Книга Александра Карпова

"Эффективная система бюджетирования и управленческого учета. Практические советы и рекомендации"
Бумажная версия: 260 руб. Электронная версия: 100 руб. Заказать книгу


Запись в блоге Александра Карпова "Постановка и автоматизация бюджетирования и управленческого учета с размахом"


Статьи > Финансовая модель бюджетирования и управленческого учета > Пример отражения операций по аренде и содержанию офиса в бухгалтерском и управленческом учете

Пример отражения операций по аренде и содержанию офиса в бухгалтерском и управленческом учете


Александр Карпов, руководитель проекта bud-tech.ru, автор серии книг "100% практического бюджетирования" и книги "Постановка и автоматизация управленческого учета"

www.bud-tech.ru

ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО

При постановке и автоматизации управленческого учета компании достаточно часто сталкиваются с ситуациями, когда определенные хозяйственные операции в бухгалтерском учете отражаются таким образом, что это не соответствует действительности. Во всех подобных случаях нужно так выстраивать систему управленческого учета, чтобы она обеспечивала руководителя достоверной информации и помогала принимать эффективные решения.

При этом речь не обязательно идет о банальных различиях между бухгалтерским и управленческим учетом, связанных с существованием во многих компаниях, так называемых, официальных и неофициальных операций.

В данной статье будет рассмотрен пример такой ситуации, когда хозяйственные операции должны по разному отражаться в бухгалтерском и управленческом учете.

Итак, есть компания (далее "Компания"), которая занимается абсолютно официальным бизнесом (в какой конкретно отрасли в данном случае значения не имеет), сдает всю необходимую отчетность, платит налоги и т.д. Для того чтобы как-то минимизировать риски для своего бизнеса Компания создала отдельное юрлицо (далее "Юрлицо"), на которое оформлен самый дорогой внеоборотный актив – недвижимость. Сама Компания занимает только часть помещений в своем офисе, а остальные сдает в аренду.

Есть управляющая компания (УК), которая оказывает услуги по содержанию и обслуживанию всего офиса, принадлежащего Компании. УК формально арендует помещения офиса у Юрлица, являющегося (как уже было отмечено) по сути балансодержателем, на котором оформлена недвижимость Компании. УК сдает в аренду часть помещений офиса, получая за это деньги от арендаторов. Обычно Компания перечисляет на УК сумму S1 заведомо большую, чем общая сумма затрат на содержание и обслуживание (S3+S4). Через какое-то время УК перечисляет в кассу Компании разницу между суммой S5, равной полученной сумме от Компании и арендаторов за минусом суммы выплаченной Юрлицу и затратами на содержание и обслуживание офиса.

Схема финансовых потоков представлена на рисунке 1. Таким образом, по сути УК зарабатывает на том, что оказывает услуги по содержанию и обслуживанию офиса, но при этом договора со всеми арендаторами (в т.ч. с Компанией) оформлены на УК и соответственно все платежи по аренде проходят через УК. Поэтому УК должна рассчитаться с Компанией с учетом всех платежей, которые проходят через УК, а также с учетом стоимости услуг УК по содержанию и обслуживанию офиса.

Рис. 1. Схема оказания услуг и финансовых потоков по аренде и содержанию офиса
Схема оказания услуг и финансовых потоков по аренде и содержанию офиса


Почему получилась такая запутанная схема в данном случае не обсуждается (как говориться так сложилось исторически). Возникает задача: как правильно настроить систему управленческого учета.

Один их важнейших вопросов, который нужно проработать в самом начале, – это концепция управленческого учета.

Как известно, есть две основные концепции управленческого учета:
  • использовать единую систему учета, с помощью которой вести бухгалтерский и управленческий учет;
  • вести две параллельные системы учета в двух разных базах: бухгалтерской и управленческой.

    Понятно, что можно и как-то комбинировать эти две концепции. Один из возможных комбинированных вариантов может выглядеть следующим образом. Для формирования управленческой отчетности большая часть информации берется из бухгалтерской базы (далее "база 1"). А информация по тем операциям, которые в бухгалтерском и в управленческом учете должны отражаться по разному, берется из отдельной базы (далее "база 2").

    Т.е. концептуальная схема автоматизации управленческого учета в Компании будет выглядеть так, как представлено на рисунке 2.

    Таким образом, учет самих операций ведется в двух базах с помощью определенной бухгалтерской программы транзакционного типа. А управленческая отчетность формируется с помощью специальной аналитической надстройки – BI-модуля (Business Intelligence).

    При этом когда будут осуществляться настройки модели управленческого учета в BI-модуле нужно будет помнить о том, что не все операции из базы 1 должны отражаться в управленческом учете. Информация по некоторым операциям должна браться из базы 2. Очевидно, что BI-модуль должен позволять осуществлять такие настройки. С примером описания таких настроек и самой концепции автоматизации данных из нескольких баз можно ознакомиться в статье "Автоматизация бюджетирования и управленческого учета в группе компаний".

    Рис. 2. Пример концептуальной схемы автоматизации управленческого учета в Компании
    Пример концептуальной схемы автоматизации управленческого учета в Компании


    Итак, список всех операций, которые возникают в процессе оказания услуг по аренде и содержанию офиса представлен в таблице 1.

    Таблица 1. Операции по аренде и содержанию офиса Компании

    Операция

    Сумма

    Первичный документ

    Бухгалтерский учет

    Управленческий учет

    Сводная управленческая отчетность *

    ОДР
    ОДДС
    ОБЛ

    1

    Перевод денег с р/с Компании на УК

    S1

    Выписка с р/с Компании

    Аванс за аренду офиса

    Перевод денег на УК

    -

    Выплаты (без указания статьи или по статье «Перевод денег»)

    Денежные средства: - S1

    Авансы выданные: + S1

    2

    Признание затрат по УК (по «аренде» офиса)

    S1

    Акт оказанных услуг по аренде офиса

    Возникновение расходов по аренде офиса

    -

    -

    -

    -

    3

    Признание дохода от сдачи офиса в аренду через УК

    SA

    Акты оказанных услуг по аренде офиса

    -

    Возникновение дохода от сдачи офиса в аренду

    Доход: + S5(элемент «Сдача помещений в аренду» в справочнике «Прочие доходы и расходы»)

    -

    Дебиторская задолженность: + SA

    Прибыль: + SA

    4

    Поступление денег на р/с Юрлица от УК

    S2

    Выписка с р/с Юрлица

    -

    Частичное поступление денег от сдачи фиса в аренду

    -

    Поступления: + S2(элемент «Прочие поступления от основной деятельности» в справочнике «Статьи ДДС»)

    Денежные средства: + S2

    Дебиторская задолженность: - S2

    5

    Признание затрат по содержанию офиса (основная деятельность)

    S3

    Расчет суммы затрат на содержание и обслуживание офиса

     

    -

    Возникновение расхода по содержанию офиса (основная деятельность)

    Расход: - S3(элемент «Содержание и обслуживание офиса» в справочнике «Затраты»)

    -

    Авансы выданные: - S3

    Прибыль: - S3

    6

    Признание затрат по содержанию офиса (неосновная деятельность)

    S4

    Расчет суммы затрат на содержание и обслуживание офиса

    -

    Возникновение расхода по содержанию офиса (неосновная деятельность)

    Расход: - S4(«Содержание и обслуживание сдаваемых в аренду площадей» в справочнике «Прочие доходы и расходы»)

    -

    Авансы выданные: - S4

    Прибыль: - S4

    7

    Поступление денег в кассу от УК

    S5

    Приходный кассовый ордер

    -

    Поступление денег от УК

    -

    Поступления (без указания статьи или по статье «Поступление денег»)

    Денежные средства: + S5

    Авансы выданные: - S5



    * ОДР – отчет о доходах и расходах (финансовый результат), ОДДС – отчет о движении денежных средств (финансовые потоки), ОБЛ – отчет по балансовому листу (финансовое положение).

    S5= S1 + SА – S2 – S3 – S4

    Первая операция: перевод денег с Компании на УК

    Данная операция отражается в базе 1 следующим образом.

    Дт 60.2/76.5 Кт 51
    В справочнике "Статьи ДДС (движения денежных средств)" выбирается элемент "Оплата аренды и содержания".
    В справочнике "Контрагенты" выбирается элемент "УК", находящийся в папке "Поставщики 2".

    Примечание: в папке "Поставщики 2" записываются все контрагенты, операции по которым в бухгалтерском и управленческом учете отражаются различным образом. Если всех таких поставщиков собрать в одну папку, то в дальнейшем будет гораздо удобнее настраивать консолидированную модель управленческого учета в BI-модуле.

    Данная операция из базы 1 не будет учитываться при формировании управленческой отчетности.

    Для этого нужно будет сделать следующие настройки в BI-модуле:
  • в настройках отчета о движении денежных средств выбрать типа строки "Журнал проводок" у статьи "Выплаты денежных средств" (см. Рис. 3);
  • у аналитики "Контрагенты" корреспондирующего счета (в данном случае 60.2 "Авансы выданные") нужно установить ограничение – исключить всех поставщиков из папки "Поставщики 2" (см. Рис. 4);
  • и наконец, нужно рядом с корреспондирующим счетом вместо знака равенства (=) выбрать знак неравенства (<>) (см. Рис. 4). Это означает, что при формировании запроса будут учитываться все проводки, у которых по кредиту указан счет 51, а у корреспондирующего счета 60.2 в аналитике "Контрагенты" выбран любой элемент, кроме тех, что содержатся в папке "Поставщики 2".

    Рис. 3. Выбор типа строки "Журнал проводок" у статьи "Выплаты денежных средств" для настройки в BI-модуле (на примере ПК "ИНТЕГРАЛ")

    Выбор типа строки Журнал проводок у статьи Выплаты денежных средств для настройки в BI-модуле (на примере ПК ИНТЕГРАЛ)


    Рис. 4. Установка ограничений на корреспондирующий счет при настройке статьи "Выплаты денежных средств" (на примере ПК "ИНТЕГРАЛ")

    Установка ограничений на корреспондирующий счет при настройке статьи Выплаты денежных средств (на примере ПК ИНТЕГРАЛ)


    В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.

    Дт 76.5 Кт 51
    В справочнике "Статьи ДДС" не выбирается никакой элемент, т.к. данная переброска денег пока не имеет никакого экономического смысла (или нужно в справочник "Статьи ДДС" добавить какую-то новую статью, например, "Перевод денег" и выбирать данный элемент при проведении операции).
    В справочнике "Расчетные счета" выбирается элемент "р/с Компании".

    Вторая операция: признание затрат по УК

    Данная операция отражается в базе 1 следующим образом.

    Дт 44.1.1 Кт 60.1/76.5
    В справочнике "Затраты" выбирается элемент "Аренда офиса"
    В справочнике "Контрагенты" выбирается элемент "УК", находящийся в папке "Поставщики 2".

    Данная операция не будет учитываться при формировании управленческой отчетности.

    Для этого нужно будет сделать следующие настройки в BI-модуле:
  • в настройках отчета об операционных затратах выбрать типа строки "Журнал проводок" у статьи "Операционные затраты" (см. Рис. 5);
  • у аналитики "Контрагенты" корреспондирующего счета (в данном случае 60.1 "Расчеты с поставщиками") нужно установить ограничение – исключить всех поставщиков из папки "Поставщики 2" (см. Рис. 6);
  • и наконец, нужно рядом с корреспондирующим счетом вместо знака равенства (=) выбрать знак неравенства (<>) (см. Рис. 6). Это означает, что при формировании запроса будут учитываться все проводки, у которых по дебету указан счет 44.1.1, а у корреспондирующего счета 60.1 в аналитике "Контрагенты" выбран любой элемент, кроме тех, что содержатся в папке "Поставщики 2".

    Рис. 5. Выбор типа строки "Журнал проводок" у статьи "Операционные затраты" для настройки в BI-модуле (на примере ПК "ИНЕГРАЛ")
    Выбор типа строки Журнал проводок у статьи Операционные затраты для настройки в BI-модуле (на примере ПК ИНЕГРАЛ)


    Рис. 6. Установка ограничений на корреспондирующий счет при настройке статьи "Операционные затраты" (на примере ПК "ИНЕГРАЛ")
    Установка ограничений на корреспондирующий счет при настройке статьи Операционные затраты (на примере ПК ИНЕГРАЛ)


    В базе 2 данная операция никак не отражается, т.к. она не имеет никакого экономического смысла.

    Третья операция: признание дохода от сдачи офиса в аренду через УК

    В базе 1 данная операция по очевидной причине никак не отражается.

    В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.

    Дт 76.5 Кт 91.1
    В справочнике "Прочие доходы и расходы" выбирается элемент "Сдача помещений в аренду".

    Четвертая операция: поступление денег на р/с Юрлица от УК

    В базе 1 данная операция по очевидной причине никак не отражается.

    В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.

    Дт 51 Кт 76.5
    В справочнике "Статьи ДДС" выбирается элемент "Прочие поступления от основной деятельности".
    В справочнике "Расчетные счета" выбирается элемент "р/с Юрлица".

    Пятая операция: признание затрат по содержанию офиса (основная деятельность)

    Затраты на содержание и обслуживание офиса в управленческом учете Компании делятся на две группы:
  • основная деятельность;
  • неосновная деятельность.

    Та часть затрат на содержание и обслуживание, которая относятся к помещениям, занимаемым Компании, классифицируется как затраты по основной деятельности.

    А все остальные затраты относятся к неосновной деятельности – в данном случае к сдаче помещений в аренду.

    Это позволит выделять финансовый результат по основной и прочей деятельности.


    В базе 1 данная операция (по основной деятельности) по очевидной причине никак не отражается.

    В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.

    Дт 44.1.1 Кт 76.5
    В справочнике "Затраты" выбирается элемент "Содержание и обслуживание офиса".

    Шестая операция: признание затрат по содержанию офиса (неосновная деятельность)

    В базе 1 данная операция по очевидной причине никак не отражается.

    В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.

    Дт 91.2 Кт 76.5
    В справочнике "Прочие доходы и расходы" выбирается элемент "Содержание и обслуживание сдаваемых в аренду площадей".

    Седьмая операция: поступление денег в кассу от УК

    В базе 1 данная операция по очевидной причине никак не отражается.

    В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.v Дт 50.1 Кт 76.5
    В справочнике "Статьи ДДС" не выбирается никакой элемент, т.к. данное поступление денег не имеет никакого экономического смысла (или нужно в справочник "Статьи ДДС" добавить какую-то новую статью, например, "Поступление денег" и выбирать данный элемент при проведении операции).

    Резюме

    Таким образом, использование подхода, предложенного в данной статье, обеспечит руководителя Компании актуальной управленческой отчетностью, адекватно отражающей совершенные хозяйственные операции.

    Причем управленческая отчетность будет формироваться в автоматизированном виде. Не нужно будет как раньше вести какие-то специальные расчеты в электронных таблицах, чтобы потом с помощью не очень очевидных манипуляций (в которых могут быть и ошибки) формировать для руководителя нужные для него отчеты.

    Если грамотно организовать саму процедуру учета в двух базах в соответствии с бухгалтерской и управленческой учетной политикой, а также автоматизировать модель управленческого учета, то все необходимые управленческие отчеты будут формироваться без ошибок и реально отражать картину происходящих в Компании событий.


  • Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru