Книга Александра Карпова

"Эффективная система бюджетирования и управленческого учета. Практические советы и рекомендации"
Бумажная версия: 260 руб. Электронная версия: 100 руб. Заказать книгу


Запись в блоге Александра Карпова "Постановка и автоматизация бюджетирования и управленческого учета с размахом"


Статьи > Автоматизация бюджетирования и управленческого учета > Автоматизация учета: нужно ли использовать единую платформу

Автоматизация учета: нужно ли использовать единую платформу


Александр Карпов, руководитель проекта bud-tech.ru, автор серии книг "100% практического бюджетирования" и книги "Постановка и автоматизация управленческого учета"

www.bud-tech.ru

В данной статье рассматриваются проблемы автоматизации учета, когда используется больше одной учетной базы. Данная проблема может возникать не только в группе компаний, но и в одной компании, где учет ведется в нескольких бухгалтерских базах.

Может быть несколько причин из-за которых даже в одной компании используется несколько учетных баз. Например, компания хочет применять упрощенную систему налогообложения, но из-за ограничений по выручке или количеству сотрудников больше не может этого делать.

В таком случае она может создать еще одно юридическое лицо, а значит и еще одну бухгалтерскую базу. Понятно, что таких юрлиц, а значит и учетных баз может быть много.

Возможно, для ведения реализации деятельности компании может быть достаточно одного юрлица, но из-за отличий управленческого учета от бухгалтерского приходится вести еще одну базу. Такое решение зависит от выбранной концепции управленческого учета.

Итак, причины существования нескольких учетных баз в разных компаниях могут отличаться, но при этом они могут сталкиваться с одной и той же проблемой – автоматизацией учета при использовании нескольких баз.

Зачастую архитектура бухгалтерских баз скалывается хаотично, что, безусловно, в будущем может создать определенные проблемы.

Например, в одной из компаний, в которой наша команда консультантов выполняла несколько консалтинговых проектов (в т.ч. и постановку управленческого учета), использовалось четыре базы данных, работающих на разных платформах 1С:
  • одна база велась в 1С 8.2;
  • две базы велись в 1С 7.7 (упрощенная версия);
  • одна база велась в 1С 7.7 (полная версия).

    Это, естественно, создаст проблемы, если для автоматизации управленческого учета (в части формирования отчетности, а не только ввода данных*) будет использоваться 1С.

    * как известно, процесс фактического учета состоит из двух подпроцессов (ввод и вывод данных) – подробнее об этом можно прочитать в статье "Автоматизация управленческого учета (отличительные особенности)".

    Поэтому нужно перевести все базы на одну платформу: или на 1С 8.2 или на 1С 8.3. "Восьмерка" в отличие от "семерки" позволяет в одной базе вести сразу несколько юрлиц.

    Проблема была в том, что в базе 1С 8.2 уже были сделаны определенные настройки (например, в части автоматического формирования договоров с клиентами), которые нужно будет повторно создавать, если переходить на 1С 8.3.

    В то же время есть вероятность, что 1С может перестать обслуживать 1С 8.2. Тогда все равно придется переходить на 1С 8.3. Хотя такие "угрозы" поступали и в отношении 1С 7.7.

    Таким образом, нередко возникают ситуации когда к моменту постановки и автоматизации управленческого учета в компании уже исторически сложилась определенная ИТ-конфигурация, менять которую не очень-то хочется, в том числе потому, что это может привести к значительным потерям денег и времени.

    В принципе есть вариант пока продолжать вести бухгалтерский учет в тех же базах. То есть ввод данных осуществлять в тех базах, которые сейчас ведутся, не меняя версии 1С. А для формирования управленческих отчетов (вывод данных) использовать программу класса BI (Business Intelligence).

    Программы такого класса являются аналитическими надстройками над программами транзакционного типа (1С принадлежит к такому классу программ).

    В таких программах пользователи могут осуществлять все необходимые настройки управленческой отчетности без помощи программистов и/или ИТ-специалистов.

    Таким образом, BI-модуль может импортировать данные из бухгалтерских баз (неважно какие именно версии 1С используются), приводить эти данные в единую структуру и формировать управленческую отчетность уже на основе своей базы.

    Кстати, в таком случае будет проще делать настройки для формирования управленческой отчетности по тем операциям, которые по-разному отражаются в бухгалтерском и управленческом учете.

    Эти настройки не нужно будет программировать в 1С. Они будут осуществляться в BI-модуле – для этого потребуется несколько щелчков мышью.

    Примечание: но при этом необходимо навести порядок во всех бухгалтерских базах. В частности, нужно унифицировать все ключевые справочники, а также план счетов.

    Основной минус применения BI-модулей заключается в том, что перед формированием управленческой отчетности необходимо осуществить процедуры выгрузки данных из баз 1С в базу BI-модуля.

    Основные плюсы BI-модулей:
  • все настройки управленческой отчетности выполняются без программирования (любые внесения изменений в программу могут создать проблемы, которые проявятся не сразу);
  • аналитические возможности гораздо больше, чем у программ транзакционного типа (для формирования управленческой отчетности BI-модули применяют OLAP-технологию).


    Итак, при автоматизации управленческого учета без явной необходимости можно не менять сложившуюся ИТ-архитектуру, особенно если это потребует больших затрат различных ресурсов компании.




    Свои комментарии к этой статье Вы можете направлять по адресу budgeting@bk.ru, указав свое Ф.И.О., должность и название организации, в которой Вы работаете. Ваши комментарии будут размещены под данной статьей.

    Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статьей Вы также можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения.




  • Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru