Книга Александра Карпова

"Эффективная система бюджетирования и управленческого учета. Практические советы и рекомендации"
Бумажная версия: 260 руб. Электронная версия: 100 руб. Заказать книгу


Статья Александра Карпова "Структура бюджета и ответственности: какой она должна быть"


Опыт компаний в постановке бюджетирования и управленческого учета > Проектное бюджетирование в компании "Инкап"

Проектное бюджетирование в ИТ-компании "Инкап"


ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО

Игорь Блюмин, Дмитрий Гражданов

Бюджетирование для нашей ИТ-компании – это в первую очередь инструмент управления проектами. Компания Инкап (г. Ярославль) занимается разработкой программного обеспечения различного профиля и внедрением информационных систем.

Программное обеспечение – это и коробочные продукты, и заказные решения различной сложности: от простых сайтов до сложных веб-приложений. Внедряемые информационные системы – это в первую очередь ERP-системы, а также системы управления проектами и корпоративные порталы на основе готовых решений или собственных разработок.

В деятельности ИТ-компании Инкап почти отсутствуют постоянные во времени бизнес-процессы, преобладают проекты, которые рано или поздно завершаются, а их участники перераспределяются в другие проекты. Некоторые проекты являются довольно продолжительными по времени, и может наступить момент, когда они будут выделены из компании в отдельный бизнес.

Когда у нас не было бюджетирования, мы не могли эффективно управлять компанией, ведь для этого надо эффективно управлять каждым из текущих проектов. Мы считали только доходы от проектов, расходы планировались перед началом проекта, но в ходе его реализации фактически не учитывались. Расходы, конечно же, считались в масштабах всей компании, но без разнесения их по проектам, невозможно было получить представление о том, какой ценой в действительности обходились доходы от того или иного проекта.

В нашей деятельности часто происходит увеличение сроков реализации проекта, что напрямую влияет на его доходность. Сейчас каждый проект имеет свой бюджет проекта, распределенный по периодам, и это позволяет руководству компании видеть реальную картину, осуществлять оперативный контроль проектов и работать над стратегией ИТ-компании Инкап.

На сегодняшний момент в ИТ-компании "Инкап" используются следующие виды бюджетов (см. Рис. 1):
  • консолидированный бюджет компании;
  • бюджет общефирменных расходов;
  • бюджеты коммерческих проектов;
  • бюджеты инвестиционных проектов.

    После составления бюджетов бюджет общефирменных расходов распределяется по бюджетам проектов. Механизмы распределения для коммерческих и инвестиционных проектов несколько различаются.

    Отсутствие системы бюджетирования не позволяло принимать обоснованные решения о формировании проектных команд. Т.к. в условиях, когда считалась только доходная часть и не считалась затратная, команды формировались часто избыточные, что снижало общий производственный потенциал нашей компании.

    Рис. 1. Классификатор бюджетов ИТ-компании "Инкап"

    Классификатор бюджетов ИТ-компании Инкап

    Теперь есть нацеленность на положительный финансовый результат от проекта, поэтому команда набирается исходя из возможностей бюджета. Предварительно экспертами производится оценка того, что предложенный бюджет позволяет реализовать поставленную задачу. Это происходит на стадии принятия решения о реализации проекта.

    Раньше вопросы, связанные с приобретением материальных ценностей, обучением, командировками решались в оперативном порядке по мере их возникновения. Это отнимало много времени как у высшего руководителя, который должен был разобраться в каждой ситуации и принять решение, так и у руководителей проектов, которые должны были каждый раз получать все необходимые визы.

    Такая ситуация порождала и свои проблемы в финансовой службе, которая не могла планировать финансовые потоки. Сегодня руководители проектов экономят это время, им необходимо спланировать и отразить затраты в бюджете проекта. Если бюджет будет утвержден, то дополнительных согласований не потребуется, финансовая служба своевременно обеспечит проект финансовыми ресурсами в запланированном объеме.

    Система бюджетирования в нашей компании не связана со стимулированием сотрудников, участвующих в проекте. Мы не считаем это большой проблемой. Дело в том, что проекты выполняются разные и применять в каждом из них типовые схемы вряд ли возможно. У нас есть общий подход к этой проблеме: перед началом проекта между менеджером проекта и руководителем компании согласовываются условия поощрений и наказаний, а также их размер, далее эта договоренность соблюдается, но в особых случаях она может корректироваться.

    Бюджетирование – не единственный инструмент управления в нашей компании. Так для проектов очень важно, кроме соблюдения бюджета, уложиться в заданные сроки, соблюсти важные временные вехи. Для этих целей мы используем корпоративную систему управления проектами, построенную на одной из известных систем. Руководители проектов создают планы, используя общий пул ресурсов, и размещают их в системе. Каждый сотрудник посредством электронной почты информируется о своем участии в тех или иных проектах, всегда может увидеть через систему план работ, раз в три дня отмечает факт выполнения работ.

    Это позволяет не только получать более полную картину ведения проекта, но и собирать фактические данные об участии сотрудников в проектах, что учитывается в соответствующих бюджетах.

    Для управления организационно-распорядительной документацией, отражающей различные аспекты взаимодействий сотрудников и подразделений, в том числе касающейся и системы бюджетирования, мы используем специализированную информационную систему. Она позволяет быстро доводить до сотрудников новые регламенты и информировать об изменении существующих.

    Она представляет собой своеобразный справочник действующих регламентов и корпоративных документов, доступных через web-интерфейс каждому сотруднику. После внедрения системы бюджетирования, она несколько раз модернизировалась, и без специальной информационной системы воплотить в жизнь эти изменения было бы довольно проблематично.

    До внедрения системы управления проектами и системы бюджетирования существовал сложный механизм учета заработной платы сотрудника, занятого в нескольких проектах. Таких ситуаций пытались избегать, сотрудник не был заинтересован отработать много часов с максимальной отдачей.

    Сейчас рядовые сотрудники получают зарплату по факту отработанных ими часов при условии соблюдения сроков проекта. Они сами предлагают себя для участия в проектах, ведь им не выгодно простаивать.

    Считаем, что с помощью бюджетного управления и использования специализированных информационных систем нам удалось значительно повысить эффективность деятельности компании.




    Свои комментарии к опыту постановки бюджетирования и управленческого учета в данной компании Вы можете направлять по адресу budgeting@bk.ru, указав свое Ф.И.О., должность и название организации, в которой Вы работаете. Ваши комментарии будут размещены в конце данной страницы сайта.

    Если у Вас есть практический опыт во внедрении и автоматизации бюджетирования и управленческого учета, которым Вы бы хотели поделиться с посетителями сайта www.bud-tech.ru, то Вы можете прислать его описание по электронной почте budgeting@bk.ru.

    Ваши материалы будут размещены в разделе "Опыт компаний в постановке бюджетирования и управленческого учета".

    В будущем они могут войти в новые издания книг по бюджетированию и управленческому учету, так как это уже было сделано при выпуске серии книг "100% практического бюджетирования" и книги "Постановка и автоматизация управленческого учета".

    Кроме того по адресу budgeting@bk.ru Вы можете направлять свои предложения по улучшению и возможному дальнешейму развитию раздела "Опыт компаний в постановке бюджетирования и управленческого учета".




  • Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru