Статьи > Технология постановки бюджетирования и управленческого учета > Детальная аналитика затрат в управленческого учете
Под статьей «Как навести порядок в управленческом учете затрат» появился следующий комментарий:
«Здравствуйте! Есть ли информация как реализовать более детальную аналитику затрат в 1С или ее обработках. Есть намерение ввести дополнительные статьи затрат для целей УУ. Но, такого примера еще не встречала на практике. Буду благодарна за информацию.
Прекрасный пример Екатерины Демьяновой очень хочется реализовать. Возникает вопрос каким инструментом это сделано? Внешняя программа или доп. обработка в программе учета? И каким образом (технически) далее консолидируется и обрабатывается информация после обработки заявки-запроса.»
Я решил, что вместо обычного ответного комментария лучше дать отдельный развернутый ответ в формате статьи, поскольку на самом деле это вопрос имеет фундаментальные аспекты.
Не думаю, что данный вопрос носит преимущественно технический характер и конкретное техническое решение (1С или другая программа) здесь не имеет принципиального значения.
Львиная доля наших консалтинговых проектов по внедрению управленческого учета реализуется по одной и той же схеме. Безусловно, в каждом конкретном случае есть свои нюансы, но общая логика проекта от этого не меняется. Кстати, именно поэтому мы решили запустить спецпроект «Постановка управленческого учета».
Если коротко, то при выполнении консалтинговых проектов сначала мы изучаем то чудо-решение, которое сварганила сама компания до прихода нашей команды консультантов. Почти всегда управленческий учет строится в компании по одному и тому же стихийному сценарию. На самом деле это замечание относится к построению всей системы управления компании, а не только к управленческому учету.
Очень часто при создании бизнеса не задумываются о построении полноценной системы управления. Кое-какой учет в компаниях появляется только потому, что бухгалтерский учет является обязаловкой, навязанной из вне.
Понятно, что ни о какой нормальной постановке управленческого учета при таком подходе не может быть и речи, если даже цели управленческого учета никто сформулировать не может. Да и постановкой бухгалтерского учета зачастую никто толком не занимается. Собственник может просто поручить вести бухучет и сдавать всю внешнюю отчетность штатному бухгалтеру или компании на аутсорсинге, и вообще не вникать в этой дело.
Полагаю, что при этом предъявлять претензии к выстроенному таким образом бухгалтерскому учету, который, как правило, слабо применим для целей управленческого учета, мягко говоря, некорректно. Как говорится, выросло, что выросло.
Поэтому достаточно часто процесс подготовки управленческой отчетности больше похож не на четко прописанную технологию, а на какие-то шаманские танцы. Часть информации берется из одних баз, часть из других, что-то из каких-то мало кому понятных файлов MS Excel и т.д. При этом в компании даже нет описания самой методологии управленческого учета (не говоря уже об управленческой учетной политике), а также регламента управленческого учета. Во всем это может разбираться только тот, кто непосредственно заниматься подготовкой управленческих отчетов.
При таком подходе достоверность подготовленных отчетов может вызывать большие сомнения. Да и вообще вся эта с позволения сказать система может держаться только на одном человеке. Если этот корпоративный колдун уйдет из компании, то и вся система управленческого учета может посыпаться.
И вот тут вместо того, чтобы признать ошибку и начать наконец-то по нормальному выстраивать учетную систему так, как нужно, начинаются различные допилы с помощью электронных таблиц MS Excel. Некоторые компании затем приходят к неправильному выводу о том, что управленческий учет без электронных таблиц невозможен.
Справедливости ради стоит отметить, что управленческий учет в компаниях малого и среднего бизнеса может оказаться достаточно сложной системой. Причем это может быть обусловлено не только вышеупомянутым раздолбайством собственников, но и некоторыми объективными факторами. Подробнее об этом можно прочитать в книге «Управленческий учет. Made not in Russia».
Поэтому, как это не странно может показаться на первый взгляд, постановка управленческого учета в компаниях малого и среднего бизнеса может оказаться более сложной задачей, чем аналогичный проект, выполняемый в крупной компании. Впрочем, нужно обратить внимание на то, что в крупных компаниях могут быть свои заморочки, связанные с системой управленческого учета.
Не скрою, что нередко, реализуя проект по постановке управленческого учета даже в небольших компаниях, нам приходится тратить немало времени на то, чтобы из какой-то непонятной процедуры (назвать ее системой язык не поворачивается) сделать четко продуманную и прописанную технологию, которая позволяет СВОЕВРЕМЕННО получать управленческую отчетность с требуемой СТЕПЕНЬЮ ДЕТАЛИЗАЦИИ, соответствующую БАЗОВЫМ ПРИНЦИПАМ управленческой учетной политики, содержащую информацию обо ВСЕХ хозяйственных операциях. При этом у собственников и руководителей компании КАЧЕСТВО и ДОСТОВЕРНОСТЬ управленческих отчетов не вызывает сомнений.
Еще ни разу не было такого, чтобы после детальной проработки всех организационно-методологических вопросов и разработки ТЗ на автоматизацию не получалось сделать нормальную автоматизированную систему управленческому учета. Это относится к автоматизации и процесса ввода информации о хозяйственных операциях, и процесса вывода (подготовки управленческих отчетов).
Есть технология, отработанная десятилетиями (консультанты Компании РиК выполняют проекты по постановке управленческого учета с 1995-го года), которая позволяет выстроить полноценную систему управленческого учета в ЛЮБОЙ компании. Кстати, данная технология очень подробно описана в методике «Управленческий учет», которую компании могут использовать для самостоятельной постановки управленческого учета.
Итак, в рамках первого этапа проекта («Постановка задачи») проводится комплексное обследование действующей системы управленческого учета компании. При этом выявляются проблемы в этой системе, проектируется новая система, разрабатывается техническое задание, а затем уже осуществляется автоматизация.
Кстати, одна из классических проблем, с которым мы сталкиваемся при анализе действующей системы управленческого учета многих компаний, как раз и связана с недостаточной степенью детализации затрат. Недостаточной для управленческого учета, но вполне себе достаточной для бухгалтерского.
Зачастую детализация новой системы управленческого учета заключается в том, что в компании появляются более детализированные справочники (в том числе справочник затрат и справочник движения денежных средств) и более детализированные отчеты, для формирования которых приходится детализировать управленческий план счетов. Как правило, к определенным счетам добавляются дополнительные аналитики (они же справочники, которые используются при вводе в базу информации о хозяйственных операциях).
Естественно, что для подготовки более детализированной управленческой отчетности, нужно будет не только разработать новую методику (модель) управленческого учета, но и обеспечить попадание в базу (или в базы) соответствующей информации о хозяйственных операциях компании. Новая система управленческого учета должна быть максимально технологизирована и автоматизирована с минимальной зависимостью от человеческого фактора.
Очевидно, что если в учетную базу не попала нужная информация (например, необходимая для подготовки какого-то детализированного управленческого отчета), то НЕВОЗМОЖНО ее оттуда извлечь технологизированным способом. Поэтому при разработке новой системы управленческого отчета нужно будет детально проработать не только процесс вывода данных (формирования управленческих отчетов), но и процесс ввода данные (попадания информации в базу).
Да, на разработку новой системы управленческого учета может уйти немало времени, но, как говорится в одном известном мультфильме, лучше 3 дня потерять, а потом за 5 минут доделать. Конечно же, без затрат времени не обойтись, но при грамотном подходе это будут стратегические затраты, которые позволят создать работающий актив в виде полноценной системы управленческого учета. Не нужно будет, как раньше, тратить много времени на подготовку требуемых управленческих отчетов с необходимой степенью детализации и соответствующих управленческой учетной политике компании.
На самом деле вопрос детализации информации – это только один из важнейших вопросов, требующих проработки. Соответственно недостаточная степень детализации действующей системы управленческого учета – только одна из проблем, которую лучше не решать отдельно. Не нужно заниматься таким вот кусочничеством, если так можно выразиться.
Сейчас может быть актуальным вопрос детальной аналитики затрат, потом, например, привязки этих затрат к различным объектам управленческого учета (продукты, проекты, подразделения, клиенты, регионы и т.д.), затем соответствия управленческой учетной политики базовым принципам и т.д. Не нужно решать все эти задачи отдельно по частям, т.к. в этом случае получится такое вот «лоскутное одеяло». Сначала в одном месте что-то подправили, затем в другом, потом в третьем и т.д. Причем все эти элементы системы могут быть взаимосвязанными, что обязательно необходимо учитывать.
Таким образом, как уже было отмечено выше, гораздо эффективнее комплексно подойти к решению такой задачи (проекта развития), как постановка и автоматизация полноценной системы управленческого учета в компании.
Это значит, что при грамотном подходе к этому проекту развития необходимо детально проработать: цели управленческого учета;
концепция управленческого учета;
форматы управленческой отчетности;
методология (модель) управленческого учета;
управленческая учетная политика;
регламент управленческого учета;
ТЗ по автоматизации управленческого учета.
Желаю всем успехов при постановке и автоматизации полноценной системы управленческого учета!
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
Детальная аналитика затрат в управленческого учете
Под статьей «Как навести порядок в управленческом учете затрат» появился следующий комментарий:
«Здравствуйте! Есть ли информация как реализовать более детальную аналитику затрат в 1С или ее обработках. Есть намерение ввести дополнительные статьи затрат для целей УУ. Но, такого примера еще не встречала на практике. Буду благодарна за информацию.
Прекрасный пример Екатерины Демьяновой очень хочется реализовать. Возникает вопрос каким инструментом это сделано? Внешняя программа или доп. обработка в программе учета? И каким образом (технически) далее консолидируется и обрабатывается информация после обработки заявки-запроса.»
Я решил, что вместо обычного ответного комментария лучше дать отдельный развернутый ответ в формате статьи, поскольку на самом деле это вопрос имеет фундаментальные аспекты.
Не думаю, что данный вопрос носит преимущественно технический характер и конкретное техническое решение (1С или другая программа) здесь не имеет принципиального значения.
Львиная доля наших консалтинговых проектов по внедрению управленческого учета реализуется по одной и той же схеме. Безусловно, в каждом конкретном случае есть свои нюансы, но общая логика проекта от этого не меняется. Кстати, именно поэтому мы решили запустить спецпроект «Постановка управленческого учета».
Если коротко, то при выполнении консалтинговых проектов сначала мы изучаем то чудо-решение, которое сварганила сама компания до прихода нашей команды консультантов. Почти всегда управленческий учет строится в компании по одному и тому же стихийному сценарию. На самом деле это замечание относится к построению всей системы управления компании, а не только к управленческому учету.
Очень часто при создании бизнеса не задумываются о построении полноценной системы управления. Кое-какой учет в компаниях появляется только потому, что бухгалтерский учет является обязаловкой, навязанной из вне.
Понятно, что ни о какой нормальной постановке управленческого учета при таком подходе не может быть и речи, если даже цели управленческого учета никто сформулировать не может. Да и постановкой бухгалтерского учета зачастую никто толком не занимается. Собственник может просто поручить вести бухучет и сдавать всю внешнюю отчетность штатному бухгалтеру или компании на аутсорсинге, и вообще не вникать в этой дело.
Полагаю, что при этом предъявлять претензии к выстроенному таким образом бухгалтерскому учету, который, как правило, слабо применим для целей управленческого учета, мягко говоря, некорректно. Как говорится, выросло, что выросло.
Поэтому достаточно часто процесс подготовки управленческой отчетности больше похож не на четко прописанную технологию, а на какие-то шаманские танцы. Часть информации берется из одних баз, часть из других, что-то из каких-то мало кому понятных файлов MS Excel и т.д. При этом в компании даже нет описания самой методологии управленческого учета (не говоря уже об управленческой учетной политике), а также регламента управленческого учета. Во всем это может разбираться только тот, кто непосредственно заниматься подготовкой управленческих отчетов.
При таком подходе достоверность подготовленных отчетов может вызывать большие сомнения. Да и вообще вся эта с позволения сказать система может держаться только на одном человеке. Если этот корпоративный колдун уйдет из компании, то и вся система управленческого учета может посыпаться.
И вот тут вместо того, чтобы признать ошибку и начать наконец-то по нормальному выстраивать учетную систему так, как нужно, начинаются различные допилы с помощью электронных таблиц MS Excel. Некоторые компании затем приходят к неправильному выводу о том, что управленческий учет без электронных таблиц невозможен.
Справедливости ради стоит отметить, что управленческий учет в компаниях малого и среднего бизнеса может оказаться достаточно сложной системой. Причем это может быть обусловлено не только вышеупомянутым раздолбайством собственников, но и некоторыми объективными факторами. Подробнее об этом можно прочитать в книге «Управленческий учет. Made not in Russia».
Поэтому, как это не странно может показаться на первый взгляд, постановка управленческого учета в компаниях малого и среднего бизнеса может оказаться более сложной задачей, чем аналогичный проект, выполняемый в крупной компании. Впрочем, нужно обратить внимание на то, что в крупных компаниях могут быть свои заморочки, связанные с системой управленческого учета.
Не скрою, что нередко, реализуя проект по постановке управленческого учета даже в небольших компаниях, нам приходится тратить немало времени на то, чтобы из какой-то непонятной процедуры (назвать ее системой язык не поворачивается) сделать четко продуманную и прописанную технологию, которая позволяет СВОЕВРЕМЕННО получать управленческую отчетность с требуемой СТЕПЕНЬЮ ДЕТАЛИЗАЦИИ, соответствующую БАЗОВЫМ ПРИНЦИПАМ управленческой учетной политики, содержащую информацию обо ВСЕХ хозяйственных операциях. При этом у собственников и руководителей компании КАЧЕСТВО и ДОСТОВЕРНОСТЬ управленческих отчетов не вызывает сомнений.
Еще ни разу не было такого, чтобы после детальной проработки всех организационно-методологических вопросов и разработки ТЗ на автоматизацию не получалось сделать нормальную автоматизированную систему управленческому учета. Это относится к автоматизации и процесса ввода информации о хозяйственных операциях, и процесса вывода (подготовки управленческих отчетов).
Есть технология, отработанная десятилетиями (консультанты Компании РиК выполняют проекты по постановке управленческого учета с 1995-го года), которая позволяет выстроить полноценную систему управленческого учета в ЛЮБОЙ компании. Кстати, данная технология очень подробно описана в методике «Управленческий учет», которую компании могут использовать для самостоятельной постановки управленческого учета.
Итак, в рамках первого этапа проекта («Постановка задачи») проводится комплексное обследование действующей системы управленческого учета компании. При этом выявляются проблемы в этой системе, проектируется новая система, разрабатывается техническое задание, а затем уже осуществляется автоматизация.
Кстати, одна из классических проблем, с которым мы сталкиваемся при анализе действующей системы управленческого учета многих компаний, как раз и связана с недостаточной степенью детализации затрат. Недостаточной для управленческого учета, но вполне себе достаточной для бухгалтерского.
Зачастую детализация новой системы управленческого учета заключается в том, что в компании появляются более детализированные справочники (в том числе справочник затрат и справочник движения денежных средств) и более детализированные отчеты, для формирования которых приходится детализировать управленческий план счетов. Как правило, к определенным счетам добавляются дополнительные аналитики (они же справочники, которые используются при вводе в базу информации о хозяйственных операциях).
Естественно, что для подготовки более детализированной управленческой отчетности, нужно будет не только разработать новую методику (модель) управленческого учета, но и обеспечить попадание в базу (или в базы) соответствующей информации о хозяйственных операциях компании. Новая система управленческого учета должна быть максимально технологизирована и автоматизирована с минимальной зависимостью от человеческого фактора.
Очевидно, что если в учетную базу не попала нужная информация (например, необходимая для подготовки какого-то детализированного управленческого отчета), то НЕВОЗМОЖНО ее оттуда извлечь технологизированным способом. Поэтому при разработке новой системы управленческого отчета нужно будет детально проработать не только процесс вывода данных (формирования управленческих отчетов), но и процесс ввода данные (попадания информации в базу).
Да, на разработку новой системы управленческого учета может уйти немало времени, но, как говорится в одном известном мультфильме, лучше 3 дня потерять, а потом за 5 минут доделать. Конечно же, без затрат времени не обойтись, но при грамотном подходе это будут стратегические затраты, которые позволят создать работающий актив в виде полноценной системы управленческого учета. Не нужно будет, как раньше, тратить много времени на подготовку требуемых управленческих отчетов с необходимой степенью детализации и соответствующих управленческой учетной политике компании.
На самом деле вопрос детализации информации – это только один из важнейших вопросов, требующих проработки. Соответственно недостаточная степень детализации действующей системы управленческого учета – только одна из проблем, которую лучше не решать отдельно. Не нужно заниматься таким вот кусочничеством, если так можно выразиться.
Сейчас может быть актуальным вопрос детальной аналитики затрат, потом, например, привязки этих затрат к различным объектам управленческого учета (продукты, проекты, подразделения, клиенты, регионы и т.д.), затем соответствия управленческой учетной политики базовым принципам и т.д. Не нужно решать все эти задачи отдельно по частям, т.к. в этом случае получится такое вот «лоскутное одеяло». Сначала в одном месте что-то подправили, затем в другом, потом в третьем и т.д. Причем все эти элементы системы могут быть взаимосвязанными, что обязательно необходимо учитывать.
Таким образом, как уже было отмечено выше, гораздо эффективнее комплексно подойти к решению такой задачи (проекта развития), как постановка и автоматизация полноценной системы управленческого учета в компании.
Это значит, что при грамотном подходе к этому проекту развития необходимо детально проработать:
Желаю всем успехов при постановке и автоматизации полноценной системы управленческого учета!
| Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статье, Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения. |
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
