Статья Александра Карпова "Как учитывать изменения в справочниках в системе бюджетирования"
Статья Александра Карпова "Уменьшение детализации планирования: допускается ли такое"


Статьи > Автоматизация бюджетирования и управленческого учета > Как учитывать изменения в справочниках в системе бюджетирования

Как учитывать изменения в справочниках в системе бюджетирования


Александр Карпов, руководитель проекта bud-tech.ru, автор серии книг "100% практического бюджетирования" и книги "Постановка и автоматизация управленческого учета"

www.bud-tech.ru

Участник семинара по бюджетированию прислал интересный вопрос, связанный с возможными изменениями справочников в процессе бюджетного управления.

Вопрос: что делать, если в новой версии плана меняется структура справочника (например, меняется организационная структура:
  • могут ли разные гипотезы допускать существенные различия в структуре справочников: например, плановое изменение орг. структуры (как с изменением состава центров финансовой ответственности (ЦФО), так и без);
  • что происходит со сформированными планами при удалении элемента справочника (например, статьи или департамента)?

    При подобных изменениях вряд ли можно найти какое-то идеальное решение. В любом решении будут свои плюсы и минусы. При этом, выбирая одно из возможных решений, желательно помнить о том, что рано или поздно нужно будет автоматизировать систему бюджетирования, а это значит, что нужно учитывать то, как работают информационные системы.

    В частности, почти во всех таких системах осуществляется определенный контроль над операциями, связанными с удалением элементов справочников. Например, если элемент справочника используется хотя бы в одной фактической хозяйственной операции, то его нельзя удалить (что, в общем-то, логично).

    Поэтому один из вариантов решения в подобной ситуации может быть следующим. Старые элементы справочников не удалять (т.к. ранее они уже использовались), а добавлять новые и в дальнейшем не использовать те, которые считаются удаленными.

    Только нужно учитывать нюансы, связанные с вводом и выводом (построение отчетов) плановых и фактических данных. Ведь справочники используются не только для ввода данных, но и для построения управленческой отчетности.

    На момент ввода фактических данных в базу, естественно, используются актуальные элементы справочников. Поэтому если в справочниках произошли какие-то изменения (в структуре или в элементах справочников), то, конечно же, при вводе данных должны использоваться новые элементы.

    При вводе плановых данных (тех, что определяются экспертно с учетом различных ограничивающих факторов и гипотез, а не тех, что рассчитываются по формулам в соответствии с разработанной финансовой моделью) также должны использоваться актуальные справочники. Это нужно делать и при подготовке первоначальной версии планов и при последующих корректировках.

    Что касается последующих корректировок планов, то один из вариантов, как поступить при изменении справочников, заключается в том, чтобы, начиная с момента изменения справочников, заново ввести все плановые данные, в которых изменились справочники (с момента внесения таких изменений до конца планового периода). Опять-таки это касается только тех бюджетных показателей, которые вводятся в модель вручную.

    Например, изначально часть затрат (условно-постоянные, точнее говоря, ненормируемые) в разрезе подразделений могла быть спланирована экспертно (т.е. вводилась в модель вручную). Если с какого-то момента времени оргструктура изменилась, то при корректировке планов эти плановые затраты должны быть введены заново (при необходимости значения могут быть скорректированы) по тем элементам справочников, которые были изменены.

    В дальнейшем при вводе фактических значений затрат в разрезе организационной структуры будут использованы уже измененные элементы справочников. Таким образом, не возникнет проблем при формировании план-фактных отчетов, поскольку они будут формироваться в разрезе одинаковых элементов справочников (и до момента внесения изменений в справочники и после).

    Рассмотрим предлагаемый способ на примере упрощенного бюджета оплаты труда (см. Табл. 1).

    Таблица 1. Пример первоначального бюджета оплаты труда

    Пример первоначального бюджета оплаты труда

    Предположим, что, начиная с мая, решили внести следующие изменения в оргструктуре: расформировать Подразделение 3 в Службе 1 и создать Подразделение 8 в Службе 3.

    Тогда измененный бюджет оплаты труда может выглядеть так, как изображено в таблице 2.

    Таблица 2. Пример скорректированного бюджета оплаты труда после внесения изменений в справочнике "Организационная структура"

    Пример скорректированного бюджета оплаты труда после внесения изменений в справочнике Организационная структура

    Даже если речь идет не о расформировании одного отдела и создании другого, а просто о перемещении отдела из одной службы в другую, то все равно в таком случае лучше создать новый элемент справочника в структуре Службы 3. Если просто переместить элемент "Подразделение 3" из Службы 1 в Службы 3, то нельзя будет построить отчеты соответствующие фактическому положению дел до внесения изменений в справочник "Организационная структура".




    Свои комментарии к этой статье Вы можете направлять по адресу budgeting@bk.ru, указав свое Ф.И.О., должность и название организации, в которой Вы работаете. Ваши комментарии будут размещены под данной статьей.

    Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статьей Вы также можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения.




  • Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru