Книга Александра Карпова

"Эффективная система бюджетирования и управленческого учета. Практические советы и рекомендации"
Бумажная версия: 260 руб. Электронная версия: 100 руб. Заказать книгу


Запись в блоге Александра Карпова "Постановка и автоматизация бюджетирования и управленческого учета с размахом"


Статьи > Финансовая модель бюджетирования и управленческого учета > Пример отражения в управленческом учете операций по закупкам товаров у зарубежных производителей

Пример отражения в управленческом учете операций по закупкам товаров у зарубежных производителей


Александр Карпов, руководитель проекта bud-tech.ru, автор серии книг "100% практического бюджетирования" и книги "Постановка и автоматизация управленческого учета"

www.bud-tech.ru

ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО

Бухгалтерский учет у компаний, закупающих товары у зарубежных производителей, зачастую не совсем корректно отражает соответствующие операции. В некоторых случаях бухгалтерский учет совершенно не применим для оценки ситуации и контроля процесса закупок. В таком случае управленческий учет для отражения операций по закупкам приходится выстраивать параллельно бухгалтерскому.

В данной статье будет рассмотрен пример отражения в управленческом учете операций по закупкам товаров у зарубежных производителей в том случае, когда в бухгалтерском учете по ряду причин содержится информация, неадекватно отражающая реализуемые бизнес-процессы.

Многие компании, занимающиеся оптовой и/или розничной торговлей, при импортных поставках товара пользуются услугами различных логистических компаний и банков. Причем спектр таких услуг может быть достаточно широк.

Пример схемы финансовых потоков и затрат, которые возникают при импортных поставках товара, представлен на рисунке 1.

При реализации данной схемы по поставкам импортных товаров, возникают следующие статьи затрат:
  • закупка товара;
  • таможенные платежи;
  • транспортные услуги по доставке контейнеров от поставщиков;
  • транспортные услуги по доставке морем;
  • услуги таможенного брокера;
  • финуслуги и услуги банков;
  • погрузочно-разгрузочные работы.

    Рис. 1. Пример схемы финансовых потоков и возникновения затрат при закупке товаров у зарубежных производителей (вариант когда таможенный брокер доставкой не занимается)
    Схема финансовых потоков и возникновения затрат при закупке товаров у зарубежных производителей (вариант когда таможенный брокер доставкой не занимается)


    Один их важнейших вопросов, который нужно проработать в самом начале, – это концепция управленческого учета.

    Как известно, есть две основные концепции управленческого учета:
  • использовать единую систему учета, с помощью которой вести бухгалтерский и управленческий учет;
  • вести две параллельные системы учета в двух разных базах: бухгалтерской и управленческой.

    Понятно, что можно и как-то комбинировать эти две концепции. Один из возможных комбинированных вариантов может выглядеть следующим образом. Для формирования управленческой отчетности большая часть информации берется из бухгалтерской базы (далее "база 1"). А информация по тем операциям, которые в бухгалтерском и в управленческом учете должны отражаться по разному, берется из отдельной базы (далее "база 2").

    Т.е. концептуальная схема автоматизации управленческого учета в Компании будет выглядеть так, как представлено на рисунке 2.

    Рис. 2. Пример концептуальной схемы автоматизации управленческого учета в Компании
    Пример концептуальной схемы автоматизации управленческого учета в Компании


    Таким образом, учет самих операций ведется в двух базах с помощью определенной бухгалтерской программы транзакционного типа (в данном примере в 1С). А управленческая отчетность формируется с помощью специальной аналитической надстройки – BI-модуля (Business Intelligence).

    При этом когда будут осуществляться настройки модели управленческого учета в BI-модуле нужно будет помнить о том, что не все операции из базы 1 должны отражаться в управленческом учете. Информация по некоторым операциям должна браться из базы 2. Очевидно, что BI-модуль должен позволять осуществлять такие настройки. С примером описания таких настроек и самой концепции автоматизации данных из нескольких баз можно ознакомиться в статье "Автоматизация бюджетирования и управленческого учета в группе компаний".

    Итак, список всех операций, которые возникают в процессе закупок товара у зарубежных производителей, представлен в таблице 1.

    Операция

    Сумма

    Бухгалтерский учет

    Управленческий учет

    Сводная управленческая отчетность *

    ОДР
    ОДДС
    ОБЛ

    1

    Перевод денег с р/с компании на ТК

    S0

    Расчеты с поставщиками за товар

    Перевод денег на ТК

    -

    -

    Остаток денежных средств остается неизменным, но меняется значение аналитики «Расчетные счета»

    2

    Перевод денег на счет конвертации

    S1 + S2

    -

    Перевод денег на счет конвертации, начисление и оплата комиссии за перевод

    -

    Выплаты: S2 (элемент «Финуслуги и услуги банков»)

    Денежные средства в размере S1 остается неизменным, но меняется значение аналитики «Расчетные счета».

    Денежные средства: – S2

    Незавершенное производство: + S2

    3

    Перевод денег со счета конвертации на валютный счет

    S1 = S3 + S4

    -

    Перевод денег на валютный счет, начисление и оплата комиссия за конвертацию

    -

    Выплаты: S4 (элемент «Финуслуги и услуги банков»)

    Денежные средства в размере S3 остаются неизменными, но меняется значение аналитики «Расчетные счета».

    Денежные средства: – S4

    Незавершенное производство: + S4

    4

    Аванс поставщику товара

    S6

    -

    Предоплата поставщику за товар, начисление и оплата комиссии за перевод валюты

    -

    Выплаты:

    •  S6 (элемент «Оплата поставщикам за товары»)

    •  S5 (элемент «Финуслуги и услуги банков»)

    Денежные средства: – ( S5 + S6)

    Авансы выданные: + S6

    Незавершенное производство: + S5

    5

    Доставка и погрузка поставщиком товара на судно

    S6

    -

    Зачет аванса поставщику

    -

    -

    Авансы выданные: – в S7

    Незавершенное производство: + в S7

    6

    Транспортировка товара

    S7 + S8

    -

    Оплата за транспортировку товара от поставщика

    -

    Выплаты: S7 + S8 (элемент «Оплата за доставку товара от поставщиков»

    Денежные средства: – ( S7 + S8)

    Незавершенное производство: + ( S7 + S8)

    7

    Таможенная очистка

    S9

    -

    Оплата за таможенную очистку

    -

    Выплаты: S9 (элемент «Оплата за доставку товара от поставщиков»

    Денежные средства: – S9

    Незавершенное производство: + S9

    8

    Погрузочно-разгрузочные работы

    S10

    -

    Оплата за погрузочно-разгрузочные работы

    -

    Выплаты: S10 (элемент «Оплата за доставку товара от поставщиков»

    Денежные средства: – S10

    Незавершенное производство: + S10

    9

    Формирование себестоимости товара

    S11 = S2 + S4 + S5 + S6 + S7 + S8 + S9

    Формирование бухгалтерской себестоимости

    Формирование управленческой себестоимости

    -

    -

    Незавершенное производство : – (S2 + S4 + S5 + S6 + S7 + S8 + S9 + S10)

    Товары : + (S2 + S4 + S5 + S6 + S7 + S8 + S9 + S10)



    * ОДР – отчет о доходах и расходах (финансовый результат), ОДДС – отчет о движении денежных средств (финансовые потоки), ОБЛ – отчет по балансовому листу (финансовое положение).

    Затраты, возникающие при закупке товара:
  • S2 комиссия за перевод на счет конвертации (элемент "Финуслуги и услуги банков");
  • S4 комиссия за конвертацию (элемент "Финуслуги и услуги банков");
  • S5 комиссия за перевод (элемент "Финуслуги и услуги банков");
  • S6 стоимость товара (элемент "Закупка товара");
  • S7 (элемент "Транспортные услуги по доставке контейнеров от поставщиков");
  • S8 (элемент "Транспортные услуги по доставке морем");
  • S9 (элемент "Таможенные платежи" или "Услуги таможенного брокера");
  • S10 (элемент "Погрузочно-разгрузочные работы").

    Первая операция: перевод денег с расчетного счета компании на техническую компанию (ТК)

    Данная операция отражается в базе 1 следующим образом.

    Дт 60.1 Кт 51
    В справочнике "Статьи ДДС" выбирается элемент "Оплата поставщикам за товары".
    В справочнике "Контрагенты" выбирается элемент "ТК", находящийся в папке "Поставщики 2".

    Данная операция не будет учитываться при формировании управленческой отчетности.

    Для этого нужно будет сделать следующие настройки в BI-модуле:
  • в настройках отчета о движении денежных средств выбрать типа строки "Журнал проводок" у статьи "Выплаты денежных средств" (см. Рис. 3);
  • у аналитики "Контрагенты" корреспондирующего счета (в данном случае 60.1 "Расчеты с поставщиками") нужно установить ограничение – исключить всех поставщиков из папки "Поставщики 2" (см. Рис. 4);
  • и наконец, нужно рядом с корреспондирующим счетом вместо знака равенства (=) выбрать знак неравенства (<>) (см. Рис. 4). Это означает, что при формировании запроса будут учитываться все проводки, у которых по кредиту указан счет 51, а у корреспондирующего счета 60.1 в аналитике "Контрагенты" выбран любой элемент, кроме тех, что содержатся в папке "Поставщики 2".

    Рис. 3. Выбор типа строки "Журнал проводок" у статьи "Выплаты денежных средств" для настройки в BI-модуле (на примере ПК "ИНТЕГРАЛ")

    Выбор типа строки Журнал проводок у статьи Выплаты денежных средств для настройки в BI-модуле (на примере ПК ИНЕГРАЛ)


    Рис. 4. Установка ограничений на корреспондирующий счет при настройке статьи "Выплаты денежных средств" (на примере ПК "ИНТЕГРАЛ")

    Установка ограничений на корреспондирующий счет при настройке статьи Выплаты денежных средств (на примере ПК ИНЕГРАЛ)


    В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.

    Дт 51 Кт 51, сумма S0.
    В справочнике "Расчетные счета" по дебету выбирается элемент "р/с ТК", а по кредиту – "р/с компании".
    Остальные справочники (аналитики) 51 счета не заполняются, т.к. данная переброска денег пока не имеет никакого экономического смысла.

    Вторая операция: перевод денег с ТК на счет конвертации

    В базе 1 данная операция не отражается.

    В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.

    Проводка 1
    Дт 51 Кт 51, S1.
    В справочнике "Расчетные счета" по дебету выбирается элемент "счет конвертации", а по кредиту – "р/с ТК".
    Остальные справочники (аналитики) 51 счета не заполняются, т.к. данная переброска денег пока не имеет никакого экономического смысла.

    Проводка 2
    Вариант 1
    Дт 20 Кт 51, сумма S2.

    Вариант 2
    Дт 20 Кт 60.1, сумма S2.
    Дт 60.1 Кт 51, сумма S2.

    В справочнике "Затраты" по дебету счета 20 выбирается элемент "Финуслуги и услуги банков".
    В справочнике "Контрагенты" и "Договоры" по дебету счета 20 и 60.1 выбираются соответствующие элементы с названием поставщика и договором, по которому будет осуществляться поставка товара, соответственно.
    В справочнике "Движение денежных средств" по кредиту счета 51 выбирается элемент "Финуслуги и услуги банков".
    В справочнике "Расчетные счета" по кредиту счета 51 выбирается элемент "р/с ТК".

    Примечание: S2 пойдет на оплату комиссии за перевод на счет конвертации, а S1 будет переведена на валютный счет.

    Третья операция: перевод денег со счета конвертации на валютный счет

    В базе 1 данная операция не отражается.

    В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.

    Проводка 1
    Дт 52 Кт 51, S3.

    В справочнике "Расчетные счета" по дебету счета 52 выбирается элемент "валютный счет", а по кредиту счета 51 – "счет конвертации".

    Остальные справочники (аналитики) 51 счета не заполняются, т.к. данная переброска денег пока не имеет никакого экономического смысла.

    Проводка 2
    Вариант 1
    Дт 20 Кт 51, сумма S4.

    Вариант 2
    Дт 20 Кт 60.1, сумма S4.
    Дт 60.1 Кт 51, сумма S4.

    В справочнике "Затраты" по дебету счета 20 выбирается элемент "Финуслуги и услуги банков".
    В справочнике "Контрагенты" и "Договоры" по дебету счета 20 и 60.1 выбираются соответствующие элементы с названием поставщика и договором, по которому будет осуществляться поставка товара, соответственно.
    В справочнике "Движение денежных средств" по кредиту счета 51 выбирается элемент "Финуслуги и услуги банков".
    В справочнике "Расчетные счета" по кредиту счета 51 выбирается элемент "счет конвертации".

    Примечание: S1 = S3 + S4, т.е. часть суммы, которая была переведена с ТК на счет конвертации пойдет на оплату комиссии за конвертацию (S4), а оставшаяся (большая) часть будет переведена в валюту (S3).

    Четвертая операция: аванс поставщику товара

    В базе 1 данная операция не отражается.

    В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.

    Проводка 1
    Дт 60.22 Кт 52, сумма S6.
    В справочнике "Контрагенты" и "Договоры" по дебету счета 60.22 выбираются соответствующие элементы с названием поставщика и договором, по которому будет осуществляться поставка товара, соответственно.
    В справочнике "Движение денежных средств" по кредиту счета 52 выбирается элемент "Оплата поставщикам за товары".

    Проводка 2
    Вариант 1
    Дт 20 Кт 52, сумма S5.

    Вариант 2
    Дт 20 Кт 60.11, сумма S5.
    Дт 60.11 Кт 52, сумма S5.
    В справочнике "Затраты" по дебету счета 20 выбирается элемент "Финуслуги и услуги банков".
    В справочнике "Контрагенты" и "Договоры" по дебету счета 20 и 60.11 выбираются соответствующие элементы с названием поставщика и договором, по которому будет осуществляться поставка товара, соответственно.
    В справочнике "Движение денежных средств" по кредиту счета 52 выбирается элемент "Финуслуги и услуги банков".

    Пятая операция: доставка и погрузка поставщиком товара на судно

    В базе 1 данная операция не отражается.

    В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.

    Поскольку товар поставляется на условиях FOB (Free On Board), то обязательства поставщика перед компанией заканчиваются после погрузки товара на судно.

    Поэтому в данный момент времени должен быть закрыт аванс поставщику.

    Но поскольку товар еще не находится на складе компании, то затраты на закупку товара пока должны учитываться не как товарный запас, а как незавершенное производство.

    Проводка 1
    Дт 20 Кт 60.11, сумма S6 (признание поставки товара на судно)

    Проводка 2
    Дт 60.11 Кт 60.22, сумма S6 (зачет аванса поставщику).
    В справочнике "Затраты" по дебету счета 20 выбирается элемент "Закупка товара".
    В справочнике "Контрагенты" и "Договоры" у счетов 20, 60.11 и 60.22 выбираются соответствующие элементы с названием поставщика и договором, по которому осуществляется поставка товара, соответственно.

    Шестая операция: транспортировка товара

    В базе 1 данная операция не отражается.

    В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.

    Проводка 1
    Вариант 1
    Дт 20 Кт 51, сумма S7.

    Вариант 2
    Дт 20 Кт 60.1, сумма S7.
    Дт 60.1 Кт 51, сумма S7.
    В справочнике "Затраты" по дебету счета 20 выбирается элемент "Транспортные услуги по доставке контейнеров от поставщиков".
    В справочнике "Контрагенты" и "Договоры" по дебету счета 20 и 60.1 выбираются соответствующие элементы с названием поставщика и договором, по которому будет осуществляться поставка товара, соответственно.
    В справочнике "Движение денежных средств" по кредиту счета 51 выбирается элемент "Оплата за доставку товара от поставщиков".
    В справочнике "Расчетные счета" по кредиту счета 51 выбирается элемент, соответствующий тому расчетному счету, с которого будет осуществлена оплата.

    Проводка 2
    Вариант 1
    Дт 20 Кт 51, сумма S8.

    Вариант 2
    Дт 20 Кт 60.1, сумма S8.
    Дт 60.1 Кт 51, сумма S8.
    В справочнике "Затраты" по дебету счета 20 выбирается элемент "Транспортные услуги по доставке морем".
    В справочнике "Контрагенты" и "Договоры" по дебету счета 20 и 60.1 выбираются соответствующие элементы с названием поставщика и договором, по которому будет осуществляться поставка товара, соответственно.
    В справочнике "Движение денежных средств" по кредиту счета 51 выбирается элемент "Оплата за доставку товара от поставщиков".
    В справочнике "Расчетные счета" по кредиту счета 51 выбирается элемент, соответствующий тому расчетному счету, с которого будет осуществлена оплата.

    Седьмая операция: таможенная очистка

    В базе 1 данная операция не отражается.

    В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.

    Вариант 1
    Дт 20 Кт 51, сумма S9.

    Вариант 2
    Дт 20 Кт 60.1, сумма S9.
    Дт 60.1 Кт 51, сумма S9.
    В справочнике "Затраты" по дебету счета 20 выбирается элемент "Таможенные платежи" или "Услуги таможенного брокер".
    В справочнике "Контрагенты" и "Договоры" по дебету счета 20 и 60.1 выбираются соответствующие элементы с названием поставщика и договором, по которому будет осуществляться поставка товара, соответственно.
    В справочнике "Движение денежных средств" по кредиту счета 51 выбирается элемент 2.2 "Оплата за доставку товара от поставщиков".
    В справочнике "Расчетные счета" по кредиту счета 51 выбирается элемент, соответствующий тому расчетному счету, с которого будет осуществлена оплата.

    Восьмая операция: погрузочно-разгрузочные работы

    В базе 1 данная операция не отражается.

    В базе 2 данная операция будет отражаться следующим образом.

    Дт 20 Кт 50, сумма S10.
    В справочнике "Затраты" по дебету счета 20 выбирается элемент "Погрузочно-разгрузочные работы".
    В справочнике "Контрагенты" и "Договоры" по дебету счета выбираются соответствующие элементы с названием поставщика и договором, по которому будет осуществляться поставка товара, соответственно.
    В справочнике "Движение денежных средств" по кредиту счета 50 выбирается элемент "Оплата за доставку товара от поставщиков".

    Девятая операция: формирование себестоимости товара

    В базе 1 данная операция будет отражаться следующим образом.

    Дт 41.1 Кт 60.1 сумма Si.
    Данная проводка возникает по каждой номенклатурной позиции.


    где Si – стоимость i-й позиции закупленного товара, N – количество товарных позиций.

    В базе 2 и базе "Торговля и склад (ТиС)" данная операция будет отражаться следующим образом.

    После того как в базе 2 введены все необходимые операции, описанные выше, и товар размещен на складе, из базы 2 в базу ТиС экспортируется (по соответствующему контрагенту и договору поставки) дебетовое сальдо (СДт) по счету 20 с детализацией по аналитике "Затраты".

    Таким образом из базы 2 в базу ТиС будут экспортированы следующие данные:
  • комиссия за перевод на счет конвертации (сумма S2): СДт 20 с элементом "Финуслуги и услуги банков";
  • комиссия за конвертацию (сумма S4): СДт 20 с элементом "Финуслуги и услуги банков";
  • комиссия за перевод денег поставщику (сумма S5): СДт 20 с элементом "Финуслуги и услуги банков";
  • затраты на доставку:
         - сумма S7: СДт 20 с элементом "Транспортные услуги по доставке контейнеров от поставщиков";
         - сумма S8: СДт 20 с элементом "Транспортные услуги по доставке морем";
  • затраты на таможенную очистку (сумма S9): СДт 20 с элементом "Таможенные платежи" ИЛИ Ск Дт 20 с элементом "Услуги таможенного брокера";
  • затраты на погрузочно-разгрузочные работы (сумма S10): СДт 20 с элементом "Погрузочно-разгрузочные работы".

    Примечание: сумму с аналитикой "Закупка товара" можно не экспортировать, т.к. данные о стоимости товара уже хранятся в заявке в базе ТиС. К тому же в базе 2 данная сумма не детализирована по товарной номенклатуре.

    Затем в базе ТиС расчет себестоимости поставленного товара производится следующим образом:
    1) стоимость товара по каждой позиции берется из заявки, в которой заранее указывается кол-во и стоимость товара в валюте (данные суммы переводятся в рубли по внутреннему курсу компании);
    2) накладные затраты распределяются на себестоимость продукции по следующему принципу:
  • комиссия за перевод на счет конвертации (сумма S2): пропорционально стоимости товаров;
  • комиссия за конвертацию (сумма S4) пропорционально стоимости товаров;
  • комиссия за перевод денег поставщику (сумма S5): пропорционально стоимости товаров;
  • затраты на доставку:
         - транспортные услуги по доставке контейнеров от поставщиков (сумма S7): пропорционально объему товаров;
         - транспортные услуги по доставке морем (сумма S8): пропорционально объему товаров;
  • затраты на таможенную очистку (сумма S9): пропорционально стоимости товаров;
  • затраты на погрузочно-разгрузочные работы (сумма S10): пропорционально массе товаров.

    После экспорта данных из базы ТиС в базу 2 в последней должны появиться следующие записи в журнале проводок:

    Первая группа проводок
    Дт 41.1 Кт 20, сумма Si.
    Данная проводка возникает по каждой номенклатурной позиции.


    где Si – стоимость i-й позиции закупленного товара (берется из заявки в базе ТиС), N – количество товарных позиций.

    Вторая группа проводок
    Дт 41.1 Кт 20, сумма .

    Данная проводка возникает по каждой номенклатурной позиции и по каждой статье затрат.



    где – доля j-й статьи затрат, разнесенная на i-й товар (в соответствии с процедурой разнесения, которая осуществляется в базе ТиС), N – количество товарных позиций, J – количество накладных статей затрат, разносимых на себестоимость товаров. Т.е. значения должны выгружаться из базы ТиС.

    S11 = S2 + S4 + S5 + S6 + S7 + S8 + S9 + S10.

    Таким образом после этих двух групп проводок в базе 2 счет 20 "Затраты на поставку товаров" (незавершенное производство) будет полностью закрыт.

    Примечание: вообще-то 20-й счет должен закрыться после экспорта из базы 2 в базу ТиС, а не наоборот, т.к. закрытие 20-го счета как раз и означает, что процесс закупок завершен и теперь может быть сформирована себестоимость товаров. Но с другой стороны, если обратного экспорта из базы ТиС в базу 2 не было, то нельзя точно знать, что товар уже на складе и сформирована его с/с. Поэтому данный подход является вполне приемлемым.

    Резюме

    Таким образом, использование подхода, предложенного в данной статье, обеспечит руководителя Компании актуальной управленческой отчетностью, адекватно отражающей совершенные хозяйственные операции при закупке товаров у зарубежных производителей.

    Причем управленческая отчетность будет формироваться в автоматизированном виде. Не нужно будет как раньше вести какие-то специальные расчеты в электронных таблицах, чтобы потом с помощью не очень очевидных манипуляций (в которых могут быть и ошибки) формировать для руководителя нужные для него отчеты.

    Если грамотно организовать саму процедуру учета в двух базах в соответствии с бухгалтерской и управленческой учетной политикой, а также автоматизировать модель управленческого учета, то все необходимые управленческие отчеты будут формироваться без ошибок и реально отражать картину происходящих в Компании событий.


  • Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru