250 250 250 250 250 250
            остатки продуктов   613 919 1 377 1 965 2 734 3 628
          цена стеллажа   80 80 80 80 80 80
        Тележки 2 600 400 0 600 200 800 600
          кол-во закупаемых тележек 13 2 0 3 1 4 3
            грузооборот склада 78 416 4 976 6 492 9 254 13 286 18 747 25 661
            средний объем перевозок на одной тележке   4 000 4 000 4 000 4 000 4 000 4 000
          цена тележки   200 200 200 200 200 200
    Итого затраты на складирование и хранение 22 608 2 388 1 977 2 582 3 664 5 154 6 843


    Заработная плата кладовщиков состоит из постоянной и переменной части. Постоянная часть рассчитывается путем умножения количества работающих кладовщиков на размер оклада. Для того чтобы определить количество кладовщиков, в данном бюджете используется следующая модель. Вводится норматив управляемости грузооборотом.

    Понятно, что при увеличении грузопотока через склад требуется и увеличение кладовщиков. Грузооборот склада планируется на основе данных о продажах, закупках и остатках товаров. Используя данные о грузообороте склада и нормативе управляемости, рассчитывается требуемое количество кладовщиков. Для этого грузооборот склада делится на норматив, и полученное число округляется в большую сторону.

    Переменная часть заработной платы опять-таки зависит от грузооборота. В компании введена премия за обработку единицы товара, прошедшего через склад. Таким образом, переменная часть оплаты труда кладовщиков определяется путем умножения значения грузооборота на премию за обработку единицы товара.

    Кстати, очевидно, что для расчета переменной части оплаты труда не нужно знать информацию о количестве кладовщиков. Поэтому, если бы у кладовщиков была бы только переменная часть, то не пришлось бы вводить и норматив управляемости грузооборотом. Хотя все равно нужно знать количество сотрудников, т.к. от этого могут зависеть и другие бюджетные показатели.

    Затраты на аренду складского помещения планируются следующим образом. Площадь помещения умножается на стоимость аренды 1 кв. м. в год и делится на коэффициент эффективного использования площади склада. Очевидно, что на складе должно быть свободное место, чтобы можно было катать тележки с товарами, расставлять товар и т.д. Поэтому 100% заполнения площади склада добиться невозможно.

    В представленном примере предполагается, что со временем данный коэффициент будет увеличиваться. Это вполне логично объясняется тем, что при увеличении площади склада место, необходимое кладовщикам, растет не прямо пропорционально росту площади. Темпы роста такого рабочего пространства гораздо ниже. Поэтому в модели запланировано, что в течение полугода коэффициент эффективного использования площади склада увеличиться с 50% до 80%.

    Для расчета требуемой площади склада в данном примере бюджета складирования и хранения используется следующая методика (см. Табл. 1). Товарные остатки умножаются на площадь, которая необходима для их размещения в соответствии с условиями хранения. Естественно, что товары будут размещаться на складе, так сказать, не в один слой. Поэтому полученная величина делиться на плотность размещения товаров. А эта плотность размещения определяется размерами стеллажей, с учетом требований по хранению товаров.

    Полученный результат округляется в сторону увеличения, и таким образом получается расчетная площадь склада. Конечно же, модель можно было усложнить, поскольку в реальности может не оказаться складского помещения с требуемым метражом, и поэтому придется брать в аренду немного большее помещение. Кроме того, если компания заранее планирует такое динамичное развитие, то может быть окажется более выгодным сразу снять большое помещение.

    К тому же, если каждый раз искать новое помещение, это может привести к дополнительным затратам времени (если компания ищет сама) или денег (если компания привлекает агентов). Но в данном случае было принято решение не усложнять модель, поскольку конкретно у руководства этой компании были неплохие отношения с арендодателем, поэтому он мог, действительно, "нарезать" сдаваемые им складские помещения чуть ли не по метрам.

    Последняя статья текущих затрат в данном примере бюджета – амортизация основных средств склада. Она рассчитывалась на основе информации о планируемом приобретении основных средств. Для расчета амортизации использовались данные о стоимости основных средств, периоде их приобретения и ввода в эксплуатацию, а также о сроке полезного использования. Считалось, что основные средства вводятся в эксплуатацию в том же месяце, когда они были приобретены.

    Инвестиционные затраты представленного примера бюджета затрат на складирование и хранение состоят как раз только из затрат на приобретение основных средств. При планировании бизнес-процесса "Складирование и хранение" было принято решение о том, что для эффективной работы склада необходимы следующие основные средства: компьютер, рабочее место, на котором можно было бы работать на компьютере, телефон, стеллажи для товаров и тележки для их транспортировки.

    Было решено, что будет достаточно одного компьютера и одного оборудованного рабочего места с телефоном. Их планировалось приобрести в первом месяце. А вот что касается тележек и стеллажей, то для планирования количества их закупок использовалась динамическая модель. Объем требуемых стеллажей привязывался к товарным остаткам и вместимости стеллажей. То есть количество требуемых стеллажей рассчитывалось путем деления товарных остатков на вместимость.

    Полученное число округлялось в большую сторону. Количество требуемых тележек рассчитывалось на основе плановых данных о грузообороте склада и среднего объема "перевозок" на одной тележке. То есть грузооборот делился на объем перевозок, и полученное число округлялось в большую сторону.

    Естественно, что для планирования затрат нужно было применять не только модель расчета количественной составляющей, но также определить и ценовой фактор. В данном примере модели использовалось предположение о том, что цены расти не будут. Хотя для некоторых статей затрат это может оказаться довольно смелым предположением.

    ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО



    Например, если речь идет о цене на аренду помещения, то полгода может оказаться достаточно большим сроком для того, чтобы стоимость изменилась (естественно, в большую сторону). Но в данном примере решили пренебречь таким потенциальным влиянием на затраты стоимостного фактора.


    Примечание: более подробно тема данной статьи рассматривается на семинаре-практикуме "Бюджетное управление предприятием", который проводит автор данной статьи - Александр Карпов.






    Свои комментарии к этой статье Вы можете направлять по адресу budgeting@bk.ru, указав свое Ф.И.О., должность и название организации, в которой Вы работаете. Ваши комментарии будут размещены под данной статьей.

    Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статьей Вы также можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения.




  • Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru