Статьи > Автоматизация бюджетирования и управленческого учета > Excel форева. Управленческий учет без электронных таблиц невозможен?!

Excel форева
Управленческий учет без электронных таблиц невозможен?!

Александр Карпов, директор консалтинговой Компании РиК, основатель проекта bud-tech.ru, президент Ассоциации эффективного бизнеса, автор книг по бюджетированию и управленческому учету, разработчик методик бюджетирования и управленческого учета

bud-tech.ru

Сразу отмечу, что данную статья я пишу в конце 2023-го года. Казалось бы, на дворе не «дикие» девяностые, когда никто толком и не знал что такое управленческий учет, как его нужно внедрять и автоматизировать.

Сейчас уже есть немало книг по управленческому учету и бюджетированию, а также методик управленческого учета и бюджетирования. Тем не менее ситуация с управленческим учетом и с автоматизацией этой системы не сильно изменилась в лучшую сторону с тех времен. К сожалению, до сих пор отсутствие управленческого учета – типичная ситуация для многих компаний.

Команда консультантов Компании РиК выполняет проекты по постановке управленческого учета с 1995-го года. За эти годы подготовлена и не раз обкатана эффективная технология разработки и внедрения системы управленческого учета.

Сейчас есть современные программные продукты, которые можно использовать для автоматизации и бухгалтерского, и управленческого учета. При этом мало кто из компаний может похвастаться по нормальному автоматизированной системой управленческого учета.

Получается, что сейчас созданы все условия для того, чтобы в компаниях работала автоматизированная система управленческого учета. Но реалии таковы, что во многих организациях до сих пор управленческая отчетность формируется в электронных таблицах MS Excel, хотя в этих компаниях используются программные продукты для автоматизации учета.

То есть сам учет ведется в автоматизированной системе, но управленческая отчетность подготавливается в электронных таблицах, хотя есть техническая возможность формировать управленческие отчеты в учетной системе или в специализированных надстройках, которые позволяют настраивать и получать управленческую отчетность по нужным методикам и в необходимых форматах.

Пока еще не было ни одного консалтингового проекта, в котором я бы не сталкивался с описанной выше ситуацией. Конечно же, в каждой компании могут быть свои нюансы, но все-таки в подавляющем большинстве случаев такая ситуация связана с тем, что в компаниях не проработана методология управленческого учета.

То есть в компаниях просто не знают как нужно настроить программный продукт, чтобы вся необходимая управленческая отчетность формировалась в автоматизированном виде. Вместо этого сотрудники компании ЕЖЕМЕСЯЧНО тратят много времени на то, чтобы подготовить управленческие отчеты в электронных таблицах MS Excel.

В разных компаниях процесс подготовки управленческих отчетов может отличаться, но все же в большинстве случаев это выглядит примерно так. В программных продуктах, используемых для ведения учета, настроено формирование определенных отчетов. Некоторые из них являются типовыми, а какие-то, так сказать, самописными. Но в любом случае эти отчеты, как правило, не отражают в полном объеме финансово-экономическое состояние компании.

Поэтому сотрудникам финансово-экономической службы приходится тратить очень много времени на то, чтобы подготовить для руководства и владельцев необходимые управленческие отчеты в электронных таблицах. Часть информации они берут из одних отчетов, часть из других, а затем уже в Excel производятся определенные манипуляции, чтобы подготовить нужные отчет. В некоторых случаях объем такой работы весьма значительный, поэтому на проведение финансово-экономического анализа совсем не остается времени.

Стоит отметить, что особенно запутанным является управленческий учет в малом и среднем бизнесе. Поэтому постановка управленческого учета в компаниях малого и среднего бизнеса – достаточно сложная задача.

Впрочем, и в крупных компаниях возникают такие ситуации, когда управленческая отчетность формируется в электронных таблицах MS Excel. При этом в компаниях может работать сразу несколько специализированных программных продуктов, предназначенных для автоматизации учета.

Понятно, что любой программный продукт – это техническое средство, которое может быть удобным для использования, если знать, как с его помощью получать желаемый результат. Как уже было отмечено выше, во многих компаниях, в которых вроде как внедрены системы учета, по-прежнему итоговые управленческие отчеты для владельцев и топ-менеджеров готовятся в электронных таблицах MS Excel. Это связано с тем, неготовность компаний – основная проблема в автоматизации управленческого учета.

Безусловно, в каждой компании есть свои нюансы и особенности, связанные с управленческим учетом и подготовкой управленческой отчетности. Бывают такие ситуации, когда в автоматизированной системе учета в принципе нельзя подготовить нужную управленческую отчетность. Это может быть связано, например, с тем, что учет ведется недостаточно детально или по некоторым хозяйственным операциям управленческая учетная политика принципиально отличается от бухгалтерской, поэтому данные из учетной системы не могут использоваться для формирования управленческих отчетов. В таком случае процесс подготовки управленческой отчетности получается весьма трудоемким, причем основные проблемы при этом имеют методологический, а не технический аспект.

Реже встречаются и другие ситуации, когда в учетных базах есть вся необходимая информация, но из-за непонимания того, как она может быть извлечена в автоматизированном виде, компании опять-таки формируют управленческие отчеты в электронных таблицах Excel. То есть они вручную выполняют действия, которые на самом деле могли бы быть автоматизированы.

Очень редко бывают и такие ситуации, когда в компании знают что и как нужно сделать для того, чтобы нужные отчеты появлялись в автоматизированном виде, но не могут это сделать, поскольку ИТ-отдел загружен другими задачами, которые сейчас имеют больший приоритет.

Таким образом, в подавляющем большинстве случаев компании перед автоматизацией управленческого учета не делают всю необходимую подготовительную работу, поэтому управленческие отчеты формируются в электронных таблицах Excel. То есть КАЖДЫЙ месяц компании тратят на подготовку отчетов немало времени, которое могло бы быть направлено на проведение финансово-экономического анализа. Подробнее о том, как нужно подготовиться к проекту по автоматизации управленческого учета можно прочитать в моей статье «Что нужно сделать перед автоматизацией управленческого учета».


Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статье, Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения.

Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.

Узнать для чего нужно становиться подписчиком данного сайта


Подпишитесь на рассылку новых материалов сайта



Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

+ 12 = 17