Электронные курсы > Как выбрать программу для автоматизации бюджетирования и управленческого учета > Часть 3. Создание новых справочников и настройка плана счетов
То есть должна быть возможность создания новых справочников (см. Рис. 2). Здесь и далее на рисунках представлены примеры реализации функций автоматизации бюджетирования и управленческого учета с использованием программного комплекса "ИНТЕГРАЛ". Естественно, что все эти функции в каждом программном продукте могут быть реализованы по-своему.
Эти справочники будут использоваться как для ввода информации (при занесении данных по типовым операциям), так и для вывода – построения отчетов.
Рис. 2 Пример создания нового справочника
Основные требования к информационной системе по созданию справочников: неограниченное количество справочников;
иерархические структуры из элементов справочников
перемещение элементов (и папок) справочников;
поиск элементов в справочниках;
карточки у элементов справочников.
Детальный аналитический учет организуется через создание необходимых для особенностей каждой компании справочников. Список аналитических справочников каждая компания может формировать под свои нужды. Количество справочников не должно быть ограничено.
Для получения детализированного учета (получения отчетов в необходимом разрезе) необходимо использовать эти аналитические справочники. При необходимости во всех справочниках можно создавать иерархические структуры из элементов справочников.
Для этих целей в каждом справочнике помимо элементов должна быть возможность создавать папки. А в папке – создавать и элементы, и новые папки. Таким образом, можно будет создавать многоуровневую иерархическую структуру в каждом иерархическом справочнике.
Детализированная управленческая отчетность также должна строиться как по элементам справочников, так и по группам (папкам).
Должна быть возможность использования функций редактирования и перемещения как для элементов справочников, так и для групп (папки).
Также должна быть возможность изменения порядка элементов и папок в справочниках.
Для некоторых справочников должна быть возможность указывать не только их название, но и более полную информацию (например, о контрагентах, сотрудниках, основных средствах, материалах и т.д.). Для этих целей в программе должно быть предусмотрено создание карточек.
Рис. 3 Пример настройки плана счетов
Основные требования к информационной системе по настройке плана счетов:
неограниченное количество счетов;
достаточное количество аналитик;
контроль удаления счетов и аналитик;
изменение журнала проводок при добавлении/удалении аналитик у счетов.
Как и в случае со справочниками не должно быть никаких ограничений по количеству счетов.
Кроме того должна быть возможность привязки к каждому счета необходимого количества аналитик (справочников). Например, в программном комплексе "ИНТЕГРАЛ" для каждого счета можно выбрать до 10 аналитик.
Естественно должны быть реализована функция контроля удаления счетов и аналитик. Ведь при удалении счета или аналитики может быть потеряна важная информация о финансово-хозяйственной деятельности компании.
При добавлении/удалении аналитик в плане счетов должны автоматически осуществляться определенные операции над журналом проводок. При добавлении (или удалении) аналитики к счету, который используется в журнале проводок, должны автоматически перепроводиться все операции, в которых применяется данный счет. При этом в новой аналитике данного счета должно записываться значение такой же аналитики корреспондирующего счета.
Например, если у счета 90.1 "Выручка" есть аналитика "Продукты", а у счета 62.1 "Расчеты с покупателями" такой аналитики нет, то после того как в плане счетов к счету 62.1 добавить аналитику "Продукты" во всех проводках (где по Дт 62.1, а по Кт 90.1), значение аналитики "Продукты" у счета 62.1 должно быть скопировано из такой же аналитики счета 90.1.
Таким образом, в некоторых случаях добавление/изменение аналитики в плане счетов может занимать достаточно продолжительное время. Это время зависит от количества записей в журнале проводок, в которых используется данный счет.
Если какая-то аналитика у счета убирается в плане счетов, то в журнале проводок должно удаляться значение этой аналитики во всех проводках, в которых используется соответствующий счет.
При настройке управленческой отчетности пользователь конструирует запросы к журналу проводок. Вполне может оказаться так, что для формирования какого-то управленческого отчета нужно построить запрос к счету, который сейчас не имеет нужной аналитики.
Но при этом требуемая аналитика есть в корреспондирующих счетах. В таком случае достаточно в плане счетов добавить недостающую аналитику к нужному счету, после чего уже можно сформировать необходимый запрос и получить требуемый управленческий отчет.
Если в программе не реализована такая функция по обновлению журнала проводок после добавления новой аналитики к счету в плане счетов, то придется перепроводить все соответствующие операции, добавляя вручную значения новых аналитик.
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
Часть 3. Создание новых справочников и настройка плана счетов
Создание новых справочников
То есть должна быть возможность создания новых справочников (см. Рис. 2). Здесь и далее на рисунках представлены примеры реализации функций автоматизации бюджетирования и управленческого учета с использованием программного комплекса "ИНТЕГРАЛ". Естественно, что все эти функции в каждом программном продукте могут быть реализованы по-своему.
|
Количество справочников зависит от форматов управленческой отчетности. Понятно, что чем они более детальные, тем больше справочников потребуется создать в системе бюджетирования и управленческого учета. |
Основные требования к информационной системе по созданию справочников:
Для получения детализированного учета (получения отчетов в необходимом разрезе) необходимо использовать эти аналитические справочники. При необходимости во всех справочниках можно создавать иерархические структуры из элементов справочников.
Для этих целей в каждом справочнике помимо элементов должна быть возможность создавать папки. А в папке – создавать и элементы, и новые папки. Таким образом, можно будет создавать многоуровневую иерархическую структуру в каждом иерархическом справочнике.
Детализированная управленческая отчетность также должна строиться как по элементам справочников, так и по группам (папкам).
|
Для построения таких иерархических отчетов желательно использовать многомерный иерархический OLAP-КУБ (подробнее об этом будет сказано ниже). |
Также должна быть возможность изменения порядка элементов и папок в справочниках.
Для некоторых справочников должна быть возможность указывать не только их название, но и более полную информацию (например, о контрагентах, сотрудниках, основных средствах, материалах и т.д.). Для этих целей в программе должно быть предусмотрено создание карточек.
Настройка плана счетов
Как и в случае со справочниками не должно быть никаких ограничений по количеству счетов.
Кроме того должна быть возможность привязки к каждому счета необходимого количества аналитик (справочников). Например, в программном комплексе "ИНТЕГРАЛ" для каждого счета можно выбрать до 10 аналитик.
|
|
При добавлении/удалении аналитик в плане счетов должны автоматически осуществляться определенные операции над журналом проводок. При добавлении (или удалении) аналитики к счету, который используется в журнале проводок, должны автоматически перепроводиться все операции, в которых применяется данный счет. При этом в новой аналитике данного счета должно записываться значение такой же аналитики корреспондирующего счета.
Например, если у счета 90.1 "Выручка" есть аналитика "Продукты", а у счета 62.1 "Расчеты с покупателями" такой аналитики нет, то после того как в плане счетов к счету 62.1 добавить аналитику "Продукты" во всех проводках (где по Дт 62.1, а по Кт 90.1), значение аналитики "Продукты" у счета 62.1 должно быть скопировано из такой же аналитики счета 90.1.
Таким образом, в некоторых случаях добавление/изменение аналитики в плане счетов может занимать достаточно продолжительное время. Это время зависит от количества записей в журнале проводок, в которых используется данный счет.
Если какая-то аналитика у счета убирается в плане счетов, то в журнале проводок должно удаляться значение этой аналитики во всех проводках, в которых используется соответствующий счет.
|
Наличие такой функции позволяет существенно снизить цену ошибки, которая может быть допущена при проектировании системы управленческой отчетности. |
Но при этом требуемая аналитика есть в корреспондирующих счетах. В таком случае достаточно в плане счетов добавить недостающую аналитику к нужному счету, после чего уже можно сформировать необходимый запрос и получить требуемый управленческий отчет.
Если в программе не реализована такая функция по обновлению журнала проводок после добавления новой аналитики к счету в плане счетов, то придется перепроводить все соответствующие операции, добавляя вручную значения новых аналитик.
|
Если у Вас возникли какие-то вопросы по данному курсу Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Ответы на Ваши вопросы будут направлены в течение нескольких дней с момента получения. Кроме того по адресу budgeting@bk.ru Вы можете направлять свои предложения по улучшению и возможному дальнейшему развитию раздела "Электронные курсы по бюджетированию и управленческому учету". |
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
