Блог Александра Карпова > Чем управленческий учет отличается от бухгалтерского и как это влияет на сложность внедрения данной системы
Авторский видеоролик по тематике данной записи блога можно посмотреть на:
– VK видео;
– Youtube;
– Rutube.
ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО
Чем же может отличаться управленческий учет от бухгалтерского? Такой вопрос не редко возникает в компаниях, которые задумываются о внедрении управленческого учета на системной основе. Действительно, прежде чем заниматься постановкой управленческого учета, нужно понимать ответ на этот вопрос, т.к. от этого зависит успешность проекта.
Итак, если рассматривать только финансово-экономический аспект, то отличия управленческого учета от бухгалтерского могут заключаться в следующем:
1. Учетная политика.
2. Степень детализации отчетности.
3. Полнота.
4. Скорость подготовки отчетности.
5*. Форматы отчетности.
И бухгалтерский и управленческий учет (по крайней мере его финансово-экономическая составляющая) могут строиться на одном и том же принципе – двойной записи. Потому не нужно велосипед изобретать.
То есть с технической точки зрения эти две системы могут ничем не отличаться. И в том, и в другом случае после совершения каждой хозяйственной операции в базе данных появляются соответствующие записи, которые в конечном итоге в обеих системах учета могут иметь одну и туже структуру – так называемый журнал проводок. А отличия как раз и будут заключаться в том, как будут отражаться хозяйственные операции (учетная политика), с какой степенью детализации (набор аналитик в плане счетов), и как быстро данные о совершенных операциях будут заноситься в базу. Очевидно, что чем быстрее данные попадут в базу, тем быстрее можно будет сформировать нужные отчет. Впрочем, может быть и еще одно отличие, которое выше уже было обозначено и о котором еще будет сказано чуть позже.
При разработке методологии учета нужно помнить о том, что по-крупному учетный процесс разбивается на два больших подпроцесса: ввод данных в учетную систему и вывод данных (то есть непосредственное формирование отчетов). Архитектура системы управленческого учета представлена на рисунке 1.
Рис. 1. Архитектура системы управленческого учета
Итак, во-первых, отличие может заключаться в учетной политике. Не секрет, что внешняя учетная политика (в данном случае имеется в виду бухгалтерская и налоговая) зачастую выбирается исходя из минимизации налогов. Внутренняя (управленческая) учетная политика может строиться исходя из определенной бизнес-логики, которая более достоверно отражает суть хозяйственных операций компании.
Самый очевидный пример, который здесь можно привести, – это операции, который, скажем так, не совсем корректно отражают экономическую суть происходящего. На всякий случай не буду уточнить, поскольку надеюсь и так понятно, о чем идет речь :)). Если не понятно, то, напишите мне по электронной почте budgeting@bk.ru, и я вам отвечу. Впрочем, у некоторых компаний таких операций может и не быть вовсе, но, тем не менее, по некоторым позициям управленческая учетная политика может отличаться от бухгалтерской.
Еще один простой пример, демонстрирующий возможные отличия управленческого учета от бухгалтерского из-за разницы в учетной политике. В нем уже поменьше «химии», чем в предыдущем, хотя тоже не без этого :)). Например, компания, по сути, одна, но в своей деятельности использует несколько юрлиц. Я сейчас не буду говорить о том почему так получилось. Я просто говорю, что бывает так по факту по разным причинам. Среди наших клиентов есть такие компании, поэтому нам приходилось заниматься постановкой управленческого учета и в таких ситуациях. Очевидно, что в бухгалтерской отчетности каждого юрлица этой компании могут быть внутренние доходы и расходы, а также внутренние задолженности, которые не должны учитываться при формировании управленческой отчетности по компании. Это нужно будет предусмотреть при разработке концепции и модели управленческого учета.
Кстати, концепция управленческого учета – это очень важный аспект данной системы, от которого многое зависит. Поэтому нужно тщательно проработать этот вопрос при постановке управленческого учета. В описании есть ссылка на материалы по концепции управленческого учета.
В качестве еще одного из примеров возможного отличия могу привести практику, сложившуюся в нашем издательстве «Москва», в котором учетная политика отличается от бухгалтерской в части доходов и дебиторской задолженности по оптовому каналу продаж. Ни в одной из наших компаний мы не «химичим», поэтому в данном случае мы просто задумались о том, насколько данные из бухгалтерской базы соответствуют реальному положению дел. Подробнее об этом можно прочитать в статье «Учетная политика доходов и дебиторской задолженности издательства «Москва».
Еще один пример – это ситуация, возникшая у одного из наших клиентов, для которого мы выполнили сразу несколько консалтинговых проектов по разработке и внедрению различных подсистем управления: стратегическое управление, бюджетирование и управленческий учет. Кстати, кейс этой компании (естественно, без какой-либо конфиденциальной информации) входит в состав соответствующих наших методик: «Стратегическое управление предприятием», «Бюджетное управление предприятием», «Управленческий учет».
Детали сообщать не буду, но суть в том, что если из бухгалтерской базы данной этой компании извлекать информацию о закупках у импортных поставщиков, то будет сформирована кредиторская задолженность, а на самом деле компания осуществляет предоплату. Просто для импорта она пользуется услугами компаний-партнеров из-за чего и возникает такая ситуация.
Сложившаяся практика создавала немало проблем при подготовке управленческой отчетности, которая к началу нашей работу формировалась в полу-ручном режиме, что приводило к частым ошибкам. Нам пришлось потратить немало времени для того, чтобы максимально технологизировать процесс учета и формирования отчетности по закупочным операциям у импортных поставщиков. Все это подробно описано в кейсе этой компании, входящей в состав вышеупомянутой методики по управленческому учету.
Что касается закупок у импортных поставщиков, то при разработке финансовой модели бюджетирования для данной компании нам пришлось создать достаточно навороченную дискретную модель бюджета закупок. Пример этой модели входит в состав вышеупомянутой методики по бюджетированию.
Короче говоря, первый тип отличия управленческого учета от бухгалтерского связан с тем, что одни и те же хозяйственные операции могут по-разному отражаться в управленческом и в бухгалтерском учете. Это значит, что нужно будет продумать четкий механизм формирования достоверной управленческой отчетности по всем таким операциям, отойдя от ручного или полу-ручного способа подготовки отчетов.
Я специально больше времени уделил этому типу отличий управленческого учета от бухгалтерского, потому что он самый болезненный и требует больше всего трудозатрат при реализации проекта по постановке управленческого учета. Остальные возможные типы отличий не настолько проблематичны как этот.
Во-вторых, отличие может быть в степени детализации, то есть в количестве аналитик (они же справочники в информационной системе), которые используются при занесении данных о совершенных хозяйственных операциях, а также при формировании отчетов.
В бухгалтерском учете, как правило, не требуется большое количество аналитик. Все внешние отчеты содержат минимум аналитик или вообще их не содержат. В управленческом же учете наоборот может потребоваться использование большого количества аналитик, что позволит получать более детальную управленческую отчетность.
В-третьих, управленческий учет может отличаться от бухгалтерского полнотой. То есть в управленческом учете могут отражаться все операции, а в бухгалтерском только те, которые могут быть приняты к бухгалтерскому учету в соответствии с требованиями, прописанными в соответствующих нормативных документах.
В-четвертых, сроки подготовки бухгалтерской отчетности определяются соответствующими регламентами, разработанными государственными органами. Для целей управленческого учета эти сроки чаще всего являются неприемлемыми.
Это значит, что в управленческую базу (если будет принято решение о ее создании – это зависит от концепции управленческого учета, которая в итоге будет принята) данные могут вноситься сразу после выполнения хозяйственных операций, даже если нет официального подтверждения, но точно известно, что операции были осуществлены.
Таким образом, и в бухгалтерском, и в управленческом учете может использоваться один и тот же инструмент. Только делаться это может по-разному. На самом деле при постановке управленческого учета могут браться за основу различные концепции управленческого учета. Причем возможен вариант (средний вариант концепции управленческого учета), когда часть информации для управленческого учета будет браться из бухгалтерского учета, а часть формироваться параллельно бухгалтерскому учету.
Очевидно, что в таком случае некоторые операции могут совершенно по-разному отражаться в бухгалтерском и управленческом учете.
Что касается пятого пункта (форматы отчетности), то на самом деле это следствие второй позиции (степень детализации). Если в журнале проводок мало аналитик, то детальную отчетность не построишь и наоборот.
Конечно же, одни и те же отчеты в управленческом и бухгалтерском учете могут отличаться не только по содержанию, но и по форме. Но данное отличие легко исправить. Главное, чтобы в учетной базе была нужная информация с требуемой степенью детализации. Если информация есть, то вывод ее в нужном формате – это уже дело техники. Для этих целей можно использовать, например, специальный BI-модуль (Business Intelligence).
Если же степень детализации информации, хранящейся в учетной базе, недостаточна для проведения полноценного анализа, то в таком случае нужно будет вводить дополнительные аналитики, что позволит получать более детализированные управленческие отчеты. Кстати, для анализа детальной управленческой отчетности удобно использовать так называемые OLAP-КУБы (On-Line Analytical Processing).
Я очень часто наблюдаю примерно такую картину, связанную с управленческим учетом. Она обусловлена именно возможными отличия управленческого учета от бухгалтерского, которые были рассмотрены выше.
В компании ведется бухучет, поскольку это обязанность. Из-за возможных отличий руководство понимает, что не может пользоваться данными из бухучета для своих управленческих целей. Вместо того, чтобы реализовать нормальный проект по постановке управленческого учета, который не может быть эффективно реализован без участия руководства, происходит примерно следующее.
Директор дает задание наладить подготовку управленческой отчетности. Кому дает задает? Зависит от организационно-функциональной структуры каждой конкретной компании. При этом в самом лучшем случае он сам определяет форматы будущих управленческих отчетов. Но так бывает очень редко. Чаще всего тот, кому поручили этим заниматься, сам должен решить какие управленческие отчеты нужны руководству. За сколько итераций он угадает спрогнозировать очень сложно.
В общем, такой замечательный подход к постановке управленческого учета очень часто приводит к тому, что в компании появляется какая-то самопальная система, в которой мало кто что понимает, кроме одного человека. Это может быть финансовый директор, экономист или даже бухгалтер.
Этот самый человек, которого я в шутку называю корпоративным колдуном, что-то берет из бухучета, что-то их каких-то своих отдельных файликов MS Excel, в которых черт ногу сломит. В общем, путем каких-то непонятных манипуляций периодически руководству готовятся какие-то отчеты, степень достоверности которых, мягко говоря, оставляет желать лучшего. При этом не факт, что директор правильно понимает и трактует содержание таких отчетов.
Если с этим человеком что-то случится (уедет в отпуск, заболеет или, еще хуже, уволится), то такой вот, с позволения сказать, управленческий учет накроется медным тазом, поскольку никто, кроме этого корпоративного колдуна, в нем не разбирается.
Вместо этого должна быть четкая система, которая должна быть максимально технологичной с минимальной зависимостью от людей, которые в ней задействованы. Подробнее о том, как на самом деле нужно выполнять проект по разработке и внедрению системы управленческого учета можно прочитать в книге «Постановка и автоматизация управленческого учета».
Теперь немного о том, как возможные отличия управленческого учета от бухгалтерского отражаются на разработке и внедрении управленческого учета.
В любом случае нужно придерживаться следующей логики постановки УУ. Идти нужно от конечного результата, т.е. от форматов управленческих отчетов, которые на регулярной основе хочет получать компания. Кстати, грамотная поставка задачи имеет важнейшее значение и на этом этапе участие основных пользователей управленческой отчетности обязательно.
Здесь нужно уточнить один момент, который тоже может повлиять на проект по постановке управленческого учета. Дело в том, что если свершится чудо и в компании вдруг на системной основе будут регулярно формироваться все нужные управленческие отчеты, соответствующие всем требованиям, то не факт, что это как-то отразится на качестве управления, повышении эффективности и финансово-экономического состояния компании. Все-таки подготовка управленческих отчетов – это же не конечная цель.
Они ведь для чего-то составляются. Верно? Чтобы использовать их для принятия решения, которые позволят повысить эффективность работы компании и улучшить финансово-экономическое состояние компании. Кстати, что касается повышения эффективности и улучшения финансово-экономического состояния компании, рекомендую наши книги: «Эффективная бизнес-машина» (вводная книга серии) и «Издательство «Москва»: максимум эффективности» (пример создания эффективной бизнес-машины из компании нашего холдинга).
Таким образом, пользователи управленческой отчетности должны, как минимум, уметь их читать. Речь идет о том, что до сих пор во многих российских компаниях, мягко говоря, низкий уровень финансово-экономической грамотности. Причем я сейчас говорю не о рядовых сотрудниках, а о собственниках, топ-менеджерах и руководителях подразделений. Подробнее об этом можете посмотреть в статье «Тотальная финансово-экономическая безграмотность российских компаний».
Допустим все пользователи управленческой отчетности прошли необходимый финансово-экономический ликбез. Кстати, в этом может помочь моя книга «Основы экономики и финансов. Для владельцев бизнеса, руководителей и менеджеров». Она совсем небольшого объема. Специально написал поменьше, чтобы не перегружать великие умы наших предпринимателей, директоров и менеджеров.
Теперь можно двигаться дальше. Начнем с самого простого случая и постепенно будем переходить к самому сложному.
Больше всего усложнить проект по постановке управленческого учета может учетная политика. Точнее говоря, возможные отличия управленческой учетной политики от бухгалтерской. Только не нужно специально придумывать отличия в учетной политике. Если их нет, то компании очень повезло.
Чтобы это выяснить, нужно внимательно изучить действующую бухгалтерскую учетную политику. Вот здесь опять нужно обратить внимание на важность участия в проекте руководства компании. К сожалению, многие руководители компаний до сих пор мало что знают об учетной политике. Если в управленческой отчетности некоторые из руководителей уже разобрались, то до учетной политики они часто не ходят. Как сказал директор (он же собственник) одной компании, в которой мы занимались постановкой бюджетирования и управленческого учета, когда мы дошли до учетной политики: «Ой, не могу я заниматься этой скучной бухгалтерией». При этом он принимал очень активное участие, когда мы обсуждали состав показателей в управленческой отчетности.
Нам пришлось очень долго его убеждать, пока он не понял, что от учетной политики зависят и показатели, которые завязаны на систему мотивации, определяющую порядок расчета переменной части заработной платы. Вот тогда он наконец-то стал интересоваться учетной политикой.
Итак, если руководство устраивают принципы признания и оценки хозяйственных операций, используемые в бухгалтерской учетной политике, то компании очень повезло.
На следующем этапе нужно понять является ли степень детализации в бухгалтерской базе (или базах) достаточной для формирования ВСЕХ управленческих отчетов. Опять-таки, если утраивает, то компании опять повезло. Но даже если не устраивает, то эта проблема не так критична, как отличие в учетной политике.
Что такое недостаточная степень детализации? Это значит, что необходимая информация о хозяйственных операциях в базе есть, но она не детализирована просто потому, что для бухгалтерского учета это не нужно.
Решается эта проблема детализацией плана счетов и настройками операций (документов) в программном продукте, используемом для ведения учета. Чтобы получать более детальные отчеты без какой-то ручной доработки, нужно чтобы изначальное данные в базу попадали с нужной степенью детализации. Тогда эту информацию можно будет вытащить из базы с нужной степенью детализации при формировании управленческих отчетов.
То есть при вводе в базу данных об определенных операциях должна появиться возможность выбрать элементы новых справочников (они же аналитики), которые теперь будут привязаны к этим операциям. В таком случае необходимые отчеты будут формироваться автоматические (естественно, после их настройки в используемой ИТ-системе).
Например, если затраты хочется видеть не только в разрезе статей затрат, но и в разрезе продуктов, проектов (если есть), подразделений, клиентов и т.д., то при вводе данных об этих затратах должна быть возможность выбрать элементы из соответствующих справочников. Соответственно при выводе данных (формировании управленческих отчетов) должна быть возможность получить информацию о затратах в разрезе интересующих аналитик.
Есть еще один фактор, из-за которого управленческий учет может отличаться от бухгалтерского и с которым тоже могут возникнуть проблемы. Речь идет о полноте. Я надеюсь, что понятно, о чем речь :)). К тому же выше я о этом уже говорил. Приходится немного шифроваться, сами понимаете почему.
Кстати, поэтому я одну из своих книг по управленческому учету назвал «Управленческий учет. Made not in Russia». При этом на обложке слово in написано очень мелким шрифтом, чтобы оно было не заметным. Формально в книге речь идет не о России. Ну, я думаю прикол вы поняли.
В этой книге как раз рассматриваются различные ситуации, которые могут возникать как бы в выдуманной стране. При этом даются практические решение, которые позволяют максимально технологизировать процесс управленческого учета, даже если он получается очень запутанным, ввиду определенных обстоятельств, которые я в этом ролике уточнять не буду.
Скажу лишь о том, что чаще всего эти обстоятельства возникают в компаниях малого и среднего бизнеса, поскольку для них это вопрос выживания. Именно поэтому управленческий учет в компаниях малого и среднего бизнеса часто получается более сложной системой, чем в крупных компаниях.
Поэтому и проект по постановке управленческого учета в компаниях малого и среднего бизнеса может оказаться сложной задачей.
Впрочем, у крупных компаний могут быть свои заморочки с постановкой и автоматизация управленческого учета.
В общем, сейчас даже не важно, по каким причинам часть информации, содержащейся в бухгалтерской базе, не может быть использована для подготовки управленческих отчетов. В любом случае нужно будет придумать какое-то технологичное решение данной проблемы. То есть все равно управленческая отчетность должна формироваться по заранее прописанной методике, которую, естественно, нужно будет настроить в используемой учетной ИТ-системе.
Для того, чтобы вся эта система работала, как часы, необходимо внедрить соответствующий регламент управленческого учета, а таже ввести ответственность за его исполнение.
Причем эта ответственность должна быть прописана на каждой стадии:
– своевременная сдача первичных документов тем, кто их вводит в учетную систему;
– своевременный ввод первичных документов в учетную систему;
– своевременная подготовка управленческих отчетов.
Что касается последней позиции, то здесь может быть два варианта. Если используемая ИТ-система позволяет настраивать (или хотя бы запрограммировать) формирование управленческих отчетов в автоматизированном виде, то тут они будут получаться по нажатию. В таком случае под ответственность за своевременную подготовку отчетов подразумевает ответственность за правильную настройку отчетов.
Если же пока управленческие отчеты готовятся в полу-ручном режиме, то в таком случае это именно ответственность за их подготовку. Что может означать пору-ручной режим? Это когда сама методология формирования управленческой отчетности подробно прописана, но пока не автоматизирована.
В таком случае подготовка управленческих отчетов больше не напоминает шаманские танцы, о которых я рассказал выше, упомянув про корпоративного колдуна. Просто часть операций делается в ручном режиме. Например, запросы к базе делаются в автоматическом режиме, а результаты этих запросов потом вручную переносятся в файле MS Excel, в котором могут осуществляться различные математические преобразования над результатами запросов. Это уже зависит от конкретной модели управленческого учета, используемой в компании. В таком случае при необходимости каждый показатель каждого управленческого учета легко перепроверить, поскольку технология прописана, а не хранится в черепушке главного корпоративного колдуна.
Ну что ж, надеюсь я раскрыл тему возможного отличия управленческого учета от бухгалтерского. Если вам понравилось это видео, ставьте лайк и подписывайтесь на канал. Если возникли какие-то вопросы, то вы можете отправлять их по электронной почте budgeting@bk.ru.
Желаю всем успехов во внедрении полноценной и максимально технологичной системы управленческого учета, приносящей пользу компании.
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
Чем управленческий учет отличается от бухгалтерского и как это влияет на сложность внедрения данной системы
Авторский видеоролик по тематике данной записи блога можно посмотреть на:
– VK видео;
– Youtube;
– Rutube.
Итак, если рассматривать только финансово-экономический аспект, то отличия управленческого учета от бухгалтерского могут заключаться в следующем:
1. Учетная политика.
2. Степень детализации отчетности.
3. Полнота.
4. Скорость подготовки отчетности.
5*. Форматы отчетности.
И бухгалтерский и управленческий учет (по крайней мере его финансово-экономическая составляющая) могут строиться на одном и том же принципе – двойной записи. Потому не нужно велосипед изобретать.
То есть с технической точки зрения эти две системы могут ничем не отличаться. И в том, и в другом случае после совершения каждой хозяйственной операции в базе данных появляются соответствующие записи, которые в конечном итоге в обеих системах учета могут иметь одну и туже структуру – так называемый журнал проводок. А отличия как раз и будут заключаться в том, как будут отражаться хозяйственные операции (учетная политика), с какой степенью детализации (набор аналитик в плане счетов), и как быстро данные о совершенных операциях будут заноситься в базу. Очевидно, что чем быстрее данные попадут в базу, тем быстрее можно будет сформировать нужные отчет. Впрочем, может быть и еще одно отличие, которое выше уже было обозначено и о котором еще будет сказано чуть позже.
При разработке методологии учета нужно помнить о том, что по-крупному учетный процесс разбивается на два больших подпроцесса: ввод данных в учетную систему и вывод данных (то есть непосредственное формирование отчетов). Архитектура системы управленческого учета представлена на рисунке 1.
Итак, во-первых, отличие может заключаться в учетной политике. Не секрет, что внешняя учетная политика (в данном случае имеется в виду бухгалтерская и налоговая) зачастую выбирается исходя из минимизации налогов. Внутренняя (управленческая) учетная политика может строиться исходя из определенной бизнес-логики, которая более достоверно отражает суть хозяйственных операций компании.
Самый очевидный пример, который здесь можно привести, – это операции, который, скажем так, не совсем корректно отражают экономическую суть происходящего. На всякий случай не буду уточнить, поскольку надеюсь и так понятно, о чем идет речь :)). Если не понятно, то, напишите мне по электронной почте budgeting@bk.ru, и я вам отвечу. Впрочем, у некоторых компаний таких операций может и не быть вовсе, но, тем не менее, по некоторым позициям управленческая учетная политика может отличаться от бухгалтерской.
Еще один простой пример, демонстрирующий возможные отличия управленческого учета от бухгалтерского из-за разницы в учетной политике. В нем уже поменьше «химии», чем в предыдущем, хотя тоже не без этого :)). Например, компания, по сути, одна, но в своей деятельности использует несколько юрлиц. Я сейчас не буду говорить о том почему так получилось. Я просто говорю, что бывает так по факту по разным причинам. Среди наших клиентов есть такие компании, поэтому нам приходилось заниматься постановкой управленческого учета и в таких ситуациях. Очевидно, что в бухгалтерской отчетности каждого юрлица этой компании могут быть внутренние доходы и расходы, а также внутренние задолженности, которые не должны учитываться при формировании управленческой отчетности по компании. Это нужно будет предусмотреть при разработке концепции и модели управленческого учета.
Кстати, концепция управленческого учета – это очень важный аспект данной системы, от которого многое зависит. Поэтому нужно тщательно проработать этот вопрос при постановке управленческого учета. В описании есть ссылка на материалы по концепции управленческого учета.
В качестве еще одного из примеров возможного отличия могу привести практику, сложившуюся в нашем издательстве «Москва», в котором учетная политика отличается от бухгалтерской в части доходов и дебиторской задолженности по оптовому каналу продаж. Ни в одной из наших компаний мы не «химичим», поэтому в данном случае мы просто задумались о том, насколько данные из бухгалтерской базы соответствуют реальному положению дел. Подробнее об этом можно прочитать в статье «Учетная политика доходов и дебиторской задолженности издательства «Москва».
Еще один пример – это ситуация, возникшая у одного из наших клиентов, для которого мы выполнили сразу несколько консалтинговых проектов по разработке и внедрению различных подсистем управления: стратегическое управление, бюджетирование и управленческий учет. Кстати, кейс этой компании (естественно, без какой-либо конфиденциальной информации) входит в состав соответствующих наших методик: «Стратегическое управление предприятием», «Бюджетное управление предприятием», «Управленческий учет».
Детали сообщать не буду, но суть в том, что если из бухгалтерской базы данной этой компании извлекать информацию о закупках у импортных поставщиков, то будет сформирована кредиторская задолженность, а на самом деле компания осуществляет предоплату. Просто для импорта она пользуется услугами компаний-партнеров из-за чего и возникает такая ситуация.
Сложившаяся практика создавала немало проблем при подготовке управленческой отчетности, которая к началу нашей работу формировалась в полу-ручном режиме, что приводило к частым ошибкам. Нам пришлось потратить немало времени для того, чтобы максимально технологизировать процесс учета и формирования отчетности по закупочным операциям у импортных поставщиков. Все это подробно описано в кейсе этой компании, входящей в состав вышеупомянутой методики по управленческому учету.
Что касается закупок у импортных поставщиков, то при разработке финансовой модели бюджетирования для данной компании нам пришлось создать достаточно навороченную дискретную модель бюджета закупок. Пример этой модели входит в состав вышеупомянутой методики по бюджетированию.
Короче говоря, первый тип отличия управленческого учета от бухгалтерского связан с тем, что одни и те же хозяйственные операции могут по-разному отражаться в управленческом и в бухгалтерском учете. Это значит, что нужно будет продумать четкий механизм формирования достоверной управленческой отчетности по всем таким операциям, отойдя от ручного или полу-ручного способа подготовки отчетов.
Я специально больше времени уделил этому типу отличий управленческого учета от бухгалтерского, потому что он самый болезненный и требует больше всего трудозатрат при реализации проекта по постановке управленческого учета. Остальные возможные типы отличий не настолько проблематичны как этот.
Во-вторых, отличие может быть в степени детализации, то есть в количестве аналитик (они же справочники в информационной системе), которые используются при занесении данных о совершенных хозяйственных операциях, а также при формировании отчетов.
В бухгалтерском учете, как правило, не требуется большое количество аналитик. Все внешние отчеты содержат минимум аналитик или вообще их не содержат. В управленческом же учете наоборот может потребоваться использование большого количества аналитик, что позволит получать более детальную управленческую отчетность.
В-третьих, управленческий учет может отличаться от бухгалтерского полнотой. То есть в управленческом учете могут отражаться все операции, а в бухгалтерском только те, которые могут быть приняты к бухгалтерскому учету в соответствии с требованиями, прописанными в соответствующих нормативных документах.
В-четвертых, сроки подготовки бухгалтерской отчетности определяются соответствующими регламентами, разработанными государственными органами. Для целей управленческого учета эти сроки чаще всего являются неприемлемыми.
Это значит, что в управленческую базу (если будет принято решение о ее создании – это зависит от концепции управленческого учета, которая в итоге будет принята) данные могут вноситься сразу после выполнения хозяйственных операций, даже если нет официального подтверждения, но точно известно, что операции были осуществлены.
Таким образом, и в бухгалтерском, и в управленческом учете может использоваться один и тот же инструмент. Только делаться это может по-разному. На самом деле при постановке управленческого учета могут браться за основу различные концепции управленческого учета. Причем возможен вариант (средний вариант концепции управленческого учета), когда часть информации для управленческого учета будет браться из бухгалтерского учета, а часть формироваться параллельно бухгалтерскому учету.
Очевидно, что в таком случае некоторые операции могут совершенно по-разному отражаться в бухгалтерском и управленческом учете.
Что касается пятого пункта (форматы отчетности), то на самом деле это следствие второй позиции (степень детализации). Если в журнале проводок мало аналитик, то детальную отчетность не построишь и наоборот.
Конечно же, одни и те же отчеты в управленческом и бухгалтерском учете могут отличаться не только по содержанию, но и по форме. Но данное отличие легко исправить. Главное, чтобы в учетной базе была нужная информация с требуемой степенью детализации. Если информация есть, то вывод ее в нужном формате – это уже дело техники. Для этих целей можно использовать, например, специальный BI-модуль (Business Intelligence).
Если же степень детализации информации, хранящейся в учетной базе, недостаточна для проведения полноценного анализа, то в таком случае нужно будет вводить дополнительные аналитики, что позволит получать более детализированные управленческие отчеты. Кстати, для анализа детальной управленческой отчетности удобно использовать так называемые OLAP-КУБы (On-Line Analytical Processing).
Я очень часто наблюдаю примерно такую картину, связанную с управленческим учетом. Она обусловлена именно возможными отличия управленческого учета от бухгалтерского, которые были рассмотрены выше.
В компании ведется бухучет, поскольку это обязанность. Из-за возможных отличий руководство понимает, что не может пользоваться данными из бухучета для своих управленческих целей. Вместо того, чтобы реализовать нормальный проект по постановке управленческого учета, который не может быть эффективно реализован без участия руководства, происходит примерно следующее.
Директор дает задание наладить подготовку управленческой отчетности. Кому дает задает? Зависит от организационно-функциональной структуры каждой конкретной компании. При этом в самом лучшем случае он сам определяет форматы будущих управленческих отчетов. Но так бывает очень редко. Чаще всего тот, кому поручили этим заниматься, сам должен решить какие управленческие отчеты нужны руководству. За сколько итераций он угадает спрогнозировать очень сложно.
В общем, такой замечательный подход к постановке управленческого учета очень часто приводит к тому, что в компании появляется какая-то самопальная система, в которой мало кто что понимает, кроме одного человека. Это может быть финансовый директор, экономист или даже бухгалтер.
Этот самый человек, которого я в шутку называю корпоративным колдуном, что-то берет из бухучета, что-то их каких-то своих отдельных файликов MS Excel, в которых черт ногу сломит. В общем, путем каких-то непонятных манипуляций периодически руководству готовятся какие-то отчеты, степень достоверности которых, мягко говоря, оставляет желать лучшего. При этом не факт, что директор правильно понимает и трактует содержание таких отчетов.
Если с этим человеком что-то случится (уедет в отпуск, заболеет или, еще хуже, уволится), то такой вот, с позволения сказать, управленческий учет накроется медным тазом, поскольку никто, кроме этого корпоративного колдуна, в нем не разбирается.
Вместо этого должна быть четкая система, которая должна быть максимально технологичной с минимальной зависимостью от людей, которые в ней задействованы. Подробнее о том, как на самом деле нужно выполнять проект по разработке и внедрению системы управленческого учета можно прочитать в книге «Постановка и автоматизация управленческого учета».Теперь немного о том, как возможные отличия управленческого учета от бухгалтерского отражаются на разработке и внедрении управленческого учета.
В любом случае нужно придерживаться следующей логики постановки УУ. Идти нужно от конечного результата, т.е. от форматов управленческих отчетов, которые на регулярной основе хочет получать компания. Кстати, грамотная поставка задачи имеет важнейшее значение и на этом этапе участие основных пользователей управленческой отчетности обязательно.
Здесь нужно уточнить один момент, который тоже может повлиять на проект по постановке управленческого учета. Дело в том, что если свершится чудо и в компании вдруг на системной основе будут регулярно формироваться все нужные управленческие отчеты, соответствующие всем требованиям, то не факт, что это как-то отразится на качестве управления, повышении эффективности и финансово-экономического состояния компании. Все-таки подготовка управленческих отчетов – это же не конечная цель.
Они ведь для чего-то составляются. Верно? Чтобы использовать их для принятия решения, которые позволят повысить эффективность работы компании и улучшить финансово-экономическое состояние компании. Кстати, что касается повышения эффективности и улучшения финансово-экономического состояния компании, рекомендую наши книги: «Эффективная бизнес-машина» (вводная книга серии) и «Издательство «Москва»: максимум эффективности» (пример создания эффективной бизнес-машины из компании нашего холдинга).Таким образом, пользователи управленческой отчетности должны, как минимум, уметь их читать. Речь идет о том, что до сих пор во многих российских компаниях, мягко говоря, низкий уровень финансово-экономической грамотности. Причем я сейчас говорю не о рядовых сотрудниках, а о собственниках, топ-менеджерах и руководителях подразделений. Подробнее об этом можете посмотреть в статье «Тотальная финансово-экономическая безграмотность российских компаний».
Допустим все пользователи управленческой отчетности прошли необходимый финансово-экономический ликбез. Кстати, в этом может помочь моя книга «Основы экономики и финансов. Для владельцев бизнеса, руководителей и менеджеров». Она совсем небольшого объема. Специально написал поменьше, чтобы не перегружать великие умы наших предпринимателей, директоров и менеджеров.Теперь можно двигаться дальше. Начнем с самого простого случая и постепенно будем переходить к самому сложному.
Больше всего усложнить проект по постановке управленческого учета может учетная политика. Точнее говоря, возможные отличия управленческой учетной политики от бухгалтерской. Только не нужно специально придумывать отличия в учетной политике. Если их нет, то компании очень повезло.
Чтобы это выяснить, нужно внимательно изучить действующую бухгалтерскую учетную политику. Вот здесь опять нужно обратить внимание на важность участия в проекте руководства компании. К сожалению, многие руководители компаний до сих пор мало что знают об учетной политике. Если в управленческой отчетности некоторые из руководителей уже разобрались, то до учетной политики они часто не ходят. Как сказал директор (он же собственник) одной компании, в которой мы занимались постановкой бюджетирования и управленческого учета, когда мы дошли до учетной политики: «Ой, не могу я заниматься этой скучной бухгалтерией». При этом он принимал очень активное участие, когда мы обсуждали состав показателей в управленческой отчетности.
Нам пришлось очень долго его убеждать, пока он не понял, что от учетной политики зависят и показатели, которые завязаны на систему мотивации, определяющую порядок расчета переменной части заработной платы. Вот тогда он наконец-то стал интересоваться учетной политикой.
Итак, если руководство устраивают принципы признания и оценки хозяйственных операций, используемые в бухгалтерской учетной политике, то компании очень повезло.
На следующем этапе нужно понять является ли степень детализации в бухгалтерской базе (или базах) достаточной для формирования ВСЕХ управленческих отчетов. Опять-таки, если утраивает, то компании опять повезло. Но даже если не устраивает, то эта проблема не так критична, как отличие в учетной политике.
Что такое недостаточная степень детализации? Это значит, что необходимая информация о хозяйственных операциях в базе есть, но она не детализирована просто потому, что для бухгалтерского учета это не нужно.
Решается эта проблема детализацией плана счетов и настройками операций (документов) в программном продукте, используемом для ведения учета. Чтобы получать более детальные отчеты без какой-то ручной доработки, нужно чтобы изначальное данные в базу попадали с нужной степенью детализации. Тогда эту информацию можно будет вытащить из базы с нужной степенью детализации при формировании управленческих отчетов.
То есть при вводе в базу данных об определенных операциях должна появиться возможность выбрать элементы новых справочников (они же аналитики), которые теперь будут привязаны к этим операциям. В таком случае необходимые отчеты будут формироваться автоматические (естественно, после их настройки в используемой ИТ-системе).
Например, если затраты хочется видеть не только в разрезе статей затрат, но и в разрезе продуктов, проектов (если есть), подразделений, клиентов и т.д., то при вводе данных об этих затратах должна быть возможность выбрать элементы из соответствующих справочников. Соответственно при выводе данных (формировании управленческих отчетов) должна быть возможность получить информацию о затратах в разрезе интересующих аналитик.
Есть еще один фактор, из-за которого управленческий учет может отличаться от бухгалтерского и с которым тоже могут возникнуть проблемы. Речь идет о полноте. Я надеюсь, что понятно, о чем речь :)). К тому же выше я о этом уже говорил. Приходится немного шифроваться, сами понимаете почему.
Кстати, поэтому я одну из своих книг по управленческому учету назвал «Управленческий учет. Made not in Russia». При этом на обложке слово in написано очень мелким шрифтом, чтобы оно было не заметным. Формально в книге речь идет не о России. Ну, я думаю прикол вы поняли.В этой книге как раз рассматриваются различные ситуации, которые могут возникать как бы в выдуманной стране. При этом даются практические решение, которые позволяют максимально технологизировать процесс управленческого учета, даже если он получается очень запутанным, ввиду определенных обстоятельств, которые я в этом ролике уточнять не буду.
Скажу лишь о том, что чаще всего эти обстоятельства возникают в компаниях малого и среднего бизнеса, поскольку для них это вопрос выживания. Именно поэтому управленческий учет в компаниях малого и среднего бизнеса часто получается более сложной системой, чем в крупных компаниях.
Поэтому и проект по постановке управленческого учета в компаниях малого и среднего бизнеса может оказаться сложной задачей.
Впрочем, у крупных компаний могут быть свои заморочки с постановкой и автоматизация управленческого учета.
В общем, сейчас даже не важно, по каким причинам часть информации, содержащейся в бухгалтерской базе, не может быть использована для подготовки управленческих отчетов. В любом случае нужно будет придумать какое-то технологичное решение данной проблемы. То есть все равно управленческая отчетность должна формироваться по заранее прописанной методике, которую, естественно, нужно будет настроить в используемой учетной ИТ-системе.
Для того, чтобы вся эта система работала, как часы, необходимо внедрить соответствующий регламент управленческого учета, а таже ввести ответственность за его исполнение.
Причем эта ответственность должна быть прописана на каждой стадии:
– своевременная сдача первичных документов тем, кто их вводит в учетную систему;
– своевременный ввод первичных документов в учетную систему;
– своевременная подготовка управленческих отчетов.
Что касается последней позиции, то здесь может быть два варианта. Если используемая ИТ-система позволяет настраивать (или хотя бы запрограммировать) формирование управленческих отчетов в автоматизированном виде, то тут они будут получаться по нажатию. В таком случае под ответственность за своевременную подготовку отчетов подразумевает ответственность за правильную настройку отчетов.
Если же пока управленческие отчеты готовятся в полу-ручном режиме, то в таком случае это именно ответственность за их подготовку. Что может означать пору-ручной режим? Это когда сама методология формирования управленческой отчетности подробно прописана, но пока не автоматизирована.
В таком случае подготовка управленческих отчетов больше не напоминает шаманские танцы, о которых я рассказал выше, упомянув про корпоративного колдуна. Просто часть операций делается в ручном режиме. Например, запросы к базе делаются в автоматическом режиме, а результаты этих запросов потом вручную переносятся в файле MS Excel, в котором могут осуществляться различные математические преобразования над результатами запросов. Это уже зависит от конкретной модели управленческого учета, используемой в компании. В таком случае при необходимости каждый показатель каждого управленческого учета легко перепроверить, поскольку технология прописана, а не хранится в черепушке главного корпоративного колдуна.
Ну что ж, надеюсь я раскрыл тему возможного отличия управленческого учета от бухгалтерского. Если вам понравилось это видео, ставьте лайк и подписывайтесь на канал. Если возникли какие-то вопросы, то вы можете отправлять их по электронной почте budgeting@bk.ru.
Желаю всем успехов во внедрении полноценной и максимально технологичной системы управленческого учета, приносящей пользу компании.
|
Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной записи блога Вы можете направить их по адресу
budgeting@bk.ru. Автор блога ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения. Если хотите обсудить какую-то интересную актуальную тему или вопрос, связанный с бюджетированием и управленческим учетом, то свои предложения Вы можете также направить по адресу budgeting@bk.ru. Кроме того по адресу budgeting@bk.ru Вы можете направлять свои предложения по улучшению и возможному дальнейшему развитию раздела "Блог по бюджетированию и управленческому учету". |
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
