Электронные курсы > Как выбрать программу для автоматизации бюджетирования и управленческого учета > Часть 6. Создание новой строки бюджета/отчета и настройка модели планирования и учета
Поэтому программный продукт должен позволять каким-то образом настраивать финансовую модель бюджетирования.
А это значит, что по крайней мере должны быть реализованы функции по созданию новых строк в каждом бюджете (см. Рис. 7), причем количество этих строк не должно ограничиваться. В данном случае речь, конечно же, идет о техническом ограничении.
Рис. 7. Пример создания новой строки бюджета
Но на самом деле при создании бюджетов нет смысла делать бюджеты, которые содержат очень много строк, т.к. в этом случае будет очень сложно их использовать.
Кроме того, нужно учитывать, что строки бюджета могут строиться на основе одного, двух или трех справочников (аналитических срезов).
А если элементов в справочниках много, то даже одна строка бюджета при просмотре или вводе данных будет распадаться на большое количество статей. Например, такая строка бюджета, как "Выручка от реализации" может строиться на основе справочника "Продукты".
Если у компании большой перечень продуктов, то при построении бюджета эта одна строчка (в нашем примере "Выручка от реализации") будет состоять из большого количества строк, равного числу продуктов.
Естественно, что когда у компании большой перечень продуктов, они могут разделяться на группы.
Кстати, программный продукт должен позволять работать с иерархическими справочниками.
То есть должна быть возможность и вводить данные в иерархические справочники, и вычислять строки бюджетов, построенные на основе иерархических справочников, и выводить полученные данные при просмотре бюджетов (об этом более подробно написано ниже).
То есть в любом случае есть такие строки бюджета, в которые данные вносятся вручную. Определение значений таких строк бюджета может осуществляться с учетом факторов, влияющих на бизнес компании, и тех гипотез, которые закладываются при составлении бюджетов (см. Книгу 3 "Финансовая модель бюджетирования").
В программном продукте строки ввода (впрочем, как и все остальные типы строк) могут вообще не иметь справочников или могут быть построены на основе одного или нескольких справочников.
Таким образом, если строка ввода строится на основе справочника "Продукты и услуги" (см. Рис. 8), то при вводе (составление бюджетов) и при выводе (просмотр бюджетов) данных пользователь должен иметь возможность видеть не только одну строку (в нашем примере "Объем продаж"), но и все строки, созданные на основе элементов справочника (в нашем примере "Объем продаж по каждому продукту").
Рис. 8. Пример создания строки ввода
Помимо ввода данных вручную (в строки для ввода) должна быть возможность получать данные на основе журнала проводок, в котором хранится информация обо всех фактических операциях.
На рисунке 9 представлен пример настройки методики формирования фактических данных для строки бюджета "Выручка от реализации". В данном примере предполагается формировать значения выручки от реализации в разрезе двух аналитик: "Продукты" и "Каналы сбыта".
Поэтому из пяти возможных аналитик по счету выручки (см. Рис. 9) в данном примере выбираются именно те две, в разрезе которых нужно будет формировать отчеты об исполнении бюджета продаж. Кстати, это означает, что в дальнейшем, при выводе отчета о продажах, его можно будет просматривать в различных форматах.
Рис. 9. Пример создания строки "Выручка от реализации" на основе журнала проводок
Итак, в основном такой тип строк, как "Журнал проводок" выбирается при настройке фактической методики формирования строки бюджета.
Но в некоторых случаях при формировании плановых показателей могут использоваться фактические данные, поэтому в программном продукте должна быть предусмотрена возможность использования журнала проводок и при построении плановых бюджетов (см. Рис. 10).
В данном случае представлен пример настройки бюджета основных средств, который может использоваться в финансовой модели при расчете данных для нескольких бюджетов.
Например, стоимость основных средств может использоваться для расчета амортизации и налога на имущество.
Кроме того, данный показатель используется при составлении бюджета по балансовому листу. В этом примере использование данных из журнала проводок позволит получить информацию о стоимости основных средств на начало планового периода.
Рис. 10. Пример создания строки "Стоимость основных средств" на основе журнала проводок
Еще одним типом строки бюджета могут быть нормативы. Если такой тип вводится, то в программном продукте должна быть возможность создавать неограниченное количество нормативов (см. Рис. 11).
Одни и те же нормативы могут использоваться в разных бюджетах компании.
Значения нормативов могут меняться в каждом периоде. При настройке модели строки бюджета, построенной на основе норматива, конкретный норматив может выбираться из списка всех нормативов, настроенных в модели на текущий момент времени.
Наконец, еще одним типом строки бюджета должна быть формула, т.к. при настройке модели планирования потребуется устанавливать связи между строками бюджетов.
Как правило, эти связи выражаются в виде математических операций (сложение, умножение и т.д.).
Таким образом, мастер настройки бюджетной модели должен позволять создавать формулы из строк бюджета. На рисунке 12 приведен пример настройки формулы для планового показателя "Выручка от реализации".
Рис. 11. Пример создания строки на основе норматива
Тот, кто разрабатывал финансовые модели в электронных таблицах, знает, что если невнимательно следить за связями в формулах, то можно получить циклическую ссылку (когда какая-то ячейка через несколько формул в итоге ссылается сама на себя). Естественно, что при этом вычисления не могут быть произведены.
Рис.12. Пример настройки формулы
Так вот, при настройке финансовой модели в программном продукте должна быть предусмотрена защита от циклических ссылок. Это значит, что при выборе строк бюджетов, которые могут использоваться при расчете настраиваемой статьи бюджета, можно было бы сослаться только на те строки, которые вычисляются раньше.
Но программа как-то должна знать, какие строки нужно вычислять сначала, а какие – потом. То есть нужно как-то задать порядок вычислений. Один из способов реализовать такую возможность – назначать уровень формул. Тогда программа будет знать, что сначала нужно вычислить формулы первого уровня, затем второго и т.д.
Итак, при выборе программного продукта для автоматизации бюджетирования нужно очень внимательно изучить возможности мастера (конструктора), используемого для настройки бюджетной модели.
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
Часть 6. Создание новой строки бюджета/отчета и настройка модели планирования и учета
Создание новой строки бюджета/отчета
Поэтому программный продукт должен позволять каким-то образом настраивать финансовую модель бюджетирования.
А это значит, что по крайней мере должны быть реализованы функции по созданию новых строк в каждом бюджете (см. Рис. 7), причем количество этих строк не должно ограничиваться. В данном случае речь, конечно же, идет о техническом ограничении.
Кроме того, нужно учитывать, что строки бюджета могут строиться на основе одного, двух или трех справочников (аналитических срезов).
А если элементов в справочниках много, то даже одна строка бюджета при просмотре или вводе данных будет распадаться на большое количество статей. Например, такая строка бюджета, как "Выручка от реализации" может строиться на основе справочника "Продукты".
Если у компании большой перечень продуктов, то при построении бюджета эта одна строчка (в нашем примере "Выручка от реализации") будет состоять из большого количества строк, равного числу продуктов.
Естественно, что когда у компании большой перечень продуктов, они могут разделяться на группы.
Кстати, программный продукт должен позволять работать с иерархическими справочниками.
То есть должна быть возможность и вводить данные в иерархические справочники, и вычислять строки бюджетов, построенные на основе иерархических справочников, и выводить полученные данные при просмотре бюджетов (об этом более подробно написано ниже).
Настройка модели планирования и учета по каждой строке бюджета/отчета
То есть в любом случае есть такие строки бюджета, в которые данные вносятся вручную. Определение значений таких строк бюджета может осуществляться с учетом факторов, влияющих на бизнес компании, и тех гипотез, которые закладываются при составлении бюджетов (см. Книгу 3 "Финансовая модель бюджетирования").
В программном продукте строки ввода (впрочем, как и все остальные типы строк) могут вообще не иметь справочников или могут быть построены на основе одного или нескольких справочников.
|
Если строки ввода имеют хотя бы один справочник, то при вводе данных в бюджет на самом деле нужно будет заполнять не одну строку, а столько, сколько элементов содержится в справочнике. |
На рисунке 9 представлен пример настройки методики формирования фактических данных для строки бюджета "Выручка от реализации". В данном примере предполагается формировать значения выручки от реализации в разрезе двух аналитик: "Продукты" и "Каналы сбыта".
Поэтому из пяти возможных аналитик по счету выручки (см. Рис. 9) в данном примере выбираются именно те две, в разрезе которых нужно будет формировать отчеты об исполнении бюджета продаж. Кстати, это означает, что в дальнейшем, при выводе отчета о продажах, его можно будет просматривать в различных форматах.
Но в некоторых случаях при формировании плановых показателей могут использоваться фактические данные, поэтому в программном продукте должна быть предусмотрена возможность использования журнала проводок и при построении плановых бюджетов (см. Рис. 10).
В данном случае представлен пример настройки бюджета основных средств, который может использоваться в финансовой модели при расчете данных для нескольких бюджетов.
Например, стоимость основных средств может использоваться для расчета амортизации и налога на имущество.
Кроме того, данный показатель используется при составлении бюджета по балансовому листу. В этом примере использование данных из журнала проводок позволит получить информацию о стоимости основных средств на начало планового периода.
Одни и те же нормативы могут использоваться в разных бюджетах компании.
Значения нормативов могут меняться в каждом периоде. При настройке модели строки бюджета, построенной на основе норматива, конкретный норматив может выбираться из списка всех нормативов, настроенных в модели на текущий момент времени.
Наконец, еще одним типом строки бюджета должна быть формула, т.к. при настройке модели планирования потребуется устанавливать связи между строками бюджетов.
Как правило, эти связи выражаются в виде математических операций (сложение, умножение и т.д.).
Таким образом, мастер настройки бюджетной модели должен позволять создавать формулы из строк бюджета. На рисунке 12 приведен пример настройки формулы для планового показателя "Выручка от реализации".
|
Важно обращать внимание на то, как в программном продукте продуман механизм защиты от зацикленности. |
Но программа как-то должна знать, какие строки нужно вычислять сначала, а какие – потом. То есть нужно как-то задать порядок вычислений. Один из способов реализовать такую возможность – назначать уровень формул. Тогда программа будет знать, что сначала нужно вычислить формулы первого уровня, затем второго и т.д.
Итак, при выборе программного продукта для автоматизации бюджетирования нужно очень внимательно изучить возможности мастера (конструктора), используемого для настройки бюджетной модели.
|
Посмотреть примеры настроек бюджетной модели можно в демо-версии ПК "ИНТЕГРАЛ" Скачать книгу и демо-версию ПК "ИНТЕГРАЛ" можно на сайте здесь. |
|
Если у Вас возникли какие-то вопросы по данному курсу Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Ответы на Ваши вопросы будут направлены в течение нескольких дней с момента получения. Кроме того по адресу budgeting@bk.ru Вы можете направлять свои предложения по улучшению и возможному дальнейшему развитию раздела "Электронные курсы по бюджетированию и управленческому учету". |
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
