Электронные курсы > Технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета > Часть 2. Создание и изменение модели бюджетирования и управленческого учета
Сразу нужно отметить, что ПК "ИНТЕГРАЛ" является конструктором, с помощью которого можно создавать и настраивать различные бюджетные модели. То есть в этой программе не «зашита» какая-то жесткая схема, под которую компания должна подстраиваться.
Более того, в одной базе данных можно создавать неограниченное количество бюджетных моделей. Причем эти модели могут и строиться по-разному, и иметь совершенно различные предназначения. Какие-то модели могут содержать и плановые, и фактические значения (полноценная план-фактная бюджетная модель), а в каких-то могут формироваться, например, только фактические управленческие отчеты.
Очевидно, что множество возможных плановых и фактических отчетов не всегда могут полностью совпадать . Поэтому для разных целей в одной базе компания может строить различные модели.
Для того чтобы создать новую бюджетную модель в ПК "ИНТЕГРАЛ", нужно нажать правую кнопку мыши на окошке с названиями моделей и выбрать пункт «Добавить» в появившемся меню (см. Рис. 1). Затем модели нужно присвоить название, а также выбрать период, на который будут составляться бюджеты. После этого нажать кнопку «Записать».
Рис. 1. Создание новой бюджетной модели
Если компания создает модель, в которой будут формироваться только фактические управленческие отчеты, то можно совершенно не думать о выборе периода. Этот период в дальнейшем можно будет легко изменить. Если компания создает модель, в которой будут и плановые данные, то желательно сразу принять решение о периоде бюджетирования.
На самом деле, как станет ясно ниже, такое решение нужно окончательно принять перед созданием и заполнением первой строки бюджета с типом «Строка ввода» (подробнее об этом рассказывается в третьей части данного курса). Хотя и это решение можно изменить, отменив тип у строки ввода. Но если строк ввода создано уже много и они заполнены данными, то все их придется заполнять заново, если отменить их тип.
После нажатия на кнопку «Записать» (см. Рис. 1) в списке бюджетных моделей появится новая «пустая» (незаполненная) модель с выбранным названием и периодом.
По умолчанию в бюджетной модели появляются только две колонки: «План» и «Факт».
Колонки с план-фактным отклонением создавать не нужно, они появляются автоматически при просмотре бюджетов в OLAP-КУБе (подробнее об этом можно будет прочитать в пятой части данного курса). Но, помимо колонок «План» и «Факт», можно создать дополнительные колонки. Это может понадобиться, например, для того, чтобы сделать несколько вариантов планов, а затем проверить по факту, какая модель оказалась более точной (то есть имеет меньшие план-фактные отклонения).
Решение о создании дополнительных колонок нужно принимать при создании бюджетной модели. В дальнейшем новые колонки нельзя будет добавить, но при создании бюджетной модели можно создать несколько дополнительных колонок «про запас». Если они не понадобятся, то это никак не помешает настройке модели, а если в них возникнет необходимость, то этими дополнительными колонками можно будет воспользоваться в будущем.
Для того чтобы добавить новую колонку в бюджетную модель, нужно нажать правую кнопку мыши на поле, отведенном для списка колонок (см. Рис. 2).
Рис. 2. Добавление новой колонки в бюджетную модель
Итак, при создании бюджетной модели нужно выбрать период бюжетирования.
Возможны следующие варианты (см. Рис. 3): по годам;
по кварталам;
по месяцам;
на заданный период;
месяц по дням.
Рис. 3. Выбор периода бюджетной модели
Выбранный период бюджетной модели в последствии можно изменять, правда, с некоторыми ограничениями, о которых написано ниже. Это может понадобиться, например, если разработанную бюджетную модель (саму модель, а не исходные данные) нужно использовать в следующем периоде.
При изменении периода может быть два варианта: сдвиг и изменение периода (см. Рис. 4).
Рис. 4. Редактирование бюджетной модели
При сдвиге сохраняются все настройки бюджетной модели, в том числе и вариант разбиения периода (по кварталам, по месяцам и т.д.). То есть период просто сдвигается, но при этом не изменяется его «длина».
Например, если бюджетная модель строится на год с помесячной разбивкой, то при сдвиге она по-прежнему будет строиться на год с помесячной разбивкой, но первый месяц года может быть сдвинут «вправо» или «влево» по оси времени.
Если выбран вариант «Изменение», то в таком случае может быть изменена «длина» периода бюджетной модели (см. Рис. 4). При этом есть один нюанс. Если среди строк бюджетной модели есть строки типа «Строка ввода» (см. третью часть данного курса), то при изменении периода часть информации может быть потеряна.
Если периодом бюджетной модели был год с помесячной разбивкой (например, с января по декабрь 2008 года), а после изменения – полугодие с помесячной разбивкой (с января по июнь 2009 года), то значения строк ввода с июля по декабрь 2009 года будут стерты. При этом значения строк ввода с января по июнь 2009 года будут приравнены значениям строк ввода с января по июнь 2008 года.
Если после изменения периодом бюджетной модели выбрано полтора года (с января 2009 по июнь 2010), значения строк ввода с января по декабрь 2009 года будут приравнены значениям строк ввода с января по декабрь 2008 года, а значения строк ввода с января по июнь 2010 года будут нулевыми.
Если в бюджетной модели нет строк ввода (учетная модель), то при изменении ее периода можно изменить и тип периода. То есть если модель строилась, скажем, на год с помесячной разбивкой, то период можно изменить, например, на год с поквартальной разбивкой или выбрать любой другой возможный вариант.
Это объясняется тем, что только строки ввода имеют жесткую привязку к периоду (точнее говоря, к его разбивке на подпериоды). Запрос к журналу проводок (тип строки «Журнал проводок») можно формировать абсолютно за любой период, и в любой момент этот период можно изменить.
Бюджетную модель можно скопировать. Для этого нужно нажать правую кнопку мыши на окошке с названиями моделей и выбрать пункт появившегося меню «Получить копию» (см. Рис. 5).
Рис. 5. Копирование бюджетной модели
Копирование бюджетной модели может понадобиться, например, для корректировки бюджетов после проведения план-фактного анализа за прошедший период. Если принято решение о корректировке бюджетов, то используемую модель можно скопировать, и данные в бюджетах корректировать уже в новой модели. Это позволит и сохранить прежние данные, и использовать новые при реализации скорректированных бюджетов.
Бюджетную модель можно удалить, но для этого нужно сначала удалить все ее бюджеты, а для этого в каждом бюджете нужно удалить все строки, а перед этим отменить их тип.
Рис. 6. Пример создания нового бюджета/отчета
В ПК "ИНТЕГРАЛ" можно создавать неограниченное количество бюджетов/отчетов. Конкретный набор бюджетов (и связи между ними) зависит от финансовой модели бюджетирования, используемой в компании. Сама же модель зависит от целей бюджетирования и принятой архитектуры бюджетной системы .
Для того чтобы удалить бюджет, нужно сначала удалить все строки бюджета, а для того чтобы удалить строки бюджета, сначала нужно отменить их тип (более подробно об этом написано в следующих частях данного курса).
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
Часть 2. Создание и изменение модели бюджетирования и управленческого учета
Сразу нужно отметить, что ПК "ИНТЕГРАЛ" является конструктором, с помощью которого можно создавать и настраивать различные бюджетные модели. То есть в этой программе не «зашита» какая-то жесткая схема, под которую компания должна подстраиваться.
|
Компания может самостоятельно создавать и настраивать нужное ей количество бюджетов. Все эти функции могут осуществляться специалистами по бюджетированию и управленческому учету без помощи программистов. |
Очевидно, что множество возможных плановых и фактических отчетов не всегда могут полностью совпадать . Поэтому для разных целей в одной базе компания может строить различные модели.
Для того чтобы создать новую бюджетную модель в ПК "ИНТЕГРАЛ", нужно нажать правую кнопку мыши на окошке с названиями моделей и выбрать пункт «Добавить» в появившемся меню (см. Рис. 1). Затем модели нужно присвоить название, а также выбрать период, на который будут составляться бюджеты. После этого нажать кнопку «Записать».
На самом деле, как станет ясно ниже, такое решение нужно окончательно принять перед созданием и заполнением первой строки бюджета с типом «Строка ввода» (подробнее об этом рассказывается в третьей части данного курса). Хотя и это решение можно изменить, отменив тип у строки ввода. Но если строк ввода создано уже много и они заполнены данными, то все их придется заполнять заново, если отменить их тип.
|
Поэтому при создании плановой или план-фактной модели над периодом бюджетирования лучше задуматься заранее, чтобы потом не пришлось выполнять лишнюю работу по вбиванию данных в строки ввода. |
Колонки с план-фактным отклонением создавать не нужно, они появляются автоматически при просмотре бюджетов в OLAP-КУБе (подробнее об этом можно будет прочитать в пятой части данного курса). Но, помимо колонок «План» и «Факт», можно создать дополнительные колонки. Это может понадобиться, например, для того, чтобы сделать несколько вариантов планов, а затем проверить по факту, какая модель оказалась более точной (то есть имеет меньшие план-фактные отклонения).
Решение о создании дополнительных колонок нужно принимать при создании бюджетной модели. В дальнейшем новые колонки нельзя будет добавить, но при создании бюджетной модели можно создать несколько дополнительных колонок «про запас». Если они не понадобятся, то это никак не помешает настройке модели, а если в них возникнет необходимость, то этими дополнительными колонками можно будет воспользоваться в будущем.
Для того чтобы добавить новую колонку в бюджетную модель, нужно нажать правую кнопку мыши на поле, отведенном для списка колонок (см. Рис. 2).
Возможны следующие варианты (см. Рис. 3):
При изменении периода может быть два варианта: сдвиг и изменение периода (см. Рис. 4).
Например, если бюджетная модель строится на год с помесячной разбивкой, то при сдвиге она по-прежнему будет строиться на год с помесячной разбивкой, но первый месяц года может быть сдвинут «вправо» или «влево» по оси времени.
Если выбран вариант «Изменение», то в таком случае может быть изменена «длина» периода бюджетной модели (см. Рис. 4). При этом есть один нюанс. Если среди строк бюджетной модели есть строки типа «Строка ввода» (см. третью часть данного курса), то при изменении периода часть информации может быть потеряна.
Если периодом бюджетной модели был год с помесячной разбивкой (например, с января по декабрь 2008 года), а после изменения – полугодие с помесячной разбивкой (с января по июнь 2009 года), то значения строк ввода с июля по декабрь 2009 года будут стерты. При этом значения строк ввода с января по июнь 2009 года будут приравнены значениям строк ввода с января по июнь 2008 года.
Если после изменения периодом бюджетной модели выбрано полтора года (с января 2009 по июнь 2010), значения строк ввода с января по декабрь 2009 года будут приравнены значениям строк ввода с января по декабрь 2008 года, а значения строк ввода с января по июнь 2010 года будут нулевыми.
Если в бюджетной модели нет строк ввода (учетная модель), то при изменении ее периода можно изменить и тип периода. То есть если модель строилась, скажем, на год с помесячной разбивкой, то период можно изменить, например, на год с поквартальной разбивкой или выбрать любой другой возможный вариант.
Это объясняется тем, что только строки ввода имеют жесткую привязку к периоду (точнее говоря, к его разбивке на подпериоды). Запрос к журналу проводок (тип строки «Журнал проводок») можно формировать абсолютно за любой период, и в любой момент этот период можно изменить.
|
Если в бюджетной модели есть строки ввода, то изменить тип периода нельзя. Можно только сдвигать или изменять длину периода. |
Бюджетную модель можно удалить, но для этого нужно сначала удалить все ее бюджеты, а для этого в каждом бюджете нужно удалить все строки, а перед этим отменить их тип.
Создание бюджета/отчета
Для того чтобы удалить бюджет, нужно сначала удалить все строки бюджета, а для того чтобы удалить строки бюджета, сначала нужно отменить их тип (более подробно об этом написано в следующих частях данного курса).
|
Если у Вас возникли какие-то вопросы по данному курсу Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Ответы на Ваши вопросы будут направлены в течение нескольких дней с момента получения. Кроме того по адресу budgeting@bk.ru Вы можете направлять свои предложения по улучшению и возможному дальнейшему развитию раздела "Электронные курсы по бюджетированию и управленческому учету". |
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
