Электронные книги и методики
Теперь электронные книги и CD-решения по бюджетированию и управленческому учету можно оплачивать и получать онлайн (если оплата производится от физлица).
Приобрести электронные книги и методики онлайн
Самые привлекательные предложения для соискателей
Крупному динамично развивающемуся многопрофильному холдингу требуются: финансовый директор (от 500 тыс. руб.), начальник ПЭО (от 300 тыс. руб.), экономист (от 220 тыс. руб.).
Электронные курсы > Технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета > Часть 4. Создание строки типа "Формула". Преобразования над строками бюджетов

Часть 4. Создание строки типа "Формула". Преобразования над строками бюджетов

В этой части электронного курса "Технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета" будет подробно рассмотрена технология создания строки типа "Формула". Кроме того будут рассмотрены различные возможности по преобразованию строк бюджета.

Строки типа «Формула» используются для того, чтобы строить зависимости между различными строками бюджетов. Следует отметить, что создавать автоматизированную финансовую модель бюджетирования и управленческого учета будет гораздо легче тем компаниям, которые уже имеют опыт финансового моделирования в электронных таблицах.

Если у компании уже есть работающая модель в электронных таблицах, то ее настройка в информационной системе является чисто технической задачей, т.к. методические вопросы уже проработаны.

Для того чтобы присвоить строке тип «Формула», нужно нажать правую кнопку мыши, наведя ее на строку бюджета. Затем нужно выбрать пункт «Формула» (см. Рис. 1).

Рис. 1. Пример присвоения строке типа «Формула»

Пример присвоения строке типа Формула в ПК ИНТЕГРАЛ

Теперь вновь созданную формулу можно настраивать. Это можно делать сразу же после присвоения строке типа «Формула» в появившемся окне конструктора формул. В этом конструкторе можно настроить конкретную формулу, по которой будет рассчитываться данная строка бюджета. Все созданные настройки сохраняются после закрытия конструктора формул.

В дальнейшем формулу можно изменять. Для этого нужно нажать правую кнопку мыши, наведя ее на строку бюджета типа «Формула». После чего выбрать пункт «Формула» в появившемся контекстном меню.

Для того чтобы настроить формулу в конструкторе формул, нужно нажать правую кнопку мыши и выбрать из появившегося меню пункт «Добавить строку бюджета» (см. Рис. 2). В формулу можно добавлять строки, выбирая их из имеющихся в модели бюджетов.

Рис. 2. Выбор строк бюджетов при настройке формулы

Выбор строк бюджетов при настройке формулы в ПК ИНТЕГРАЛ

Данную операцию можно выполнять столько раз, сколько потребуется. То есть в формуле может использоваться несколько строк из различных бюджетов. Над этими строками можно выполнять основные математические операции.

Пример настройки выручки от реализации в конструкторе формул в ПК ИНТЕГРАЛТаким образом, в каждой строке-формуле можно настраивать выполнение определенной последовательности основных математических операций.

Эта простая формула позволяет рассчитать выручку от реализации как произведение объемов продаж на цену.

Для создания сложных формул можно создавать папки (см. Рис. 3), чтобы определять последовательность расчетов. То есть конструктор формул позволяет создавать иерархические формулы с определением последовательности расчетов.



Рис. 3. Пример создания папок в конструкторе формул

Пример создания папок в конструкторе формул в ПК ИНТЕГРАЛ

Сначала считаются те строки бюджетов, которые находятся в папках самого нижнего уровня, потом расчеты переходят на следующий уровень, и так далее до самого верхнего уровня. При создании папки можно сразу задавать знак, который будет определять, что нужно делать со строками бюджетов, входящими в эту папку. Знак папки при необходимости можно изменить, нажав правую кнопку мыши на папке и выбрав пункт «Изменить знак папки».

Поскольку от порядка расположения строк бюджета в конструкторе формул зависит результирующая размерность формулы (правила работы со строками бюджетов рассматривались в первой части данного курса), есть возможность менять порядок строк. Порядок строк можно менять в каждой папке, в том числе в папке самого верхнего уровня. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на той папке, в которой нужно поменять порядок строк и выбрать пункт «Изменить порядок». После этого появится окно со списком строк бюджета, находящихся в выбранной папке (на верхнем уровне иерархии в данной папке). Чтобы поменять их местами, можно нажимать клавишу вверх/вниз при нажатой клавише Ctrl или мышкой нажимать соответствующие кнопки в открывшемся окне для изменения порядка строк.

В конструкторе формул, помимо добавлений строк бюджета, предусмотрена возможность добавления чисел. Это может быть удобным, например, в том случае, когда у какой-либо папки нужно поменять знак. Для создания числа нужно нажать правую кнопку мыши на папке и выбрать пункт «Добавить число», после чего ввести значение числа (см. Рис. 4). Кроме того, данной функцией можно воспользоваться в тех случаях, когда строки бюджетов нужно умножить на какое-то фиксированное число (например, для того чтобы рассчитать определенный процент).

Рис. 4. Пример добавления числа в конструкторе формул

Пример добавления числа в конструкторе формул в ПК ИНТЕГРАЛ

При использовании чисел в конструкторе формул нужно помнить одну особенность, связанную с размерностью строк бюджета. Если в конструкторе формул используются число, и оно стоит первым в выражении, то размерность результата определяется второй строкой, поскольку у числа нет размерности. Если в начале выражения есть два числа, то сначала преобразования осуществляются над числами, а потом уже со строками. Опять-таки, результирующая размерность определяется первой в выражении строкой, имеющей размерность.

При создании и настройке формул необходимо помнить об одном очень важном параметре, который имеет каждая формула. У всех формул есть определенный уровень. Номера уровней определяют порядок расчета формул при построении бюджетов. Ведь информационная система должна знать, какие формулы рассчитывать первыми, какие – вторыми, и т.д.


В ПК "ИНТЕГРАЛ" есть возможность создавать и использовать формулы 99 уровней.


В сложных бюджетных моделях может быть очень много формул, поэтому нужно как-то систематизировать расчетный процесс. Кроме того, уровни формул введены для того, чтобы исключить возможность создания циклических ссылок при настройке методики формирования бюджетов.

Итак, уровни формул задают последовательность расчета строк бюджетов. Сначала вычисляются формулы первого уровня. Они могут использовать только строки ввода, нормативы и строки, сформированные на основе журнала проводок (эти типы строк были рассмотрены в предыдущей части курса).

Формулы второго уровня могут дополнительно использовать формулы первого уровня и т.д. Это нужно для того, чтобы избежать такой проблемы, как зацикливание, когда строки бюджетов ссылаются сами на себя.

С такой проблемой можно столкнуться при создании модели в электронных таблицах. Циклические ссылки могут быть достаточно хорошо «запрятаны» в сложных финансовых моделях, поэтому отыскать их очень трудно. Поскольку в ПК "ИНТЕГРАЛ" уровни формул четко разделяются, то такой проблемы возникать не будет.

Конечно же, при разработке бюджетной модели с нуля сразу сложно понять, какой уровень нужно присвоить каждой формуле. Поэтому после создания формулы уровень сразу определять не нужно. После настройки формулы с помощью конструктора уровень формулы будет определен автоматически. Он будет указан рядом с названием строки (см. Рис. 5).

В данном примере формуле присвоен первый уровень, т.к. в ней используются только строка ввода («Объем продаж») и норматив («Цены на продукцию»). Таким образом, программа после закрытия конструктора формул присваивает формуле минимально возможный уровень.

Рис. 5. Пример автоматического присвоения уровня формулы

Пример автоматического присвоения уровня формулы в ПК ИНТЕГРАЛ

Есть возможность в ходе работы изменять уровни формул прямо в конструкторе формул при условии, что это не нарушит общей логики модели. То есть программа не позволит, например, повысить уровень у формулы третьего уровня, если она используется в формуле четвертого уровня.

Или, наоборот, нельзя будет у нее понизить уровень, если эта строка бюджета использует формулы второго уровня. Такой четкий контроль позволит избежать зацикленности.

Изменение уровня формулы в ПК ИНТЕГРАЛДля того чтобы изменить уровень формулы (если необходимые для этого условия выполнены), нужно открыть конструктор формул и нажать на стрелку «вверх/вниз», а затем закрыть конструктор формул. То есть новый уровень будет присвоен формуле только после закрытия конструктора формул.

При этом в конструкторе сразу указывается максимально и минимально возможный уровень формулы. Эти граничные значения определяются бюджетной моделью. Помимо такой возможности изменения уровня формул, в ПК "ИНТЕГРАЛ" можно повышать уровень сразу у всех формул определенного уровня.

Например, если нажать правую кнопку мыши на любой формуле первого уровня и выбрать пункт «Уровень формул», а затем – «Увеличить», то все формулы первого уровня станут формулами второго уровня (см. Рис. 6). При этом все формулы следующих уровней также будут сдвинуты на один уровень вверх.

Естественно, при этом формулы самого верхнего уровне после такого сдвига не должны иметь уровень превышающий 99. В противном случае такой сдвиг не будет выполнен и программа выдаст соответствующее предупреждение.

Рис. 6. Пример изменения увеличения уровня у всех формул первого уровня

Пример изменения увеличения уровня у всех формул первого уровня в ПК ИНТЕГРАЛ

Следует отметить, что аналогичный контроль уровней формул осуществляется и при настройке формул в конструкторе. То есть при добавлении новой строки бюджета в конструкторе формул можно выбирать любые строки ввода, нормативы и запросы к журналу проводок. А при выборе формул выполняется проверка уровней.

Если настраиваемая формула пока не используется ни в какой другой формуле, то в таком случае можно будет выбрать любую строку из бюджетной модели, даже строку 99 уровня. Если же настраиваемая формула уже используется в другой формуле, то уровень этой формулы не должен превышать уровень той формулы, в которой она используется.

Поэтому выбирать можно будет только те формулы, уровни у которых не превышают допустимый. Если при настройке формулы будет выбрана строка с максимально допустимым уровнем, то в конструкторе формул будет полностью скопирована формула этой выбранной строки.

Преобразования над строками бюджетов

При настройке формул может возникнуть необходимость осуществления некоторых преобразований над статьями бюджетов.

В ПК "ИНТЕГРАЛ" предусмотрены следующие преобразования (см. Рис. 7):
  • «сдвиги» значений строк влево и вправо;
  • расчет строки бюджета нарастающим итогом;
  • обмен справочников у строки бюджета;
  • удаление размерности у строки бюджета;
  • задание условий для расчета строки бюджета.

    Рис. 7. Настройка преобразований над строками бюджета

    Настройка преобразований над строками бюджета в ПК ИНТЕГРАЛ

    «Сдвиги» значений строк влево и вправо

    В некоторых случаях при настройке формулы может понадобиться «сдвинуть» значения строки бюджета влево или вправо на одну или две временные колонки. Например, объем производства продукции в i-м периоде может рассчитываться по формуле:

    Объем производстваi = объем продажi + запасы на конецi - запасы на началоi

    Запасы продукции на конец i-го периода могут рассчитываться по формуле:

    запасы на конецi = объем продажi+1 × норматив запасаi

    поскольку запасы на начало i-го периода равняются запасам на конец i-1-го периода, то они могут быть рассчитаны по формуле:

    запасы на началоi = запасы на конецi-1 = объем продажi × норматив запасаi-1

    Таким образом, получается, что объем производства может быть рассчитан по формуле:

    Объем производстваi = объем продажi + объем продажi+1 × норматив запасаi - объем продажi × норматив запасаi-1

    Для настройки такой формулы должна быть возможность делать «сдвиги» значений строк бюджета вправо и влево. Пример настройки такой формулы представлен на рисунке 8.

    Рис. 8. Пример настройки формулы для строки «Объем производства»

    Пример настройки формулы для строки Объем производства в ПК ИНТЕГРАЛ

    Очевидно, что при настройке «сдвигов» значений строк нужно как-то определиться с расчетом граничных значений строк бюджетов. В рассмотренном примере нужно зафиксировать, каким образом рассчитать объем продаж при расчете объема производства в последнем отрезке выбранного временного периода.

    Ведь для расчета по данной формуле потребуется знать объем продаж в первом отрезке следующего временного периода. Например, если бюджет составляется на год с помесячной разбивкой, то для расчета объема производства в декабре по данной формуле нужно будет знать объем продаж в январе следующего года.

    В программе данную настройку можно сделать двумя способами (см. Рис. 9):
  • интерполяция;
  • установить процент изменений.

    Рис. 9. Пример выбора вариантов при настройке «сдвигов» у строк бюджета

     Пример выбора вариантов при настройке сдвигов у строк бюджета в ПК ИНТЕГРАЛ

    Если выбрать пункт «Интерполяция», то программа самостоятельно интерполирует соответствующую строку бюджета на основе предыдущих значений. Если выбрать пункт «Процент», то нужно будет установить величину процента изменений по отношению к предыдущему/последующему значению строки бюджета.

    Если выбрать 0%, то значение будет равно предыдущему/последующему. В рассмотренном примере с объемом производства это означает, что при расчете объема производства в декабре запасы готовой продукции на конец декабря будут равняться рассчитанным запасам готовой продукции на конец ноября. Хотя эти запасы могли быть увеличены/уменьшены на какой-то процент, определяемый экспертно.

    Расчет строки бюджета нарастающим итогом

    В некоторых случаях при настройках формулы может понадобится получать значения некоторых строк бюджета нарастающим итогом с начала периода планирования.

    На рисунке 10 представлен пример использования данной возможности для расчета остатка денежных средств на конец периода. В этом примере остаток денежных средств на конец каждого отрезка периода планирования рассчитывается как поступления денежных средств (нарастающим итогом) минус выплаты денежных средств (нарастающим итогом).

    Рис. 10. Пример настройки преобразования «Нарастающий итог»

    Пример настройки преобразования Нарастающий итог в ПК ИНТЕГРАЛ

    Обмен справочников у строки бюджета

    Если при настройке формулы используется строка бюджета, состоящая из двух или трех справочников, то в некоторых случаях требуется поменять местами справочники у этой строки бюджета. Например, расходы на материалы могут рассчитываться путем умножения технологической матрицы (определяет удельный расход материалов на производство единицы продукции) на объем производства.

    При этом если у строки бюджета «Технологическая матрица» первый справочник «Продукты», а второй – «Материалы», то итоговая строка также будет иметь два справочника «Продукты» и «Материалы» (причем первым справочником будет «Продукты»). При этом если в бюджете удобнее смотреть объемы материалов сначала в разрезе материалов, а потом в разрезе продуктов, то можно использовать преобразование «Обмен справочников».

    На самом деле справочники можно менять местами после построения отчета в OLAP-КУБе, но при этом такие изменения будут распространяться на все строки бюджета. То есть, если поменять местами первый справочник со вторым, то все строки отчета будут сначала «раскрываться» по второму справочнику, а затем по первому. Более подробно об этом написано в пятой части этого курса.

    Для того чтобы осуществить преобразование «Обмен справочников», нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на строке бюджета и выбрать пункт «Размерность» (см. Рис. 11). Поскольку строки бюджетов могут строиться максимум на трех справочниках, возможно три варианта обмена справочников: первый со вторым, первый с третьим и второй с третьим (см. Рис. 11).

    Рис. 11. Пример настройки преобразования «Обмен справочников»

    Пример настройки преобразования Обмен справочников в ПК ИНТЕГРАЛ

    Удаление размерности у строки бюджета

    В некоторых случаях при настройке формулы может потребоваться удаление одной, двух или трех размерностей строки бюджета. Например, если нужно сложить две строки бюджета, одна из которых имеет только один справочник, а вторая – два или три. При этом в результате нужно получить строку, имеющую только один справочник.

    На рисунке 12 приведен пример расчета прямых затрат на производство продукции. В данном примере складываются две строки: материальные затраты и трудовые затраты. Строка «Материальные затраты» имеет два справочника: «Продукты» и «Материалы». Строка «Трудовые затраты» имеет только один справочник («Продукты»). В результате нужно получить строку с одним справочником («Продукты»). Поэтому у строки «Материальные затраты» удаляется второй справочник – «Материалы» (см. Рис. 12).

    Рис. 12. Пример удаления размерности строки бюджета в конструкторе формул

    Пример удаления размерности строки бюджета в конструкторе формул в ПК ИНТЕГРАЛ

    На самом деле в данном примере можно было бы обойтись и без этой функции. Достаточно было просто в конструкторе формул поменять местами строки бюджетов. Тогда бы в соответствии с правилами расчетов (см. Табл. 1 в первой части курса) у строки «Материальные затраты» вторая размерность («Материалы») «свернулась», и сложение двух строк произошло по продуктовой аналитике.

    Пример удаления всех трех размерностей у строки бюджета в ПК ИНТЕГРАЛТем не менее данная функция в ПК "ИНТЕГРАЛ" имеется потому, что в некоторых случаях без нее обойтись сложно. Например, при расчете прибыли из выручки могут вычитаться различные расходы. При этом справочники всех этих строк могут быть различными. Поэтому, чтобы вычисления были сделаны корректно, у строки «Выручка» сначала нужно будет убрать все размерности, а потом уже вычитать из нее соответствующие статьи расходов.

    Поскольку все типы строк могут иметь от одного до трех справочников, возникает несколько вариантов удаления размерности (см. Рис. 12). У строки может удаляться только одна из трех возможных размерностей.

    Также может возникнуть необходимость удалить две из трех возможных размерностей. Понятно, что при этом может быть три возможных варианта: удалить первую и вторую, удалить первую и третью, удалить вторую и третью (см. Рис. 12).

    И наконец, может возникнуть необходимость удалить все три размерности сразу. Кстати, этот вариант можно выбирать всегда, когда нужно полностью обезразмерить строку бюджета в конструкторе формул, вне зависимости от того, сколько справочников есть у этой строки.

    Задание условий для расчета строки бюджета

    По каждой строке бюджета или папке в конструкторе формул могут быть определены условия. Для этого нужно нажать правую кнопку мыши на строке или папке и выбрать пункт «Условие» (см. Рис. 13). Условия определяются последовательным заполнением появляющихся окошек.

    Рис. 13. Пример задания условий для расчета строки бюджета

    Пример задания условий для расчета строки бюджета в ПК ИНТЕГРАЛ

    Сначала нужно задать значение, с которым будут сравниваться значения строки бюджета, для которой определяются условия. Затем определить значение коэффициента, на который будут умножаться значения строки в случае, если они больше сравниваемой величины.

    После этого определить значение коэффициента, на который будут умножаться значения строки в случае, если они совпадают со сравниваемой величиной. И, наконец, определить значение коэффициента, на который будут умножаться значения строки в случае, если они меньше сравниваемой величины.

    На рисунке 13 приведет пример настройки условий для расчета налога на прибыль. В данном случае умножается строка «Прибыль» (с условиями) на строку «Прибыль» (без условий). Условия определяются следующим образом.

    Если прибыль (до уплаты налога на прибыль) больше нуля, то коэффициент равняется 0.24 (24% налог на прибыль), если равна нулю или меньше нуля, то коэффициент равняется нулю. Это значит, что если прибыль за соответствующий период больше нуля, то начисляется налог на прибыль в размере 24%. Если меньше или равна нулю, то налог на прибыль не начисляется.

    Примечания:
  • если над строкой бюджета в конструкторе формул нужно осуществить два преобразования, то для этого необходимо поместить строку в отдельную папку, а затем одно преобразование осуществить над строкой бюджета, а другое – над папкой, в которой находится строка. Если нужно сделать три преобразования, то для этого понадобиться две папки (одна внутри другой), если четыре – то три папки и т.д.;
  • для того чтобы отменить любое преобразование над строкой бюджета или папкой в конструкторе формул, нужно выбрать пункт «Отмена» (см. Рис. 14);
  • при настройке методики формирования плановых и фактических значений необходимо следить за тем, чтобы типы строк по плану и по факту совпадали. То есть необходимо обеспечить соответствие размерности плановой и фактической строки бюджета. Если такого соответствия не будет, то при построении бюджетов данный факт можно будет легко установить, поскольку структура плановой и фактической строк бюджетов не будут совпадать. После обнаружения такого несоответствия можно будет перенастроить методику формирования плановых и/или фактических значений строк бюджетов.

    Рис. 14. Пример отмены преобразования над строкой в конструкторе формул

    Пример отмены преобразования над строкой в конструкторе формул в ПК ИНТЕГРАЛ



    Если у Вас возникли какие-то вопросы по данному курсу Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Ответы на Ваши вопросы будут направлены в течение нескольких дней с момента получения.

    Кроме того по адресу budgeting@bk.ru Вы можете направлять свои предложения по улучшению и возможному дальнейшему развитию раздела "Электронные курсы по бюджетированию и управленческому учету".


    Подпишитесь на рассылку новых материалов сайта



  • Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    33 − = 26