Электронные книги и методики
Теперь электронные книги и CD-решения по бюджетированию и управленческому учету можно оплачивать и получать онлайн (если оплата производится от физлица).
Приобрести электронные книги и методики онлайн
Самые привлекательные предложения для соискателей
Крупному динамично развивающемуся многопрофильному холдингу требуются: финансовый директор (от 500 тыс. руб.), начальник ПЭО (от 300 тыс. руб.), экономист (от 220 тыс. руб.).
Электронные курсы > Технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета > Часть 6. Сервисные функции OLAP-КУБа

Часть 6. Сервисные функции OLAP-КУБа

Помимо непосредственного расчета отчетов, в OLAP-КУБе существует большое количество сервисных функций, которые позволяют осуществлять различные преобразования над построенным отчетом. В этой части электронного курса "Технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета" будут подробно рассмотрены все эти сервисные функции.

Нужно обратить внимание на то, что большинство настроек, которые можно сделать с помощью различных сервисных функций, сохраняются до закрытия отчета либо до его перерасчета. Причем перерасчет отчета в КУБе может произойти по разным причинам.

Пользователь может нажать кнопку «Просмотр» при установленной галочке «Расчет». Либо пользователь может изменить некоторые настройки КУБа, которые автоматически приводят к перерасчету отчета.

Управление измерениями OLAP-КУБа

В многомерном иерархическом OLAP-КУБе есть несколько измерений: тип строки, дата, строки, справочник 1, справочник 2 и справочник 3 (см. Рис. 1). Естественно, в отчет выводится столько кнопок со справочниками, сколько есть в строке бюджета, содержащей максимальное количество справочников. Если ни в одной строке бюджета нет ни одного справочника, то в отчете не будет ни одной кнопки со справочниками.

Рис. 1. Измерения OLAP-КУБа

Измерения OLAP-КУБа в ПК ИНТЕГРАЛ

Изначально OLAP-КУБ строится по всем измерениям. По умолчанию при первоначальном построении отчета измерения расположены именно в тех областях, как показано на рисунке 1. То есть такое измерение, как «Дата», располагается в области вертикальных измерений (измерения в области столбцов), измерения «Строки», «Справочник 1», «Справочник 2» и «Справочник 3» – в области горизонтальных измерений (измерения в области строк), а измерение «Тип строки» – в области «нераскрываемых» измерений (измерения в страничной области). Если измерение находится в последней области, то данные в отчете не будут «раскрываться» по этому измерению.

Каждое из этих измерений можно поместить в любую из трех областей. После переноса измерений отчет мгновенно перестраивается в соответствии с новой конфигурацией измерений. Например, можно поменять местами дату и строки со справочниками. Или можно в вертикальную область измерений перенести один из справочников (см. Рис. 2). Иными словами, отчет в OLAP-КУБе можно «крутить» и выбирать тот вариант вывода отчета, который является наиболее удобным для пользователя.

Рис. 2. Пример перестройки отчета после изменения конфигурации измерений

Пример перестройки отчета после изменения конфигурации измерений в ПК ИНТЕГРАЛ

Вызов редактора карты измерений в ПК ИНТЕГРАЛКонфигурацию измерений можно менять либо в основной форме КУБа, либо в редакторе карты изменений (см. Рис. 3). В этом редакторе также можно мышкой перетаскивать измерения из одной области в другую.

Помимо этого, можно менять местами измерения в одной области.

Кроме того, в этой же форме можно настраивать некоторые параметры измерений.

По каждому измерению можно настраивать расположение итогов, порядок сортировки элементов и названия элементов (см. Рис. 3). Также можно задавать, какое название элементов выводить в отчет: сокращенное (Name) или полное (FullName).

Рис. 3. Редактор карты измерений

Редактор карты измерений в ПК ИНТЕГРАЛ

Редактировать параметры измерений можно непосредственно в каждом из них (см. Рис. 4). Для этого нужно нажать на пиктограмму, расположенную на кнопке рядом с названием измерения. С помощью этого редактора можно выбирать элементы, которые нужно показывать в отчете.

Рис. 4. Пример редактирования справочника 1

Пример редактирования справочника 1 в ПК ИНТЕГРАЛ

По умолчанию в отчет выводятся все элементы, но при необходимости часть элементов или папок можно не показывать. Например, если нужно выводить в отчет только одну продуктовую группу, то у всех остальных необходимо убрать галочки в редакторе измерений. После чего в отчете будет только одна продуктовая группа (см. Рис. 5).

Рис. 5. Пример вывода в отчете только одной продуктовой группы (папки)

Пример вывода в отчете только одной продуктовой группы (папки) в ПК ИНТЕГРАЛ

Также в этом редакторе можно сортировать элементы. Кроме того, элементы можно перегруппировывать различными способами. После такой перегруппировки отчет мгновенно перестраивается.

В редакторе измерения можно оперативно создавать свои группы, перетаскивать туда элементы из справочников и т.д. По умолчанию автоматически создается только группа «Прочие», но можно создавать и другие группы. Таким образом, с помощью редактора измерений можно настраивать, какие элементы справочников и в каком порядке нужно выводить в отчет.

Следует отметить, что все такие перегруппировки не записываются. То есть после закрытия отчета или после его перерасчета в отчет будут выводиться все справочники в соответствии с настроенной методикой.

На самом деле все такие изменения можно было сделать изначально при настройке строк. Например, с помощью ограничений также можно задавать, какие элементы или группы справочников нужно выводить в отчет, а какие – нет.

Если пользователю практически регулярно нужно выводить в отчет только определенные элементы или папки справочников, то подобные настройки лучше заранее сделать при создании строк отчетов. Если же для пользователя важны различные комбинации элементов справочников в отчетах, тогда при настройке методики никакие ограничения ставить не нужно. Все такие ограничения можно будет оперативно настраивать с помощью редактора измерения.

Сохранение состояния КУБа

При работе с отчетом, построенным в КУБе, иногда возникает необходимость просмотра данного отчета в различных вариантах его представления. Для того чтобы была возможность быстрого перехода от одного состояния отчета к другому, можно воспользоваться функцией «Сохранение состояния КУБа».

Для того чтобы сохранить состояние КУБа, нужно нажать пиктограмму «Сохранение и восстановление состояния КУБа», после чего нажать на кнопку «Сохранить текущее состояние КУБа» (см. Рис. 6). После сохранения всех нужных состояний отчета их можно выбирать из списка.

Рис. 6. Пример сохранения состояния OLAP-КУБа

Пример сохранения состояния OLAP-КУБа в ПК ИНТЕГРАЛ

Если в отчете используется много аналитик, то возможно большое количество вариантов вывода этого отчета. Например, бюджет продаж, составляемый по трем аналитикам («Продукты», «Филиалы», «Каналы сбыта»), может быть интересен в том виде, в котором он представлен на рисунке 7. В данном варианте отчета раскрыта выручка от реализации Продукта 1.1 с детализацией по первому филиалу и по каналам сбыта.

Рис. 7. Пример вывода отчета в одном из сохраненных состояний OLAP-КУБа (Состояние 1)

Пример вывода в ПК ИНТЕГРАЛ отчета в одном из сохраненных состояний OLAP-КУБа (Состояние 1)

Этот же отчет может быть представлен и в другом варианте (см. Рис. 8). Теперь выручка по филиалам представлена по продуктовым группам с детализацией первой группы.

Рис. 8. Пример вывода отчета в одном из сохраненных состояний OLAP-КУБа (Состояние 2)

Пример вывода в ПК ИНТЕГРАЛ отчета в одном из сохраненных состояний OLAP-КУБа (Состояние 2)

Тот же самый отчет может быть представлен и в иной форме (см. Рис. 9). В данном примере представлена выручка по филиалам в разрезе каналов сбыта.

Рис. 9. Пример вывода отчета в одном из сохраненных состояний OLAP-КУБа (Состояние 3)

Пример вывода в ПК ИНТЕГРАЛ отчета в одном из сохраненных состояний OLAP-КУБа (Состояние 3)

Понятно, что существует большое количество различных вариантов вывода данного отчета. Все эти варианты могут быть сохранены для того, чтобы можно было быстро переключаться между ними. Только нужно помнить, что все эти различные варианты сохраняются только на время работы с отчетом. После его закрытия или перерасчета все сохраненные варианты состояния отчета стираются.

Управление строками и столбцами

Осуществлять различные преобразования над отчетами (в том числе менять их форматы) можно и в редакторах измерений, и в контекстном меню, которое вызывается по нажатию правой кнопки мыши прямо на строках/столбцах построенного отчета.

Если нажать правую кнопку мыши на «квадратиках» с надписью «Дата», «Тип строки», «Строки», «Справочник 1» и т.д., то при этом появляется контекстное меню, представленное на рисунке 10. Иными словами появляется контекстное меню соответствующего измерения OLAP-КУБа (меню появляется только у тех измерений, которые «раскрываются» в КУБе).

Рис. 10. Контекстное меню измерений OLAP-КУБа

Контекстное меню измерений OLAP-КУБа в ПК ИНТЕГРАЛ

То есть такое контекстное меню может появиться у всех измерений, находящихся в активной зоне, то есть расположенных либо в области вертикальных измерений (измерения в области столбцов), либо в области горизонтальных измерений (измерения в области строк) (см. Рис. 1). Ведь если измерения расположены в этих двух областях, то они непосредственно могут раскрываться в отчете.

По умолчанию установлены такие настройки, что при постепенном «раскрытии» отчета в OLAP-КУБе суммарные (итоговые) значения не видны. Для того чтобы их можно было видеть, достаточно выбрать пункт «Отобразить итоги первыми» или «Отобразить итоги в конце» контекстного меню (см. Рис. 10).

Например, если у раскрытого справочника в его контекстном меню указать «Отобразить итоги первыми», то появятся итоговые строки и по группам (папкам), и по элементам внутри групп (см. Рис. 11).

Рис. 11. Пример отображения итогов

Пример отображения итогов в ПК ИНТЕГРАЛ

Изначально при построении отчета элементы во всех измерениях высвечиваются так, как они записаны в базе данных. То есть по умолчанию выбран пункт «Отсортировать как в БД» (см. Рис. 10). При необходимости элементы можно отсортировать в алфавитном или обратном порядке.

Как уже отмечалось, любой отчет открывается в OLAP-КУБе в максимально «свернутом» виде. «Раскрывать» отчет можно постепенно, нажимая на «плюсики» либо воспользоваться опцией «Раскрыть все узлы».

При использовании данной функции полностью раскрываются все элементы измерения, в контекстном меню которого выбран пункт «Раскрыть все узлы». Например, если выбрать данную опцию в таком измерении, как «Строки», то все строки будут полностью раскрыты вплоть до элементов верхнего уровня первого справочника (см. Рис. 12).

Рис. 12. Пример раскрытия всех узлов в строках бюджета

Пример раскрытия в ПК ИНТЕГРАЛ всех узлов в строках бюджета

И наконец, последний пункт данного меню – «Показать все члены» (см. Рис. 10) – может использоваться для того, чтобы вывести на экран все элементы соответствующего измерения (если у некоторых элементов были убраны соответствующие галочки в редакторе измерений).

Контекстное меню OLAP-КУБа в ПК ИНТЕГРАЛПомимо только что рассмотренного контекстного меню, есть еще одно контекстное меню, которое появляется при нажатии правой кнопки мыши уже на самих элементах (или папках) измерений.

Такая опция, как «Раскрыть узел» «разворачивает» уже не всю размерность, как в случае с опцией «Раскрыть все узлы», а только какой-то один выбранный элемент (или папку) измерения.

Опция «Переместить в группу» позволяет переместить элемент в одну из групп. По умолчанию есть только одна группа «Прочие» (см. Рис. 4). Помимо этой группы, можно создавать и другие.

После перемещения выбранного элемента в какую-то группу вернуть его обратно можно как раз с помощью редактора измерений (см. Рис. 4). Для этого нужно просто переместить мышкой этот элемент из группы в поле членов измерений, расположенное в левой части формы редактора измерения.

Следующая опция («Сгруппировать все члены ниже выбранного») перемещает в выбранную группу уже не один элемент, а все элементы, расположенные ниже выбранного. Опять-таки, для того чтобы вернуть их обратно, можно воспользоваться редактором измерений.

Следующие три опции («Скрыть все члены ниже выбранного», «Скрыть все члены, кроме выбранного» и «Скрыть выбранный член») выполняют соответствующие функции, смысл которых очевиден из их названий. Последняя опция («Показать все члены») выводит на экран все элементы, если до этого применялась одна из трех вышеупомянутых функций.

Экспорт отчетов в Excel

Все отчеты при необходимости можно экспортировать в Excel. Для этого в меню «Экспорт» нужно выбрать пункт «Excel файл» или «Excel программа». Если выбрать пункт «Excel файл», то сначала нужно будет указать файл, в который нужно выгрузить отчет. Если выбрать «Excel программа», то отчет сразу выгружает в Excel.

Функция экспорта в Excel может применяться, например, для того, чтобы проверять правильность расчетов в настраиваемой модели. При разработке бюджетной модели нужно помнить, что при настройке формул важно не только правильно подобрать нужные операции, но и следить за размерностью строк (см. Табл. 1 из первой части курса). Сама формула может быть правильной, но из-за несовпадения размерности результат может получаться неверный. Если формула достаточно сложная, то сразу это можно не отследить.

Поэтому при создании новой модели лучше на всякий случай проверять ее в Excel. После такой проверки уже нет особой необходимости экспортировать отчеты в Excel, т.к. их гораздо удобнее просматривать в OLAP-КУБе. Хотя если кто-то из пользователей управленческой отчетности по каким-либо причинам не имеет доступа к информационной системе, то отчеты ему могут пересылаться в формате Excel.

Перед тем как экспортировать отчет в Excel, нужно изменить формат чисел. По умолчанию установлен формат, который выделяет тысячные. Так удобнее воспринимать данные. Но при экспорте Excel воспринимает такие числа, как символы, поэтому над ними нельзя производить вычисления и, соответственно, нельзя будет проверить правильность расчетов (или нужно будет вручную удалить все пробелы).

Выбор режима настройки показателей в ПК ИНТЕГРАЛПоэтому перед экспортом нужно просто выбрать другой формат числа в форме, которая появляется после нажатия кнопки «Настройки показателей» (см. Рис. 13).

После экспорта Excel можно снова установить формат с выделением тысячных.


Рис. 13. Изменение формата чисел

Изменение формата чисел в ПК ИНТЕГРАЛ

Форматирование таблиц с отчетами

В меню OLAP-КУБа есть пункт «Стиль». При выборе данного пункта появляется форма, представленная на рисунке 14. С ее помощью можно настраивать цвета строк различного типа, а также шрифты, которые будут использоваться при выводе отчетов в OLAP-КУБе. Также можно выбирать стиль таблиц (Flat или XP).

Рис. 14. Форма для настройки таблиц с отчетами

Форма для настройки таблиц с отчетами в ПК ИНТЕГРАЛ

Следующие три галочки («Кнопка Карты измерений», «Кнопка Показателей» и «Кнопка Запомнить состояние куба») позволяют либо убрать эти кнопки с экрана, либо, наоборот, сделать их доступными. По умолчанию все эти галочки установлены.

В этой форме можно задать размеры кнопок «Дата», «Тип строки», «Строки», «Справочник 1» и т.д. Это можно сделать, изменяя высоту и ширину панели размерности.

Если поставить галочку «Перенос строк», то при сужении колонок со строками и справочниками названия будут переноситься (см. Рис. 15). То есть они будут выводиться не в одну строчку, а в несколько, чтобы уместиться в отведенном месте.

Рис. 15. Пример переноса строк в отчете

Пример переноса в ПК ИНТЕГРАЛ строк в отчете

По умолчанию в отчеты выводятся только ненулевые строки и ненулевые элементы справочников, то есть те, которые в заданном периоде имеют ненулевые значения. Если нужно выводить в отчет все строки (в том числе и нулевые), то нужно поставить галочку «Показывать 0 строки» (см. Рис. 14).

Изначально при построении любого отчета (кроме тех, у которых в качестве периода выбран вариант «На заданный период») колонка «Дата» имеет иерархическую структуру. Например, если в качестве периода бюджетирования выбран год с помесячной разбивкой, то колонка «Дата» вначале «свернута». Естественно можно нажать соответствующий «плюсик» и «развернуть» дату. Либо можно поставить галочку «Не показывать иерархию дат» (см. Рис. 14).

Если в параметрах вывода выбрать пункт «Не показывать иерархию у справочников» (см. Рис. 14), то по аналогии с пунктом «Не показывать иерархию дат» в отчете будут выводиться только конечные элементы справочников без иерархии. Это может понадобиться, например, в том случае, когда строка отчета строится на основе иерархического справочника и при этом установлено ограничение.

Например, если справочник «Продукты» имеет многоуровневую иерархическую структуру, а в строке отчета нужно вывести только данные по какой-то продуктовой группе (папке). Причем эта группа может являться подгруппой, которая в свою очередь тоже является подгруппой папки более высокого уровня. Чтобы всю эту иерархию не выводить в отчет, можно воспользоваться такой возможностью и убрать иерархию у элементов справочника.

Такая сложная иерархия у справочника «Продукты» может быть связана с тем, что компания занимается несколькими направлениями деятельности, или в рамках одного направления выделяются несколько групп, которые делятся на подгруппы и т.д. На самом деле такая же сложная иерархия может быть и у других справочников, что также может быть вполне обоснованно с точки зрения логики построения модели.

При первоначальном открытии отчета в КУБе у каждой строки появляется значок, в соответствии с типом строки (строка ввода, норматив, журнал проводок, формула). Для того чтобы убрать значки у строк в форме для настройки таблиц с отчетами, нужно поставить галочку «Не показывать значки» (см. Рис. 14).

Примечание. Если убрать/поставить галочки «Не показывать 0 строки», «Не показывать иерархию дат» и «Не показывать иерархию в справочниках», то отчет в OLAP-КУБе будет полностью перестроен. А это значит, что все настройки в редакторах измерений будут приведены в исходное состояние. И все сохраненные состояния КУБа также будут стерты.

Построение графиков

В данном программном продукте используется упрощенный редактор для построения графиков. При необходимости построения сложных графиков это можно сделать в Excel после экспорта отчета.

С одной стороны, в программе можно работать с многомерными объектами, что позволяет создавать очень детальные аналитические отчеты, а с другой стороны, при построении графиков нужно помнить, что невозможно отображать многомерные объекты на плоскости. Причем эти многомерные объекты могут быть еще и иерархическими.

Таким образом, основное ограничение при построении диаграмм заключается в том, что можно строить только двухмерные графики, что не совсем удобно при работе, например, с трехмерными или четырехмерными объектами.

Следует отметить, что перед тем как строить диаграммы по строкам отчетов, нужно обязательно установить галочку «Не показывать иерархию дат» в настройках параметров вывода (см. Рис. 14).

Итак, перед тем как строить график по строкам бюджетов, нужно вывести только те строки, для которых необходимо построить график. Это можно сделать с помощью редактора измерений, убрав галочки у всех строк, кроме одной. Затем для того чтобы построить диаграмму, нужно просто нажать на закладку «Диаграмма».

На рисунке 16 приведен пример графика для такой строки бюджета, как «Выручка от реализации». Естественно, можно выбирать несколько различных типов построения диаграмм.

Рис. 16. Пример построения диаграммы

Пример построения диаграммы в ПК ИНТЕГРАЛ

Если нужно построить график выручки от продаж по продуктам, то необходимо в закладке «КУБ» переместить измерение «Строки» в область «не раскрываемых» измерений (измерения в страничной области) (см. Рис. 17).

Рис. 17. Перемещение измерения «Строки» в область «не раскрываемых» измерений

Перемещение измерения Строки в область не раскрываемых измерений в ПК ИНТЕГРАЛ

После этого, нажав закладку «Диаграмма», можно построить график, представленный на рисунке 18.

Рис. 18. Пример графика, построенного по продуктовым группам

Пример графика, построенного по продуктовым группам в ПК ИНТЕГРАЛ

При этом на графике будут представлены только продуктовые группы, потому что на самом верхнем уровне справочника находятся именно папки. Для того чтобы построить график по элементам (в данном примере – по продуктам), нужно убрать иерархию в справочнике.

Чтобы это сделать, нужно установить галочку «Не показывать иерархию в справочниках» в настройках параметров вывода (см. Рис. 14). Затем при нажатии на закладку «Диаграмма» будет построен график, представленный на рисунке 19.

Рис. 19. Пример графика, построенного по продуктам

Пример графика, построенного по продуктам в ПК ИНТЕГРАЛ

Таким образом, для того чтобы строить графики по элементам первого справочника, нужно измерение «Строки» переместить в область «не раскрываемых» измерений и убрать иерархию у справочника (если она есть). Чтобы построить графики по элементам второго справочника, нужно измерение «Справочник 1» переместить в область «не раскрываемых» измерений и т.д.

Естественно, что и по вертикали, и по горизонтали может располагаться любое измерение. То есть вовсе не обязательно, чтобы по горизонтали была ось времени. Можно, например, построить такой график, в котором по вертикальной оси будет выручка от реализации по продуктовым группам, а по горизонтальной оси – филиалы (см. Рис. 20).

Рис. 20. Пример графика «Выручка по продуктовым группам по филиалам»

Пример графика Выручка по продуктовым группам по филиалам в ПК ИНТЕГРАЛ

Для того чтобы построить такой график, справочник с продуктами нужно оставить в области горизонтальных измерений (в этом примере Справочник 1), справочник с филиалами переместить в область вертикальных измерений (в этом примере Справочник 2), а справочник с датами – в область «не раскрываемых» измерений (см. Рис. 21).

Рис. 21. Пример изменения конфигурации измерений

Пример изменения конфигурации измерений в ПК ИНТЕГРАЛ

Таким образом, можно строить различные варианты графиков для показателей, используемых в одном и том же отчете. То есть в одном отчете может содержаться столько детальной информации, что она просто не может быть отображена на одной двухмерной картинке.



Если у Вас возникли какие-то вопросы по данному курсу Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Ответы на Ваши вопросы будут направлены в течение нескольких дней с момента получения.

Кроме того по адресу budgeting@bk.ru Вы можете направлять свои предложения по улучшению и возможному дальнейшему развитию раздела "Электронные курсы по бюджетированию и управленческому учету".


Подпишитесь на рассылку новых материалов сайта



Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

25 − = 20