Статьи > Автоматизация бюджетирования и управленческого учета > Автоматизация бюджетирования и управленческого учета: электронные таблицы vs программный продукт
bud-tech.ru
ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО
Всем кто занимается постановкой бюджетирования и управленческого учета, приходится делать выбор средства для автоматизации.
При этом, естественно, возникает вопрос: автоматизировать бюджетирование и управленческий учет в электронных таблицах или с помощью программного продукта, работающего с СУБД (система управления базой данных).
В данной статье сравниваются оба этих подхода.
Для начала лучше сразу же разделить этот вопрос на два: автоматизация факта;
автоматизация плана.
Дело в том, что плановая и фактическая модели (методики) принципиально отличаются друга от друга. Как следствие отличаются и регламенты подготовки плановых и фактических бюджетов.
Модель учета основывается на построении системы запросов к журналу проводок. Естественно, с результатами данных запросов в дальнейшем можно выполнять необходимые математические операции (например, из выручки вычитать себестоимость для получения валовой прибыли).
Модель планирования основывается на построении системы взаимосвязанных показателей. Причем часть из этих показателей приходится оценивать экспертно, строя определенные гипотезы при учете различных ограничивающих факторов.
Соответственно и подходы к автоматизации модели учета и планирования должны быть разными. Подробнее об этом можно прочитать в статье "Автоматизация бюджетирования и управленческого учета (новый подход)".
Можно однозначно сказать, что автоматизировать факт лучше сразу в программном продукте, работающем с СУБД.
Электронные таблицы изначально не предназначены для обработки большого массива информации. Кроме того, в электронных таблицах очень сложно организовать работу нескольких пользователей.
Даже если речь идет о постановке управленческого учета в очень маленькой компании, в которой данной функцией занимается только один человек, то и в этом случае лучше сразу же использовать программу, работающую с СУБД.
Хотя чисто технически можно и в электронных таблицах имитировать работу СУБД, но это будет не очень эффективно. Поэтому и в малом бизнесе для автоматизации управленческого учета лучше применять программу, работающую с СУБД.
Что касается автоматизации модели планирования, то в данном случае как раз лучше начать с электронных таблиц. Несмотря на свои минусы, электронные таблицы остаются самым гибким инструментом.
Например, Excel по своим аналитическим возможностям превосходит все программы даже самые навороченные и дорогие. Возможно, есть какие-то узкоспециализированные программные продукты, которые в чем-то превосходят Excel.
Но если в расчет брать еще и стоимость, то по критерию возможности/цена Excel точно является самой лучшей программой. У этой программы, действительно, очень большой функционал.
Поскольку на методологическом уровне модель планирования, как правило, гораздо сложнее, чем модель учета, то ее лучше начать делать, а потом и обкатывать на практике в электронных таблицах.
После того как будет понятно, что разработанная модель планирования устраивает компанию, ее уже можно будет автоматизировать в программном продукте, работающем с СУБД.
Безусловно, этот программный продукт должен позволять автоматизировать и факт, и план, а также формировать план-фактную управленческую отчетность.
Если сразу пытаться автоматизировать модель планирования, то можно потратить много времени и денег на ее переделки, которых, как показывает практика, может быть не так уж и мало.
Ошибки могут быть допущены и при автоматизации факта, но цена их исправления гораздо меньше, чем цена исправления ошибок, сделанных при автоматизации плана. Подробнее об этом можно прочитать в уже упомянутой выше статье – "Автоматизация бюджетирования и управленческого учета (новый подход)".
Правда, данное замечание справедливо только в том случае, когда для настройки модели используется специальный программный продукт, с помощью которого специалисты по бюджетированию и управленческому учету могут самостоятельно (без привлечения программистов и/или ИТ-специалистов) автоматизировать модель планирования и учета.
Такие программы относятся к классу BI-систем (Business Intelligence). Примером такой BI-системы является модуль "Бюджетирование", входящий в состав ПК "ИНТЕГРАЛ".
Кстати, с помощью таких систем гораздо легче, по сравнению с электронными таблицами, вносить изменения в модель бюджетирования. Приведу здесь один пример.
Как-то раз, выполняя проект по постановке и автоматизации бюджетирования и управленческого учета в одной компании, относящейся к малому бизнесу, нужно было внести изменение в финансовую модель бюджетирования.
Несмотря на то, что проект выполнялся в сравнительно небольшой компании, занимающейся оптовой торговлей, для нее была разработана не такая уж и простая финансовая модель бюджетирования.
Пожалуй, самая сложная часть данной финансовой модели была связана с тем, что нам пришлось разрабатывать дискретную модель бюджета закупок.
В общем, эту модель мы разрабатывали в Excel около трех месяцев. Потом (еще до автоматизации) Заказчик попросил внести в модель казалось бы незначительное изменение – добавить еще один продукт.
Для этого нам потребовалось больше недели. Нужно было очень внимательно и последовательно добавлять этот продукт во все листы Excel, где были продукты компании. Необходимо было следить за тем, чтобы в процессе добавления нигде формулы не "поползли", т.к. в противном случае можно было бы допустить ошибку.
Если бы эта финансовая модель бюджетирования была автоматизирована с помощью BI-модуля, то на внесение таких изменений ушло бы несколько секунд. Причем это смог бы сделать сам Заказчик без нашей помощи.
Таким образом, у электронных таблиц есть следующие основные недостатки по сравнению с программными продуктами, работающими с СУБД: сложно работать с моделью нескольким пользователям;
в некоторых случаях (зависит от сложности модели) процесс внесения изменений в модель бюджетирования получается очень трудоемким.
Но еще раз повторюсь, как аналитической системе тому же Excel пока еще нет равных и вряд ли что-то появится, по крайней мере, в ближайшее время.
Кроме того, если нужно выполнить какую-то разовую и нестандартную задачу, то электронные таблицы – это лучшее решение. Например, если речь идет о разработке модели для составления бизнес-плана.
В таком случае действительно лучше использовать электронные таблицы. Подробнее об этом можно прочитать в статье "Как правильно разрабатывать бизнес-планы".
Конечно же, каждый специалист, занимающийся разработкой бизнес-планов, может иметь свою точку зрения по данному вопросу, но в любом случае лучше не использовать готовые бизнес-планы, а разрабатывать их с нуля.
ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО
Ближайшие семинары по управленческому учету и бюджетированию состоятся 20-24 мая 2024 г.
Итак, при постановке бюджетирования и управленческого учета можно использовать разные подходы для автоматизации модели планирования и модели учета, но в итоге все равно для этих целей лучше использовать программные продукты, работающие с СУБД, а не электронные таблицы.
Примечание: более подробно тема данной статьи рассматривается на семинарах-практикумах "Бюджетное управление предприятием" и "Постановка и автоматизация управленческого учета", которые проводит автор данной статьи - Александр Карпов.
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
Автоматизация бюджетирования и управленческого учета: электронные таблицы vs программный продукт
bud-tech.ru
ПК "ИНТЕГРАЛ" - программный комплекс для автоматизации бюджетирования и управленческого учета
При этом, естественно, возникает вопрос: автоматизировать бюджетирование и управленческий учет в электронных таблицах или с помощью программного продукта, работающего с СУБД (система управления базой данных).
В данной статье сравниваются оба этих подхода.
Для начала лучше сразу же разделить этот вопрос на два:
Дело в том, что плановая и фактическая модели (методики) принципиально отличаются друга от друга. Как следствие отличаются и регламенты подготовки плановых и фактических бюджетов.
Модель учета основывается на построении системы запросов к журналу проводок. Естественно, с результатами данных запросов в дальнейшем можно выполнять необходимые математические операции (например, из выручки вычитать себестоимость для получения валовой прибыли).
Модель планирования основывается на построении системы взаимосвязанных показателей. Причем часть из этих показателей приходится оценивать экспертно, строя определенные гипотезы при учете различных ограничивающих факторов.
Соответственно и подходы к автоматизации модели учета и планирования должны быть разными. Подробнее об этом можно прочитать в статье "Автоматизация бюджетирования и управленческого учета (новый подход)".
Можно однозначно сказать, что автоматизировать факт лучше сразу в программном продукте, работающем с СУБД.
Электронные таблицы изначально не предназначены для обработки большого массива информации. Кроме того, в электронных таблицах очень сложно организовать работу нескольких пользователей.
Даже если речь идет о постановке управленческого учета в очень маленькой компании, в которой данной функцией занимается только один человек, то и в этом случае лучше сразу же использовать программу, работающую с СУБД.
Хотя чисто технически можно и в электронных таблицах имитировать работу СУБД, но это будет не очень эффективно. Поэтому и в малом бизнесе для автоматизации управленческого учета лучше применять программу, работающую с СУБД.
Что касается автоматизации модели планирования, то в данном случае как раз лучше начать с электронных таблиц. Несмотря на свои минусы, электронные таблицы остаются самым гибким инструментом.
Например, Excel по своим аналитическим возможностям превосходит все программы даже самые навороченные и дорогие. Возможно, есть какие-то узкоспециализированные программные продукты, которые в чем-то превосходят Excel.
Но если в расчет брать еще и стоимость, то по критерию возможности/цена Excel точно является самой лучшей программой. У этой программы, действительно, очень большой функционал.
Поскольку на методологическом уровне модель планирования, как правило, гораздо сложнее, чем модель учета, то ее лучше начать делать, а потом и обкатывать на практике в электронных таблицах.
После того как будет понятно, что разработанная модель планирования устраивает компанию, ее уже можно будет автоматизировать в программном продукте, работающем с СУБД.
Безусловно, этот программный продукт должен позволять автоматизировать и факт, и план, а также формировать план-фактную управленческую отчетность.
Если сразу пытаться автоматизировать модель планирования, то можно потратить много времени и денег на ее переделки, которых, как показывает практика, может быть не так уж и мало.
Ошибки могут быть допущены и при автоматизации факта, но цена их исправления гораздо меньше, чем цена исправления ошибок, сделанных при автоматизации плана. Подробнее об этом можно прочитать в уже упомянутой выше статье – "Автоматизация бюджетирования и управленческого учета (новый подход)".
Правда, данное замечание справедливо только в том случае, когда для настройки модели используется специальный программный продукт, с помощью которого специалисты по бюджетированию и управленческому учету могут самостоятельно (без привлечения программистов и/или ИТ-специалистов) автоматизировать модель планирования и учета.
Такие программы относятся к классу BI-систем (Business Intelligence). Примером такой BI-системы является модуль "Бюджетирование", входящий в состав ПК "ИНТЕГРАЛ".
Кстати, с помощью таких систем гораздо легче, по сравнению с электронными таблицами, вносить изменения в модель бюджетирования. Приведу здесь один пример.
Как-то раз, выполняя проект по постановке и автоматизации бюджетирования и управленческого учета в одной компании, относящейся к малому бизнесу, нужно было внести изменение в финансовую модель бюджетирования.
Несмотря на то, что проект выполнялся в сравнительно небольшой компании, занимающейся оптовой торговлей, для нее была разработана не такая уж и простая финансовая модель бюджетирования.
Пожалуй, самая сложная часть данной финансовой модели была связана с тем, что нам пришлось разрабатывать дискретную модель бюджета закупок.
В общем, эту модель мы разрабатывали в Excel около трех месяцев. Потом (еще до автоматизации) Заказчик попросил внести в модель казалось бы незначительное изменение – добавить еще один продукт.
Для этого нам потребовалось больше недели. Нужно было очень внимательно и последовательно добавлять этот продукт во все листы Excel, где были продукты компании. Необходимо было следить за тем, чтобы в процессе добавления нигде формулы не "поползли", т.к. в противном случае можно было бы допустить ошибку.
Если бы эта финансовая модель бюджетирования была автоматизирована с помощью BI-модуля, то на внесение таких изменений ушло бы несколько секунд. Причем это смог бы сделать сам Заказчик без нашей помощи.
|
Все что нужно было бы сделать – добавить новый элемент в справочник "Продукты". После такого несложного действия этот новый продукт АВТОМАТИЧЕСКИ добавился бы во все формулы, где есть продукты. |
Таким образом, у электронных таблиц есть следующие основные недостатки по сравнению с программными продуктами, работающими с СУБД:
Но еще раз повторюсь, как аналитической системе тому же Excel пока еще нет равных и вряд ли что-то появится, по крайней мере, в ближайшее время.
Кроме того, если нужно выполнить какую-то разовую и нестандартную задачу, то электронные таблицы – это лучшее решение. Например, если речь идет о разработке модели для составления бизнес-плана.
В таком случае действительно лучше использовать электронные таблицы. Подробнее об этом можно прочитать в статье "Как правильно разрабатывать бизнес-планы".
Конечно же, каждый специалист, занимающийся разработкой бизнес-планов, может иметь свою точку зрения по данному вопросу, но в любом случае лучше не использовать готовые бизнес-планы, а разрабатывать их с нуля.
Примечание: более подробно тема данной статьи рассматривается на семинарах-практикумах "Бюджетное управление предприятием" и "Постановка и автоматизация управленческого учета", которые проводит автор данной статьи - Александр Карпов.
| Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статье, Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения. |
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
