Статья Жанны Айгильдиной и Елена Галай "Бюджетный комитет ЛОЭСК"


Опыт компаний в постановке бюджетирования и управленческого учета > Бюджетирование и управленческий учет в ОАО "Чугуевская топливная аппаратура"

Бюджетирование и управленческий учет в ОАО "Чугуевская топливная аппаратура"

ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО

Председатель наблюдательного совета ОАО Чугуевская топливная аппаратураАлександр Лесс, Председатель наблюдательного совета ОАО "Чугуевская топливная аппаратура", Украина, Харьковская область

Особенности организации финансово-экономического управления в многоуровневых производственных компаниях

В отрасли, в которой работает Чугуевская топливная аппаратура, так же как и во многих других отраслях, последнее время наблюдается улучшение макроэкономической ситуации и продолжающийся подъем промышленного производства. Поэтому мы пришли к необходимости разработки нового организационно-экономического механизма управления предприятием. Основной проблемой, с которой столкнулось сейчас наше предприятия, является потеря управляемости.

Это связано, прежде всего, с тем, что структура предприятия должна быть адаптирована к новой ситуации, которая требует от служб завода самостоятельно работать (через сеть своих сбытовых структур) на разных рынках сбыта. Географически это рынки России, Украины и СНГ. На этих рынках реализуется основная продукция предприятия – топливная аппаратура к тракторным и автомобильным дизелям. Завод на сегодняшний день лишен возможности поставлять большой объем выпускаемой продукции на конвейер, а работа на вторичном рынке требует максимальной оперативности, что вынуждает провести децентрализацию управления.

Крайне актуальным стояла задача минимизации и повышения эффективности управления затратами, что также вынуждало разбить существовавшую ранее избыточную и неповоротливую структуру завода на ряд менее крупных и более прозрачных структур.

Одним словом, для решения всех возникших проблем, стала необходима децентрализация системы управления, создание многоуровневых организационных структур. Децентрализованные структуры управления основываются либо на отделении общекорпоративного уровня от производственно-хозяйственного, либо на трансформации линейно-функциональной структуры управления в дивизиональную. Обычно выделение отдельных дивизионов осуществляется по какому-нибудь признаку: продукт, рынок сбыта и т.п. В первом случае корпоративный аппарат управления наделяется достаточно широкими полномочиями - на него возлагается ответственность за результаты производственно-хозяйственной деятельности, а также за конкурентоспособность продукции. При этом для высшего руководства корпорации создаются реальные возможности заниматься долгосрочным планированием и корпоративным строительством.

Однако, как только происходит отделение общекорпоративного уровня от производственно-хозяйственного, руководство частично теряет возможности контролировать нижние уровни и лишается части информации, необходимой для принятия управленческих решений. Эти проблемы еще более обостряются, если формирование многоуровневой структуры не было вызвано необходимостью совершенствования системы управления.

Анализ показывает, что многие формальные и неформальные многоуровневые структуры возникли в результате либо целенаправленного приобретения материнской компанией (как правило, коммерческой или финансовой) промышленных предприятий, либо нецеленаправленного накопления у финансовых групп производственных активов (переход собственности за долги).

Имея в собственности ряд предприятий (на уровне контрольных пакетов акций), менеджмент головной компании часто сталкивается с проблемой отсутствия инструментов оперативного управления. Решения такого рода проблем во многом лежат в двух взаимосвязанных областях: организационно-методической (реструктуризация) и программно-технологической (автоматизация). С подобной проблемой пришлось бороться и ОАО "Чугуевская топливная аппаратура".

Мы знали, что одним из наиболее эффективных методов повышения качества финансово-экономического управления и решения проблемы обеспечения информационной поддержки принятия оперативных и стратегических управленческих решений является постановка бюджетного контура управления. Этот метод позволяет осуществлять все функции анализа, планирования, организации, контроля и регулирования деятельности дочерних предприятий.

Поэтому мы решили, что необходимо данному вопросу уделить особое внимание, выделив его в отдельную стратегическую задачу предприятия. Обязательным условием внедрения бюджетирования на предприятии является создания системы управленческого учета. Практически нельзя разделять процессы формирования системы управленческого учета на предприятии и формирования бюджета.

Основная сложность при этом заключается в том, что процесс формирования системы управленческого учета требует значительно большего количества усилий, времени и затрат, чем организация планирования. Как правило, учет базируется только на бухгалтерском учете, данные которого не оперативны, сгруппированы и представлены в формате неудобном для менеджеров предприятия.

Еще более усугубляется ситуация если в силу каких-либо причин менеджеры второго уровня не заинтересованы в предоставлении информации на первый уровень (уровень корпоративного управления). Эффективным решением, позволяющим управляющей компании наладить получение фактической информации от управляемого предприятия, в разрезе сопоставимом с плановыми данными (бюджетом), является реорганизация деятельности финансовой службы управляемого предприятия. Поэтому мы выбрали именно такой путь при внедрении системы бюджетного управления. В итоге был реализован механизм взаимодействия управляющей компании с предприятием, представленный на рисунке 1.

Рис.1. Механизм взаимодействия управляющей компании и ряда предприятий аффилированных ОАО "Чугуевская топливная аппаратура" Механизм взаимодействия управляющей компании и ряда предприятий аффилированных ОАО Чугуевская топливная аппаратура


Функционально деятельность всех служб Чугуевской топливной аппаратуры базируется на сводном бюджете предприятия, состоящем из операционных бюджетов, бюджета доходов и расходов, который консолидирует в себе все операционные бюджеты, бюджета движения денежных средств и прогнозного балансового отчета.

Организационно деятельность финансового отдела предприятия мы выстроили на фиксации, анализе и выполнении заявок на расходы (бюджетных заявок), поступающих от менеджеров предприятия. Планово-экономический отдел (ПЭО), у нас выполняет контрольные функции - он идентифицирует все расходы и доходы предприятия с соответствующими статьями бюджета, проверяет обоснование необходимости несения расходов и следит за соблюдением установленных лимитов по статьям расходов.

Финансовый отдел (ФО), выполняет функции казначея - он формирует платежный календарь на основании поступающих заявок и необходимые приоритеты в случае дефицита средств. При этом обязательным условием деятельности ФО у нас является невозможность проведения какой-либо финансовой операции без его ведома.

Все операции, совершаемые этими отделами, - фиксация поступлений и выбытий денежных средств и их эквивалентов, признание доходов и расходов, проводятся в жестком соответствии со структурами соответствующих бюджетов. Это позволяет нам оперативно наладить получение фактической информации о предприятии в виде Отчета о движении денежных средств и Отчета о доходах и расходах, которые формируют, соответственно, ФО и ПЭО предприятия.

Данная информация, безусловно, не дает всех исходных данных для принятия управленческих решений, но за счет отражения в ней всех основных операций периода, а также за счет её оперативности, она позволит нашей управляющей структуре (корпоративный уровень) контролировать управляемую структуру предприятия (производственно-хозяйственный уровень). А это позволяет нам повысить качество управления и увеличить эффективность деятельности компании в целом.

Формирование и контроль выполнения производственной программы ЗАО "Чугуевский завод прецизионных изделий" и ОАО "Чугуевская топливная аппаратура"

Регламент устанавливает порядок взаимодействия руководителей следующих сбытовых, производственных и административных подразделений:
  • отдел сбыта ЗАО "Чугуевский завод прецизионных изделий" (ОС)
  • ЗАО "Торговый Дом "Дизельные системы" (ДС)
  • ООО "ЧТА - Торговый Дом" (ТД)
  • правление ОАО "Чугуевская топливная аппаратура" (Прп ЧТА)
  • правление ЗАО "Чугуевский завод прецизионных изделий" (ПрП ЧЗПИ)
  • цех сборки топливных насосов (ЦСТН) ОАО "Чугуевская топливная аппаратура"
  • производственно-диспетчерская служба (ПДС)
  • главный инженер ОАО "Чугуевская топливная аппаратура" (ГИ)
  • директор управления производственных ресурсов ОАО "Чугуевская топливная аппаратура" (УПР)
  • финансовый директор (ФД)
  • наблюдательный совет (НС) ОАО "Чугуевская топливная аппаратура"

    Регламент определяет порядок предоставления информации:
  • об имеющемся количестве и номенклатуре продукции на складах сбытовых подразделений;
  • о количестве и номенклатуре реализованной продукции в данном периоде;
  • о фактическом количестве и номенклатуре произведенной продукции в данном периоде;
  • о количестве и номенклатуре продукции, необходимом сбытовым подразделениям в следующем периоде;

    Регламент определяет порядок формирования, утверждения производственной программы ЗАО "ЧЗПИ" и ОАО "ЧТА" и порядок контроля за ходом выполнения производственной программы, графика отгрузок и оплаты поставок.

    Последовательность проведения совещаний и подготовки отчетов представлены в таблице 1.

    Таблица 1. Последовательность проведения совещаний и подготовки отчетов

    Дата

    Событие
    (совещание или отчет)

    Кто
    (готовит или присутствует)

    Кому
    предоставляется отчет

    Цель

    5

    Отчетное собрание по результатам прошлого месяца, повестка:
  • выполнение плана производства;
  • выполнение плана отгрузок;
  • выполнение графика оплаты.
  • ГИ, ФД, УПР
    ПДС, ПрП ЧЗПИ, ЦСТН,

    ОС, ДС, ТД,

    НС

    План/фактный анализ результатов работы за прошлый месяц.
    Снятие рабочих вопросов.

    7

    Отчет ГИ о результатах выполнения произв. плана за прошлый месяц

    ГИ (Москва)

    Наблюдательному совету (НС)

    -

    14

    Окончательная заявка, содержащая потребность в ТА, от сбытовых служб на следующий месяц и проект заявки на квартал.

    ОС, ДС, ТД

    ОС

    Консолидация заявки, корректировка квартальной заявки.

    15

    Заявка в производство, построенная на основании консолидированной потребности в ТА всех сбытовых служб (заявка предоставляется с учетом складского остатка на конец текущего периода и необходимости формирования нормативного запаса готовой продукции)

    ОС

    ПДС, ГИ, ФД,УПР

    ПрП ЧЗПИ, ЦСТН

    Подготовка плана производства и мероприятий по обеспечению выполнения данного плана службами заводов (людские и финансовые и сырьевые ресурсы, планово-предупредительные ремонты, программа модернизации, план постановки на производство)

    16

    Отчет ПрП ЧТА по фактическим и плановым показателям работы заводов.

    ПрП ЧТА (Москва)

    НС

    -

    18

    План производства на месяц и
    понедельный график выпуска продукции и план модернизации.

    ПрП ЧЗПИ, ЦСТН ПДС, ГИ, УПР, ФД

    ГИ, ОС, ФД

    Проект плана производства со всеми пояснениями.

    Проект плана модернизации с пояснениями;

    19

    Графики отгрузок продукции и график оплаты этих отгрузок.

    ОС

    ОС, ДС, ТД, ФД

    Распределение продукции по сбытовым структурам.

    График отгрузок и их оплаты. Сбытовые подразделения подтверждают графики.

    ФД готовит бюджет доходов (БДР) и расходов и бюджет движения денежных средств (БДДС).

    19

    План снабжения на месяц

    УПР

    ФД

    Для формирования БДР и БДДС.

    22

    Бюджет доходов (БДР) и расходов и бюджет движения денежных средств (БДДС).

    ФД

    НС, ПрП ЧТА

    На утверждение.

    24

    Рассмотрение плана производства (с пояснениями), БДР и БДДС на следующий месяц.

    ГИ, ФД, УПР
    ПДС, ПрП ЧТА,
    ПрП ЧЗПИ, ЦСТН, ОС

    НС

    Утверждение плана производства и БДР и БДДС



    ГИ – Главный инженер, ФД – Финансовый директор, УПР – Директор управления производственных ресурсов, ОС – отдел сбыта, ДС – Дизельные системы, ТД – Торговый дом ЧТА, ПДС – Производственно-диспетчерская служба, ПрП ЧЗПИ – Председатель правления Чугуевский завод прецизионных изделий, ПрП ЧТА - Председатель правления Чугуевская топливная аппаратура, ЦСТН – Нач. цеха сборки насосов

    В рамках настоящего регламента еженедельно (в понедельник на следующей неделе) предоставляются следующие отчеты:
  • Фактический выпуск продукции, с план/фактным анализом отклонений (ПДС);
  • Выполнение графика отгрузок и оплат с указанием задолженностей (ОС);
  • Отчет о движении денежных средств (ФД);
    В рамках настоящего регламента ежедневно представляется отчет:
  • Фактический выпуск продукции, с план/фактным анализом отклонений за прошлый день, накопительным итогом (ПДС).

    Ежемесячно 11 числа данного месяца под руководством Главного инженера проводится общее собрание всех указанных выше подразделений, на котором рассматривается проект плана производства со всеми приложениями к нему. Проект плана производства доводится до сведения Наблюдательного совета.

    Отдел сбыта корректирует график отгрузок и график оплаты этих отгрузок и согласовывает эти графики с руководителями других сбытовых структур.

    Обязательным является планирование отгрузок для следующих контрагентов: 1. ООО "Агросервис" (г. Днепропетровск)
    2. ЗАО "ТД "Дизельные системы" (г. Москва)
    3. ООО "ЧТА – Торговый дом" (г. Харьков)
    4. (перечень может быть расширен)

    12-го числа данного месяца на базе проекта плана производства, сметы снабжения и ремонтов, а также графиков отгрузок и оплаты Финансовый директор готовит Бюджет доходов и расходов ОАО "Чугуевская топливная аппаратура" и ЗАО "Чугуевский завод прецизионных изделий" на следующий месяц и Бюджет движения денежных средств ОАО "Чугуевская топливная аппаратура" и ЗАО "Чугуевский завод прецизионных изделий" на следующий месяц (см. Табл.2).

    Таблица 2. Регламент формирования, корректировки и контроля выполнения бюджетов ЗАО "Чугуевский завод прецизионных изделий" и ОАО "ЧТА"

    Дата

    Событие
    (совещание или отчет)

    Кто
    (готовит или присутствует)

    Кому

    Цель

    19

    График отгрузок и оплаты

    ОС

    ФД

    Формирование БДДС

    19

    План производства на месяц

    ГИ, ПДС

    ФД

    Формирование БДР

    19

    План снабжения на месяц (дефицит) с выделением позиций оплата которых производится заранее (более 30 дней) и поставка которых произойдет в будущих периодах.

    УПР

    ФД

    Формирование БДР и БДДС

    19

    План – смета ППРемонтов

    ГИ, ПрП ЧЗПИ, ЦСТН

    ФД

    Формирование БДР и БДДС

    19

    Реестр крупных сделок по закупке оборудования, сырья, комплектующих и услуг (договора более 50 000 грн.) с пояснениями руководителей соответствующих служб и графиком платежей

    ГИ (все его службы), ПрП ЧЗПИ, ЦСТН, УПР

    ФД, НС

    Формирование БДДС

    19

    Участие заводов в финансовых схемах

    НС

    ФД

    Формирование БДДС

    22

    Предоставление БДР и БДДС

    ФД

    НС

    На утверждение

    24

    Рассмотрение плана производства
    (с пояснениями), БДР и БДДС на следующий месяц.

    ГИ, ФД, УПР
    ПДС, ПрП ЧЗПИ, ЦСТН, ОС

    НС

    Утверждение плана производства;
    БДР и БДДС ОАО «ЧТА» и ЗАО «ЧЗПИ»

    5

    Предоставление ОДДС и набора финансовых показателей заводов за прошедший период (месяц); Предоставление ОДР за месяц предшествующий прошлому отчетному периоду

    ФД

    НС, ПрП ЧТА, ПрП ЧЗПИ, ЦСТН, ГИ.

    Анализ финансовых результатов за прошлый период.

    7

    Отчет ФД о финансовых результатах заводов за прошлый период (месяц)

    ФД (Москва)

    Наблюдательному совету (НС)

    На утверждение



    В рамках настоящего регламента еженедельно (в пятницу на текущей неделе) предоставляется:
  • Финансовый план на следующую неделю (платежная ведомость с указанием всех ожидаемых выплат).

    В рамках настоящего регламента еженедельно (в понедельник на следующей неделе) предоставляются следующие отчеты:
  • Отчет о движении денежных средств (ФД).

    БДР – бюджет доходов и расходов; БДДС – бюджет движения денежных средств
    ОДР – отчет о доходах и расходах; ОДДС – отчет о движении денежных средств

    15-го числа данного месяца Финансовый директор предоставляет проекты БДР и БДДС на рассмотрение Наблюдательному совету.
    16-го числа данного месяца отчет Председателя правления ОАО "ЧТА" заслушивается Наблюдательным советом в г. Москве.

    17-го числа данного месяца под руководством Председателя Наблюдательного совета проводится общее собрание всех указанных выше подразделений, на котором утверждаются:
  • планы производства ОАО "Чугуевская топливная аппаратура" и ЗАО "Чугуевский завод прецизионных изделий" на следующий месяц, со всеми приложениями к ним;
  • бюджет доходов и расходов ОАО "Чугуевская топливная аппаратура" и ЗАО "Чугуевский завод прецизионных изделий" на следующий месяц;
  • бюджет движения денежных средств ОАО "Чугуевская топливная аппаратура" и ЗАО "Чугуевский завод прецизионных изделий" на следующий месяц;
  • принимаются решении о стимулировании руководителей служб и отделов предприятий по результатам работы за прошлый период;

    В рамках данного регламента, еженедельно ПДС (в понедельник на следующей неделе) готовит отчет главному инженеру ОАО "ЧТА" о фактическом выпуске готовой продукции ЧЗПИ и ЦСТН за неделю в штуках по всей номенклатуре с указанием отклонений от плана производства на данный месяц.

    Главный инженер еженедельно (в понедельник на следующей неделе) направляет отчет о фактическом выпуске продукции с кратким пояснением причин отклонений Председателю НС ОАО "ЧТА".

    В рамках данного регламента, еженедельно Отдел сбыта (в понедельник на следующей неделе) готовит отчет Финансовому директору и Наблюдательному совету о выполнении графика отгрузок и оплат с указанием всех задолженностей.

    Финансовый директор еженедельно (в понедельник на следующей неделе) направляет отчет о фактическом движении денежных средств за прошедшую неделю Председателю НС ОАО "ЧТА".

    В рамках данного регламента ежедневно после проведения второго рапорта ПДС готовит отчет руководителю отдела сбыта "ЧЗПИ" и Наблюдательному совету о фактическом выпуске готовой продукции ЧЗПИ и ЦСТН за день в штуках по всей номенклатуре.

    В рамках данного регламента сбытовые подразделения формируют квартальную предварительную заявку на продукцию. Данная заявка предоставляется в отдел сбыта завода не позднее, чем за 35 дней до начала квартала.

    Отдел сбыта объединяет квартальные заявки и доводит консолидированную заявку до руководителей ПДС, ЦСТН и ЧЗПИ для составления производственных планов. Ежемесячно, 4-го числа данного месяца, руководители сбытовых подразделений (отдел сбыта ЗАО "ЧЗПИ", Торговый дом ЧТА, торговый дом "Дизельные системы") готовят уточненную заявку на следующий месяц и квартал (этот месяц и следующие за ними два месяца) и предоставляют их руководителю отдела сбыта ЗАО "ЧЗПИ".

    6-го числа месяца, руководитель отдела сбыта ЗАО "Чугуевский завод прецизионных изделий", объединяет месячные (квартальные) заявки и доводит консолидированную месячную (квартальную) заявку до руководителей ПДС, Директора управления производственных ресурсов, ЦСТН и ПрП ЧЗПИ и главного инженера ОАО "Чугуевская топливная аппаратура" для составления производственных планов на следующий месяц.

    Ежемесячно, к 8-му числу данного месяца ПДС готовит проект планов производства ЗАО "Чугуевский завод прецизионных изделий" и ЦСТН на следующий месяц (на основании консолидированной месячной заявки и с учетом комплектации производства ТНВД) с указанием еженедельного объема выпуска продукции в штуках по всей номенклатуре. План предоставляется главному инженеру ОАО "ЧТА" (для формировании плана-сметы планово-предупредительных ремонтов), в отдел сбыта (для формирования графика отгрузок и графика оплаты этих отгрузок) и в управление производственных ресурсов (для формирования бюджета закупок сырья, материалов и комплектующих).

    Не позднее последнего числа текущего месяца руководители всех сбытовых подразделений представляют отчет (в штуках по номенклатуре) о:
  • фактическом складском запасе продукции на конец данного месяца.
  • фактической реализации продукции за месяц и план/фактный анализ возникших отклонений.
  • фактическом выполнении графика отгрузок продукции и их оплаты за прошлый период.

    Отчеты направляется руководителю отдела сбыта ЗАО "ЧЗПИ" не позднее последнего числа месяца для консолидации информации.

    1-го числа следующего месяца под руководством Главного инженера проводится общее отчетное собрание всех указанных выше подразделений, на котором:
  • во-первых, анализируются причины возникших отклонений в объеме производства продукции ЗАО "ЧЗПИ" и ЦСТН за прошлый месяц.
  • во-вторых, рассматривается ход выполнения графика отгрузок продукции заводов подразделениям сбыта и оплаты этих отгрузок за прошлый период.
  • в-третьих, руководители сбытовых подразделений предоставляют информацию об объемах фактической реализации продукции за месяц и вносятся коррективы в график отгрузки продукции заводов на этот месяц.

    5-го числа следующего месяца отчет Главного инженера ОАО "Чугуевская топливная аппаратура" заслушивается Наблюдательным советом в Москве.




    Свои комментарии к опыту постановки бюджетирования и управленческого учета в данной компании Вы можете направлять по адресу budgeting@bk.ru, указав свое Ф.И.О., должность и название организации, в которой Вы работаете. Ваши комментарии будут размещены в конце данной страницы сайта.

    Если у Вас есть практический опыт во внедрении и автоматизации бюджетирования и управленческого учета, которым Вы бы хотели поделиться с посетителями сайта www.bud-tech.ru, то Вы можете прислать его описание по электронной почте budgeting@bk.ru.

    Ваши материалы будут размещены в разделе "Опыт компаний в постановке бюджетирования и управленческого учета".

    В будущем они могут войти в новые издания книг по бюджетированию и управленческому учету, так как это уже было сделано при выпуске серии книг "100% практического бюджетирования" и книги "Постановка и автоматизация управленческого учета".

    Кроме того по адресу budgeting@bk.ru Вы можете направлять свои предложения по улучшению и возможному дальнешейму развитию раздела "Опыт компаний в постановке бюджетирования и управленческого учета".




  • Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru