Статья Жанны Айгильдиной и Елена Галай "Бюджетный комитет ЛОЭСК"


ПК ИНТЕГРАЛ > модуль "Бюджетирование"

Программный комплекс ИНТЕГРАЛ: модуль "Бюджетирование"
(BI-модуль: Business Intelligence)


ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО

Модуль: "Бюджетирование" был разработан консультантами и программистами Компании РиК на основе многолетнего опыта работы. За это время (начиная с 1995 года) были реализованы десятки консалтинговых проектов по постановке системы бюджетирования.

Программный комплекс "ИНТЕГРАЛ": модуль "Бюджетирование" – современная система, предназначенная для решения задач по автоматизации бюджетирования. Программа предназначена для планирования и учета результатов финансово-хозяйственной деятельности, организации и подготовки управленческой отчетности в требуемом руководящим звеном виде.

Возможности программного модуля "Бюджетирование":
1. Настройка модели планирования (для формирования бюджетов).
2. Настройка модели учета (для формирования фактических отчетов).
3. Формирование бюджетов (в соответствии с настроенной бюджетной моделью).
4. Формирование план-фактных отчетов после завершения отчетных периодов.
5. Корректировка планов и бюджетов.
6. Настройка и контроль исполнения регламента бюджетирования.
7. Консолидация управленческой отчетности по группе компаний.

Более подробно о возможностях модуля "Бюджетирование" можно узнать в электронном курсе "Технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета".

Настройка модели бюджетирования

В программном модуле "Бюджетирование" можно создавать и настраивать бюджетные модели с формулами 99 уровней.

Строки типа "Формула" используются для того, чтобы строить зависимости между различными строками бюджетов. В каждой строке-формуле можно настраивать выполнение определенной последовательности основных математических операций.

При создании и настройке формул необходимо помнить об одном очень важном параметре, который имеет каждая формула. У всех формул есть определенный уровень. В программном модуле есть возможность создавать и использовать формулы 99 уровней. Номера уровней определяют порядок расчета формул при построении бюджетов. Ведь программа должна знать, какие формулы рассчитывать первыми, какие – вторыми, и т.д. В сложных бюджетных моделях может быть очень много формул, поэтому нужно как-то систематизировать расчетный процесс. Кроме того, уровни формул введены для того, чтобы исключить возможность создания циклических ссылок при настройке методики формирования бюджетов.

Итак, уровни формул задают последовательность расчета строк бюджетов. Сначала вычисляются формулы первого уровня. Они могут использовать только строки ввода, нормативы и строки, сформированные на основе журнала проводок. Формулы второго уровня могут дополнительно использовать формулы первого уровня и т.д. Это нужно для того, чтобы избежать такой проблемы, как зацикливание, когда строки бюджетов ссылаются сами на себя. С такой проблемой можно столкнуться при создании модели в электронных таблицах. Циклические ссылки могут быть достаточно хорошо "запрятаны" в сложных финансовых моделях, поэтому отыскать их очень трудно. Поскольку в данном программном модуле уровни формул четко разделяются, то такой проблемы возникать не будет.

Конечно же, при разработке бюджетной модели с нуля сразу сложно понять, какой уровень нужно присвоить каждой формуле. Поэтому после создания формулы уровень сразу определять не нужно. После настройки формулы с помощью конструктора уровень формулы будет определен автоматически.

Есть возможность в ходе работы изменять уровни формул прямо в конструкторе формул при условии, что это не нарушит общей логики модели. То есть программа не позволит, например, повысить уровень у формулы третьего уровня, если она используется в формуле четвертого уровня. Или, наоборот, нельзя будет у нее понизить уровень, если эта строка бюджета использует формулы второго уровня. Такой четкий контроль позволит избежать зацикленности.

Для того чтобы изменить уровень формулы (если необходимые для этого условия выполнены), нужно открыть конструктор формул и нажать на стрелку "вверх/вниз", а затем закрыть конструктор формул. То есть новый уровень будет присвоен формуле только после закрытия конструктора формул.

При этом в конструкторе сразу указывается максимально и минимально возможный уровень формулы. Эти граничные значения определяются бюджетной моделью. Помимо такой возможности изменения уровня формул, в данном программном модуле можно повышать уровень сразу у всех формул определенного уровня. Например, если нажать правую кнопку мыши на любой формуле первого уровня и выбрать пункт "Уровень формул", а затем – "Увеличить", то все формулы первого уровня станут формулами второго уровня. При этом все формулы следующих уровней также будут сдвинуты на один уровень вверх. Естественно, при этом формулы самого верхнего уровне после такого сдвига не должны иметь уровень превышающий 99. В противном случае такой сдвиг не будет выполнен и программа выдаст соответствующее предупреждение.

Следует отметить, что аналогичный контроль уровней формул осуществляется и при настройке формул в конструкторе. То есть при добавлении новой строки бюджета в конструкторе формул можно выбирать любые строки ввода, нормативы и запросы к журналу проводок. А при выборе формул выполняется проверка уровней. Если настраиваемая формула пока не используется ни в какой другой формуле, то в таком случае можно будет выбрать любую строку из бюджетной модели, даже строку 99 уровня. Если же настраиваемая формула уже используется в другой формуле, то уровень этой формулы не должен превышать уровень той формулы, в которой она используется. Поэтому выбирать можно будет только те формулы, уровни у которых не превышают допустимый. Если при настройке формулы будет выбрана строка с максимально допустимым уровнем, то в конструкторе формул будет полностью скопирована формула этой выбранной строки.

При создании бюджетной модели можно создавать строки бюджетов максимум на основе трех аналитических срезов. Это позволяет создавать достаточно сложные бюджетные модели и составлять детализированные отчеты с использованием OLAP-КУБа.

Подробнее о настройках бюджетной модели можно прочитать в электронном курсе "Технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета".

Настройка и контроль исполнения регламента бюджетирования

Модуль "Бюджетирование" позволяет создавать, настраивать и контролировать исполнение регламента бюджетирования.

Регламент бюджетирования позволяет контролировать процесс подготовки и согласование бюджетов.
Регламент бюджетирования составляется для каждой модели бюджетирования.
Регламент бюджетирования имеет следующий формат.

Формат регламента бюджетирования

В программном модуле "Бюджетирование" предусмотрена возможность создания нескольких регламентов бюджетирования. Это нужно, например, для того чтобы можно было использовать одну модель на разных периодах бюджетирования. Сама финансовая модель (не числа, а модель) может оставаться неизменной в течение нескольких периодов, но регламент должен иметь четкую привязку к конкретным срокам. Кроме того, в ходе реализации бюджетов может потребоваться их корректировка. Поэтому должна быть возможность создания нескольких регламентов бюджетирования в рамках одной модели.

Пример создания регламента бюджетирования

В начале определяются ответственные и сроки подготовки бюджетов. Затем ответственные и сроки проверки бюджетов и их согласования, которое должно быть сделано перед окончательным утверждением.

Настройка регламента бюджетирования в автоматизированной системе

В данной модели в бюджете продаж есть строка ввода "Объем продаж" и норматив "Цена продукции". В соответствующих колонках зафиксированы ответственные и сроки подготовки, проверки и согласования данных строк бюджета продаж.

Пример регламента бюджета продаж

Когда пользователь, отвечающий за подготовку бюджета, посчитает, что он свою работу выполнил, он открывает регламент и ставит галочку в поле "Подготовка". Поле "Дата" заполняется автоматически. При этом появится форма, в которую нужно внести название сообщения. После этого появится форма для записи сообщения. Сообщение может состоять всего из пары слов. Либо в нем могут быть даны комментарии, поясняющие, почему строка бюджета была спланирована именно так.

Пример комментариев к бюджету продаж

Когда регламент откроет пользователь, отвечающий за проверку и согласование данной строки бюджета, то он увидит, что ответственный за подготовку, свою функцию выполнил. Это будет видно потому, что в поле "Подготовка бюджетов" будет стоять галочка и дата подготовки. Кроме того, в поле "Сообщение" будет высвечиваться количество не просмотренных сообщений.

Контроль составления бюджета продаж

Ответственный за проверку и согласование бюджета может либо поставить галочку в поле "Согласован", либо, при наличии замечаний, снять галочку в поле "Подготовка". В первом случае (если ставится галочка о согласовании) автоматически заполняется поле с датой согласования. И если ответственный за утверждение бюджетов откроет регламент бюджетирования, то он увидит, что соответствующая строка бюджета согласована. Он также может либо поставить галочку в поле "Утверждено" либо снять галочку в поле "Согласовано".
Если ответственный за подготовку бюджета снова откроет регламент бюджетирования, то он увидит, что его проект бюджета не принят, и нужно устранить замечания.

Корректировка бюджета продаж

Для того чтобы просмотреть замечание можно нажать левую кнопку мыши на поле "Просмотр". После чего появится окно с сообщением.

Просмотр замечаний к бюджету продаж

В любой момент времени пользователь может просмотреть всю переписку, которая велась по конкретной строке бюджета.

Переписка по составлению и согласованию бюджета продаж




Консолидация управленческой отчетности по группе компаний

Программный комплекс "ИНТЕГРАЛ" можно использовать для автоматизации бюджетирования и управленческого учета в распределенных системах. Причем для администрирования такой системы требуются минимальные знания (установка базы в MS SQL Server). Поэтому с такой задачей справятся и группы, состоящие из предприятий малого бизнеса. Автоматизацией бюджетирования и управленческого учета в таких группах могут заниматься специалисты по бюджетированию и управленческому учету без привлечения программистов.

Основная идея автоматизации консолидированной отчетности, используемая в ПК "ИНТЕГРАЛ", заключается в том, чтобы не делать репликацию ("сливание") баз данных, а предоставить специалистам управляющей компании доступ к базам всем предприятий, входящих в группу.

Таким образом, акцент в решении задачи консолидации смещается с технических аспектов на методологические. Имея доступ к базам, специалисты по бюджетированию и управленческому учету управляющей компании смогут получить все необходимые данные для консолидации управленческой отчетности.

Для решения данной задачи в программном модуле "Бюджетирование" создан новый тип строки - строка импорта. С помощью нее можно настроить связь с нужными строками бюджетов из всех баз предприятий группы.

Более подробно о данной стратегии автоматизации можно прочитать в статье "Автоматизация бюджетирования и управленческого учета в распределенной системе"


Примечание: в программе реализована возможность самостоятельного создания и настройки модели бюджетирования разной степени детализации (без помощи программистов).

Фактические данные об исполнении бюджетов могут вводиться в систему тремя способами:
  • ввод данных с помощью модуля "Управленческий учет";
  • импорт из 1С с помощью программы для импорта фактических данных из 1С;
  • вводиться вручную.

    Программный модуль использует OLAP-технологию (On-Line Analytic Processing) для ввода и просмотра отчетности. Это позволяет, с одной стороны, существенно экономить время на построение запросов к базе данных, а с другой стороны, получать более детализированные отчеты в различных аналитических срезах. Каждая строка бюджета, построенная в OLAP-КУБе, может детализироваться от одной до трех аналитик (справочников). Причем в каждой строке любого бюджета это может быть разный набор максимум из трех аналитик. Такая возможность позволяет, например, строить управленческий баланс в котором каждая строка детализируется по своим аналитикам. Например, денежные средства могут детализироваться по расчетным счетам, дебиторская задолженность – по контрагентам, материалы – по видам материалов и по складам, готовая продукция – по видам готовой продукции и по складам, основные средства – по видам основных средств и по подразделениям и т.д.

    В случае необходимости настроек дополнительных возможностей программы под особенности компании мы готовы предложить вам ряд следующих услуг:
  • настройка программного продукта под индивидуальные особенности организации;
  • разработка форм бюджетов;
  • разработка методики формирования бюджетов;
  • разработка управленческой учетной политики;
  • разработка регламента бюджетирования и т.д.



    Скачать презентацию модуля "Бюджетирование"

    Скачать демо-версию ПК ИНТЕГРАЛ

    Скачать руководство пользователя ПК ИНТЕГРАЛ


    Задать вопросы по модулю "Бюджетирование" можно по телефону (495) 504-63-20 или по электронной почте budgeting@bk.ru.

  • Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru