Статьи > Автоматизация бюджетирования и управленческого учета > Автоматизация управленческого учета (отличительные особенности)
bud-tech.ru
ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО
Достаточно подробно о стратегии автоматизации бюджетирования и управленческого учета написано в статье "Автоматизация бюджетирования и управленческого учета (новый подход)".
А в этой статье рассматриваются особенности автоматизации именно фактического управленческого учета, а не плановых бюджетов.
Эти особенности связаны с принципиальным отличием модели учета, от модели планирования (об этом можно прочитать в вышеупомянутой статье).
Процесс фактического управленческого учета можно условно разбить на два крупных подпроцесса: ввод данных о фактических хозяйственных операциях;
вывод данных – формирование управленческой отчетности.
Естественно, автоматизировать нужно оба этих подпроцесса.
При автоматизации подпроцесса ввода данных о совершенных хозяйственных операциях нужно проработать следующие вопросы: справочники;
управленческий план счетов;
типовые операции (документы).
Справочники используются и для ввода информации в базу данных и для вывода, то есть формирования управленческой отчетности. На второй стадии они играют роль аналитик, в разрезе которых нужно сформировать значения определенных показателей в управленческих отчетах.
План счетов также применяется и при внесении данных о фактических хозяйственных операциях и при построении управленческих отчетов, в соответствии с настройками методики (модели) управленческой отчетности. При этих настройках также используется план счетов и справочники.
Типовые операции необходимы для ускорения ввода информации, а также для минимизации ошибок. Таким образом, они нужны для повышения эффективности первого подпроцесса управленческого учета – ввода данных в базу.
Для автоматизации формирования управленческой отчетности, конечно же, сначала должна быть разработана сама методика (модель) управленческого учета. А затем уже нужно сделать так, чтобы эта управленческая отчетность формировалась автоматически на основе разработанной методики (модели).
Кстати, это необходимо сделать и перед автоматизацией первого подпроцесса управленческого учета. Ведь для того, чтобы понять какие нужны справочники и каким должен быть план счетов следует разработать форматы и методики формированиях всех управленческих отчетов.
Определившись с изменениями в справочниках и в плане счетов, далее нужно будет внести необходимые корректировки во все типовые операции (документы), чтобы в базу данных попадала вся информация, необходимая для формирования всей управленческой отчетности.
При проработке организационно-методических аспектов управленческого учета нужно будет разработать четкий регламент управленческого учета, а также определиться с таким важным вопросом как управленческая учетная политика.
Регламент управленческого учета нужен для систематизации самой процедуры, а управленческая учетная политика задает принципы признания и оценки всех хозяйственных операций.
Как известно, в некоторых компаниях управленческий учет отличается от бухгалтерского. Одно из отличий как раз может заключаться в разной учетной политике.
Кстати, управленческая учетная политика должна применяться при построении и фактических, и плановых управленческих отчетов.
Для автоматизации первого подпроцесса (ввод данных) идеально подходят системы так называемого транзакционного типа. Они предназначены именно для систематического ввода информации в базу данных по определенным алгоритмам.
Одним из лидеров российского рынка среди программ подобного класса является 1С. Эта программа получила наибольшее распространение. Хотя, если говорить об автоматизации внешней (а не управленческой) отчетности, то, мягко говоря, она оставляет желать лучшего. Бухгалтерам то и дело приходится перепроверять эту программу и часто доделывать отчеты вручную.
Но если рассматривать эту программу именно как инструмент для ввода информации в базу данных, то она очень хорошо справляется с такой задачей.
Таким образом, с помощью программ транзакционного типа можно достаточно эффективно автоматизировать подпроцесс ввода данных. С их помощью любую хозяйственную операцию можно отразить в базе данных, используя справочники, план счетов, а также типовые операции (документы).
Что касается второго подпроцесса управленческого учета (формирование управленческой отчетности), то его также можно автоматизировать с помощью информационных систем транзакционного типа.
Но гораздо эффективнее это можно сделать с помощью специализированных систем аналитического типа. Данный класс программных продуктов называется BI-системы (Business Intelligence).
Примером такой BI-системы является модуль "Бюджетирование", входящий в состав ПК "ИНТЕГРАЛ".
BI-системы специально предназначены для настройки моделей управленческой отчетности различной степени сложности. Причем все эти настройки могут делать специалисты по управленческому учету без привлечения ИТ-специалистов и тем более программистов.
Кроме того, подобные системы для формирования управленческой отчетности используют OLAP-технологию. Данную технологию очень удобно использовать, когда необходимо получать детальные управленческие отчеты.
Системы транзакционного типа не могут использовать эту технологию, т.к. у них хранение данных организовано по-другому. В той же вышеупомянутой 1С нет OLAP-КУБа. Нашим программистам поэтому пришлось специальный модуль делать для преобразования данных из 1С в формат OLAP-КУБа (в данном случае речь идет о таблице фактов).
То есть модуль для импорта данных из 1С не просто импортирует данные, а еще преобразует их таким образом, чтобы можно было пользоваться возможностями OLAP-КУБа, который применяется для настройки и формирования управленческой отчетности.
Следует отметить, что BI-системы могут использоваться для построения и фактической, и плановой отчетности. То есть с их помощью можно автоматизировать весь бюджетный цикл.
Кстати, в этом и заключается отличие в автоматизации фактической отчетности от плановой. Для автоматизации плановых бюджетов можно использовать только BI-модуль, а для автоматизации фактической отчетности нужна еще программа транзакционного типа для ввода данных о фактических хозяйственных операциях.
Поэтому системы транзакционного типа и BI-системы могут использоваться в тандеме. Очень сложно сделать универсальную программу, которая была бы лучшей во всем.
Поэтому, несмотря на многие попытки создания системы управленческой отчетности на базе программ транзакционного типа, они все равно во многом уступают возможностям BI-систем.
Но, тем не менее, они являются очень популярными. Причиной тому является нежеланием многих компаний тратить время на создание системы управленческого учета. Никто не хочет напрягаться при автоматизации управленческого учета.
Всем хочется получить какую-то готовую систему как в случае с автоматизацией бухгалтерского учета. Но с управленческим учетом такое вряд ли возможно.
Нет универсальной (шаблонной) системы управленческого учета и тем более бюджетирования. Каждой компании придется ее создать для себя.
ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО
Ближайший семинар по управленческому учету состоится 20-21 мая 2024 г.
Но не нужно расстраиваться. Есть четкая технология, не раз опробованная на практике, использование которой позволит каждой компании (причем совершенно самостоятельно) создать для себя автоматизированную систему управленческого учета.
Для ее изучения и применения можно воспользоваться следующими нашими продуктами и услугами: книга "Постановка и автоматизация управленческого учета";
методика "Управленческий учет";
семинар-практикум по управленческому учету, который проходит в различных форматах.
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
Автоматизация управленческого учета (отличительные особенности)
bud-tech.ru
ПК "ИНТЕГРАЛ" - программный комплекс для автоматизации бюджетирования и управленческого учета
А в этой статье рассматриваются особенности автоматизации именно фактического управленческого учета, а не плановых бюджетов.
Эти особенности связаны с принципиальным отличием модели учета, от модели планирования (об этом можно прочитать в вышеупомянутой статье).
Процесс фактического управленческого учета можно условно разбить на два крупных подпроцесса:
Естественно, автоматизировать нужно оба этих подпроцесса.
При автоматизации подпроцесса ввода данных о совершенных хозяйственных операциях нужно проработать следующие вопросы:
Справочники используются и для ввода информации в базу данных и для вывода, то есть формирования управленческой отчетности. На второй стадии они играют роль аналитик, в разрезе которых нужно сформировать значения определенных показателей в управленческих отчетах.
План счетов также применяется и при внесении данных о фактических хозяйственных операциях и при построении управленческих отчетов, в соответствии с настройками методики (модели) управленческой отчетности. При этих настройках также используется план счетов и справочники.
Типовые операции необходимы для ускорения ввода информации, а также для минимизации ошибок. Таким образом, они нужны для повышения эффективности первого подпроцесса управленческого учета – ввода данных в базу.
Для автоматизации формирования управленческой отчетности, конечно же, сначала должна быть разработана сама методика (модель) управленческого учета. А затем уже нужно сделать так, чтобы эта управленческая отчетность формировалась автоматически на основе разработанной методики (модели).
Кстати, это необходимо сделать и перед автоматизацией первого подпроцесса управленческого учета. Ведь для того, чтобы понять какие нужны справочники и каким должен быть план счетов следует разработать форматы и методики формированиях всех управленческих отчетов.
Определившись с изменениями в справочниках и в плане счетов, далее нужно будет внести необходимые корректировки во все типовые операции (документы), чтобы в базу данных попадала вся информация, необходимая для формирования всей управленческой отчетности.
При проработке организационно-методических аспектов управленческого учета нужно будет разработать четкий регламент управленческого учета, а также определиться с таким важным вопросом как управленческая учетная политика.
Регламент управленческого учета нужен для систематизации самой процедуры, а управленческая учетная политика задает принципы признания и оценки всех хозяйственных операций.
Как известно, в некоторых компаниях управленческий учет отличается от бухгалтерского. Одно из отличий как раз может заключаться в разной учетной политике.
Кстати, управленческая учетная политика должна применяться при построении и фактических, и плановых управленческих отчетов.
Для автоматизации первого подпроцесса (ввод данных) идеально подходят системы так называемого транзакционного типа. Они предназначены именно для систематического ввода информации в базу данных по определенным алгоритмам.
Одним из лидеров российского рынка среди программ подобного класса является 1С. Эта программа получила наибольшее распространение. Хотя, если говорить об автоматизации внешней (а не управленческой) отчетности, то, мягко говоря, она оставляет желать лучшего. Бухгалтерам то и дело приходится перепроверять эту программу и часто доделывать отчеты вручную.
Но если рассматривать эту программу именно как инструмент для ввода информации в базу данных, то она очень хорошо справляется с такой задачей.
Таким образом, с помощью программ транзакционного типа можно достаточно эффективно автоматизировать подпроцесс ввода данных. С их помощью любую хозяйственную операцию можно отразить в базе данных, используя справочники, план счетов, а также типовые операции (документы).
Что касается второго подпроцесса управленческого учета (формирование управленческой отчетности), то его также можно автоматизировать с помощью информационных систем транзакционного типа.
Но гораздо эффективнее это можно сделать с помощью специализированных систем аналитического типа. Данный класс программных продуктов называется BI-системы (Business Intelligence).
Примером такой BI-системы является модуль "Бюджетирование", входящий в состав ПК "ИНТЕГРАЛ".
BI-системы специально предназначены для настройки моделей управленческой отчетности различной степени сложности. Причем все эти настройки могут делать специалисты по управленческому учету без привлечения ИТ-специалистов и тем более программистов.
Кроме того, подобные системы для формирования управленческой отчетности используют OLAP-технологию. Данную технологию очень удобно использовать, когда необходимо получать детальные управленческие отчеты.
Системы транзакционного типа не могут использовать эту технологию, т.к. у них хранение данных организовано по-другому. В той же вышеупомянутой 1С нет OLAP-КУБа. Нашим программистам поэтому пришлось специальный модуль делать для преобразования данных из 1С в формат OLAP-КУБа (в данном случае речь идет о таблице фактов).
То есть модуль для импорта данных из 1С не просто импортирует данные, а еще преобразует их таким образом, чтобы можно было пользоваться возможностями OLAP-КУБа, который применяется для настройки и формирования управленческой отчетности.
Следует отметить, что BI-системы могут использоваться для построения и фактической, и плановой отчетности. То есть с их помощью можно автоматизировать весь бюджетный цикл.
Кстати, в этом и заключается отличие в автоматизации фактической отчетности от плановой. Для автоматизации плановых бюджетов можно использовать только BI-модуль, а для автоматизации фактической отчетности нужна еще программа транзакционного типа для ввода данных о фактических хозяйственных операциях.
Поэтому системы транзакционного типа и BI-системы могут использоваться в тандеме. Очень сложно сделать универсальную программу, которая была бы лучшей во всем.
Поэтому, несмотря на многие попытки создания системы управленческой отчетности на базе программ транзакционного типа, они все равно во многом уступают возможностям BI-систем.
Но, тем не менее, они являются очень популярными. Причиной тому является нежеланием многих компаний тратить время на создание системы управленческого учета. Никто не хочет напрягаться при автоматизации управленческого учета.
Всем хочется получить какую-то готовую систему как в случае с автоматизацией бухгалтерского учета. Но с управленческим учетом такое вряд ли возможно.
Нет универсальной (шаблонной) системы управленческого учета и тем более бюджетирования. Каждой компании придется ее создать для себя.
Для ее изучения и применения можно воспользоваться следующими нашими продуктами и услугами:
| Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статье, Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения. |
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
