Книга Александра Карпова

"Эффективная система бюджетирования и управленческого учета. Практические советы и рекомендации"
Бумажная версия: 260 руб. Электронная версия: 100 руб. Заказать книгу


Запись в блоге Александра Карпова "Постановка и автоматизация бюджетирования и управленческого учета с размахом"


Электронные курсы > Технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета

Электронный курс
"Технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета"

ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО

ПК "ИНТЕГРАЛ" - программный комплекс для автоматизации бюджетирования и управленческого учета


Курс состоит из следующих частей:
  • Введение
  • Часть 1. Концепция автоматизированной модели бюджетирования и управленческого учета
  • Часть 2. Создание и изменение модели бюджетирования и управленческого учета
  • Часть 3. Создание строки бюджета/отчета. Строка типа "Строка ввода". Cтрока типа "Журнал проводок". Строка типа "Норматив".
  • Часть 4. Создание строки типа "Формула". Преобразования над строками бюджетов
  • Часть 5. Просмотр/расчет и редактирование бюджетов. Просмотр плановых/фактических отчетов
  • Часть 6. Сервисные функции OLAP-КУБа
  • Часть 7. Связи в финансовой модели бюджетирования
  • Часть 8. Настройка регламента бюджетирования и контроль его исполнения
  • Часть 9. Импорт данных из 1С


    Введение

    Прежде всего нужно обратить внимание на то, что заниматься атвоматизацией бюджетирования и управленческого учета нужно после того как будет разработана методика бюджетирования и управленческого учета. Эта методика может быть описана на бумаге, а также содержаться, например, в файлах электронных таблиц.

    На самом деле можно использовать комбинированную стратегию автоматизации бюджетирования и управленческого учета, в соответствии с которой автоматизацию управленческого учета начинают раньше чем, автоматизацию финансово-экономического планирования.


    Подробнее об этом можно прочитать в статье "Автоматизация бюджетирования и управленческого учета (новый подход)".


    В любом случае нужно четко понимать, что при автоматизации бюджетирования и управленческого учета в информационной системе все равно придется разработать модель бюджетирования и управленческого учета. Это связано с тем, что не существует какой-то типовой модели. В каждой компании нужно будет разработать свою модель бюджетирования и управленческого учета.

    После того как модель разработана ее нужно будет настроить в автоматизированной системе. При этом конкретная технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета может отличаться в зависимости от используемой информационной системы.


    О том как выбирать информационную систему для автоматизации бюджетирования и управленческого учета можно узнать, изучив электронный курс "Как выбрать программу для автоматизации бюджетирования и управленческого учета"


    Итак, технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета должна быть привязана к конкретному программному продукту. В рамках данного электронного курса технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета будет рассмотрена на примере программного комплекса "ИНТЕГРАЛ".

    Следует обратить внимание на то, что, в отличие от многих имеющихся на рынке систем автоматизации бюджетирования и управленческого учета, ПК «ИНТЕГРАЛ» спроектирован консультантами по управлению, а не специалистами в области информационных технологий. То есть консультанты по управлению подготовили техническое задание, а программисты создали программный комплекс при непосредственном взаимодействии и контроле со стороны консультантов.

    Таким образом, разработка ПК «ИНТЕГРАЛ» шла от методологии и регламентов к информационным технологиям, а не наоборот. Поэтому в ПК «ИНТЕГРАЛ» есть достаточно гибкий конструктор, позволяющий специалистам по бюджетированию и управленческому учету самостоятельно (без помощи программистов) автоматизировать систему бюджетирования и управленческого учета. То есть настройка финансовой модели и регламента бюджетирования осуществляется достаточно просто.

    Главное – понимать суть модели, а настройка – это уже дело техники. Таким образом, в ПК «ИНТЕГРАЛ» не зашита какая-то жесткая схема, под которую нужно будет подстраиваться. Конечно же, любой, даже самый гибкий, инструмент имеет свои ограничения, т.к. без этого невозможно построить автоматизированную систему. Тем не менее ПК «ИНТЕГРАЛ», в первую очередь, ориентирован на пользователей, то есть участников процесса бюджетирования и управленческого учета, а не на технических ИТ-специалистов.

    Конечно же, про важность ИТ-составляющей забывать не стоит, поэтому при разработке ПК «ИНТЕГРАЛ» использовались современные технология и ИТ-решения. В частности, в качестве СУБД (система управления базой данных), с которой работает ПК «ИНТЕГРАЛ», используется MS SQL Server, а для формирования управленческой отчетности применяются возможности OLAP-технологии (On-Line Analytical Processing).


    Подробнее об OLAP-технологии можно прочитать в статье "OLAP-КУБ (динамическая управленческая отчетность)".


    Несмотря на возможности ПК «ИНТЕГРАЛ», ни в коем случае нельзя забывать о том, что любая программа – это всего лишь технический инструмент. Да, возможности инструмента имеют большое значение, но еще важнее правильная организация работы по постановке и автоматизации бюджетирования и управленческого учета. Поэтому автоматизация бюджетирования и управленческого учета требует очень серьезной подготовки.

    Если компания уже внедрила систему бюджетирования и управленческого учета без специализированной информационной системы, то в таком случае действительно речь идет о технической задаче. То есть такой компании необходимо настроить используемую модель и регламент в автоматизированной системе бюджетирования и управленческого учета. Это тоже может быть сложной задачей, но основная сложность будет заключаться именно в технических вопросах.

    Если же в компании система бюджетирования и управленческого учета не работает, то в таком случае автоматизация не является приоритетной задачей. Сразу же нужно отметить, что наличие в компании бюджетов ни в коем случае не является критерием того, что в компании действует именно система бюджетирования и управленческого учета. Речь идет о том, что во многих компаниях системы бюджетирования и управленческого учета реально нет, но есть некоторые внешние признаки, которые якобы подтверждают, что система работает.

    И эти компании считают, что основной проблемой, мешающей эффективно использовать бюджетирование и управленческий учет, является отсутствие автоматизации. Естественно, что большинство попыток автоматизации бюджетирования и управленческого учета в таких компаниях заканчиваются неудачей и зря потраченными финансовыми и временными ресурсами.

    Таким образом, если нет 100% уверенности в том, что система бюджетирования и управленческого учета внедрена и проблема только в автоматизации, то лучше правильно подготовиться к такому сложному проекту как постановка и автоматизация бюджетирования и управленческого учета. Для этого как минимум нужно пройти обучение технологиям бюджетирования и управленческого учета.

    Для достижения этой цели можно посетить, например, наши открытые семинары, которые регулярно проводятся в Москве и других городах России. Кроме этого, можно заказать корпоративный семинар, который, как правило, проводится в офисе компании Заказчика с неограниченным количеством участников. Либо можно пройти обучение в интернет-семинаре, который не требует присутствия в каком-то месте в строго определенное время. Помимо обучения на семинаре, рекомендуется заниматься и самообучением. Для этого можно воспользоваться нашими книгами и CD-решениями. Обо всех этих дополнительных возможностях можно подробно узнать на сайте www.bud-tech.ru.

    Итак, успех работы по постановке и автоматизации бюджетирования и управленческого учета зависит не только от удобного в использовании программного продукта, но в гораздо большей степени от правильной организации работы. Такая организация требует использования проектного подхода, что предполагает и четкое планирование, и организацию, и обучение, и выделение финансовых и трудовых ресурсов и т.д.

    Обо всем этом подробно рассказывается на наших семинарах по бюджетированию и управленческому учету. Также все это подробно описано в наших книгах.

    В этом электронном курсе подробно рассмотрены именно технические вопросы, связанные с автоматизацией системы бюджетирования и управленческого учета c использованием ПК «ИНТЕГРАЛ».

    В следующей части курса речь пойдет о концепции автоматизированной модели бюджетирования и управленческого учета, используемой в ПК "ИНТЕГРАЛ".


    Демо-версию ПК "ИНТЕГРАЛ" можно скачать на сайте здесь.


    Часть 1. Концепция автоматизированной модели бюджетирования и управленческого учета

    В первой части курса Вы узнаете о концепции автоматизированной модели бюджетирования и управленческого учета, которая используется в ПК "ИНТЕГРАЛ". Данная концепция во многом определяется использованием OLAP-технологии при формировании управленческой отчетности. Итак, прежде чем заняться настройкой модели бюджетирования и управленческого учета в автоматизированной системе необходимо внимательно изучить концепцию автоматизированной бюджетной модели. Если не понять саму техническую концепцию бюджетной модели, заложенную в программном продукте, то будет не ясно, каким образом нужно настраивать конкретную финансовую модель бюджетирования и управленческого учета.


    О содержательной концепции бюджетирования подробно написано в Книге 1 "Бюджетирование как инструмент управления" (Серия книг "100% практического бюджетирования")



    В отличие от моделей, составляемых в электронных таблицах, в данной модели настраиваются и осуществляются вычисления не над ячейками, а над многомерными объектами. В автоматизированной системе можно создавать максимум четырехмерные строки бюджетов. Например, строкой бюджета может быть «Затраты материалов на производство продукции».

    Эта строка бюджета может строиться на основе двух справочников: «Продукты» и «Материалы». Третьей размерностью будет являться время, то есть выбранный период составления бюджетов.

    Строка бюджета «Выручка от реализации» может строиться, например, на основе трех справочников: «Продукты», «Филиалы» и «Каналы сбыта». Четвертой размерностью будет являться время.

    Таким образом, каждая строка бюджета может не иметь ни одного справочника, иметь один справочник, иметь два справочника или иметь три справочника. При осуществлении математических операций над строками бюджетов обязательно учитывается их размерность, то есть на основе каких справочников они строятся.

    В программном модуле есть конструктор формул, который позволяет специалистам по бюджетированию и управленческому учету самостоятельно (без помощи программистов) настраивать различные связи между строками бюджетов. То есть над строками бюджетов можно осуществлять основные математические операции.

    Поскольку строки бюджетов являются многомерными объектами, необходимо задать определенные правила по которым должны осуществляться математические операции. Кроме многомерности строк, нужно учитывать, что в сложных бюджетных моделях может быть очень много связей между различными строками. Это означает, что нужно как-то определять последовательность расчетов и при этом не допускать циклических ссылок. Всем, кто создавал модели в MS Excel, знакома эта проблема.

    В ПК "ИНТЕГРАЛ" приняты следующие правила работы со строками бюджетов:
    1. Итоговая размерность строки бюджета определяется первой составляющей формулы (то есть первым слагаемым в выражении, в котором может использоваться несколько строк и/или папок).
    2. При выполнении операций учитывается, совпадают ли справочники, на основе которых построены строки бюджетов.
    3. В формуле определенного уровня могут использоваться только строки бюджета более нижнего уровня (для того чтобы не было зацикленности). То есть, например, при настройке формулы 3-го уровня можно ссылаться на формулы не более 2-го уровня. Более подробно о формулах и их уровнях, определяющих последовательность расчетов, можно узнать в четвертой части данного курса.

    Из первого правила можно сделать неочевидный с первого взгляда вывод:

    а + в ≠ в + а


    Точнее говоря, равенство возможно только в том случае, когда размерности а и в полностью совпадают.

    Итак, при выполнении математических операций над строками бюджетов возможно большое количество различных вариантов. Для примера, в Таблице 1 представлено 14 вариантов (см. Рис. 1), которые могут возникать при осуществлении операций над двумя строками бюджетов при использовании максимум двух справочников. Понятно, что при использовании у строк бюджетов трех справочников количество возможных вариантов еще больше.

    Из-за этих особенностей выполнения математических операций рекомендуется при настройке финансовой модели проверять получаемые результаты. Особенно обращать внимание на итоговую размерность рассчитываемых формул. Для того чтобы проверить правильность настройки, достаточно рассчитать бюджет и просмотреть его в OLAP-КУБе. О том как рассчитываются бюджеты и просматриваются в OLAP-КУБе можно узнать в пятой части данного курса.

    Рис. 1. Возможные варианты при осуществлении операций над строками при использовании максимум двух справочников

    Возможные варианты при осуществлении в ПК ИНТЕГРАЛ операций над строками при использовании максимум двух справочников


    Таблица 1. Правила выполнения математических операций над строками бюджетов (максимум 2 справочника у строк бюджетов)


    Размерность
    № варианта
    Результат
    Пример
    Первой строки
    Второй строки
    Результат

    Нет справочников

    Нет справочников

    Нет справочников

    1

    В каждом периоде над значениями первой и второй строки осуществляется соответствующая операция

    Из одной строки, не имеющей справочников, вычитается другая строка, не имеющая справочников: «Поступления денежных средств» – «Выплаты денежных средств».

    Результат: строка без справочников, имеющая в каждом периоде значение, равное разнице между величинами поступлений и выплат.

    Нет справочников

    Один справочник

    Нет справочников

    2

    Сначала у второй строки убирается размерность. Затем в каждом периоде над значениями первой и второй строки с обнуленной размерностью осуществляется соответствующая операция

    Строка, не имеющая справочников, умножается на строку, имеющую один справочник: «Доля поступлений в периоде отгрузки» × «Выручка от реализации» (со справочником «Продукты»).

    Результат: строка без справочников, имеющая в каждом периоде значение, равное произведению доли поступлений и суммарной выручки по всем продуктам.

    Нет справочников

    Два справочника

    Нет справочников

    3

    Сначала у второй строки убирается размерность. Затем в каждом периоде над значениями первой и второй строки с обнуленной размерностью осуществляется соответствующая операция

    Строка, не имеющая справочников, умножается на строку, имеющую два справочника: «Доля оплаты в периоде получения материалов» × «Затраты на материалы (со справочниками «Продукты» и «Материалы»)».

    Результат: строка без справочников, имеющая в каждом периоде значение, равное произведению доли оплаты и суммарных затрат на материалы.

    Один справочник Нет справочников Один справочник
    4
    В каждом периоде над каждым элементом справочника первой строки и значением второй строки осуществляется операция

    Строка, имеющая один справочник, умножается на строку, не имеющую справочников: «Объем продаж» (со справочником «Продукты») × «Коэффициент запасов продукции».

    Результат: строка со справочником «Продукты», имеющая в каждом периоде значение, равное произведению объемов продаж на коэффициент запасов (по каждому продукту)

    Один справочник Один справочник Один справочник
    5
    Если справочники совпадают, то в каждом периоде над значениями первой и второй строки осуществляется соответствующая операция по каждому элементу справочника

    Строка, имеющая один справочник, умножается на строку, имеющую один справочник: «Объем продаж» (со справочником «Продукты») × «Цены» (со справочником «Продукты»).

    Результат: строка со справочником «Продукты», имеющая в каждом периоде значение, равное произведению объемов продаж на цену (по каждому продукту)
    6
    Если справочники не совпадают, то у второй строки сначала убирается размерность, а затем в каждом периоде над каждым элементом справочника первой строки и значением второй строки осуществляется операция

    Строка, имеющая один справочник, делится на строку, имеющую один справочник: «Коммерческие расходы» (со справочником «Коммерческие расходы») / «Выручка» (со справочником «Продукты»).

    Результат: строка со справочником «Коммерческие расходы», имеющая в каждом периоде значение, равное доле коммерческих расходов в выручке (для каждой статьи расходов)
    Один справочник Два справочника Два справочника
    7
    Если эти строки имеют общий справочник, то сначала убирается вторая размерность у второй строки бюджета, а затем осуществляются операции по каждому элементу совпадающего справочника

    Строка, имеющая один справочник, прибавляется к строке, имеющей два справочника: «Трудовые затраты на производство продукции» (со справочником «Продукты») + «Материальные затраты на производство продукции» (со справочниками «Продукты» и «Материалы»).

    Результат: строка со справочником «Продукты», имеющая в каждом периоде значение, равное сумме затрат на труд и материалы (по каждому продукту).
    8
    Если общего справочника нет, то сначала обнуляется размерность второй строки, а затем в каждом периоде над каждым элементом справочника первой строки и значением второй строки осуществляется операция

    Строка, имеющая один справочник, делится на строку, имеющую два справочника: «Коммерческие расходы» (со справочником «Коммерческие расходы») / «Выручка» (со справочниками «Продукты» и «Филиалы»).

    Результат: строка со справочником «Коммерческие расходы», имеющая в каждом периоде значение, равное доле коммерческих расходов в выручке (для каждой статьи расходов)
    Два справочника Нет справочников Два справочника
    9
    В каждом периоде над каждым элементом первого и второго справочника и значением второй строки осуществляется операция

    Строка, имеющая два справочника, умножается на строку, не имеющую справочников: «Объем продаж» (со справочниками «Продукты» и «Филиалы») × «Норматив запаса продукции» (без справочников, то есть единый норматив для всех продуктов и для всех филиалов).

    Результат: строка со справочниками «Продукты» и «Филиалы», имеющая в каждом периоде значение, равное произведению объема продаж и норматива запасов (по каждому продукту и филиалу).
    Два справочника Один справочник Два справочника
    10
    Если эти строки имеют общий справочник, то в каждом периоде по каждому элементу совпадающего справочника над элементом второго справочника первой строки и значением соответствующего элемента совпадающего справочника второй строки осуществляется операция

    Строка, имеющая два справочника, умножается на строку, имеющую один справочник: «Объем продаж» (со справочниками «Продукты» и «Магазины») × «Цена продукции» (со справочником «Продукты»).

    Результат: строка со справочниками «Продукты» и «Магазины», имеющая в каждом периоде значение, равное произведению объема продаж и цены (по каждому продукту и магазину).
    11
    Если эти строки не имеют общего справочника, то сначала обнуляется размерность у второй строки, а затем над каждым элементом двух справочников первой строки и значением второй строки осуществляется операция

    Строка, имеющая два справочника, умножается на строку, имеющую один справочник: «% премиальных» (со справочниками «Подразделения» и «Сотрудники») × «Выручка от реализации» (со справочником «Продукты»).

    Результат: строка со справочниками «Подразделения» и «Сотрудники», имеющая в каждом периоде значение, равное произведению % премиальных и выручки от реализации (по каждому подразделению и сотруднику).
    Два справочника Два справочника Два справочника
    12
    Если оба справочника совпадают, то в каждом периоде над значениями первой и второй строки осуществляется соответствующая операция по каждому элементу первого и второго справочников

    Из строки, имеющей два справочника, вычитается строка, имеющая два справочника: «Выручка от реализации» (со справочниками «Продукты» и «Каналы сбыта») – «Прямые затраты» (со справочниками «Продукты» и «Каналы сбыта»).

    Результат: строка со справочниками «Продукты» и «Каналы сбыта», имеющая в каждом периоде значение, равное разнице между выручкой и прямыми затратами (по каждому продукту и каналу сбыта).
    13
    Если совпадает только один справочник, то сначала у второй строки убирается размерность по несовпадающему справочнику, а затем по каждому элементу совпадающего справочника над элементом второго справочника первой строки и значением соответствующего элемента совпадающего справочника второй строки осуществляется операция

    Строка, имеющая два справочника, умножается на строку, имеющую два справочника: «% премиальных» (со справочниками «Магазины» и «Сотрудники») × «Выручка от реализации» (со справочниками «Магазины» и «Продукты»).

    Результат: строка со справочниками «Магазины» и «Сотрудники», имеющая в каждом периоде значение, равное произведению % премиальных и выручки от реализации (по каждому магазину и сотруднику).
    14
    Если оба справочника не совпадают, то сначала обнуляется размерность у второй строки, а затем над каждым элементом первого и второго справочника первой строки и значением второй строки осуществляется операция

    Строка, имеющая два справочника, умножается на строку, имеющую два справочника: «% премиальных» (со справочниками «Подразделения» и «Сотрудники») × «Выручка от реализации» (со справочниками «Продукты» и «Каналы сбыта»).

    Результат: строка со справочниками «Подразделения» и «Сотрудники», имеющая в каждом периоде значение, равное произведению % премиальных и выручки от реализации (по каждому подразделению и сотруднику).


    Таким образом после того как Вы разобрались с технической концепцией бюджетирования и управленческого учета можно переходить к изучению технологии создания и настройки модели бюджетирования и управленческого учета в информационной системе.

    Часть 2. Создание и изменение модели бюджетирования и управленческого учета

    Начиная с этой части курса речь пойдет об основных функциях, связанных с созданием новой модели бюджетирования и управленческого учета, бюджетов и других управленческих отчетов, а также настройкой методики бюджетов (плановых и фактических) в информационной системе.

    Сразу нужно отметить, что ПК "ИНТЕГРАЛ" является конструктором, с помощью которого можно создавать и настраивать различные бюджетные модели. То есть в этой программе не «зашита» какая-то жесткая схема, под которую компания должна подстраиваться.


    Компания может самостоятельно создавать и настраивать нужное ей количество бюджетов. Все эти функции могут осуществляться специалистами по бюджетированию и управленческому учету без помощи программистов.



    Более того, в одной базе данных можно создавать неограниченное количество бюджетных моделей. Причем эти модели могут и строиться по-разному, и иметь совершенно различные предназначения. Какие-то модели могут содержать и плановые, и фактические значения (полноценная план-фактная бюджетная модель), а в каких-то могут формироваться, например, только фактические управленческие отчеты.

    Очевидно, что множество возможных плановых и фактических отчетов не всегда могут полностью совпадать . Поэтому для разных целей в одной базе компания может строить различные модели.

    Для того чтобы создать новую бюджетную модель в ПК "ИНТЕГРАЛ", нужно нажать правую кнопку мыши на окошке с названиями моделей и выбрать пункт «Добавить» в появившемся меню (см. Рис. 1). Затем модели нужно присвоить название, а также выбрать период, на который будут составляться бюджеты. После этого нажать кнопку «Записать».

    Рис. 1. Создание новой бюджетной модели

    Создание новой бюджетной модели в ПК ИНТЕГРАЛ

    Если компания создает модель, в которой будут формироваться только фактические управленческие отчеты, то можно совершенно не думать о выборе периода. Этот период в дальнейшем можно будет легко изменить. Если компания создает модель, в которой будут и плановые данные, то желательно сразу принять решение о периоде бюджетирования.

    На самом деле, как станет ясно ниже, такое решение нужно окончательно принять перед созданием и заполнением первой строки бюджета с типом «Строка ввода» (подробнее об этом рассказывается в третьей части данного курса). Хотя и это решение можно изменить, отменив тип у строки ввода. Но если строк ввода создано уже много и они заполнены данными, то все их придется заполнять заново, если отменить их тип.


    Поэтому при создании плановой или план-фактной модели над периодом бюджетирования лучше задуматься заранее, чтобы потом не пришлось выполнять лишнюю работу по вбиванию данных в строки ввода.



    После нажатия на кнопку «Записать» (см. Рис. 1) в списке бюджетных моделей появится новая «пустая» (незаполненная) модель с выбранным названием и периодом. По умолчанию в бюджетной модели появляются только две колонки: «План» и «Факт».

    Колонки с план-фактным отклонением создавать не нужно, они появляются автоматически при просмотре бюджетов в OLAP-КУБе (подробнее об этом можно будет прочитать в пятой части данного курса). Но, помимо колонок «План» и «Факт», можно создать дополнительные колонки. Это может понадобиться, например, для того, чтобы сделать несколько вариантов планов, а затем проверить по факту, какая модель оказалась более точной (то есть имеет меньшие план-фактные отклонения).

    Решение о создании дополнительных колонок нужно принимать при создании бюджетной модели. В дальнейшем новые колонки нельзя будет добавить, но при создании бюджетной модели можно создать несколько дополнительных колонок «про запас». Если они не понадобятся, то это никак не помешает настройке модели, а если в них возникнет необходимость, то этими дополнительными колонками можно будет воспользоваться в будущем.

    Для того чтобы добавить новую колонку в бюджетную модель, нужно нажать правую кнопку мыши на поле, отведенном для списка колонок (см. Рис. 2).

    Рис. 2. Добавление новой колонки в бюджетную модель

    Добавление новой колонки в бюджетную модель в ПК ИНТЕГРАЛ

    Итак, при создании бюджетной модели нужно выбрать период бюжетирования.

    Возможны следующие варианты (см. Рис. 3):
  • по годам;
  • по кварталам;
  • по месяцам;
  • на заданный период;
  • месяц по дням.

    Рис. 3. Выбор периода бюджетной модели

    Выбор периода бюджетной модели в ПК ИНТЕГРАЛ

    Выбранный период бюджетной модели в последствии можно изменять, правда, с некоторыми ограничениями, о которых написано ниже. Это может понадобиться, например, если разработанную бюджетную модель (саму модель, а не исходные данные) нужно использовать в следующем периоде.

    При изменении периода может быть два варианта: сдвиг и изменение периода (см. Рис. 4).

    Рис. 4. Редактирование бюджетной модели

    Редактирование бюджетной модели в ПК ИНТЕГРАЛ

    При сдвиге сохраняются все настройки бюджетной модели, в том числе и вариант разбиения периода (по кварталам, по месяцам и т.д.). То есть период просто сдвигается, но при этом не изменяется его «длина».

    Например, если бюджетная модель строится на год с помесячной разбивкой, то при сдвиге она по-прежнему будет строиться на год с помесячной разбивкой, но первый месяц года может быть сдвинут «вправо» или «влево» по оси времени.

    Если выбран вариант «Изменение», то в таком случае может быть изменена «длина» периода бюджетной модели (см. Рис. 4). При этом есть один нюанс. Если среди строк бюджетной модели есть строки типа «Строка ввода» (см. третью часть данного курса), то при изменении периода часть информации может быть потеряна.

    Если периодом бюджетной модели был год с помесячной разбивкой (например, с января по декабрь 2008 года), а после изменения – полугодие с помесячной разбивкой (с января по июнь 2009 года), то значения строк ввода с июля по декабрь 2009 года будут стерты. При этом значения строк ввода с января по июнь 2009 года будут приравнены значениям строк ввода с января по июнь 2008 года.

    Если после изменения периодом бюджетной модели выбрано полтора года (с января 2009 по июнь 2010), значения строк ввода с января по декабрь 2009 года будут приравнены значениям строк ввода с января по декабрь 2008 года, а значения строк ввода с января по июнь 2010 года будут нулевыми.

    Если в бюджетной модели нет строк ввода (учетная модель), то при изменении ее периода можно изменить и тип периода. То есть если модель строилась, скажем, на год с помесячной разбивкой, то период можно изменить, например, на год с поквартальной разбивкой или выбрать любой другой возможный вариант.

    Это объясняется тем, что только строки ввода имеют жесткую привязку к периоду (точнее говоря, к его разбивке на подпериоды). Запрос к журналу проводок (тип строки «Журнал проводок») можно формировать абсолютно за любой период, и в любой момент этот период можно изменить.


    Если в бюджетной модели есть строки ввода, то изменить тип периода нельзя. Можно только сдвигать или изменять длину периода.



    Бюджетную модель можно скопировать. Для этого нужно нажать правую кнопку мыши на окошке с названиями моделей и выбрать пункт появившегося меню «Получить копию» (см. Рис. 5).

    Рис. 5. Копирование бюджетной модели

    Копирование бюджетной модели в ПК ИНТЕГРАЛ

    Копирование бюджетной модели может понадобиться, например, для корректировки бюджетов после проведения план-фактного анализа за прошедший период. Если принято решение о корректировке бюджетов, то используемую модель можно скопировать, и данные в бюджетах корректировать уже в новой модели. Это позволит и сохранить прежние данные, и использовать новые при реализации скорректированных бюджетов.

    Бюджетную модель можно удалить, но для этого нужно сначала удалить все ее бюджеты, а для этого в каждом бюджете нужно удалить все строки, а перед этим отменить их тип.

    Создание бюджета/отчета

    Для создания нового бюджета нужно нажать правую кнопку мыши на окошке с названиями бюджетов и выбрать пункт появившегося меню «Добавить» (см. Рис. 6). Затем нужно присвоить название бюджету и нажать Ok. Название бюджета, естественно, в последствии можно изменять.

    Рис. 6. Пример создания нового бюджета/отчета

    Пример создания нового бюджета/отчета в ПК ИНТЕГРАЛ

    В ПК "ИНТЕГРАЛ" можно создавать неограниченное количество бюджетов/отчетов. Конкретный набор бюджетов (и связи между ними) зависит от финансовой модели бюджетирования, используемой в компании. Сама же модель зависит от целей бюджетирования и принятой архитектуры бюджетной системы .

    Для того чтобы удалить бюджет, нужно сначала удалить все строки бюджета, а для того чтобы удалить строки бюджета, сначала нужно отменить их тип (более подробно об этом написано в следующих частях данного курса).

    Часть 3. Создание строки бюджета/отчета. Строка типа "Строка ввода". Cтрока типа "Журнал проводок". Строка типа "Норматив"

    В этой части курса будет подробно рассмотрена технология создания строки бюджета/отчета. В частности речь пойдет о трех типах строк: "строка ввода", "журнал проводок" и "норматив".

    Для создания новой строки бюджета в ПК "ИНТЕГРАЛ" нужно нажать правую кнопку мыши на надписи «Строки бюджета» (см. Рис. 1).

    После создания новой строки рядом с ее названием появляется пиктограмма со знаком вопроса (см. Рис. 1). Это означает, что тип строки еще не задан. Для определения типа строки бюджета нужно нажать правую кнопку мыши на этой строке и выбрать один из четырех возможных типов строк.

    Рис. 1. Создание строки бюджета/отчета

    Создание строки бюджета/отчета в ПК ИНТЕГРАЛ

    Примечания:
  • строки бюджета могут создаваться, переименовываться или удаляться только в режиме настройки плановой модели (активизирован ярлык «План»);
  • помимо короткого названия, каждая строка может иметь полное имя. При построении отчетов можно будет выбирать, какое имя строки выводить: короткое или полное;
  • помимо строк можно создавать папки, внутри которых можно создавать строки или другие папки. При формировании отчетов значения всех строк (или папок), содержащиеся в папке, суммируются. При этом получается безразмерная величина (без детализации по каким-либо справочникам), вне зависимости от размерности строк (папок), содержащихся в папке (о размерности строк уже шла речь в первой части данного курса);
  • порядок строк (папок) в бюджете можно менять. Для этого нужно выбрать пункт «Изменить порядок» в контекстном меню (см. Рис. 1);
  • для того чтобы удалить строку, нужно сначала отменить ее тип. Для этого нужно нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт «Отмена». После этого строку можно удалить, нажав правую кнопу мыши и выбрав пункт «Удалить»;
  • если строка бюджета используется в формулах, то она не может быть удалена (но тип строки отменить можно). При попытке удалить такую строку бюджета программа выдаст соответствующее сообщение. Чтобы удалить такую строку, сначала нужно удалить ссылки на нее из всех формул, в которых она используется;
  • при настройке методик формирования строк бюджетов нужно внимательно следить за тем, чтобы их размерности во всех колонках (план, факт и т.д.) совпадали. То есть необходимо обеспечить соответствие размерности плановой и фактической (или какой-либо другой) строки бюджета. Если такого соответствия не будет, то при построении бюджетов данный факт можно будет легко установить, поскольку структура плановой и фактической строк бюджетов не будут совпадать. После обнаружения такого несоответствия можно будет перенастроить методику формирования строк бюджетов;
  • при необходимости строку бюджета можно переместить в любой другой бюджет. Для этого нужно нажать правую кнопку мыши на строке бюджета и выбрать в контекстном меню пункт «Изменить бюджет»;
  • при разработке бюджетной модели иногда приходится создавать вспомогательные строки бюджета, которые используются для промежуточных расчетов. Для того чтобы такие строки не выводились в отчет, достаточно убрать галочку слева от названия строки.

    Четыре типа строк бюджета в ПК ИНТЕГРАЛИтак, после создания строки ей нужно присвоить определенный тип. Выбор типа строки бюджета зависит от конкретной модели и от содержательного смысла данной строки бюджета.

    В ПК "ИНТЕГРАЛ" можно выбрать 4 типа строк бюджета:
    1. Строка ввода.
    2. Журнал проводок.
    3. Норматив.
    4. Формула.

    Тип у любой строки в последствии может быть изменен. Для этого достаточно выполнить операцию по отмене типа строки, а затем присвоить новый тип. Смена типа строк может понадобиться, например, при детализации бюджетной модели.

    В первой версии модели какая-то строка бюджета может планироваться экспертно, то есть заполняться вручную. Во второй версии бюджетной модели эта же строка бюджета может уже рассчитываться по какой-то методике (формуле). В таком случае этой строке бюджета можно будет присвоить тип «Формула» и настроить методику ее расчета.

    Строка типа «Строка ввода»

    В большинстве бюджетных моделей есть показатели (строки бюджетов), которые планируются экспертно с учетом ограничивающих факторов. То есть для заполнения таких строк бюджетов нужно построить определенные гипотезы (более подробно об этом написано в Книге 3 «Финансовая модель бюджетирования» из серии «100% практического бюджетирования») и ввести конкретные значения вручную, а не на основе каких-то расчетов, сделанных по формулам. Для этих целей и используется такой тип строк бюджетов, как «Строка ввода».

    Строку ввода можно создавать на основе трех справочников, двух справочников, одного справочника или вообще без справочников (см. Рис. 2). Справочники выбираются из списка используемых в базе данных справочников. Сами справочники могут создаваться, удаляться и редактироваться и в модуле "Управленческий учет", и в модуле "Бюджетирование". Хотя в основном справочники создаются и редактируются в модуле «Управленческий учет» или импортируются из 1С. В модуле «Бюджетирование» справочники в основном используются как аналитики при настройке модели.

    Рис. 2. Пример присвоения строке типа «Строка ввода»

    Пример присвоения строке типа Строка ввода


    Выбирать справочники при создании строки бюджета нужно, естественно, в соответствии с моделью бюджетирования. Если компания будет планировать, например, объем продаж только по продуктам, то строку ввода «Объем продаж» нужно создавать на основе только одного справочника «Продукты-услуги». Если продажи будут планироваться и в разрезе контрагентов, то к справочнику «Продукты-услуги» нужно добавить и справочник «Контрагенты». Если еще и по каналам сбыта, то нужно добавить и третий справочник «Каналы сбыта» (см. Рис. 2).

    Установка ограничений у справочников в ПК ИНТЕГРАЛПри присвоении справочников для каждого из них можно назначить ограничения. При установке ограничений выбираются конкретные элементы или папки из справочников. Если по каким-то справочникам установлены ограничения, то строки бюджетов будут формироваться с учетом данных ограничений.

    Выбор ограничений у строк ввода в основном определяется логикой бюджетной модели и требованиями к форматам управленческой отчетности, а также регламентом бюджетирования. В компании может быть не один, а несколько бюджетов продаж, формируемых, например, по каналам сбыта.

    В таком случае при создании строки «Объем продаж» в бюджете продаж по розничному каналу сбыта в справочнике «Каналы сбыта» нужно установить ограничение, выбрав только элемент «Розница». То есть получается, что вместо одной строки «Объем продаж» в одном бюджете продаж может быть создано несколько строк ввода в нескольких бюджетах. Причем это будут строки ввода, созданные с использованием одного и того же справочника, но у каждой строки будут установлены свои ограничения.

    Следует отметить, что подобное разделение строк ввода и распределение их по разным бюджетам может быть удобным и с точки зрения распределения ответственности за ввод данных. Например, за заполнение строки ввода «Объем продаж» по розничному каналу сбыта может отвечать один сотрудник компании, а за заполнение такой же строки по оптовому каналу – другой. Или данное распределение может быть сделано, например, по филиалам (если они есть) или по каким-то другим важным для компании аналитикам.

    Помимо четкого распределения ответственности за подготовку бюджетов, разбиение строк ввода (как, впрочем, и строк других типов) по нескольким бюджетам позволит выстроить более четкую систему распределения прав доступа к бюджетам. Ведь при присвоении прав доступа пользователям системы привязка делается именно к бюджетам и строкам, а не к каким-то частям строк.

    Таким образом, установка ограничений у строк ввода может быть обусловлена удобством визуализации отчетов, требованиями регламента бюджетирования и системы экономической безопасности. Если вернуться к первому фактору, то на самом деле после построения отчета в OLAP-КУБе можно оперативно устанавливать ограничения по всем справочникам, чтобы выводить в отчет только определенные элементы (подробнее об этом пойдет речь в шестой части данного курса). Правда, эти ограничения не сохраняются в отчете, и после его повторного открытия в отчет будут выведены все элемента справочника.

    Итак, после создания строки ввода набор справочников уже поменять нельзя, но ограничения устанавливать можно. При этом нужно понимать, что, устанавливая ограничения, можно удалить уже введенные данные по тем элементам справочников, которые не будут отмечены галочками в форме для установки ограничений. Поэтому программа выдает соответствующее сообщение. Если пользователь подтверждает, что он согласен на удаление, то программа запишет выбранное ограничение.

    Если нужно все-таки поменять набор справочников у строки ввода, то сначала нужно отменить тип строки. Затем заново присвоить тип «Строка ввода» и выбрать другие справочники. Естественно, при отмене типа все введенные данные будут стерты. Поэтому программа каждый раз при отмене типа строки просит подтвердить выполнение данного действия.


    Отмена типа строки приводит к потерям данных (если они уже были введены) только в случае со строками ввода. При отмене типа у других типов строк данные не теряются, но теряются настройки. Например, можно потерять какую-то сложную формулу, на настройку которой было потрачено много времени.



    Cтрока типа «Журнал проводок»

    Данный тип строки означает, что ее значения будут формироваться путем построения запросов к журналу проводок, в котором хранится информация о фактически совершенных хозяйственных операциях. Информация в журнал проводок может вноситься или в модуле «Управленческий учет», или путем импорта из 1С (см. девятую часть данного курса).

    В основном данный вариант типа строки выбирается при настройке фактической методики формирования строки бюджета, то есть когда активизирован ярлык «Факт» (см. Рис. 3). Но в некоторых случаях при формировании плановых показателей могут использоваться фактические данные. Поэтому в программном модуле можно создавать все четыре типа строк бюджетов во всех колонках. Хотя при настройке плановой модели в основном применяются такие типы строк, как «Строка ввода», «Норматив» и «Формула».

    Рис. 3. Пример присвоения строке типа «Журнал проводок»

    Пример присвоения строке типа Журнал проводок в ПК ИНТЕГРАЛ


    На самом деле при выборе типов строк многое зависит от сложности бюджетной модели. Если в компании есть финансовая структура , то это означает, что в бюджетной модели должны быть настроены бюджеты ЦФО (центры финансовой ответственности). В бюджетах ЦФО должны рассчитываться их ФМП (фонды материального поощрения). ФМП ЦФО могут зависеть не только от фактических значений определенных показателей, но и от их план-фактных отклонений. А это значит, что нужно рассчитать план-фактные отклонения.


    Подробнее о ЦФО и финансовой структуре можно прочитать в Книге 4 "Финансовая структура компании" (Серия книг "100% практического бюджетирования").



    Плановые показатели рассчитываются в колонке «План», а фактические – в колонке «Факт». Для расчета план-фактных отклонений можно создать дополнительные строки и в колонке «План», продублировать настройки, сделанные в колонке «Факт». Затем можно создать еще несколько строк, в которых и будут рассчитываться план-фактные отклонения, от которых зависят ФМП ЦФО. Таким образом, такой тип строки как, «Журнал проводок» может использоваться и в колонке «Факт», и в колонке «План».

    Для настройки запроса к журналу проводок нужно выбрать тип запроса, колонку из журнала проводок, счет из плана счетов, аналитики, а также установить ограничения по аналитикам при необходимости. Обязательными действиями являются: выбор типа запроса, колонки из журнала проводок и счета. Аналитики можно не выбирать, и ограничения не устанавливать.

    Четыре типа запроса к журналу проводок в ПК ИНТЕГРАЛМожно построить 4 типа запроса к журналу проводок: оборот по дебету, оборот по кредиту, сальдо конечное по дебету и сальдо конечное по кредиту.

    Этих видов запросов, как правило, достаточно для того, чтобы сформировать все необходимые фактические статьи управленческой отчетности.

    Настройка запроса сальдового типа в ПК ИНТЕГРАЛЕсли выбирается запрос сальдового типа, то появляется галочка «Сальдо >0». Если данная галочка установлена, то в отчет будут выводиться только ненулевые строки и ее элементы. Если галочка не установлена, то в отчете будут, в том числе, и отрицательные числа.

    Сальдо по некоторым счетам в принципе не могут быть отрицательными. Например, сальдо по дебету счета 62.1 «Расчеты с покупателями» или дебетовые сальдо по всем денежным счетам всегда должны быть больше либо равны нулю. При настройке сальдо по таким счетам можно быть уверенным в том, что числа в отчете будут всегда неотрицательные (если появятся отрицательные числа, значит, были допущены ошибке при вводе данных в базу).

    А могут быть такие счета, сальдо (дебетовое и кредитовое) по которым могут быть отрицательными. Например, сальдо по кредиту (или по дебету) счета 70 «Расчеты с персоналом» может быть как положительным, так и отрицательным в зависимости от того, кто кому должен: компания сотруднику или сотрудник компании. Поэтому, чтобы не выводить отрицательные числа в отчет, и предусмотрена такая опция, как «Сальдо > 0».

    Выбор колонок из журнала проводок в ПК ИНТЕГРАЛПри настройке запроса можно выбрать 2 колонки из журнала проводок: сумма и количество. Очевидно, что первая нужна для построения отчетов в стоимостных, а вторая – в натуральных показателях. Кроме того, можно выбрать и третий вариант – количество проводок. Это может понадобиться, например, для того, чтобы рассчитать количество операций по отгрузке продукции за отчетный период.

    После выбора счета из плана счетов, высвечиваются все аналитики, которые могут быть у данного счета. Но при настройке запроса можно использовать от одной до трех аналитик. То есть, по аналогии со строками ввода, строка типа «Журнал проводок» может формироваться на основе трех справочников, двух справочников, одного справочника или вообще без справочников. Так же как и в случае со строками ввода, для аналитик могут назначаться ограничения. При этом ограничения могут быть установлены на все аналитики счета.

    При формировании отчета в КУБе по настроенному запросу аналитики выводятся в той последовательности, в которой они расположены в форме для настройки запроса (см. Рис. 3). При необходимости можно поменять последовательность аналитик при настройке запроса. Для этого достаточно переместить мышкой каждую аналитику на нужное место. На самом деле все это можно делать и в самом КУБе уже после построения отчета. В КУБе аналитики (справочники) тоже можно менять местами.

    При настройке строк типа «Журнал проводок» можно конструировать запросы к определенному счету с учетом дополнительных условий (см. Рис. 3). Одно из условий может накладываться на следующие колонки журнала проводок: цена, количество, сумма. Это может понадобиться, например, если при построении запроса нужно учесть все записи, в которых цена была выше или меньше или равна определенному значению (ограничения можно ставить и на объем, и на сумму, которые записаны в операциях в журнале проводок).

    Кроме того, при построении запроса можно устанавливать условие на корреспондирующий счет (см. Рис. 3). То есть запрос может формироваться по какому-то определенному счету только при условии, если корреспондирующим счетом является выбранный счет в поле «Счет 2». Причем у второго счета также могут быть выбраны определенные аналитики, в которых тоже могут быть установлены ограничения.

    Данное условие может быть и противоположным, когда нужно учитывать все записи, в которых среди корреспондирующих счетов нет выбранного. Это может понадобиться, например, при настройке отчета о движении денежных средств. Ведь при расчете выплат или поступлений не должны учитываться финансовые потоки между расчетными счетами и кассами компании. Поэтому при настройке запроса к расчетному счету не должны учитываться поступления/выплаты на счет «Касса», и наоборот.

    Установка ограничений при настроке запросов к журналу проводок в ПК ИНТЕГРАЛКак и в случае со строками ввода, при настройке запросов к журналу проводок можно устанавливать ограничения у аналитик.

    При этом есть одна особенность.

    В отличие от строк ввода, в журнале проводок могут быть записи с определенными счетами, но с незаполненными аналитиками.

    Если такие записи не нужно учитывать при построении запроса, то в ограничениях необходимо убрать элемент <…>.

    Строка типа «Норматив»

    Нормативы, так же как и строки ввода, в основном используются для построения плановой модели. По сути, эти типы строк очень похожи. Основным отличием является то, что нормативы назначаются на конкретную дату, а строки ввода привязываются к выбранному периоду. Если какой-то норматив введен, например, с 01.01.2008, то это значит, что он будет действовать на любую дату и в любом периоде после 01.01.2008.

    Таким образом, можно сказать, что нормативы – это более-менее постоянные строки ввода. Например, значения объемов продаж могут изменяться в каждом периоде планирования, а, например, нормативы остатков продукции могут сохраняться на протяжении многих периодов планирования. Поэтому их можно ввести один раз и в будущем, возможно, корректировать, но не вводить каждый раз при составлении бюджетов на новый период планирования. Хотя у компании могут быть такие нормативы, значения которых могут пересматриваться достаточно часто.

    В ПК "ИНТЕГРАЛ" можно создавать неограниченное количество нормативов. Одни и те же нормативы могут использоваться в разных моделях и бюджетах компании. Значения нормативов могут меняться в каждом периоде. При настройке строки бюджета, построенной на основе норматива, конкретный норматив выбирается из списка всех нормативов, настроенных в модели на текущий момент времени (см. Рис. 4).

    Рис. 4. Пример присвоения строке типа «Норматив»

    Пример присвоения строке типа Норматив в ПК ИНТЕГРАЛ

    Для создания и редактирования нормативов в основном меню программы нужно выбрать пункт «Нормативы». После этого откроется OLAP-КУБ, с помощью которого можно создавать новые нормативы или редактировать уже имеющиеся.

    Значения нормативов также можно вводить непосредственно в OLAP-КУБе.


    Для того чтобы создать новый норматив, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на окошке со списком нормативов и выбрать пункт «Добавить». После этого появится форма для настройки норматива, аналогичная той, которая используется при создании строки ввода (см. Рис. 5).

    Рис. 5. Пример создания норматива

    Пример создания норматива в ПК ИНТЕГРАЛ

    Теперь нужно ввести имя норматива и выбрать необходимые справочники. Норматив, так же как и строка ввода и строка типа «Журнал проводок», может создаваться на основе трех справочников, двух справочников, одного справочника или вообще без справочников.

    После нажатия кнопки «Записать» будет создан пустой норматив, который теперь можно заполнить определенными значениями. Значения норматива могут быть разными в каждом временном отрезке выбранного периода планирования. Сразу после создания норматива автоматически появляется только одна колонка «Начало» (см. Рис. 5).

    Заполненные значения норматива в этой колонке распространяются на все периоды планирования до тех пор, пока, начиная с какого-то момента времени, не будут введены и не начнут действовать новые значения нормативов.

    Для заполнения значений норматива, которые должны использоваться, начиная с определенного момента времени, нужно нажать кнопку «Добавить дату». Появиться небольшая форма для выбора даты, начиная с которой будут действовать новые значения норматива.

    После выбора даты и нажатия кнопки «Записать» появиться новая колонка, в которую можно вводить новые значения нормативов. Точнее говоря, в эту новую колонку копируются значения нормативов из предыдущей колонки. Это сделано для удобства пользователей. Ведь начиная с новой даты, могут измениться не все значения нормативов. Поэтому достаточно изменить определенные значения некоторых элементов норматива, а оставшиеся без изменений заново вбивать не нужно.

    Итак, можно создавать неограниченное количество колонок со значениями нормативов, вступающими в силу, начиная с определенной даты. Естественно, чаще всего могут пересматриваться такие нормативы, как цены (см. Рис. 6). Хотя цены на продукцию или на материалы могут быть не нормативами, а строками ввода. Такое решение принимает каждая компания самостоятельно при создании новой бюджетной модели.

    Рис. 6. Пример норматива «Цена продукции»

    Пример нормативаЦена продукции в ПК ИНТЕГРАЛ

    Часть 4. Создание строки типа "Формула". Преобразования над строками бюджетов

    В этой части курса будет подробно рассмотрена технология создания строки типа "Формула". Кроме того будут рассмотрены различные возможности по преобразованию строк бюджета.

    Строки типа «Формула» используются для того, чтобы строить зависимости между различными строками бюджетов. Следует отметить, что создавать автоматизированную финансовую модель бюджетирования и управленческого учета будет гораздо легче тем компаниям, которые уже имеют опыт финансового моделирования в электронных таблицах.

    Если у компании уже есть работающая модель в электронных таблицах, то ее настройка в информационной системе является чисто технической задачей, т.к. методические вопросы уже проработаны.

    Для того чтобы присвоить строке тип «Формула», нужно нажать правую кнопку мыши, наведя ее на строку бюджета. Затем нужно выбрать пункт «Формула» (см. Рис. 1).

    Рис. 1. Пример присвоения строке типа «Формула»

    Пример присвоения строке типа Формула в ПК ИНТЕГРАЛ

    Теперь вновь созданную формулу можно настраивать. Это можно делать сразу же после присвоения строке типа «Формула» в появившемся окне конструктора формул. В этом конструкторе можно настроить конкретную формулу, по которой будет рассчитываться данная строка бюджета. Все созданные настройки сохраняются после закрытия конструктора формул.

    В дальнейшем формулу можно изменять. Для этого нужно нажать правую кнопку мыши, наведя ее на строку бюджета типа «Формула». После чего выбрать пункт «Формула» в появившемся контекстном меню.

    Для того чтобы настроить формулу в конструкторе формул, нужно нажать правую кнопку мыши и выбрать из появившегося меню пункт «Добавить строку бюджета» (см. Рис. 2). В формулу можно добавлять строки, выбирая их из имеющихся в модели бюджетов.

    Рис. 2. Выбор строк бюджетов при настройке формулы

    Выбор строк бюджетов при настройке формулы в ПК ИНТЕГРАЛ

    Данную операцию можно выполнять столько раз, сколько потребуется. То есть в формуле может использоваться несколько строк из различных бюджетов. Над этими строками можно выполнять основные математические операции.

    Пример настройки выручки от реализации в конструкторе формул в ПК ИНТЕГРАЛТаким образом, в каждой строке-формуле можно настраивать выполнение определенной последовательности основных математических операций.

    Эта простая формула позволяет рассчитать выручку от реализации как произведение объемов продаж на цену.

    Для создания сложных формул можно создавать папки (см. Рис. 3), чтобы определять последовательность расчетов. То есть конструктор формул позволяет создавать иерархические формулы с определением последовательности расчетов.



    Рис. 3. Пример создания папок в конструкторе формул

    Пример создания папок в конструкторе формул в ПК ИНТЕГРАЛ

    Сначала считаются те строки бюджетов, которые находятся в папках самого нижнего уровня, потом расчеты переходят на следующий уровень, и так далее до самого верхнего уровня. При создании папки можно сразу задавать знак, который будет определять, что нужно делать со строками бюджетов, входящими в эту папку. Знак папки при необходимости можно изменить, нажав правую кнопку мыши на папке и выбрав пункт «Изменить знак папки».

    Поскольку от порядка расположения строк бюджета в конструкторе формул зависит результирующая размерность формулы (правила работы со строками бюджетов рассматривались в первой части данного курса), есть возможность менять порядок строк. Порядок строк можно менять в каждой папке, в том числе в папке самого верхнего уровня. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на той папке, в которой нужно поменять порядок строк и выбрать пункт «Изменить порядок». После этого появится окно со списком строк бюджета, находящихся в выбранной папке (на верхнем уровне иерархии в данной папке). Чтобы поменять их местами, можно нажимать клавишу вверх/вниз при нажатой клавише Ctrl или мышкой нажимать соответствующие кнопки в открывшемся окне для изменения порядка строк.

    В конструкторе формул, помимо добавлений строк бюджета, предусмотрена возможность добавления чисел. Это может быть удобным, например, в том случае, когда у какой-либо папки нужно поменять знак. Для создания числа нужно нажать правую кнопку мыши на папке и выбрать пункт «Добавить число», после чего ввести значение числа (см. Рис. 4). Кроме того, данной функцией можно воспользоваться в тех случаях, когда строки бюджетов нужно умножить на какое-то фиксированное число (например, для того чтобы рассчитать определенный процент).

    Рис. 4. Пример добавления числа в конструкторе формул

    Пример добавления числа в конструкторе формул в ПК ИНТЕГРАЛ

    При использовании чисел в конструкторе формул нужно помнить одну особенность, связанную с размерностью строк бюджета. Если в конструкторе формул используются число, и оно стоит первым в выражении, то размерность результата определяется второй строкой, поскольку у числа нет размерности. Если в начале выражения есть два числа, то сначала преобразования осуществляются над числами, а потом уже со строками. Опять-таки, результирующая размерность определяется первой в выражении строкой, имеющей размерность.

    При создании и настройке формул необходимо помнить об одном очень важном параметре, который имеет каждая формула. У всех формул есть определенный уровень. Номера уровней определяют порядок расчета формул при построении бюджетов. Ведь информационная система должна знать, какие формулы рассчитывать первыми, какие – вторыми, и т.д.


    В ПК "ИНТЕГРАЛ" есть возможность создавать и использовать формулы 99 уровней.



    В сложных бюджетных моделях может быть очень много формул, поэтому нужно как-то систематизировать расчетный процесс. Кроме того, уровни формул введены для того, чтобы исключить возможность создания циклических ссылок при настройке методики формирования бюджетов.

    Итак, уровни формул задают последовательность расчета строк бюджетов. Сначала вычисляются формулы первого уровня. Они могут использовать только строки ввода, нормативы и строки, сформированные на основе журнала проводок (эти типы строк были рассмотрены в предыдущей части курса).

    Формулы второго уровня могут дополнительно использовать формулы первого уровня и т.д. Это нужно для того, чтобы избежать такой проблемы, как зацикливание, когда строки бюджетов ссылаются сами на себя.

    С такой проблемой можно столкнуться при создании модели в электронных таблицах. Циклические ссылки могут быть достаточно хорошо «запрятаны» в сложных финансовых моделях, поэтому отыскать их очень трудно. Поскольку в ПК "ИНТЕГРАЛ" уровни формул четко разделяются, то такой проблемы возникать не будет.

    Конечно же, при разработке бюджетной модели с нуля сразу сложно понять, какой уровень нужно присвоить каждой формуле. Поэтому после создания формулы уровень сразу определять не нужно. После настройки формулы с помощью конструктора уровень формулы будет определен автоматически. Он будет указан рядом с названием строки (см. Рис. 5).

    В данном примере формуле присвоен первый уровень, т.к. в ней используются только строка ввода («Объем продаж») и норматив («Цены на продукцию»). Таким образом, программа после закрытия конструктора формул присваивает формуле минимально возможный уровень.

    Рис. 5. Пример автоматического присвоения уровня формулы

    Пример автоматического присвоения уровня формулы в ПК ИНТЕГРАЛ

    Есть возможность в ходе работы изменять уровни формул прямо в конструкторе формул при условии, что это не нарушит общей логики модели. То есть программа не позволит, например, повысить уровень у формулы третьего уровня, если она используется в формуле четвертого уровня.

    Или, наоборот, нельзя будет у нее понизить уровень, если эта строка бюджета использует формулы второго уровня. Такой четкий контроль позволит избежать зацикленности.

    Изменение уровня формулы в ПК ИНТЕГРАЛДля того чтобы изменить уровень формулы (если необходимые для этого условия выполнены), нужно открыть конструктор формул и нажать на стрелку «вверх/вниз», а затем закрыть конструктор формул. То есть новый уровень будет присвоен формуле только после закрытия конструктора формул.

    При этом в конструкторе сразу указывается максимально и минимально возможный уровень формулы. Эти граничные значения определяются бюджетной моделью. Помимо такой возможности изменения уровня формул, в ПК "ИНТЕГРАЛ" можно повышать уровень сразу у всех формул определенного уровня.

    Например, если нажать правую кнопку мыши на любой формуле первого уровня и выбрать пункт «Уровень формул», а затем – «Увеличить», то все формулы первого уровня станут формулами второго уровня (см. Рис. 6). При этом все формулы следующих уровней также будут сдвинуты на один уровень вверх.

    Естественно, при этом формулы самого верхнего уровне после такого сдвига не должны иметь уровень превышающий 99. В противном случае такой сдвиг не будет выполнен и программа выдаст соответствующее предупреждение.

    Рис. 6. Пример изменения увеличения уровня у всех формул первого уровня

    Пример изменения увеличения уровня у всех формул первого уровня в ПК ИНТЕГРАЛ

    Следует отметить, что аналогичный контроль уровней формул осуществляется и при настройке формул в конструкторе. То есть при добавлении новой строки бюджета в конструкторе формул можно выбирать любые строки ввода, нормативы и запросы к журналу проводок. А при выборе формул выполняется проверка уровней.

    Если настраиваемая формула пока не используется ни в какой другой формуле, то в таком случае можно будет выбрать любую строку из бюджетной модели, даже строку 99 уровня. Если же настраиваемая формула уже используется в другой формуле, то уровень этой формулы не должен превышать уровень той формулы, в которой она используется.

    Поэтому выбирать можно будет только те формулы, уровни у которых не превышают допустимый. Если при настройке формулы будет выбрана строка с максимально допустимым уровнем, то в конструкторе формул будет полностью скопирована формула этой выбранной строки.

    Преобразования над строками бюджетов

    При настройке формул может возникнуть необходимость осуществления некоторых преобразований над статьями бюджетов.

    В ПК "ИНТЕГРАЛ" предусмотрены следующие преобразования (см. Рис. 7):
  • «сдвиги» значений строк влево и вправо;
  • расчет строки бюджета нарастающим итогом;
  • обмен справочников у строки бюджета;
  • удаление размерности у строки бюджета;
  • задание условий для расчета строки бюджета.

    Рис. 7. Настройка преобразований над строками бюджета

    Настройка преобразований над строками бюджета в ПК ИНТЕГРАЛ

    «Сдвиги» значений строк влево и вправо

    В некоторых случаях при настройке формулы может понадобиться «сдвинуть» значения строки бюджета влево или вправо на одну или две временные колонки. Например, объем производства продукции в i-м периоде может рассчитываться по формуле:

    Объем производстваi = объем продажi + запасы на конецi - запасы на началоi

    Запасы продукции на конец i-го периода могут рассчитываться по формуле:

    запасы на конецi = объем продажi+1 × норматив запасаi

    поскольку запасы на начало i-го периода равняются запасам на конец i-1-го периода, то они могут быть рассчитаны по формуле:

    запасы на началоi = запасы на конецi-1 = объем продажi × норматив запасаi-1

    Таким образом, получается, что объем производства может быть рассчитан по формуле:

    Объем производстваi = объем продажi + объем продажi+1 × норматив запасаi - объем продажi × норматив запасаi-1

    Для настройки такой формулы должна быть возможность делать «сдвиги» значений строк бюджета вправо и влево. Пример настройки такой формулы представлен на рисунке 8.

    Рис. 8. Пример настройки формулы для строки «Объем производства»

    Пример настройки формулы для строки Объем производства в ПК ИНТЕГРАЛ

    Очевидно, что при настройке «сдвигов» значений строк нужно как-то определиться с расчетом граничных значений строк бюджетов. В рассмотренном примере нужно зафиксировать, каким образом рассчитать объем продаж при расчете объема производства в последнем отрезке выбранного временного периода.

    Ведь для расчета по данной формуле потребуется знать объем продаж в первом отрезке следующего временного периода. Например, если бюджет составляется на год с помесячной разбивкой, то для расчета объема производства в декабре по данной формуле нужно будет знать объем продаж в январе следующего года.

    В программе данную настройку можно сделать двумя способами (см. Рис. 9):
  • интерполяция;
  • установить процент изменений.

    Рис. 9. Пример выбора вариантов при настройке «сдвигов» у строк бюджета

     Пример выбора вариантов при настройке сдвигов у строк бюджета в ПК ИНТЕГРАЛ

    Если выбрать пункт «Интерполяция», то программа самостоятельно интерполирует соответствующую строку бюджета на основе предыдущих значений. Если выбрать пункт «Процент», то нужно будет установить величину процента изменений по отношению к предыдущему/последующему значению строки бюджета.

    Если выбрать 0%, то значение будет равно предыдущему/последующему. В рассмотренном примере с объемом производства это означает, что при расчете объема производства в декабре запасы готовой продукции на конец декабря будут равняться рассчитанным запасам готовой продукции на конец ноября. Хотя эти запасы могли быть увеличены/уменьшены на какой-то процент, определяемый экспертно.

    Расчет строки бюджета нарастающим итогом

    В некоторых случаях при настройках формулы может понадобится получать значения некоторых строк бюджета нарастающим итогом с начала периода планирования.

    На рисунке 10 представлен пример использования данной возможности для расчета остатка денежных средств на конец периода. В этом примере остаток денежных средств на конец каждого отрезка периода планирования рассчитывается как поступления денежных средств (нарастающим итогом) минус выплаты денежных средств (нарастающим итогом).

    Рис. 10. Пример настройки преобразования «Нарастающий итог»

    Пример настройки преобразования Нарастающий итог в ПК ИНТЕГРАЛ

    Обмен справочников у строки бюджета

    Если при настройке формулы используется строка бюджета, состоящая из двух или трех справочников, то в некоторых случаях требуется поменять местами справочники у этой строки бюджета. Например, расходы на материалы могут рассчитываться путем умножения технологической матрицы (определяет удельный расход материалов на производство единицы продукции) на объем производства.

    При этом если у строки бюджета «Технологическая матрица» первый справочник «Продукты», а второй – «Материалы», то итоговая строка также будет иметь два справочника «Продукты» и «Материалы» (причем первым справочником будет «Продукты»). При этом если в бюджете удобнее смотреть объемы материалов сначала в разрезе материалов, а потом в разрезе продуктов, то можно использовать преобразование «Обмен справочников».

    На самом деле справочники можно менять местами после построения отчета в OLAP-КУБе, но при этом такие изменения будут распространяться на все строки бюджета. То есть, если поменять местами первый справочник со вторым, то все строки отчета будут сначала «раскрываться» по второму справочнику, а затем по первому. Более подробно об этом написано в пятой части этого курса.

    Для того чтобы осуществить преобразование «Обмен справочников», нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на строке бюджета и выбрать пункт «Размерность» (см. Рис. 11). Поскольку строки бюджетов могут строиться максимум на трех справочниках, возможно три варианта обмена справочников: первый со вторым, первый с третьим и второй с третьим (см. Рис. 11).

    Рис. 11. Пример настройки преобразования «Обмен справочников»

    Пример настройки преобразования Обмен справочников в ПК ИНТЕГРАЛ

    Удаление размерности у строки бюджета

    В некоторых случаях при настройке формулы может потребоваться удаление одной, двух или трех размерностей строки бюджета. Например, если нужно сложить две строки бюджета, одна из которых имеет только один справочник, а вторая – два или три. При этом в результате нужно получить строку, имеющую только один справочник.

    На рисунке 12 приведен пример расчета прямых затрат на производство продукции. В данном примере складываются две строки: материальные затраты и трудовые затраты. Строка «Материальные затраты» имеет два справочника: «Продукты» и «Материалы». Строка «Трудовые затраты» имеет только один справочник («Продукты»). В результате нужно получить строку с одним справочником («Продукты»). Поэтому у строки «Материальные затраты» удаляется второй справочник – «Материалы» (см. Рис. 12).

    Рис. 12. Пример удаления размерности строки бюджета в конструкторе формул

    Пример удаления размерности строки бюджета в конструкторе формул в ПК ИНТЕГРАЛ

    На самом деле в данном примере можно было бы обойтись и без этой функции. Достаточно было просто в конструкторе формул поменять местами строки бюджетов. Тогда бы в соответствии с правилами расчетов (см. Табл. 1 в первой части курса) у строки «Материальные затраты» вторая размерность («Материалы») «свернулась», и сложение двух строк произошло по продуктовой аналитике.

    Пример удаления всех трех размерностей у строки бюджета в ПК ИНТЕГРАЛТем не менее данная функция в ПК "ИНТЕГРАЛ" имеется потому, что в некоторых случаях без нее обойтись сложно. Например, при расчете прибыли из выручки могут вычитаться различные расходы. При этом справочники всех этих строк могут быть различными. Поэтому, чтобы вычисления были сделаны корректно, у строки «Выручка» сначала нужно будет убрать все размерности, а потом уже вычитать из нее соответствующие статьи расходов.

    Поскольку все типы строк могут иметь от одного до трех справочников, возникает несколько вариантов удаления размерности (см. Рис. 12). У строки может удаляться только одна из трех возможных размерностей.

    Также может возникнуть необходимость удалить две из трех возможных размерностей. Понятно, что при этом может быть три возможных варианта: удалить первую и вторую, удалить первую и третью, удалить вторую и третью (см. Рис. 12).

    И наконец, может возникнуть необходимость удалить все три размерности сразу. Кстати, этот вариант можно выбирать всегда, когда нужно полностью обезразмерить строку бюджета в конструкторе формул, вне зависимости от того, сколько справочников есть у этой строки.

    Задание условий для расчета строки бюджета

    По каждой строке бюджета или папке в конструкторе формул могут быть определены условия. Для этого нужно нажать правую кнопку мыши на строке или папке и выбрать пункт «Условие» (см. Рис. 13). Условия определяются последовательным заполнением появляющихся окошек.

    Рис. 13. Пример задания условий для расчета строки бюджета

    Пример задания условий для расчета строки бюджета в ПК ИНТЕГРАЛ

    Сначала нужно задать значение, с которым будут сравниваться значения строки бюджета, для которой определяются условия. Затем определить значение коэффициента, на который будут умножаться значения строки в случае, если они больше сравниваемой величины.

    После этого определить значение коэффициента, на который будут умножаться значения строки в случае, если они совпадают со сравниваемой величиной. И, наконец, определить значение коэффициента, на который будут умножаться значения строки в случае, если они меньше сравниваемой величины.

    На рисунке 13 приведет пример настройки условий для расчета налога на прибыль. В данном случае умножается строка «Прибыль» (с условиями) на строку «Прибыль» (без условий). Условия определяются следующим образом.

    Если прибыль (до уплаты налога на прибыль) больше нуля, то коэффициент равняется 0.24 (24% налог на прибыль), если равна нулю или меньше нуля, то коэффициент равняется нулю. Это значит, что если прибыль за соответствующий период больше нуля, то начисляется налог на прибыль в размере 24%. Если меньше или равна нулю, то налог на прибыль не начисляется.

    Примечания:
  • если над строкой бюджета в конструкторе формул нужно осуществить два преобразования, то для этого необходимо поместить строку в отдельную папку, а затем одно преобразование осуществить над строкой бюджета, а другое – над папкой, в которой находится строка. Если нужно сделать три преобразования, то для этого понадобиться две папки (одна внутри другой), если четыре – то три папки и т.д.;
  • для того чтобы отменить любое преобразование над строкой бюджета или папкой в конструкторе формул, нужно выбрать пункт «Отмена» (см. Рис. 14);
  • при настройке методики формирования плановых и фактических значений необходимо следить за тем, чтобы типы строк по плану и по факту совпадали. То есть необходимо обеспечить соответствие размерности плановой и фактической строки бюджета. Если такого соответствия не будет, то при построении бюджетов данный факт можно будет легко установить, поскольку структура плановой и фактической строк бюджетов не будут совпадать. После обнаружения такого несоответствия можно будет перенастроить методику формирования плановых и/или фактических значений строк бюджетов.

    Рис. 14. Пример отмены преобразования над строкой в конструкторе формул

    Пример отмены преобразования над строкой в конструкторе формул в ПК ИНТЕГРАЛ


    Часть 5. Просмотр/расчет и редактирование бюджетов. Просмотр плановых/фактических отчетов

    В этой части курса будут подробно рассмотрены все функции, связанные с непосредственным вводом плановых данных, формированием и просмотром плановых, фактических и план-фактных управленческих отчетов в OLAP-КУБе.

    Фактические данные об исполнении бюджетов непосредственно в OLAP-КУБ не вводятся. Они вводятся в общую базу с помощью модулю «Управленческий учет» или импортируются из 1С. В OLAP-КУБ фактические данные попадают с помощью запросов (тип строки "Журнал проводок" - об этом уже шла речь в третьей частей курса).

    Ввод и редактирование данных в бюджетах

    Данные, которые необходимо вводить, чтобы построить бюджеты (план, факт и план-фактные отклонения), можно разбить на две группы:
  • плановые данные;
  • фактические данные.

    Что касается фактических данных, то, как уже было сказано выше, они либо вводятся с помощью модуля «Управленческий учет», либо импортируются из 1С.

    Ввод плановых данных – это, по сути, заполнение строк ввода и нормативов, т.к. строки типа «Журнал проводок» рассчитываются с помощью запросов к журналу проводок (см. третью часть курса), а строки типа «Формула» рассчитываются по настроенным формулам (см. четвертую часть курса). На самом деле и некоторые фактические данные при необходимости могут вводиться вручную. Для этого в колонке «Факт» просто нужно будет создать строки ввода.

    О том как вводятся нормативы, уже было сказано в третьей части данного курса, поэтому далее речь пойдет о том, как вводятся строки ввода. В ПК "ИНТЕГРАЛ" предусмотрены две возможности для заполнения строк ввода: ввод данных в таблицу и ввод данных в OLAP-КУБ.

    Ввод данных в таблицу

    Режим ввода данных в таблицу в ПК ИНТЕГРАЛДля того чтобы вводить данные (заполнять строки ввода) в таблицу, нужно выбрать соответствующую строку ввода. По умолчанию активирована закладка «Таблица», поэтому сразу можно переходить к вводу данных.

    Только необходимо помнить о размерности строки ввода. Если размерность равна нулю (нет справочников) или строка является одноразмерной (один справочник), то на экране сразу же будут высвечены строки для ввода (см. Рис. 1).

    При этом не нужно забывать, что для ввода данных сначала нужно активировать режим редактирования, то есть нажать кнопку «Редактирование» (см. Рис. 1).

    Рис. 1. Пример ввода данных в одномерную строку ввода (в режиме «Таблица»)

    Пример ввода данных в одномерную строку ввода (в режиме Таблица) в ПК ИНТЕГРАЛ

    При вводе данных в таблицу предусмотрена возможность быстрого заполнения данных. Для этого нужно нажать правую кнопку мыши, наведя ее на определенную строку, и выбрать пункт «Занести данные» (см. Рис. 2).

    Рис. 2. Пример быстрого заполнения данных в строке ввода

    Пример быстрого заполнения данных в строке ввода в ПК ИНТЕГРАЛ

    Понятно, что использовать такую возможность можно только в том случае, когда планируется какой-то линейный рост показателей или их неизменность (шаг равен 0). Хотя такое заполнение данных также можно использовать при настройке и отладке бюджетной модели, когда нужно убедиться, что все правильно считается. В таком случае лучше применять круглые числа, чтобы было проще проверять. После отладки модели в нее уже можно вводить реальные данные.

    Пример выполнения функции Присвоение числа в ПК ИНТЕГРАЛДля быстрого заполнения строк ввода можно воспользоваться еще одной возможностью.

    Если нажать правую кнопку мыши на строке ввода и выбрать пункт «Присвоить число», то появится форма, в которую можно ввести число.

    Это число будет занесено во все элементы справочников во всех периодах выбранной строки бюджета.

    На самом деле, выбрав пункт «Присвоить число», можно не только записывать введенное число.

    С помощью данной опции можно прибавить, отнять, умножить или разделить записанные в строке бюджета числа на введенное число.

    Естественно, что данную операцию можно выполнять несколько раз.

    Если в режиме «Таблица» выбрать двух или трехмерную строку ввода, то на экране сразу не появится таблица для ввода данных. Для того чтобы ввести данные в строки такой размерности, нужно последовательно перебрать все справочники.

    Например, для того чтобы заполнить трехмерную строку ввода «Объем продаж», которая построена на трех справочниках («Продукты», «Филиалы», «Каналы сбыта»), необходимо выполнить следующие действия. Сначала нужно выбрать эту строку, то есть нажать левую кнопку мыши на данной строке. Затем внизу слева нажать кнопку «Справочник (2-я размерность)». После чего будут высвечены элементы второго справочника (см. Рис. 3). Затем нужно выбрать элемент второго справочника и нажать кнопку «Справочник (3-я размерность)». И только после этого появятся элементы третьего справочника (см. Рис. 3).

    Рис. 3. Пример последовательного выбора справочников при заполнении трехмерной строки ввода

    Пример последовательного выбора справочников при заполнении трехмерной строки ввода в ПК ИНТЕГРАЛ

    Теперь уже можно вводить данные (см. Рис. 4). Данные, представленные на рисунке 4, являются объемами продаж первого филиала по розничному каналу сбыта. После заполнения данных по розничному каналу сбыта тоже самое нужно проделать по оставшимся элементам справочника «Каналы сбыты». А затем нужно выбрать следующий элемент справочника «Филиалы» и полностью повторить всю процедуру. После этого процедуру заполнения строки ввода «Объем продаж» можно считать завершенной.

    Рис. 4. Пример заполнения трехмерной строки ввода в режиме «Таблица»

    Пример заполнения трехмерной строки ввода в режиме Таблица в ПК ИНТЕГРАЛ

    Таким образом, в данном примере нужно последовательно заполнить объемы продаж в разрезе каждого продукта по каждому филиалу и каналу сбыта. При этом все эти три справочника могут быть иерархическими, то есть содержать не только элементы, но и папки. В рассматриваемом примере иерархическими справочниками являются «Продукты» и «Каналы сбыта».

    Если пользователь считает заполнение многомерных строк ввода в таблице неудобным, то их можно заполнять в OLAP-КУБе. Основным удобством заполнения данных в OLAP-КУБе является возможность видеть сразу все данные. То есть в отличие от табличного режима заполнения данных, в OLAP-КУБе можно полностью «развернуть» строку ввода по всем ее справочникам с учетом иерархии. Правда, если элементов в справочниках очень много, то все «клеточки», которые необходимо заполнить, скорее всего на один экран не поместятся.

    Примечание.
    Следует обратить внимание на то, что при выборе любого из возможных периодов бюджетирования (по годам, по кварталам, по месяцам, на заданный период, месяц по дням) обязательно при вводе данных будет высвечиваться первая колонка «Начало».
    При выводе данных (формировании отчетов в OLAP-КУБе) эта первая колонка высвечивается только в том случае, если она заполнена в строках ввода или если в бюджете есть строка типа «Журнал проводок» с запросом типа «Сальдо». Как раз колонка «Начало» и предусмотрена на случай создания отчетов, в которых есть строки с начальными остатками (денежные средства, материалы, продукция, задолженности и т.д.).
    Конечно же, когда заполняются данные в строке ввода с оборотным (за период), а не сальдовым (на момент времени) показателем, то колонку «Начало» заполнять не нужно. Поэтому, если используется функция «Занести данные» для оборотного показателя, то следует помнить о том, что нужно будет удалить значение в колонке «Начало». Кстати, при вводе начальной суммы ее нужно подбирать таким образом, чтобы с учетом выбранного шага в первой колонке получилось нужное число.

    Ввод данных в OLAP-КУБ

    Вводить данные (заполнять строки ввода) в OLAP-КУБ можно и в основной форме программы и прямо в бюджете, сформированном в OLAP-КУБе. Причем есть два варианта открытия КУБа.

    Вариант первый - нужно просто поменять закладку «Таблица» на закладку КУБ (см. Рис. 5).

    Рис. 5. Пример заполнения трехмерной строки ввода в режиме «КУБ»

    Пример заполнения трехмерной строки ввода в режиме КУБ в ПК ИНТЕГРАЛ

    Следует обратить внимание на одну особенность ввода данных в КУБ. В отличие от табличного режима, при вводе данных в КУБ нельзя сделать отмену. То есть при вводе данных в таблицу можно нажать кнопку «Esc», и данные останутся прежними (или нулевыми, если они еще не вводились).


    При вводе в КУБ прежние данные стираются сразу же после ввода хотя бы одной цифры. Поэтому при вводе данных в КУБ нужно быть очень внимательным, чтобы случайно не внести искажения в бюджеты.



    Вариант второй - сначала нужно открыть OLAP-КУБ, то есть нажать кнопку «Расчет» или «Просмотр».

    При открытии в OLAP-КУБе отчета он сначала выводится в максимально «свернутом» виде как «по горизонтали», так и «по вертикали» (см. Рис. 6). Причем изначально строки отчета высвечиваются по горизонтали, а даты – по вертикали. Но их свободно можно менять местами, перетаскивая мышкой. КУБ мгновенно перестроится. После перестройки отчет опять будет представлен в максимально сжатом виде.

    Рис. 6. Пример построения отчета в OLAP-КУБе

    Пример построения отчета в OLAP-КУБе в ПК ИНТЕГРАЛ

    Поскольку отчет в OLAP-КУБе вначале открывается в максимально сжатом виде, нужно помнить об одной особенности КУБа. Он суммирует все значения строк отчетов как по горизонтали, так и по вертикали. А это значит, что если среди строк есть сальдовые показатели, то в максимально свернутом виде их нельзя принимать во внимание. Например, такой сальдовый показатель, как остатки готовой продукции, будет суммирован по всем периодам. То есть сальдовые показатели можно анализировать только после раскрытия отчета по временной шкале.

    То же замечание относится и к тем строкам отчета, которые имеют смысл только при максимальном раскрытии по горизонтали. Например, среди строк отчета может быть «Цена продукции». Причем эта строка может строиться на основе одной или нескольких аналитик. Естественно, в максимально «свернутом» виде значение такого показателя не имеет смысла, т.к. оно будет равно сумме всех цен, детализированных по определенным аналитикам (продуктам, каналам сбыта и т.д.).


    Таким образом, при просмотре отчета обязательно нужно учитывать содержательный смысл каждой строки отчета. То есть прежде чем анализировать конкретные значения, они должны быть соответствующим образом «раскрыты» (представлены) в отчете.



    В рассматриваемом примере у отчета три строки (см. Рис. 6). Причем каждая строка строится на основе трех справочников, поэтому слева от отчета под кнопкой «Строки» расположено три кнопки со справочниками. Названия справочников специально не выводятся, т.к. у каждой строки может быть свой набор максимум из трех справочников. Правда, в рассматриваемом примере у всех строк одинаковые три справочника («Продукты», «Филиалы» и «Каналы сбыта»).

    По умолчанию у каждой строки отчета отображаются значки, символизирующие их тип (см. Рис. 6). В данном примере строка «Объем продаж» имеет тип «Строка ввода», строка «Цена продукции» – тип «Норматив», а строка «Выручка от реализации» – тип «Формула» (в данном примере формула первого уровня). Можно сделать так, чтобы значки не выводились на экран. О том как это сделать будет рассказано в следующей части курса.

    В правом верхнем углу экрана высвечивается информация о количестве строк в так называемом журнале фактов, на основе которого заполняются данные в КУБе. Если провести аналогию с Excel, то это кол-во клеточек в отчете.

    Вверху посередине указывается, какие колонки выводятся в отчет (см. Рис. 6). Здесь перечислены все созданные колонки. Во второй части данного курса уже упоминалось о том, что при создании новой модели по умолчанию создаются две колонки ("План" и "Факт"), но при необходимости их количество можно увеличить.

    Если отметить галочками нужные колонки и нажать кнопку «Просмотр» (при установленной галочке «Расчет»), то в отчете появятся выбранные колонки.

    В верхней части экрана расположен индикатор расчетного процесса. Эта полоска постепенно заполняется при формирования отчета. Нужно отметить, что в сложных отчетах (например, в фактическом балансе) данная полоска может заполняться несколько раз. Этот индикатор используется просто для того, чтобы пользователь видел, что производится расчет, а не подумал, что программа зависла.

    Для того чтобы «развернуть» отчет как по горизонтали, так и по вертикали, нужно нажимать соответствующие «плюсики». Причем есть два типа «плюсиков».

    этот тип «плюсика» используется для того, чтобы раскрыть в отчете новый справочник, то есть показать его элементы (см. Рис. 7).

    этот тип «плюсика» используется для того, чтобы раскрыть элементы справочника, содержащиеся в папке (см. Рис. 7).

    Рис. 7. Пример «раскрытия» отчета в OLAP-КУБе

    Пример раскрытия отчета в OLAP-КУБе в ПК ИНТЕГРАЛ

    Как уже отмечалось, справочники могут быть иерархическими, то есть с папками. Поэтому при «раскрытии» отчета нужно внимательно следить за тем, на какие «плюсики» следует нажимать. Нужно сначала «раскрывать» папки, а затем справочники.

    Кнопка «Записать» нужна для сохранения вычисленных данных. Значения строк ввода и нормативов сохраняются автоматически после ввода, а все остальные типы строк нужно сохранять, если в этом есть необходимость.

    Различные режима вывода отчетов в ПК ИНТЕГРАЛВ разделе меню «Расчет» можно выводить отчеты в разных режимах: просмотр, просмотр и ввод, ввод. В режиме «Просмотр» можно только просматривать уже рассчитанные отчеты.

    В режиме «Просмотр и ввод» можно вводить данные, то есть заполнять строки ввода. При этом в отчете выводятся все строки. В режиме «Ввод» выводятся только строки ввода. Таким образом, для того чтобы вводить данные в строки ввода в OLAP-КУБе, нужно после открытия отчета выбрать либо пункт «Просмотр и ввод», либо «Ввод» в меню «Расчет». Ввод осуществляется так же, как и в основной форме программы в режиме «КУБ» (см. Рис. 5).

    Примечания:
  • вводить данные в режиме «Просмотр и ввод» можно только в том случае, когда в выбранной колонке модели нет строк типа «Журнал проводок». Если это условие не выполняется, тогда данные можно вводить только в режиме «Ввод». Данное ограничение связано с оптимизацией работы OLAP-КУБа. При создании строк типа «Журнал проводок» может появляться большое количество пустых элементов, что значительно замедляет работу КУБа. Поэтому программа удаляет все такие пустые элементы, а значит, их нельзя выводить в КУБ. Таким образом, для устранения технических проблем нужно было ввести описанное выше ограничение.
  • вне зависимости от режима ввода данных («Просмотр и ввод» или «Ввод») вводить данные прямо в отчете можно только в том случае, если в модели нет настроенного регламента бюджетирования, который выбран текущим. То есть, если есть текущий регламент бюджетирования, то данные в КУБ можно вводить только в режиме «КУБ» в основной форме программы. Более подробно создание и настройка регламента бюджетирования рассматривается в восьмой части данного курса.

    Просмотр плановых/фактических отчетов

    Для просмотра и редактирования бюджетов нужно выбрать пункт «Бюджеты» в основном меню программы. Либо можно нажать кнопку «Расчет» или «Просмотр», которые расположены рядом со списком моделей.

    При этом для просмотра и редактирования бюджетов будут использоваться возможности многомерного иерархического OLAP-КУБа. Нужно обратить внимание на то, что в OLAP-КУБе можно просматривать только плановые данные, только фактические, плановые и фактические, а также и план-фактные отклонения.

    Вначале КУБ всегда открывается только с какой-то одной колонкой (план, факт или какой-то другой), которая активирована в основной форме программы в момент открытия КУБа (нажатия кнопки «Расчет» или «Просмотр»). Затем уже можно настроить, какие еще колонки нужно вывести в КУБе.

    Если бюджет открывается с помощью кнопки «Просмотр», а не «Расчет», то все строки будут выведены в OLAP-КУБ только в том случае, если этот бюджет ранее был рассчитан и сохранен. Рассчитанные бюджеты можно сохранять в OLAP-КУБе, нажав кнопку «Запись». Если бюджет не был сохранен, то в OLAP-КУБе можно будет увидеть только строки ввода с введенными ранее или пустыми значениями.

    Если бюджет открывается с помощью кнопки «Расчет», то вне зависимости от того, был ли сохранен ранее данный бюджет или нет, осуществляется перерасчет бюджета в соответствии с настройками строк бюджетов. Естественно, что при этом открытие OLAP-КУБа в режиме «Расчет» занимает больше времени, чем в режиме «Просмотр». Если отчет несложный, то разница почти не заметна.


    ПК "ИНТЕГРАЛ" позволяет формировать отчеты, строки которых могут строиться максимум на трех справочниках. Это значит, что, например, бюджет продаж может быть построен с использованием одной аналитики (см. Рис. 8).

    Рис. 8. Пример бюджета продаж, построенного на основе одной аналитики: «Продукты»

    Пример бюджета продаж, построенного в ПК ИНТЕГРАЛ на основе одной аналитики: Продукты

    Этот же бюджет может быть построен на основе двух аналитик (см. Рис. 9).

    Рис. 9. Пример бюджета продаж, построенного на основе двух аналитик: «Продукты» и «Филиалы»

    Пример бюджета продаж, построенного в ПК ИНТЕГРАЛ на основе двух аналитик: Продукты и Филиалы

    Тот же бюджет продаж можно сформировать и на основе трех аналитик (см. Рис. 10).

    Рис. 10. Пример бюджета продаж, построенного на основе трех аналитик: «Продукты», «Филиалы» и «Каналы сбыта»

    Пример бюджета продаж, построенного в ПК ИНТЕГРАЛ на основе трех аналитик: Продукты, Филиалы и Каналы сбыта

    Нужно обратить внимание на то, что отчет, построенный в КУБе, может иметь несколько различных вариантов визуализации. Причем чем больше аналитик используется, тем больше таких вариантов. На рисунке 10 объем продаж и выручка от реализации сначала детализируются по продуктам, затем по филиалам и в конце по каналам сбыта.

    Тот же самый бюджет продаж можно «развернуть» сначала по продуктам, затем по каналам сбыта, а потом по филиалам (см. Рис. 11).

    Рис. 11. Пример бюджета продаж, построенного на основе трех аналитик: «Продукты», «Филиалы» и «Каналы сбыта»

    Пример бюджета продаж, построенного в ПК ИНТЕГРАЛ на основе трех аналитик: Продукты, Филиалы и Каналы сбыта

    Этот же самый бюджет продаж можно «развернуть» сначала по филиалам, затем по продуктам, а потом по каналам сбыта (см. Рис. 12).

    Рис. 12. Пример бюджета продаж, построенного на основе трех аналитик: «Продукты», «Филиалы» и «Каналы сбыта»

    Пример бюджета продаж, построенного в ПК ИНТЕГРАЛ на основе трех аналитик: Продукты, Филиалы и Каналы сбыта

    Таким образом, отчет, построенный в КУБе, можно «крутить» различным образом, получая несколько вариантов представления одних и тех же данных. Для этого достаточно мышкой менять местами соответствующие аналитики (справочники). При этом отчет будет мгновенно перестраиваться. В этом и заключается одно из преимуществ использования OLAP-технологии.

    Нужно подождать один раз пока сформируется отчет, а затем его можно мгновенно перестраивать различными способами. На самом деле можно менять местами не только справочники, но и другие измерения КУБа (строки и дату). То есть строки отчета и дата не обязательно могут располагаться по горизонтали и вертикали, соответственно. Для КУБа начальное месторасположение измерений не имеет никакого значения, т.к. они все равноправны. Более подробно об этом написано в следующей части данного курса.

    Следует еще раз обратить внимание на то, что каждая строка отчета, построенного в КУБе, может иметь до трех аналитик. Причем эти аналитики могут быть разными у всех строк отчета. В рассмотренных примерах бюджета продаж обе строки имели по три аналитики, и эти аналитики были одинаковыми (см., например, Рис. 12). На рисунке 13 представлен пример отчета, строки которого имеют разные аналитики. Это позволяет в одном отчете «разворачивать» строки по разным аналитикам.

    Рис. 13. Пример отчета, построенного на основе различных аналитик

    Пример отчета, построенного в ПК ИНТЕГРАЛ на основе различных аналитик

    Просмотр план-фактных отчетов

    Для того чтобы построить план-фактный отчет, сначала нужно установить соответствующие отметки (галочки) в поле с колонками (см. Рис. 14) рядом с планом или фактом в зависимости от того, какой отчет был сначала построен (плановый или фактический). После этого нужно сформировать отчет (нажать кнопку «Просмотр» при установленной галочке «Расчет»).

    Рис. 14. Пример вывода плана и факта

    Пример вывода плана и факта в ПК ИНТЕГРАЛ

    Нужно еще раз обратить внимание на одну важную деталь. Чтобы план-фактный отчет сформировался правильно, он должен быть правильно настроен. Речь идет о том, что размерность каждой строки в плане и факте должны совпадать, в противном случае может получиться нечто непонятное. Типы строк в плане и факте могут отличаться. Например, строка «Выручка от реализации» в плане может иметь тип «Формула», а в факте – «Журнал проводок».

    Это вполне нормально и обоснованно. Главное, чтобы они имели одну и ту же размерность, то есть строились на основе одних и тех же справочников, причем последовательность справочников тоже должна быть одинаковой. Кстати, построение отчета в режиме «план-факт» можно использовать для проверки правильности настроек. Если структура отчета получается корректной, значит настройки правильные.

    Чтобы настроить формат план-фактного отчета, необходимо нажать кнопку «Настройки показателей», отмеченную на рисунке 14.

    После нажатия этой кнопки появится форма для настройки формата выводимого отчета (см. Рис. 15). По умолчанию в отчете можно выводить колонки «План», «Факт», «Факт-План», «План-Факт», «Факт/План» в процентах и «План/Факт» в процентах. При желании можно создать новый показатель и настроить формулу его вычисления.

    Рис. 15. Настройка формата выводимого отчета

    Настройка формата выводимого отчета в ПК ИНТЕГРАЛ

    После нажатия кнопки «Да» будет построен отчет в соответствии с выбранными показателями (см. Рис. 16).

    Рис. 16. Пример построения план-фактного отчета

    Пример построения план-фактного отчета в ПК ИНТЕГРАЛ

    Примечание. Следует отметить, что рассчитанные таким образом план-фактные отклонения не могут использоваться в формулах при настройке бюджетной модели. Для того чтобы использовать план-фактные отклонения в формулах, например, для расчета ФМП ЦФО (фонда материального поощрения центра финансовой ответственности), можно применить такие настройки, которые были описаны в третьей части данного курса при рассмотрении строки типа «Журнал проводок».

    Более подробно о ФМП ЦФО можно прочитать в Книге 4 "Финансовая структура компании" (Серия книг "100% практического бюджетирования").


    Часть 6. Сервисные функции OLAP-КУБа

    Помимо непосредственного расчета отчетов, в OLAP-КУБе существует большое количество сервисных функций, которые позволяют осуществлять различные преобразования над построенным отчетом. В этой части курса будут подробно рассмотрены все эти сервисные функции.

    Нужно обратить внимание на то, что большинство настроек, которые можно сделать с помощью различных сервисных функций, сохраняются до закрытия отчета либо до его перерасчета. Причем перерасчет отчета в КУБе может произойти по разным причинам.

    Пользователь может нажать кнопку «Просмотр» при установленной галочке «Расчет». Либо пользователь может изменить некоторые настройки КУБа, которые автоматически приводят к перерасчету отчета.

    Управление измерениями OLAP-КУБа

    В многомерном иерархическом OLAP-КУБе есть несколько измерений: тип строки, дата, строки, справочник 1, справочник 2 и справочник 3 (см. Рис. 1). Естественно, в отчет выводится столько кнопок со справочниками, сколько есть в строке бюджета, содержащей максимальное количество справочников. Если ни в одной строке бюджета нет ни одного справочника, то в отчете не будет ни одной кнопки со справочниками.

    Рис. 1. Измерения OLAP-КУБа

    Измерения OLAP-КУБа в ПК ИНТЕГРАЛ

    Изначально OLAP-КУБ строится по всем измерениям. По умолчанию при первоначальном построении отчета измерения расположены именно в тех областях, как показано на рисунке 1. То есть такое измерение, как «Дата», располагается в области вертикальных измерений (измерения в области столбцов), измерения «Строки», «Справочник 1», «Справочник 2» и «Справочник 3» – в области горизонтальных измерений (измерения в области строк), а измерение «Тип строки» – в области «нераскрываемых» измерений (измерения в страничной области). Если измерение находится в последней области, то данные в отчете не будут «раскрываться» по этому измерению.

    Каждое из этих измерений можно поместить в любую из трех областей. После переноса измерений отчет мгновенно перестраивается в соответствии с новой конфигурацией измерений. Например, можно поменять местами дату и строки со справочниками. Или можно в вертикальную область измерений перенести один из справочников (см. Рис. 2). Иными словами, отчет в OLAP-КУБе можно «крутить» и выбирать тот вариант вывода отчета, который является наиболее удобным для пользователя.

    Рис. 2. Пример перестройки отчета после изменения конфигурации измерений

    Пример перестройки отчета после изменения конфигурации измерений в ПК ИНТЕГРАЛ

    Вызов редактора карты измерений в ПК ИНТЕГРАЛКонфигурацию измерений можно менять либо в основной форме КУБа, либо в редакторе карты изменений (см. Рис. 3). В этом редакторе также можно мышкой перетаскивать измерения из одной области в другую.

    Помимо этого, можно менять местами измерения в одной области.

    Кроме того, в этой же форме можно настраивать некоторые параметры измерений.

    По каждому измерению можно настраивать расположение итогов, порядок сортировки элементов и названия элементов (см. Рис. 3). Также можно задавать, какое название элементов выводить в отчет: сокращенное (Name) или полное (FullName).

    Рис. 3. Редактор карты измерений

    Редактор карты измерений в ПК ИНТЕГРАЛ

    Редактировать параметры измерений можно непосредственно в каждом из них (см. Рис. 4). Для этого нужно нажать на пиктограмму, расположенную на кнопке рядом с названием измерения. С помощью этого редактора можно выбирать элементы, которые нужно показывать в отчете.

    Рис. 4. Пример редактирования справочника 1

    Пример редактирования справочника 1 в ПК ИНТЕГРАЛ

    По умолчанию в отчет выводятся все элементы, но при необходимости часть элементов или папок можно не показывать. Например, если нужно выводить в отчет только одну продуктовую группу, то у всех остальных необходимо убрать галочки в редакторе измерений. После чего в отчете будет только одна продуктовая группа (см. Рис. 5).

    Рис. 5. Пример вывода в отчете только одной продуктовой группы (папки)

    Пример вывода в отчете только одной продуктовой группы (папки) в ПК ИНТЕГРАЛ

    Также в этом редакторе можно сортировать элементы. Кроме того, элементы можно перегруппировывать различными способами. После такой перегруппировки отчет мгновенно перестраивается.

    В редакторе измерения можно оперативно создавать свои группы, перетаскивать туда элементы из справочников и т.д. По умолчанию автоматически создается только группа «Прочие», но можно создавать и другие группы. Таким образом, с помощью редактора измерений можно настраивать, какие элементы справочников и в каком порядке нужно выводить в отчет.

    Следует отметить, что все такие перегруппировки не записываются. То есть после закрытия отчета или после его перерасчета в отчет будут выводиться все справочники в соответствии с настроенной методикой.

    На самом деле все такие изменения можно было сделать изначально при настройке строк. Например, с помощью ограничений также можно задавать, какие элементы или группы справочников нужно выводить в отчет, а какие – нет.

    Если пользователю практически регулярно нужно выводить в отчет только определенные элементы или папки справочников, то подобные настройки лучше заранее сделать при создании строк отчетов. Если же для пользователя важны различные комбинации элементов справочников в отчетах, тогда при настройке методики никакие ограничения ставить не нужно. Все такие ограничения можно будет оперативно настраивать с помощью редактора измерения.

    Сохранение состояния КУБа

    При работе с отчетом, построенным в КУБе, иногда возникает необходимость просмотра данного отчета в различных вариантах его представления. Для того чтобы была возможность быстрого перехода от одного состояния отчета к другому, можно воспользоваться функцией «Сохранение состояния КУБа».

    Для того чтобы сохранить состояние КУБа, нужно нажать пиктограмму «Сохранение и восстановление состояния КУБа», после чего нажать на кнопку «Сохранить текущее состояние КУБа» (см. Рис. 6). После сохранения всех нужных состояний отчета их можно выбирать из списка.

    Рис. 6. Пример сохранения состояния OLAP-КУБа

    Пример сохранения состояния OLAP-КУБа в ПК ИНТЕГРАЛ

    Если в отчете используется много аналитик, то возможно большое количество вариантов вывода этого отчета. Например, бюджет продаж, составляемый по трем аналитикам («Продукты», «Филиалы», «Каналы сбыта»), может быть интересен в том виде, в котором он представлен на рисунке 7. В данном варианте отчета раскрыта выручка от реализации Продукта 1.1 с детализацией по первому филиалу и по каналам сбыта.

    Рис. 7. Пример вывода отчета в одном из сохраненных состояний OLAP-КУБа (Состояние 1)

    Пример вывода в ПК ИНТЕГРАЛ отчета в одном из сохраненных состояний OLAP-КУБа (Состояние 1)

    Этот же отчет может быть представлен и в другом варианте (см. Рис. 8). Теперь выручка по филиалам представлена по продуктовым группам с детализацией первой группы.

    Рис. 8. Пример вывода отчета в одном из сохраненных состояний OLAP-КУБа (Состояние 2)

    Пример вывода в ПК ИНТЕГРАЛ отчета в одном из сохраненных состояний OLAP-КУБа (Состояние 2)

    Тот же самый отчет может быть представлен и в иной форме (см. Рис. 9). В данном примере представлена выручка по филиалам в разрезе каналов сбыта.

    Рис. 9. Пример вывода отчета в одном из сохраненных состояний OLAP-КУБа (Состояние 3)

    Пример вывода в ПК ИНТЕГРАЛ отчета в одном из сохраненных состояний OLAP-КУБа (Состояние 3)

    Понятно, что существует большое количество различных вариантов вывода данного отчета. Все эти варианты могут быть сохранены для того, чтобы можно было быстро переключаться между ними. Только нужно помнить, что все эти различные варианты сохраняются только на время работы с отчетом. После его закрытия или перерасчета все сохраненные варианты состояния отчета стираются.

    Управление строками и столбцами

    Осуществлять различные преобразования над отчетами (в том числе менять их форматы) можно и в редакторах измерений, и в контекстном меню, которое вызывается по нажатию правой кнопки мыши прямо на строках/столбцах построенного отчета.

    Если нажать правую кнопку мыши на «квадратиках» с надписью «Дата», «Тип строки», «Строки», «Справочник 1» и т.д., то при этом появляется контекстное меню, представленное на рисунке 10. Иными словами появляется контекстное меню соответствующего измерения OLAP-КУБа (меню появляется только у тех измерений, которые «раскрываются» в КУБе).

    Рис. 10. Контекстное меню измерений OLAP-КУБа

    Контекстное меню измерений OLAP-КУБа в ПК ИНТЕГРАЛ

    То есть такое контекстное меню может появиться у всех измерений, находящихся в активной зоне, то есть расположенных либо в области вертикальных измерений (измерения в области столбцов), либо в области горизонтальных измерений (измерения в области строк) (см. Рис. 1). Ведь если измерения расположены в этих двух областях, то они непосредственно могут раскрываться в отчете.

    По умолчанию установлены такие настройки, что при постепенном «раскрытии» отчета в OLAP-КУБе суммарные (итоговые) значения не видны. Для того чтобы их можно было видеть, достаточно выбрать пункт «Отобразить итоги первыми» или «Отобразить итоги в конце» контекстного меню (см. Рис. 10).

    Например, если у раскрытого справочника в его контекстном меню указать «Отобразить итоги первыми», то появятся итоговые строки и по группам (папкам), и по элементам внутри групп (см. Рис. 11).

    Рис. 11. Пример отображения итогов

    Пример отображения итогов в ПК ИНТЕГРАЛ

    Изначально при построении отчета элементы во всех измерениях высвечиваются так, как они записаны в базе данных. То есть по умолчанию выбран пункт «Отсортировать как в БД» (см. Рис. 10). При необходимости элементы можно отсортировать в алфавитном или обратном порядке.

    Как уже отмечалось, любой отчет открывается в OLAP-КУБе в максимально «свернутом» виде. «Раскрывать» отчет можно постепенно, нажимая на «плюсики» либо воспользоваться опцией «Раскрыть все узлы».

    При использовании данной функции полностью раскрываются все элементы измерения, в контекстном меню которого выбран пункт «Раскрыть все узлы». Например, если выбрать данную опцию в таком измерении, как «Строки», то все строки будут полностью раскрыты вплоть до элементов верхнего уровня первого справочника (см. Рис. 12).

    Рис. 12. Пример раскрытия всех узлов в строках бюджета

    Пример раскрытия в ПК ИНТЕГРАЛ всех узлов в строках бюджета

    И наконец, последний пункт данного меню – «Показать все члены» (см. Рис. 10) – может использоваться для того, чтобы вывести на экран все элементы соответствующего измерения (если у некоторых элементов были убраны соответствующие галочки в редакторе измерений).

    Контекстное меню OLAP-КУБа в ПК ИНТЕГРАЛПомимо только что рассмотренного контекстного меню, есть еще одно контекстное меню, которое появляется при нажатии правой кнопки мыши уже на самих элементах (или папках) измерений.

    Такая опция, как «Раскрыть узел» «разворачивает» уже не всю размерность, как в случае с опцией «Раскрыть все узлы», а только какой-то один выбранный элемент (или папку) измерения.

    Опция «Переместить в группу» позволяет переместить элемент в одну из групп. По умолчанию есть только одна группа «Прочие» (см. Рис. 4). Помимо этой группы, можно создавать и другие.

    После перемещения выбранного элемента в какую-то группу вернуть его обратно можно как раз с помощью редактора измерений (см. Рис. 4). Для этого нужно просто переместить мышкой этот элемент из группы в поле членов измерений, расположенное в левой части формы редактора измерения.

    Следующая опция («Сгруппировать все члены ниже выбранного») перемещает в выбранную группу уже не один элемент, а все элементы, расположенные ниже выбранного. Опять-таки, для того чтобы вернуть их обратно, можно воспользоваться редактором измерений.

    Следующие три опции («Скрыть все члены ниже выбранного», «Скрыть все члены, кроме выбранного» и «Скрыть выбранный член») выполняют соответствующие функции, смысл которых очевиден из их названий. Последняя опция («Показать все члены») выводит на экран все элементы, если до этого применялась одна из трех вышеупомянутых функций.

    Экспорт отчетов в Excel

    Все отчеты при необходимости можно экспортировать в Excel. Для этого в меню «Экспорт» нужно выбрать пункт «Excel файл» или «Excel программа». Если выбрать пункт «Excel файл», то сначала нужно будет указать файл, в который нужно выгрузить отчет. Если выбрать «Excel программа», то отчет сразу выгружает в Excel.

    Функция экспорта в Excel может применяться, например, для того, чтобы проверять правильность расчетов в настраиваемой модели. При разработке бюджетной модели нужно помнить, что при настройке формул важно не только правильно подобрать нужные операции, но и следить за размерностью строк (см. Табл. 1 из первой части курса). Сама формула может быть правильной, но из-за несовпадения размерности результат может получаться неверный. Если формула достаточно сложная, то сразу это можно не отследить.

    Поэтому при создании новой модели лучше на всякий случай проверять ее в Excel. После такой проверки уже нет особой необходимости экспортировать отчеты в Excel, т.к. их гораздо удобнее просматривать в OLAP-КУБе. Хотя если кто-то из пользователей управленческой отчетности по каким-либо причинам не имеет доступа к информационной системе, то отчеты ему могут пересылаться в формате Excel.

    Перед тем как экспортировать отчет в Excel, нужно изменить формат чисел. По умолчанию установлен формат, который выделяет тысячные. Так удобнее воспринимать данные. Но при экспорте Excel воспринимает такие числа, как символы, поэтому над ними нельзя производить вычисления и, соответственно, нельзя будет проверить правильность расчетов (или нужно будет вручную удалить все пробелы).

    Выбор режима настройки показателей в ПК ИНТЕГРАЛПоэтому перед экспортом нужно просто выбрать другой формат числа в форме, которая появляется после нажатия кнопки «Настройки показателей» (см. Рис. 13).

    После экспорта Excel можно снова установить формат с выделением тысячных.


    Рис. 13. Изменение формата чисел

    Изменение формата чисел в ПК ИНТЕГРАЛ

    Форматирование таблиц с отчетами

    В меню OLAP-КУБа есть пункт «Стиль». При выборе данного пункта появляется форма, представленная на рисунке 14. С ее помощью можно настраивать цвета строк различного типа, а также шрифты, которые будут использоваться при выводе отчетов в OLAP-КУБе. Также можно выбирать стиль таблиц (Flat или XP).

    Рис. 14. Форма для настройки таблиц с отчетами

    Форма для настройки таблиц с отчетами в ПК ИНТЕГРАЛ

    Следующие три галочки («Кнопка Карты измерений», «Кнопка Показателей» и «Кнопка Запомнить состояние куба») позволяют либо убрать эти кнопки с экрана, либо, наоборот, сделать их доступными. По умолчанию все эти галочки установлены.

    В этой форме можно задать размеры кнопок «Дата», «Тип строки», «Строки», «Справочник 1» и т.д. Это можно сделать, изменяя высоту и ширину панели размерности.

    Если поставить галочку «Перенос строк», то при сужении колонок со строками и справочниками названия будут переноситься (см. Рис. 15). То есть они будут выводиться не в одну строчку, а в несколько, чтобы уместиться в отведенном месте.

    Рис. 15. Пример переноса строк в отчете

    Пример переноса в ПК ИНТЕГРАЛ строк в отчете

    По умолчанию в отчеты выводятся только ненулевые строки и ненулевые элементы справочников, то есть те, которые в заданном периоде имеют ненулевые значения. Если нужно выводить в отчет все строки (в том числе и нулевые), то нужно поставить галочку «Показывать 0 строки» (см. Рис. 14).

    Изначально при построении любого отчета (кроме тех, у которых в качестве периода выбран вариант «На заданный период») колонка «Дата» имеет иерархическую структуру. Например, если в качестве периода бюджетирования выбран год с помесячной разбивкой, то колонка «Дата» вначале «свернута». Естественно можно нажать соответствующий «плюсик» и «развернуть» дату. Либо можно поставить галочку «Не показывать иерархию дат» (см. Рис. 14).

    Если в параметрах вывода выбрать пункт «Не показывать иерархию у справочников» (см. Рис. 14), то по аналогии с пунктом «Не показывать иерархию дат» в отчете будут выводиться только конечные элементы справочников без иерархии. Это может понадобиться, например, в том случае, когда строка отчета строится на основе иерархического справочника и при этом установлено ограничение.

    Например, если справочник «Продукты» имеет многоуровневую иерархическую структуру, а в строке отчета нужно вывести только данные по какой-то продуктовой группе (папке). Причем эта группа может являться подгруппой, которая в свою очередь тоже является подгруппой папки более высокого уровня. Чтобы всю эту иерархию не выводить в отчет, можно воспользоваться такой возможностью и убрать иерархию у элементов справочника.

    Такая сложная иерархия у справочника «Продукты» может быть связана с тем, что компания занимается несколькими направлениями деятельности, или в рамках одного направления выделяются несколько групп, которые делятся на подгруппы и т.д. На самом деле такая же сложная иерархия может быть и у других справочников, что также может быть вполне обоснованно с точки зрения логики построения модели.

    При первоначальном открытии отчета в КУБе у каждой строки появляется значок, в соответствии с типом строки (строка ввода, норматив, журнал проводок, формула). Для того чтобы убрать значки у строк в форме для настройки таблиц с отчетами, нужно поставить галочку «Не показывать значки» (см. Рис. 14).

    Примечание. Если убрать/поставить галочки «Не показывать 0 строки», «Не показывать иерархию дат» и «Не показывать иерархию в справочниках», то отчет в OLAP-КУБе будет полностью перестроен. А это значит, что все настройки в редакторах измерений будут приведены в исходное состояние. И все сохраненные состояния КУБа также будут стерты.

    Построение графиков

    В данном программном продукте используется упрощенный редактор для построения графиков. При необходимости построения сложных графиков это можно сделать в Excel после экспорта отчета.

    С одной стороны, в программе можно работать с многомерными объектами, что позволяет создавать очень детальные аналитические отчеты, а с другой стороны, при построении графиков нужно помнить, что невозможно отображать многомерные объекты на плоскости. Причем эти многомерные объекты могут быть еще и иерархическими.

    Таким образом, основное ограничение при построении диаграмм заключается в том, что можно строить только двухмерные графики, что не совсем удобно при работе, например, с трехмерными или четырехмерными объектами.

    Следует отметить, что перед тем как строить диаграммы по строкам отчетов, нужно обязательно установить галочку «Не показывать иерархию дат» в настройках параметров вывода (см. Рис. 14).

    Итак, перед тем как строить график по строкам бюджетов, нужно вывести только те строки, для которых необходимо построить график. Это можно сделать с помощью редактора измерений, убрав галочки у всех строк, кроме одной. Затем для того чтобы построить диаграмму, нужно просто нажать на закладку «Диаграмма».

    На рисунке 16 приведен пример графика для такой строки бюджета, как «Выручка от реализации». Естественно, можно выбирать несколько различных типов построения диаграмм.

    Рис. 16. Пример построения диаграммы

    Пример построения диаграммы в ПК ИНТЕГРАЛ

    Если нужно построить график выручки от продаж по продуктам, то необходимо в закладке «КУБ» переместить измерение «Строки» в область «не раскрываемых» измерений (измерения в страничной области) (см. Рис. 17).

    Рис. 17. Перемещение измерения «Строки» в область «не раскрываемых» измерений

    Перемещение измерения Строки в область не раскрываемых измерений в ПК ИНТЕГРАЛ

    После этого, нажав закладку «Диаграмма», можно построить график, представленный на рисунке 18.

    Рис. 18. Пример графика, построенного по продуктовым группам

    Пример графика, построенного по продуктовым группам в ПК ИНТЕГРАЛ

    При этом на графике будут представлены только продуктовые группы, потому что на самом верхнем уровне справочника находятся именно папки. Для того чтобы построить график по элементам (в данном примере – по продуктам), нужно убрать иерархию в справочнике.

    Чтобы это сделать, нужно установить галочку «Не показывать иерархию в справочниках» в настройках параметров вывода (см. Рис. 14). Затем при нажатии на закладку «Диаграмма» будет построен график, представленный на рисунке 19.

    Рис. 19. Пример графика, построенного по продуктам

    Пример графика, построенного по продуктам в ПК ИНТЕГРАЛ

    Таким образом, для того чтобы строить графики по элементам первого справочника, нужно измерение «Строки» переместить в область «не раскрываемых» измерений и убрать иерархию у справочника (если она есть). Чтобы построить графики по элементам второго справочника, нужно измерение «Справочник 1» переместить в область «не раскрываемых» измерений и т.д.

    Естественно, что и по вертикали, и по горизонтали может располагаться любое измерение. То есть вовсе не обязательно, чтобы по горизонтали была ось времени. Можно, например, построить такой график, в котором по вертикальной оси будет выручка от реализации по продуктовым группам, а по горизонтальной оси – филиалы (см. Рис. 20).

    Рис. 20. Пример графика «Выручка по продуктовым группам по филиалам»

    Пример графика Выручка по продуктовым группам по филиалам в ПК ИНТЕГРАЛ

    Для того чтобы построить такой график, справочник с продуктами нужно оставить в области горизонтальных измерений (в этом примере Справочник 1), справочник с филиалами переместить в область вертикальных измерений (в этом примере Справочник 2), а справочник с датами – в область «не раскрываемых» измерений (см. Рис. 21).

    Рис. 21. Пример изменения конфигурации измерений

    Пример изменения конфигурации измерений в ПК ИНТЕГРАЛ

    Таким образом, можно строить различные варианты графиков для показателей, используемых в одном и том же отчете. То есть в одном отчете может содержаться столько детальной информации, что она просто не может быть отображена на одной двухмерной картинке.


    Часть 7. Связи в финансовой модели бюджетирования

    В этой части курса будут подробно рассмотрены возможные варианты визуализации финансовой модели бюджетирования и управленческого учета. Финансовая модель бюджетирования и управленческого учета может получится достаточно сложной. Как известно сложные системы легче воспринимаются в виде графических схем.

    Для визуализации настроенных связей между строками бюджетов можно воспользоваться графическими возможностями ПК "ИНТЕГРАЛ". Для этого в основном меню программы нужно выбрать пункт «Ссылки». После этого на экране появляется сто окошек. 99 из них соответствует формулам 99 уровней, а одно – строкам ввода, нормативам и журналам проводок. После нажатия кнопки «Просмотр ссылок» на экране остаются только те окошки, у которых есть хотя бы одна строка бюджета. При этом на экране появляются связи между строками бюджетов (см. Рис. 1).

    Рис. 1. Пример отображения связей между строками бюджетов

    Пример отображения связей между строками бюджетов в ПК ИНТЕГРАЛ

    Таким образом, линии показывают связи между строками бюджетов. Например, если линия соединяет какую-то формулу второго уровня с формулой третьего уровня, то это значит, что в формуле третьего уровня есть ссылка на формулу второго уровня. Естественно, размеры окошек можно менять. Также можно изменять размер шрифта. Для этого нужно просто выбрать меню «Шрифт». С одной стороны, чем крупнее шрифт, тем больше места занимают строки, а с другой стороны – тем четче видны связи.

    В меню «Ссылки» есть два пункта: показать и стереть. После выбора пункта «Показать» на экране появляются связи между строками бюджетов. Для того чтобы убрать с экрана все связи, нужно выбрать пункт «Стереть». Данная функция может понадобиться, например, для того, чтобы изменить размеры окошек со строками бюджетов. Если такие изменения делать при показанных связях, то это может занять много времени, поскольку связи будут сразу же перерисовываться.

    Конечно же, в такой «паутине» (см. Рис. 1) очень трудно разобраться. Она в целом показывает, насколько сложной получилась бюджетная модель. Для более содержательного изучения связей в формулах финансовой модели можно поступить следующим образом: мышкой «сворачивать» большинство окошек с формулами. Тогда можно анализировать каждую формулу в отдельности.

    Например, на рисунке 2 видно, что в такой формуле второго уровня, как «Материальные затраты на производство продукции», из формул нулевого уровня (строк ввода и нормативов) используются норматив «Технологическая матрица» и норматив «Цены на материалы». Кстати, такая визуализация связей поможет понять, есть ли возможность повысить/понизить уровень определенной формулы. О возможности изменения уровня формулы уже шла речь в четвертой части данного курса.

    Рис. 2. Пример отображения ссылок строки бюджета

    Пример отображения ссылок строки бюджета в ПК ИНТЕГРАЛ

    Одной из причин изменения уровня формул может быть усложнение модели. Например, в прежней модели какой-то показатель планировался экспертно и просто заполнялся вручную в строку ввода. А в новой модели этот показатель может уже рассчитываться по какой-то формуле. Это значит, что нужно будет поднять уровень у всех формул, в которых использовался данный показатель.

    Как раз с помощью связей можно отследить все такие строки, у которых нужно повысить уровень формулы. Хотя для экономии времени можно просто повысить уровень формулы у всех формул, начиная с определенного уровня. Такая возможность рассматривалась в четвертой части этого курса.

    В ПК "ИНТЕГРАЛ" предусмотрена возможность просмотра ссылок (связей) и другими способами. Можно просматривать связи не только у модели в целом, но и у каждого бюджета в отдельности.

    Пример вызова в ПК ИНТЕГРАЛ функции Структура ссылок в бюджетеЧтобы это сделать, в окне для настройки методики любого отчета нужно нажать правую кнопку мыши, наведя ее на надпись «Строки бюджета».

    После этого нужно выбрать пункт «Структура ссылок».

    Затем появится окно, в котором в иерархическом виде представлены связи между строками бюджетов (см. Рис. 3).

    Конкретные формулы в данном варианте ссылок не показываются, но можно понять, какие строки бюджетов используются при расчете каждой конкретной строки, имеющей тип «Формула».








    Рис. 3. Пример связей в одном бюджете

    Пример связей в одном бюджете в ПК ИНТЕГРАЛ

    Пример вызова в ПК ИНТЕГРАЛ функции Структура ссылок в строке бюджетаСтруктуру ссылок можно посмотреть не только у бюджета в целом, но и у каждой строки бюджета. Для этого нужно нажать правую кнопку мыши, наведя ее на строку бюджета, и выбрать пункт «Структура ссылок». На рисунке 4 приведен пример структуры ссылок для такой строки, как «Операционная прибыль».

    Такая возможность позволяет анализировать связи, настроенные в каждой формуле, что, помимо визуализации, может быть полезным при отладке бюджетной модели и исправлении ошибок. Это особенно актуально в сложных моделях, в которых очень много связей между строками бюджетов.

    Если при построении таких сложных моделей допустить ошибку, то сразу найти ее очень сложно. Иногда приходится проверять почти все формулы.




    Рис. 4. Пример структуры ссылок для строки «Операционная прибыль»

    Пример структуры ссылок для строки Операционная прибыль в ПК ИНТЕГРАЛ

    При этом если структуру ссылок смотреть по конкретной строке бюджета, а не по бюджету в целом, то у появляющейся формы есть три закладки: «Формула», «Ссылки» и «Граф» (см. Рис. 4).

    Таким образом, строку бюджета можно просмотреть в виде ссылок (см. Рис. 4), в виде формулы (см. Рис. 5) и в виде графа (см. Рис. 6).

    Рис. 5. Пример формулы для строки «Операционная прибыль»

    Пример формулы для строки Операционная прибыль в ПК ИНТЕГРАЛ

    Рис. 6. Пример графа для строки «Операционная прибыль»

    Пример графа для строки Операционная прибыль в ПК ИНТЕГРАЛ

    Программа строит граф, располагая строки бюджета произвольным образом, что может быть не всегда удобным для восприятия. При нажатии кнопки «Перерисовать граф» программа выберет новый вариант расположения квадратиков. Но он опять может оказаться не совсем удобным. Поэтому квадратики можно перемещать. Причем граф можно записывать, чтобы при следующем открытии квадратики располагались не произвольно, а так, как было записано ранее.

    Все эти виды визуализации связей также позволяют быстрее находить ошибки при отладке модели бюджетирования и управленческого учета или при ее изменении.


    Часть 8. Настройка регламента бюджетирования и контроль его исполнения

    Автоматизировать нужно не только методику, но и регламент бюджетирования и управленческого учета. Ведь чем сложнее процесс бюджетирования и управленческого учета, тем сложнее им управлять без соответствующей ИТ-поддержки.

    В этой части электронного курса будет подробно рассмотрена технология автоматизации регламента бюджетирования и управленческого учета.

    Вызов функции Регламент бюджетирования в ПК ИНТЕГРАЛДля того чтобы настроить (или просмотреть) регламент бюджетирования (подробно о регламенте бюджетирования написано в Книге 2 "Регламент системы бюджетирования" (Серия книг "100% практического бюджетирования"), нужно навести курсор мыши на окошко со списком моделей, нажать правую кнопку мыши и выбрать в контекстном меню пункт «Регламент».

    После этого откроется форма для настройки регламента бюджетирования (см. Рис. 1). Если пока еще не создан ни один регламент бюджетирования, то в полях «Регламент» и «Текущий» будет написано «Отсутствует».

    При этом есть два варианта формы для настройки и контроля исполнения регламента бюджетирования (Формат 1 и Формат 2). По сути, они ничем не отличаются. Разница заключается только в интерфейсе.



    Рис. 1. Форма для настройки регламента бюджетирования

    Форма для настройки регламента бюджетирования в ПК ИНТЕГРАЛ

    Создание и настройка регламента бюджетирования

    В ПК "ИНТЕГРАЛ" предусмотрена возможность создания нескольких регламентов бюджетирования. Это нужно, например, для того, чтобы можно было использовать одну модель на разных периодах бюджетирования. Сама финансовая модель (не числа, а модель) может оставаться неизменной в течение нескольких периодов, но регламент должен иметь четкую привязку к конкретным срокам.

    Кроме того, в ходе реализации бюджетов может потребоваться их корректировка, а для этого также нужен отдельный регламент. Поэтому должна быть возможность создания нескольких регламентов бюджетирования в рамках одной модели.

    Если в бюджетной модели есть несколько регламентов, то один из них нужно выбрать действующим (текущим) на настоящий момент времени. Для этого после выбора регламента из списка нужно нажать кнопку «Сделать текущим» (см. Рис. 1).

    Для того чтобы создать новый регламент бюджетирования, нужно нажать на кнопку «Добавить». После этого появится форма для ввода названия регламента (см. Рис. 2).

    Рис. 2. Создание нового регламента бюджетирования

    Создание нового регламента бюджетирования в ПК ИНТЕГРАЛ

    Затем появится форма для настройки регламента бюджетирования (см. Рис. 3). В регламент выводятся только те бюджеты, у которых есть строки ввода и нормативы, т.к. строки типа «Формула» и «Журнал проводок» рассчитываются на основе формул или данных из журнала проводок, соответственно.

    Рис. 3. Пример формы для настройки регламента бюджетирования

    Пример формы для настройки регламента бюджетирования в ПК ИНТЕГРАЛ

    Таким образом, по каждой строке ввода и нормативу нужно заполнить соответствующие поля в регламенте бюджетирования.

    Часть полей заполняются при настройке регламента бюджетирования, а остальные – уже непосредственно в процессе подготовки и согласования бюджетов.

    При настройке регламента бюджетирования нужно заполнить следующие поля:
  • подготовка бюджета:
         - ответственный (пользователь системы, отвечающий за подготовку бюджета);
         - дата подготовки (крайний срок подготовки бюджета);
  • согласование бюджета:
         - ответственный (пользователь системы, отвечающий за согласование бюджета);
         - дата проверки (крайний срок предоставления последних замечаний к проекту бюджета);
         - дата согласования (крайний срок окончательного согласования проекта бюджета);
  • утверждение:
         - ответственный (пользователь системы, отвечающий за окончательное утверждение бюджета).

    Остальные поля заполняются при подготовке, согласовании и утверждении бюджетов. Причем часть из этих полей заполняется автоматически.

    На самом деле, конечно же, при разработке бюджетов может быть несколько различных промежуточных уровней проверки и согласования бюджетов. Конкретная процедура во многом зависит от организационно-функциональной структуры компании.

    В ПК "ИНТЕГРАЛ" принята следующая логика. В качестве ответственного за подготовку бюджета может быть назначен руководитель (или специалист) соответствующей структурной единицы.

    Ответственным за согласование бюджета может быть руководитель (или специалист) финансово-экономической службы, т.к. именно данная структурная единица должна выполнять роль координатора и основного контролера бюджетного процесса в компании. Более подробно о функциях финансово-экономической службы в бюджетном процессе можно прочитать в Книге 5 "Роль финансовой дирекции в бюджетировании" (Серия книг "100% практического бюджетирования").

    Ответственным за утверждение может быть генеральный директор (или финансовый директор, если генеральный директор не является пользователем автоматизированной системы бюджетирования). Даже если в информационной системе ответственным за утверждение является финансовый директор, то все равно окончательное решение по утверждению бюджетов принимает генеральный директор. Более подробно о функциях генерального директора в бюджетном процессе можно прочитать в Книге 6 "Роль генерального директора в бюджетировании" (Серия книг "100% практического бюджетирования").

    Как правило, в любом варианте есть свои плюсы и минусы. Если ответственными назначать тех, кто непосредственно выполняет определенную функцию (составляет или проверяет бюджеты), тогда в качестве ответственных за подготовку и согласование нужно указывать конкретных специалистов. Но при этом получается, что руководители не будут записаны в автоматизированной системе в качестве ответственных (хотя их ответственность за исполнение регламента бюджетирования может быть прописана в Положении о бюджетировании).

    Если ответственными за подготовку и согласование назначать руководителей структурных единиц, то в таком случае, наоборот, специалисты не будут записаны в автоматизированной системе в качестве ответственных. Хотя опять же эта ответственность может быть зафиксирована в Положении о бюджетировании.

    Нужно обратить внимание на то, что если кто-то из сотрудников компании не указан в качестве ответственных в регламенте (в информационной системе), это вовсе не значит, что он не может быть пользователем системы. Например, если в качестве ответственного за подготовку бюджета продаж указан директор по маркетингу и продажам, то вовсе не обязательно, чтобы он сам заполнял этот бюджет.

    Проект бюджета продаж могут готовить специалисты отдела маркетинга. Они могут являться пользователями системы и вносить данные непосредственно в систему. После того как они это сделают, директор по маркетингу и продажам может быть проинформирован обычным способом (устно при личной встрече, по телефону, по электронной почте), а не через регламент программного модуля.

    Если у директора по маркетингу и продажам не будет замечаний, то он как ответственный за подготовку бюджета продаж может сделать соответствующие отметки в регламенте бюджетирования в программном модуле. Если не согласен, то опять же обычным способом он может проинформировать об этом непосредственных исполнителей. Аналогичным образом можно организовать и работу по проверке и согласованию.

    Если ответственным за согласование записан финансовый директор, то это не значит, что сотрудники финансовой службы не могут быть пользователями системы и не иметь доступ к бюджетам, составленным в программном модуле. Они могут проверять эти бюджеты и одним из обычных способов информировать финансового директора о наличии или отсутствии замечаний к проектам бюджетов. Соответственно, необходимые отметки в регламенте информационной системы может делать непосредственно финансовый директор.

    Аналогичным образом можно поступить и со всеми остальными функциональными (и/или бизнес-блоками) компании. То есть, если придерживаться такого подхода, то получается что ответственными за подготовку бюджетов будут топ-менеджеры компании, то есть члены бюджетного комитета. Подробнее о бюджетном комитете можно прочитать в Книге 7 "Бюджетный комитет компании" (Серия книг "100% практического бюджетирования")

    В общем, возможны различные варианты организации автоматизированного контроля исполнения регламента бюджетирования.

    Таким образом, при настройке регламента бюджетирования в поле «Подготовка бюджетов» нужно заполнить две колонки: «Ответственный» и «Дата подготовки». В поле «Согласование бюджетов» нужно заполнить три колонки: «Ответственный», «Дата проверки», «Дата согласования». И, наконец, в поле «Утверждение» нужно заполнить колонку «Ответственный». Логика таких настроек следующая. В начале определяются ответственные и сроки подготовки бюджетов. Затем – ответственные и сроки проверки бюджетов и их согласования, которое должно быть сделано перед окончательным утверждением.

    Форму настройки регламента может заполнять только Администратор базы. Каждый пользователь системы, открыв регламент, будет видеть всех ответственных и сроки подготовки бюджетов. Но при этом он сможет ставить соответствующие галочки о подготовке (согласовании или утверждении) только у тех бюджетов и строк, которые он в соответствии с регламентом должен заполнить, проверить и согласовать.

    На рисунке 4 представлен пример настройки регламента бюджета продаж. В этой модели в бюджете продаж есть строка ввода «Объем продаж» и норматив «Цена продукции». В соответствующих колонках зафиксированы ответственные и сроки подготовки, проверки и согласования данных строк бюджета продаж (см. Рис. 4).

    Рис. 4. Пример настройки регламента бюджета продаж

    Пример настройки регламента бюджета продаж в ПК ИНТЕГРАЛ

    Настройку регламента бюджетирования можно считать законченной, когда будут заполнены все необходимые поля для всех строк ввода и нормативов, используемых в бюджетной модели.

    Контроль исполнения регламента бюджетирования

    В процессе подготовки бюджетов соответствующие участники процесса бюджетирования должны заполнить следующие поля (см. Рис. 3):
  • подготовка бюджета:
         - подготовлен (ответственный за подготовку ставит в этом поле галочку);
         - дата (заполняется автоматически в момент установки галочки);
  • согласование бюджета:
         - согласован (ответственный за проверку и согласование ставит в этом поле галочку);
         - дата (заполняется автоматически в момент установки галочки);
  • утверждение:
         - утверждено (ответственный за утверждение ставит в этом поле галочку).

    Итак, когда пользователь, отвечающий за подготовку бюджета, посчитает, что он свою работу выполнил, он открывает регламент и ставит галочку в поле «Подготовка». Поле «Дата» заполняется автоматически. При этом появится форма, в которую нужно внести название сообщения.

    После этого появится форма для записи сообщения (см. Рис. 5). Сообщение может состоять всего из пары слов. Либо в нем могут быть даны комментарии, поясняющие, почему строка бюджета была спланирована именно так.

    Рис. 5. Пример составления сообщения о подготовке строки бюджета

    Пример составления сообщения о подготовке строки бюджета в ПК ИНТЕГРАЛ

    Теперь, когда регламент откроет пользователь, отвечающий за проверку и согласование данной строки бюджета, то он увидит, что ответственный за подготовку, свою функцию выполнил. Это будет видно потому, что в поле «Подготовка бюджетов» будет стоять галочка и дата подготовки.

    В поле «Тип» будет нарисован красный квадратик, а не зеленая галочка. Кроме того, в поле «Сообщение» будет высвечиваться количество непросмотренных сообщений (см. Рис. 6).

    Рис. 6. Пример информирования ответственного за проверку и согласование о подготовке бюджета

    Пример информирования в ПК ИНТЕГРАЛ ответственного за проверку и согласование о подготовке бюджета

    Ответственный за проверку и согласование бюджета может либо поставить галочку в поле «Согласован», либо, при наличии замечаний, снять галочку в поле «Подготовка».

    В первом случае (если ставится галочка о согласовании) автоматически заполняется поле с датой согласования. И если ответственный за утверждение бюджетов откроет регламент бюджетирования, то он увидит, что соответствующая строка бюджета согласована. Он также может либо поставить галочку в поле «Утверждено», либо снять галочку в поле «Согласовано».

    Во втором варианте (если снимается галочка о подготовке) ответственный за согласование также должен написать сообщение с замечаниями (см. Рис. 7). При этом галочка в поле «Подготовка» снимается, и поле «Дата» также очищается.

    Рис. 7. Пример формирования замечаний к проекту бюджета продаж

    Пример формирования в ПК ИНТЕГРАЛ замечаний к проекту бюджета продаж

    Если ответственный за подготовку бюджета снова откроет регламент бюджетирования, то он увидит, что его проект бюджета не принят, и нужно устранить замечания (см. Рис. 8).

    Рис. 8. Пример информирования ответственного за подготовку о наличии замечаний к бюджету

    Пример информирования в ПК ИНТЕГРАЛ ответственного за подготовку о наличии замечаний к бюджету

    Для того чтобы просмотреть замечание, можно нажать левую кнопку мыши на поле «Просмотр». После чего появится окно с сообщением (см. Рис. 9).

    Рис. 9. Пример просмотра сообщения с замечаниями к бюджету

    Пример просмотра в ПК ИНТЕГРАЛ сообщения с замечаниями к бюджету

    После того как ответственный за подготовку бюджета продаж учтет замечания, он опять ставит галочку в поле «Подготовка» и заполняет форму с комментариями (см. Рис. 10).
    Рис. 10. Пример составления сообщения о корректировке строки бюджета

    Пример составления в ПК ИНТЕГРАЛ сообщения о корректировке строки бюджета

    Если теперь бюджет соответствует всем основным требованиям, то ответственный за проверку и согласование может поставить галочку в поле «Согласован» и написать соответствующие комментарии (см. Рис. 11).

    Рис. 11. Пример составления сообщения о проверке и согласовании бюджета

    Пример составления в ПК ИНТЕГРАЛ сообщения о проверке и согласовании бюджета

    Ответственный за утверждение может либо принять бюджет, либо отклонить. Во втором случае ему следует убрать галочку в поле «Согласован» и написать свои замечания (см. Рис. 12).

    Рис. 12. Пример информирования ответственного за проверку и согласование о наличии замечаний к бюджету

    Пример информирования в ПК ИНТЕГРАЛ ответственного за проверку и согласование о наличии замечаний к бюджету

    То есть ответственный за утверждение может либо поставить галочку в поле «Утверждено», либо снять галочку в поле «Согласован». Снять галочку в поле «Подготовлен» он не может. Данную галочку может снимать ответственный за проверку и согласование бюджета. Так сделано специально, чтобы не нарушить общую логику подготовки, проверки, согласования и утверждение бюджетов.

    Таким образом, после получения замечаний от ответственного за утверждение бюджета ответственный за проверку и согласование снимает галочку в поле «Подготовлен».

    После того как ответственный за подготовку учтет все замечаня, он опять ставит галочку о подготовке. Ответственный за согласование увидит, что галочка поставлена и если замечаний больше не будет, он ставит галочку в поле «Согласован». Ответственный за утверждение также может либо принять бюджет, либо написать замечания.

    Для этого нужно убрать галочку «Согласовано». Соответственно, отвечающий за согласование увидит, что бюджет не принят, и есть определенные замечания. Поэтому он формирует свои замечания к ответственному за подготовку бюджета, и процедура повторяется. Естественно, что вся эта процедура может повторяться не один раз. При этом вся переписка с замечаниями сохраняется.

    Следует обратить внимание на то, что галочку «Утверждено» может ставить и снимать только ответственный за утверждение бюджета. То есть данная галочка нужна только ответственному за утверждение, чтобы ему не нужно было вспоминать, утвердил ли он тот или иной бюджет или нет.

    Если по каким-либо причинам ответственный за утверждение посчитает, что какой-то бюджет нужно переделать, то ему сначала нужно снять галочку в поле «Утверждено», а потом уже снять галочку в поле «Согласовано» и написать замечания.

    В любой момент времени пользователь может просмотреть всю переписку, которая велась по конкретной строке бюджета. Для этого нужно нажать левую кнопку мыши на поле «Переписка». После чего появится окно со всеми сообщениями (см. Рис. 13).

    Рис. 13. Пример просмотра переписки по конкретной статье бюджета

    Пример просмотра в ПК ИНТЕГРАЛ переписки по конкретной статье бюджета

    Такая переписка потом может помочь разобраться в причинах срыва сроков подготовки бюджетов, если такое произойдет.


    Часть 9. Импорт данных из 1С

    При использовании некоторых концепций управленческого учета может потребоваться импорт фактических данных из 1С. Подробнее о концепциях управленческого учета можно прочитать в книге "Постановка и автоматизация управленческого учета".

    Поэтому в этой части электронного курса будет подробно рассмотрена технология импорта фактических данных из 1С в формат OLAP-КУБа для формирования управленческой отчетности и проведения план-фактного анализа исполнения бюджетов.

    Для того чтобы импортировать базу из 1С, сначала нужно запустить программу для импорта фактических данных из 1С – Transfer1CV7.exe для «семерки» или Transfer1CV8.exe для «восьмерки». После этого в поле «Имя базы данных» нужно выбрать RIK1C (см. Рис. 1).
    Рис. 1. Запуск программы для импорта данных из 1С

    Запуск программы для импорта данных из 1С в ПК ИНТЕГРАЛ

    Через некоторое время откроется программа для импорта данных из 1С (см. Рис. 2). Перед импортом нужно установить соединение с базой. Для этого нужно нажать кнопку «Соединение» (см. Рис. 2).
    Рис. 2. Программа для импорта данных из 1С («семерка»)

    Программа для импорта данных из 1С (семерка) в ПК ИНТЕГРАЛ

    Далее в зависимости от того, из какой версии 1С («семерки» или «восьмерки») осуществляется импорт, есть незначительные отличия.

    Импорт данных из «семерки»

    При импорте из «семерки» после нажатия кнопки «Соединение» автоматически запустится программа 1С. Теперь нужно выбрать базу для импорта данных и нажать Ok, после чего появится окно загрузки 1С (см. Рис. 3). После завершения соединения будет написано, что соединение с 1С установлено.

    Рис. 3. Установка соединения с базой 1С («семерка»)

    Установка соединения ПК ИНТЕГРАЛ с базой 1С (семерка)

    Выбор разделов для импорта базы из 1С в ПК ИНТЕГРАЛТеперь уже можно импортировать данные. Для этого можно либо выбрать пункт «Вся база», либо последовательно следующие пункты:
  • Список субконто;
  • План счетов;
  • Справочники;
  • Журнал проводок.

    После импорта данных нужно закрыть программу преобразования данных и запустить программный модуль «Управленческий учет» (integral_bud.exe) или «Бюджетирование» (integral_ma.exe). При этом в поле «Имя базы данных» нужно выбрать RIK1C. Теперь можно строить систему управленческой отчетности с использованием возможностей ПК "ИНТЕГРАЛ" на основе импортированных данных из 1С.

    Импорт данных из «восьмерки»

    Как уже отмечалось, есть незначительные отличия при импорте из «восьмерки». После запуска программы Transfer1CV8.exe также сначала нужно установить соединение с 1С. Для этого рекомендуется выбрать пункт «Соединение COM» при импорте из версии 8.0 и пункт Соединение OLE при импорте из версии 8.1 (см. Рис. 4)

    Рис. 4. Программа для импорта данных из 1С («восьмерка»)

    Программа для импорта данных в ПК ИНТЕГРАЛ из 1С (восьмерка)

    Затем нужно набрать имя пользователя 1С и пароль на ту базу, которую нужно импортировать (см. Рис. 5). Если просто запускать 1С, то выбирается база, а затем запрашивается имя и пароль (вот это имя и пароль и нужно указать). Перед тем как нажать кнопку «Ввод», необходимо указать тип импортируемой базы (локальная или серверная), а также выбрать версию 1С (8.0 или 8.1) (см. Рис. 5).

    Рис. 5. Ввод имени и пароля для базы 1С («восьмерка»)

    Ввод имени и пароля для базы 1С (восьмерка)

    Затем появится окно, в котором нужно выбрать базу для импорта (см. Рис. 6). В «семерке» база автоматически подцепляется, а в «восьмерке» приходится это делать вручную. Обязательно нужно выбрать базу, в которой есть справочники, план счетов и журнал проводок. Если в выбранной базе не будет указанных элементов, то программа выдаст сообщение об ошибке.

    Рис. 6. Выбор базы для импорта из 1С («восьмерка»)

    Выбор базы для импорта из 1С (восьмерка) в ПК ИНТЕГРАЛ

    Через некоторое время (зависит от того, сколько 1С запускает базу) в верхней части экрана будет написано «Соединение с 1С установлено» (см. Рис. 7).

    Рис. 7. Сообщение об установлении связи с 1С

    Сообщение об установлении связи ИНТЕГРАЛ с 1С

    Под надписью «Соединение с 1С установлено» появится окно для выбора плана счетов. Нужно выбрать план счетов, используемый в журнале проводок, который нужно импортировать. Далее можно в разделе «Импорт» выбрать пункт «Вся база».

    После чего будут последовательно выдаваться сообщения:
  • план счетов перенесен (см. Рис. 8);
  • список субконто перенесен (см. Рис. 9);
  • справочники и перечисления перенесены (см. Рис. 10);
  • регистры бухгалтерии перенесены (см. Рис. 11);
  • импорт данных из 1С завершен (см. Рис. 12).

    Время, которое требуется для импорта базы, в основном зависит от ее размеров. При последующих импортах базы все данные переносятся заново с самого начала базы.

    Рис. 8. Импорт плана счетов

    Импорт плана счетов из 1С в ПК ИНТЕГРАЛ

    Рис. 9. Импорт субконто

    Импорт субконто из 1С в ПК ИНТЕГРАЛ

    Рис. 10. Импорт справочников и перечислений

    Импорт справочников и перечислений из 1С в ПК ИНТЕГРАЛ

    Рис. 11. Импорт журнала проводок

    Импорт журнала проводок из 1С в ПК ИНТЕГРАЛ

    После того как импорт данных из 1С будет завершен, в разделе «Просмотр» можно открыть и просмотреть перенесенные справочники, план счетов, а также журнал проводок. Журнал проводок в данной программе представлен в том формате, в котором он выводится при выборе пункта «Журнал проводок – Таблица» в меню «Журнал» модуля «Управленческий учет».

    То есть в программе для импорта данных из 1С можно только просмотреть журнал проводок. Вносить изменения в журнал проводок или строить управленческую отчетность на основе импортированных данных можно в модуле «Управленческий учет» и в модуле «Бюджетирование» соответственно.

    Рис. 12. Импорт данных из 1С завершен

    Импорт данных из 1С в ПК ИНТЕГРАЛ завершен

    Примечание. Нужно обратить внимание на то, что в отличие от «семерки» в «восьмерке» гораздо больше возможностей по настройке и изменению конфигурации базы данных. Поэтому понятие «типовая конфигурация» в «восьмерке» является, так сказать, менее устойчивой категорией, чем в «семерке».

    А это значит, что сделать какой-то типовой импорт из «восьмерки» на много сложнее, чем из «семерки». Из этого следует, что вполне возможно программа для импорта данных из «восьмерки» может потребовать определенной доработки для конкретного клиента.




    Итак, в рамках данного электронного курса были рассмотрены все основные вопросы, связанные с автоматизацией бюджетирования и управленческого учета с использованием ПК "ИНТЕГРАЛ". Для лучшего усвоения материалов курса рекомендуется ознакомиться с демо-версией ПК "ИНТЕГРАЛ".


    Демо-версию ПК "ИНТЕГРАЛ" можно скачать здесь.


    Единственный важный вопрос, который не был рассмотрен в рамках данного курса, - автоматизация консолидированной финансовой модели бюджетирования и управленческого учета в группе компаний.


    Прочитать об этом можно в статье "Автоматизация бюджетирования и управленческого учета в группе компаний".





    Свои комментарии к этому электронному курсу Вы можете направлять по адресу budgeting@bk.ru, указав свое Ф.И.О., должность и название организации, в которой Вы работаете. Ваши комментарии будут размещены в конце данного электронного курса.

    Если у Вас возникли какие-то вопросы по данному электронному курсу Вы также можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Ответы на свои вопросы Вы получите в течение нескольких дней с момента их отправки.

    Кроме того по адресу budgeting@bk.ru Вы можете направлять свои предложения по улучшению и возможному дальнешейму развитию раздела "Электронные курсы по бюджетированию и управленческому учету".



    Комментарии


    Дорогин Анатолий Юрьевич, финансовый директор компании "МАБИР", г.Красноярск

    Возможность применения материалов курса (в т.ч. приобретение программного комплекса "Интеграл") будет также зависеть от наличия свободных ресурсов компании и возможности корректировки бюджета.

    Содержательный уровень - хорошо.

    В любом случае, я благодарен Вам за этот курс.


  • Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru