Книга Александра Карпова

"Эффективная система бюджетирования и управленческого учета. Практические советы и рекомендации"
Бумажная версия: 260 руб. Электронная версия: 100 руб. Заказать книгу


Статья Александра Карпова "Признание дохода и дебиторской задолженности: возможный вариант отхода от классики"


Статьи > Технология постановки бюджетирования и управленческого учета > Внедрение управленческого учета

Внедрение управленческого учета


Александр Карпов, руководитель проекта bud-tech.ru, автор серии книг "100% практического бюджетирования" и книги "Постановка и автоматизация управленческого учета"

www.bud-tech.ru

ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО

Проект по внедрению управленческого учета должен включать в себя следующие мероприятия:
  • уточнение и доработка классификатора и форматов управленческих отчетов (показатели системы управленческого учета);
  • разработка/доработка/детализация элементов справочников;
  • разработка новой версии плана счетов;
  • уточнение форматов управленческой отчетности и плана счетов;
  • разработка методики формирования управленческой отчетности;
  • разработка управленческой учетной политики;
  • описание хозяйственных операций, в которых нужно будет внести изменения;
  • разработка регламента управленческого учета.

    Примечание:
  • перед этим (основным) этапом проекта по внедрению управленческого учета необходимо реализовать этап по постановке задачи. Одним из результатов первого этапа должна быть разработанная и утвержденная Концепция системы управленческого учета.
  • третий этап проекта по внедрению управленческого учета – автоматизация и тестирование системы управленческого учета. Сроки и стоимость этого этапа будут зависеть от сложности разработанной системы управленческого учета, а также от выбранной стратегии автоматизации. Основные затраты на данном этапе будут связаны именно с автоматизацией (приобретением и настройкой программного продукта, в соответствии с разработанной методикой и регламентом управленческого учета).

    Уточнение и доработка классификатора и форматов управленческих отчетов (показатели системы управленческого учета)


    Как уже выше было отмечено после выполнения первого (постановочного) этапа проекта по внедрению управленческого учета в компании должна появиться Концепция системы управленческого учета.

    В состав этой концепции может входить классификатор и форматы управленческих отчетов (первая версия).

    Поскольку это очень важный результат предлагается к нему снова вернуться и начать второй этап именно с данного мероприятия.

    Многие мероприятия второго этапа проекта существенно зависят от данного результата, поскольку они зависят от классификатора и форматов управленческих отчетов.


    Примечание: на самом деле важно определиться с показателями системы управленческого учета. В какие именно отчеты они должны попадать это, как говорится, дело техники. Главное – чтобы система управленческого учета была способна формировать эти показатели в автоматическом режиме.


    Таким образом, выполняя это первое мероприятие проекта по внедрению управленческого учета, необходимо понять, какие нужны показатели и как они должны детализироваться, то есть в разрезе каких аналитик (справочников) они должны формироваться.

    Например, такой показатель как "Выручка от реализации" может формироваться в разрезе следующих аналитик:
  • продукты/услуги;
  • каналы продаж;
  • типы клиентов;
  • клиенты;
  • менеджеры отдела продаж;
  • и т.д.

    В ходе выполнения данного мероприятия необходимо будет понять нужны ли все эти аналитики. Может быть нужны какие-то другие.

    Данную работу нужно будет провести по всем показателям системы управленческого учета.

    С одной стороны, чем больше показателей и аналитик, тем более детальная получится система управленческого учета. Но с другой стороны, она будет более сложная и более затратная.


    Поэтому важно соблюсти баланс между степенью детализации и трудоемкостью процессов в будущей системе управленческого учета.


    В рамках данного мероприятия нужно уточнить и согласовать форматы финансовых и операционных отчетов.

    Разработка/доработка/детализация элементов справочников


    После того как будет выполнено предыдущее мероприятие будет ясно какой набор справочников необходим для формирования всех нужных показателей в системе управленческого учета.

    В рамках данного мероприятия нужно будет проделать следующую работу:
  • определить (разработать) элементы для всех новых справочников;
  • пересмотреть и детализировать элементы для всех старых справочников.

    Особое внимание нужно уделить следующим справочникам:
  • направления (виды) деятельности;
  • статьи затрат;
  • статьи движения денежных средств;
  • подразделения.

    Примечание: если у компании несколько юрлиц, то во всех базах, которые будут использоваться для формирования управленческой отчетности, должен быть одинаковый набор справочников с одинаковыми элементами, кроме тех справочников, которые могут отличаться по объективным причинам (например, справочник "Сотрудники").

    Разработка новой версии плана счетов


    После того как будет ясно какие показатели должны формироваться в системе управленческого учета нужно оценить есть ли в учетных базах информация, необходимая для формирования всех управленческих отчетов.

    С большой вероятностью степень детализации бухгалтерского учета окажется недостаточной.

    Поэтому нужно будет детализировать план счетов, добавляя к некоторым счетам определенные аналитики.

    В дальнейшем на этапе автоматизации управленческого учета в настройках учетной программы нужно будет внести соответствующие изменения, чтобы теперь при вводе информации о совершенных хозяйственных операциях появилась возможность вводить данные по дополнительным аналитикам. То есть нужно будет "подцепить" к документам дополнительные аналитики, в соответствии с новым планом счетов.

    Уточнение форматов управленческой отчетности и плана счетов


    К началу данного мероприятия уже должны быть разработаны форматы управленческой отчетности и должен быть разработан план счетов.

    В ходе же данного этапа необходимо произвести уточнение форматов управленческой отчетности и плана счетов. Имеется в виду, что нужно "состыковать" их воедино, чтобы не возникло ситуации, когда какой-нибудь отчет не может быть построен на основе плана счетов или, когда набор аналитик плана счетов не позволяет получить те или иные статьи (показатели) спроектированных форматов отчетов.

    Нужно еще раз обратить внимание на то, что с одной стороны большое количество аналитик позволит составлять более детальные управленческие отчеты. Но с другой стороны при этом может усложниться сам учетный процесс, поскольку при вводе данных о хозяйственных операциях придется заполнять большое количество аналитик по счетам.

    При этом значения не всех аналитик могут быть однозначно определены из первичных документов. Поэтому в регламенте управленческого учета придется прописать определенную процедуру по определению значений всех аналитик, используемых в управленческом учете.

    Кроме того, после детализации системы объем работ по вводу операций может резко увеличиться из-за того, что раньше, например, информация по каким-то затратам вводилась одной операцией (заполнялась только аналитика "Статьи затрат"), а теперь эту операцию нужно ввести несколько раз, чтобы детализировать затраты по еще одной аналитике (например, "Подразделения" или "Клиенты").

    Естественно, что все подобные изменения могут привести к усложнению и удорожанию системы управленческого учета.

    Таким образом, при проектировании системы управленческого учета нужно уметь соотносить полезность того или иного управленческого отчета с затратами на его получение.

    Разработка методики формирования управленческой отчетности


    Фактическое значение каждой статьи (показателя) управленческих отчетов может быть получено двумя способами:
  • путем построения запроса к журналу проводок;
  • путем выполнения математических операций (сложение, умножение и т.д.) над уже рассчитанными строками (запросами).

    Поэтому при определении методики формирования управленческой отчетности нужно либо задать выражение (определить по какой формуле будет рассчитываться показатель), либо определить какой запрос к журналу проводок нужно построить.

    Сам способ построения запроса универсален. То есть практически любую статью отчета можно получить, построив соответствующий запрос к журналу проводок.

    Описание методики формирования всех строк всех управленческих отчетов лучше представить в систематизированном виде.

    Подобное описание методик формирования управленческой отчетности, по сути, является составляющей технического задания, которое должно быть подготовлено при автоматизации управленческого учета.

    Следует отметить, что в ходе выполнения данной работы также может быть скорректирован план счетов и форматы управленческих отчетов, поскольку именно при разработке методики становится очевидной возможность получения той или иной статьи. То есть при выполнении данного мероприятия статьи отчетов должны быть окончательно привязаны к плану счетов. Это значит, что должен быть получен точный алгоритм получения значения статей, выраженный через запросы к журналу проводок.

    При выполнении данной работы нужно учитывать два важных фактора:
  • если в компании ведется несколько бухгалтерских баз, то может оказаться так, что у каждой из них могут быть свои особенности, поэтому нужно четко понимать какая именно информация из какой базы должна использоваться при формировании управленческого отчетности;
  • у компании могут быть хозяйственные операции, которые в управленческом учете должны отражаться не так, как в бухгалтерском*.

    * все эти операции должны быть выявлены при выполнении первого (постановочного) этапа проекта по внедрению управленческого учета.

    Поэтому при описании методики формирования запросов нужно указывать какая именно информация и из какой базы должна браться для целей управленческого учета.

    Разработка управленческой учетной политики


    В ходе данного мероприятия должна быть разработана управленческая учетная политика. В том случае, если внешняя учетная политика удовлетворяет нуждам управленческого учета, можно оставить внешнюю. Но чаще бывает так, что внешняя учетная политика не по всем пунктам удовлетворяет требованиям управленческого учета. В этом случае необходимо пересмотреть учетную политику и изменить ее для целей управленческого учета.

    Изменения во внешней учетной политике не всегда целесообразно производить. Допустим, по некоторым статьям внешняя учетная политика не удовлетворяет требованиям управленческого учета, но операции, в которых применяются внешние правила, встречаются довольно редко. В этом случае можно будет оставить принципы внешней учетной политики, но при формировании управленческой отчетности придется перепровести данные операции в соответствии с внутренней учетной политикой. Если же по какой-то позиции есть расхождения учетных политик и операций, на которые это расхождение существенно влияет, много, то следует изменить учетную политику для удовлетворения нужд управленческого учета.

    В любом случае, учетная политика должна быть зафиксирована на бумаге, чтобы потом не возникло проблемных ситуаций. Как правило, они могут возникнуть на этапе признания статей отчета о доходах и расходах, а также баланса, поэтому желательно описать учетную политику по всем элементам этих отчетов, которые отличаются от внешней учетной политики, остальные можно вообще не описывать, либо просто оставить без изменений.

    На самом деле учетная политика влияет не только на эти два отчета. Она влияет на все операционные отчеты, статьи которых строятся на основных элементах отчетности (активы, обязательства, капитал, доходы и расходы). Например, в отчете о закупках может быть такой показатель как остатки материалов или кредиторская задолженность. Значения данных показателей напрямую зависит от учетной политики компании.

    Описание хозяйственных операций, в которых нужно будет внести изменения


    В компании могут быть операции, которые в управленческом и бухгалтерском учете должны отражаться по-разному. Один из способов решить данную проблему – дублировать эти операции в отдельной базе.

    Все такие операции нужно описать, чтобы было понятно как их следует отражать в дополнительной базе.

    Выше уже отмечалось, что данный фактор нужно обязательно учитывать при разработке методики формирования управленческих отчетов компании.

    Разработка регламента управленческого учета


    Результатом данного мероприятия должно быть разработанное Положение об управленческом учете. Хочется отметить, что некоторые элементы данного документа могут быть частично или полностью формализованы в Концепции управленческого учета, которая должна быть подготовлена в рамках первого этапа проекта по внедрению управленческого учета.

    То есть в некоторой части данное положение будет консолидацией и надлежащим оформлением уже осуществленных наработок проекта по постановке управленческого учета.

    Разработка и внедрение регламента управленческого учета имеет очень большое значение. Даже если в компании будет разработана очень подробная методика управленческого учета, но при этом не будет реализован соответствующий организационный механизм, то внедрить систему управленческого учета не получиться. Ведь если не будут своевременно сдаваться первичные документы, своевременно и с нужной детализацией вводится данные в учетную базу, своевременно готовиться и проверяться управленческие отчеты, то система не заработает.

    ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО


    Поэтому помимо четкого определения всех основных функций, которые должны выполняться в процессе управленческого учета, необходимо как-то зафиксировать ответственность за выполнения этих функций.

    Положение об управленческом учете как минимум должно включать в себя следующие разделы:
  • классификатор управленческой отчетности;
  • организационно-временной регламент управленческого учета;
  • ответственность за исполнение регламента управленческого учета.

    Примечание: все эти мероприятия подробно рассматриваются на семинаре-практикуме "Постановка и автоматизация управленческого учета", который проводит автор данной статьи - Александр Карпов.





    Свои комментарии к этой статье Вы можете направлять по адресу budgeting@bk.ru, указав свое Ф.И.О., должность и название организации, в которой Вы работаете. Ваши комментарии будут размещены под данной статьей.

    Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статьей Вы также можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения.




  • Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru