Статья Жанны Айгильдиной и Елена Галай "Бюджетный комитет ЛОЭСК"


Статьи > Технология постановки бюджетирования и управленческого учета > Постановка задачи – важнейший этап в проекте по внедрению системы бюджетирования и управленческого учета

Постановка задачи – важнейший этап в проекте по внедрению системы бюджетирования и управленческого учета


Александр Карпов, руководитель проекта bud-tech.ru, автор серии книг "100% практического бюджетирования" и книги "Постановка и автоматизация управленческого учета"

www.bud-tech.ru

ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО

На эту тему я уже не раз высказывался на данном сайте, но все новые случаи из практики "вдохновляют" на публикацию очередной статьи. На этот раз я решил продемонстрировать все это, так сказать, на "живом" примере – описать то, как очень часто происходит мое общение с клиентами при постановке задачи, связанной с внедрением бюджетирования и управленческого учета или существенным улучшением уже действующей системы (или ее элементов).

На многих страницах данного сайта, а также в моей серии книг по бюджетированию и книге по управленческому учету я призываю всех обращаться ко мне с любыми вопросами/проблемами, касающимися данной тематики. И я действительно готов помочь всем, чем смогу.

Но для того, чтобы я смог помочь, во-первых, нужна четкая постановка задачи, а во-вторых, должно быть ясное понимание того в каких случаях и чем конкретно я могу помочь в решении задач/проблем, связанных с бюджетированием и управленческим учетом.

Итак, обычно общение с клиентами, которым нужна помощь, происходит следующим образом. Мне приходит письмо с описанием проблем или с вопросами, а затем я уже идентифицирую данную ситуацию.

Все ситуации можно разделить на две группы с условными названиями:
  • простая (все понятно, не требуются никакие существенные уточнения и для получения ответа не нужно проводить какую-то дополнительную работу);
  • сложная (необходимо запустить определенную процедуру).

    Таким образом, в первом случае ответы на поступившие вопросы я готовлю достаточно оперативно, поскольку мне для этого не нужно выполнять какую-то работу, связанную с изучением компании, представитель которой прислал письмо, и тем более не нужно заниматься разработкой чего-то нового для этой компании.

    Во втором, случае я уже не могу также оперативно сработать, поскольку для ответа на поступившие вопросы придется осуществить определенные действия, связанные непосредственно с той компанией, о которой идет речь в присланном мне письме.

    Поэтому в такой ситуации нужно запускать процедуру, которая уже не один год опробована на практике и гарантированно дает результат.

    Далее я просто на конкретном примере продемонстрирую, как работает данная процедура.

    Как-то раз я получил следующее письмо.
    "Хотелось бы проконсультироваться с Вами по такому вопросу. Мы составляем бюджет нашего предприятия и защищаем его в вышестоящей организации, могли бы ли Вы помочь в проверке правильности составления бюджета и написания пояснительной записки."

    Очевидно, что данное обращение относится ко второй из вышеобозначенных ситуаций. Чудес не бывает – чтобы мне помочь в данном вопросе нужно будет провести определенную работу, связанную с изучением данного предприятия и действующей там системы бюджетирования.

    Поэтому в таком случае нужно запустить процедуру. Конкретно происходит следующее. Я направляю небольшую анкету. После получения заполненной анкеты я уже могу сориентироваться в ситуации и предложить один или несколько вариантов решения задачи.

    Обычно хватает одной итерации, чтобы я после получения заполненной анкеты смог подготовить конкретное предложение с указанием четких сроков и стоимости выполнения проекта. Затем мы с Заказчиком обсуждаем все параметры проекта, заключаем договор и начинается выполнение проекта.

    Но в данном случае после получения заполненной анкеты мне было не все ясно. Самое главное не была понятна четкая постановка задачи и границы проекта.

    Полной ясности не возникло потому, что в анкете в качестве основных целей проекта (что должно быть на "выходе") было указано следующее.
    "На "выходе" я хотела бы иметь грамотно спланированный и заполненный бюджет своего предприятия (т.е. данные в БДДС по статьям затрат должны стыковаться с затратами в планах таких как план по инвестициям, план по персоналу, план по выручке, БДР с Прогнозным балансом ну и так далее), кроме того должна быть написана пояснительная записка с целями, задачами, планом мероприятий на планируемый год, с анализом производственно-хозяйственной деятельностью (шаблон пояснительной записки головная организация нам предоставляет). Также нужна презентация защиты бюджета. То есть мы заполняем планы (которые потом все вместе составляют бюджет предприятия) и пишем пояснительную записку, а Вы как профессионал проверяете правильность составления бюджета и уровень написания пояснительной записки (получается написание и защита своего рода дипломной работы)."

    Кроме того в примечаниях был приведен такой текст:
    "Еще раз хочу подчеркнуть, что все планы мы заполняем сами. Хотелось бы, чтобы Вы помогли грамотно написать пояснительную записку, может что-то внести новое, сделать более грамотный анализ финансово-хозяйственной деятельности из имеющихся наших показателей из бюджета. Очень надеюсь на помощь."

    Поэтому для уточнения постановки задачи я подготовил и отправил дополнительное письмо.

    "После получения заполненной анкеты, я не уверен, что изначально правильно понял задачу.

    Как Вы знаете, постановка задачи – это важнейший этап проекта.

    Мы должны одинаково понимать, что должно быть сделано в ходе проекта и какие должны быть результаты.

    Когда мы только начинали свою консалтинговую деятельность (в середине девяностых), то, честно говоря, не так много внимания уделяли предпроектной подготовке и в частности уточнению задачи перед реализацией проекта. Как следствие было несколько неудачных проектов, связанных с тем, что мы и Заказчики по-разному представляли себе конечный результат.

    Я пока до конца не понял, где в этом проекте заканчивается наша зона ответственности. Т.е. что является критерием того, что мы свою работу выполнили.

    Изначально я предполагал, что результатом данного проекта будет наш анализ действующей финансовой модели бюджетирования и как следствие самих бюджетов.

    Ведь бюджеты получаются на основе финансовой модели, которая достаточно часто создается в электронных таблицах. Кстати, у вас ведь она в электронных таблицах?

    Т.е наша работа завершается отчетом с результатами анализа и его презентацией.

    Естественно, в отчете будут содержаться и рекомендации по улучшению действующей финансовой модели бюджетирования. Т.е. там будет написано, что нужно улучшить.

    Но результатом проекта не будет ИЗМЕНЕННАЯ финансовая модель бюджетирования, а значит и новые бюджеты + новая аналитическая записка.

    А из того, что Вы написали в анкете
    (текст приведен выше), следует, что именно этого Вы и хотите. Или я Вас неправильно понял?

    Я это все веду к тому, что мы должны сразу четко зафиксировать результат и где заканчивается наш проект? Где мы "флажок поставим"?

    Я вижу это таким образом.
    В любом случае мы начинаем с того, что проводим анализ финансовой модели, используемой для подготовки бюджетов (в т.ч. пояснительной записки).
    Результат: отчетом с результатами анализа и его презентация.
    Все на этом данная работа завершается.

    А дальше возможны варианты.

    Вы своими силами исправляете финансовую модель и составляете с ее помощью новые бюджеты + пояснительную записку.

    При необходимости мы можем еще раз провести работу по анализу УЖЕ НОВОЙ МОДЕЛИ и бюджетов. Но это уже другая работа (новый проект или новый этап проекта).

    Это принципиальный момент.

    В моей практике уже был "долгострой". Когда мы в качестве результата проекта определили исправленную модель и новые бюджеты. Причем исправлениями должен был заниматься сам Заказчик.
    Т.е. мы провели анализ и выдали рекомендации по улучшению. А Заказчик очень долго исправлял модель и бюджеты. А мы ждали, когда эта работа будет выполнена и будет закрыт наш проект.
    Но получается в такой ситуации мы никак не можем воздействовать на результат, но от него зависим. Т.е. наша работа была выполнена, но она такой не признавалась. Согласитесь, что это неправильно.

    Поэтому в любом случае обе стороны должны четко понимать, что первым результатом будет анализ и рекомендации. Все, тут ставим первый флажок.

    Далее мы или вообще никак не участвуем, или, как я уже выше написал, можем провести повторную работу.

    Или нас можно привлечь для разработки новой финансовой модели бюджетирования. Как Вы понимаете это тоже отдельный проект (или этап проекта).

    Сейчас я могу дать оценки по срокам и стоимости только на первый проект (или этап, если дальше будет продолжение).

    Грубо говоря, анализ может показать, что вам нужно "пару гаек" подкрутить в вашей финансовой модели бюджетирования, а может оказаться, что многое придется переделывать.

    Я же сейчас не могу сказать, как там получится. И не могу сейчас сказать сколько уйдет на переделку (это еще зависит и от того, кто переделывать будет).

    В общем, если Вы согласны с предложенным мною подходом, то я могу подготовить конкретное предложение по проекту, результатом которого будет анализ и презентация. Как там дальше получится пока не ясно – может на этом закончим, а может быть это будет первый этап проекта.

    Если у Вас есть свое видение реализации проекта, то, пожалуйста, изложите его. Только прошу Вас помните об одном из базовых правил – должно быть четкое соответствие между ответственностью и полномочиями исполнителя проекта.

    Мы себе уже шишки набили, поэтому вряд ли согласимся отвечать за то, на что мы не влияем."


    Никакого письменного ответа я больше не получил. Вместо этого был телефонный звонок, в ходе которого мне кратко изложили предлагаемый подход к решению задачи. Суть подхода была сформулирована примерно так: "Зачем выполнять какой-то проект, может нам лучше просто встретиться на "пару частиков", я покажу Вам наши бюджеты, а Вы ответите на все мои вопросы".

    Ну что тут сказать – просто классика. До тех пор пока в наших компаниях будут так подходить к решению сложных задач, принципиально ничего не изменится. По-прежнему будет такая же слабая управляемость у компании и низкая эффективность работы.

    Открою страшную тайну – я не волшебник, и даже не учусь на него. Я работаю по четкой технологии, которая уже проверена двумя десятилетиями и гарантировано дает результат, если ей неукоснительно следовать.

    Я, конечно же, не могу никому ничего навязывать. Я могу только рекомендовать делать так, чтобы был получен нужный результат, и чтобы это было сделано максимально эффективно.

    Поэтому напоследок я отправил письмо следующего содержания.

    "Если для решения вашей задачи Вы не хотите использовать проектный подход, то можно применить и процессный.

    В проектном подходе четко фиксируется результат и сроки. Но даже если сроки по вине Исполнителя будут увеличены, то стоимость работ от этого не меняется.

    При процессном подходе используется привязка ко времени.

    В таком случае стоимость часа работы получается больше, но если речь идет о какой-то небольшой работе, то для Заказчика такой вариант может быть выгодным.

    С условиями выполнения данной работы можно ознакомиться на нашем сайте в разделе "Экспертные консультации"
    .

    Никакого дальнейшего ответа не последовало.

    Вполне возможно, что в данном случае заказчик рассчитывал на то, что эта работа (которая, мягко говоря, не является простой и требует не мало времени) будет выполнена совершенно бесплатно.

    Открою еще одну страшную тайну – наверное, консультанты сволочи, потому что не работают бесплатно. Иногда после общения с заказчиками возникает такое ощущение, что все компании (кроме консалтинговых) работают бесплатно, и одни только консультанты – гады, потому что хотят получать деньги за свою работу :)).

    Надеюсь, что данная статья позволит лучше понимать логику взаимодействия и работы с консультантами. Если хотите чтобы консультанты вам помогли и сделали это максимально эффективно, то нужно сначала помочь консультантам. Как минимум в ходе совместного обсуждения должна быть четко сформулирована постановка задачи. Чтобы и заказчик, и консультант одинаково понимали, что должно быть сделано в рамках проекта.

    Только при этом не нужно надеяться на чудо. Во-первых, на выполнение любой (особенно сложной) работы требуется время, а, во-вторых, она обычно не бывает бесплатной.


  • Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru