Электронные книги и методики
Теперь электронные книги и CD-решения по бюджетированию и управленческому учету можно оплачивать и получать онлайн (если оплата производится от физлица).
Приобрести электронные книги и методики онлайн
Самые привлекательные предложения для соискателей
Крупному динамично развивающемуся многопрофильному холдингу требуются: финансовый директор (от 500 тыс. руб.), начальник ПЭО (от 300 тыс. руб.), экономист (от 220 тыс. руб.).
Электронные курсы > Что может помочь при внедрении бюджетирования и управленческого учета > Часть 3. Программные продукты

Часть 3. Программные продукты

В этой части электронного курса "Что может помочь при внедрении бюджетирования и управленческого учета" речь пойдет о программных продуктах, которые могут помочь при постановке и автоматизации бюджетирования и управленческого учета.

В книге 3 "Финансовая модель бюджетирования" (речь идет о книге 3 из серии "100% практического бюджетирования") описана новая комбинированная стратегия автоматизации бюджетирования. В соответствии с этой стратегией автоматизацию управленческого учета можно начинать гораздо раньше, чем автоматизацию финансово-экономического планирования.

Это связано с тем, что исправление ошибки, допущенной при автоматизации модели планирования, обойдется компании гораздо дороже, чем исправление ошибки в автоматизации учетной модели.

Поэтому для автоматизации учетной модели сразу же можно использовать специальный программный продукт, который позволяет специалистам по бюджетированию и управленческому учету осуществлять все необходимые настройки учетной модели самостоятельно без помощи программистов. Подробнее об этом можно прочитать в бесплатной электронной книге "Автоматизация бюджетирования и управленческого учета с использованием ПК "ИНТЕГРАЛ" (ее можно скачать здесь).

А что касается автоматизации модели планирования, то рекомендуется вначале обкатать ее в формате электронных таблиц и только потом переходить к решению задачи автоматизации.

К тому же программные продукты, используемые для автоматизации бюджетирования, как правило, содержат в себе менее гибкие конструкторы для настройки модели планирования, чем учета. В этом смысле лучше сначала потренироваться на электронных таблицах.


Пример реализации модели планирования в электронных таблицах можно найти на CD-решении "Бюджетное управление предприятием".

Программный продукт должен позволять вести оперативный управленческий учет с необходимым уровнем детализации. Для этих целей в настраиваемом плане счетов должна быть возможность использовать достаточное количество аналитик по каждому счету (в некоторых программных продуктах, например, в программном комплексе "ИНТЕГРАЛ" можно использовать до 10 аналитик).

То есть при вводе данных о произошедших хозяйственных операциях (а затем и при построении управленческой отчетности) должна быть возможность задавать значения нескольких справочников (например, продукты/услуги, каналы сбыта, подразделения, сотрудники, затраты, материалы, и т.д.).

Типовые операции должны позволять упростить ввод данных и сократить время ввода. Если в компании нет специального подразделения, занимающегося вводом данных для управленческого учета, то для построения управленческой отчетности можно использовать бухгалтерские данные.

При этом, естественно, внешняя учетная политика, степень детализации бухгалтерского учета, а также сроки ввода данных в бухгалтерскую базу должны устраивать руководство компании.

В таком случае данные из бухгалтерского учета должны импортировать из бухгалтерской программы. Сейчас во многих программах есть такая возможность. Например, в ПК "ИНТЕГРАЛ" есть возможность импортировать данные из типовой конфигурации 1С Бухгалтерия ("семерки" и "восьмерки").

После импорта можно пользоваться возможностями специального мастера для настройки управленческой отчетности.


На самом деле способ наполнения управленческой базы данных во многом зависит от выбора концепции управленческого учета. Данный вопрос достаточно подробно рассматривается в книге "Постановка и автоматизация управленческого учета" и на семинаре-практикуме "Постановка и автоматизации управленческого учета".

Если компания придерживается первой концепции управленческого учета, когда ведется одна база, то для формирования управленческой отчетности с помощью программного продукта, используемого для управленческого учета, сначала нужно импортировать данные.

Если используется концепция параллельного ведения внешнего и внутреннего учета, то управленческие данные могут сразу вноситься в управленческую базу.

В любом случае мастер для настройки управленческой отчетности должен позволять создавать неограниченное количество отчетов. Для каждого управленческого отчета должна быть возможность достаточно быстро настраивать методику учета без привлечения программистов.

Только для этого нужно обладать соответствующими знаниями, чтобы понимать, как из журнала проводок можно получать необходимую информацию. Проще говоря, нужно понимать, по какому счету и с какими аналитиками нужно сделать запрос оборота или сальдо, чтобы получить требуемую статью управленческого отчета (данный вопрос подробно рассматривается в книге "Постановка и автоматизация управленческого учета" и на семинаре-практикуме "Постановка и автоматизации управленческого учета").

К примеру, чтобы получить отчет по суммарной выручке от реализации (без какой-либо детализации), нужно сделать запрос по кредиту счета 90.1 "Выручка".

Если же нужно представить выручку, скажем, в продуктовом разрезе (или по подразделениям, или по менеджерам, или по регионам и т.д.), то необходимо указать соответствующие аналитики при запросе.

Естественно, что эти аналитики должны заполняться бухгалтерами при ведении учета, в противном случае данной информации не будет в журнале проводок, и нужный отчет нельзя будет построить.

Кстати, в такой логике построения отчетов (и их настройке в программном продукте) и заключается универсальность управленческого учета – любой фактический финансово-экономический отчет можно получить через запросы к журналу проводок (конечно же, при условии того, что соответствующая информация вводится в систему) и осуществление математических операций с результатами запросов.

Например, в результате одного запроса можно получить данные о выручке (суммарные или в разрезе каких-то аналитик), в результате второго – себестоимость, а в результате математической операции (в данном случае вычитания) – валовую прибыль (опять-таки или только суммарную или в разрезе аналитик, например, продуктов).

Естественно, что руководству компании не нужно детально знать методологию учета и заниматься настройками программного продукта. Но оно должно поставить задачу для настройки программы таким образом, чтобы получать все необходимые управленческие отчеты с нужной степенью детализации.

Что касается членов ВРГ (по крайней мере, представителей финансово-экономического блока) по постановке бюджетирования и управленческого учета, то они, конечно же, должны обладать соответствующими знаниями, чтобы настроить учетную модель для формирования отчетности, необходимой руководству и другим менеджерам компании.

Нужно отметить, что некоторые программные продукты, например, ПК "ИНТЕГРАЛ" позволяют очень быстро перестраивать детальные отчеты, построенные с использованием нескольких аналитических срезов.

Для данных целей используется технология OLAP (On-Line Analytic Processing), которая еще называется многомерным КУБом. Использование многомерного КУБа позволяет представлять построенную управленческую отчетность в различных аналитических разрезах, которые к тому же можно очень быстро менять местами.

То есть, например, можно анализировать отчеты о продажах в разных разрезах (аналитиках). Если интересуют продажи в разрезе ассортиментных групп, подразделений (или менеджеров по продажам), групп клиентов, регионов и т.д., то многомерный КУБ может очень быстро менять последовательность вывода информации.

Скажем, можно посмотреть на данные о продажах сначала по продуктам, потом по регионам, потом по подразделениям, а затем сначала по регионам, потом по продуктам, после – по подразделениям.

Иными словами, первоначально отчет строится один раз, а многомерный КУБ затем позволяет очень быстро, так сказать, менять точку зрения на отчет. Если в учетной базе очень много записей, то построение отчетов может занимать несколько минут или даже десятков минут.


Посмотреть пример многомерного иерархического КУБа можно в демо-версии ПК "ИНТЕГРАЛ", которую можно скачать здесь.


Если бы не было КУБа, то любое изменение отчета потребовало бы его полную перестройку, на что тратилось бы такое же время, как и на построение первоначальной версии отчета. КУБ же позволяет обрабатывать информацию практически мгновенно после однократного построения детализированного отчета.

Помимо скорости обработки данных КУБ удобен тем, что содержит в себе большое количество дополнительных сервисных функций, которые упрощают техническую сторону анализа управленческой отчетности.

Кроме того, КУБ, используемый в программном продукте, должен позволять работать с многоуровневыми иерархическими справочниками. Например, справочник "Продукты" может быть не линейным, а иерархическим, то есть состоящим из нескольких товарных групп, которые в свою очередь могут делиться на подгруппы и т.д.

Другие справочники также могут быть иерархическими. При этом если отчет будет строиться даже на основе нескольких иерархических справочниках, КУБ должен позволять просматривать отчеты по папкам справочников и разворачивать их до конечных элементов справочников

Кстати, именно поэтому специальное приложение, используемое в программном комплексе "ИНТЕГРАЛ", называется "многомерный иерархический КУБ". А многомерным он называется потому, что каждая статья отчета может строиться на нескольких, причем несовпадающих, справочниках. То есть в первой статье отчета может использоваться свой набор справочников, во второй – другой набор и т.д. И эти справочники у разных статей отчетов могут быть разными.

Кстати, можно использовать возможности КУБа для построения и анализа управленческой отчетности без затрат на приобретение полной конфигурации ПК "ИНТЕГРАЛ". Такие возможности реализованы в конфигурации "OLAP-КУБ для 1С".

То есть при этом не обязательно вводить учетные данные в модуль "Управленческий учет". Эти данные могут импортироваться из 1С Бухгалтерия. Но при этом нужно отдавать себе отчет в том, что "вертеть" и анализировать в КУБе можно управленческую отчетность, построенную только на основе тех данных, которые есть в 1С.

Причем эти данные вводятся в 1С в соответствии с внешней управленческой учетной политикой, которая может не устраивать руководство. Кроме того, детализация учетных данных в бухгалтерской базе может быть недостаточной.

И, наконец, нужно упомянуть о скорости подготовки бухгалтерских данных. Сроки подготовки бухгалтерских отчетов очень часто не соответствуют требованиям руководства компании. Естественно, что анализировать данные в КУБе в таком случае можно будет только после того, как они будут введены в 1С, а потом специальным образом преобразованы для того чтобы их можно выводить в КУБе.

Импорт данных из 1С необходим не только для того, чтобы воспользоваться возможностями гибкой настройки управленческой отчетности, которые реализованы в ПК "ИНТЕГРАЛ".

Необходимость импорта обусловливается еще и тем, что данные в 1С хранятся в формате, не пригодном для использования в КУБе. Эти данные сначала нужно преобразовать в специальный формат.


Более подробно об OLAP-технологии можно прочитать в статье Александра Карпова
"Построение динамической управленческой отчетности с использованием многомерного OLAP-КУБа"



Что касается автоматизации финансовой модели планирования, то рано или поздно это все равно нужно будет сделать. Поэтому нельзя останавливаться на решении, подготовленном в формате электронных таблиц. Несмотря на то, что это достаточно гибкий инструмент, позволяющий строить детализированные модели, у него есть ряд существенных недостатков.

Один из них заключается в трудоемкости внесения изменений в модель. Даже добавление нового продукта, материала, статьи затрат или другой аналитики может занять достаточно длительное время. При этом придется делать проверку того, правильно ли отразилась операция по добавлению новой строки во всех бюджетах, с которыми есть взаимосвязь.

Использование же программного продукта позволяет осуществлять такие изменения практически безболезненно. Все, что требуется, – добавить новый элемент справочника. Конечно же, если нужно будет сделать какие-то принципиальные изменения в финансовой модели, то данная работа может занять много времени при использовании и электронных таблиц, и программного продукта.

Второй существенный минус практического использования электронных таблиц – сложность одновременной работы с моделью разными пользователями.

В том случае, когда для финансового планирования используется программный продукт, работающий с профессиональной СУБД (система управления базой данных), то подобных проблем не возникает.

Кроме того, при использовании программного продукта гораздо легче обеспечить режим безопасности, поскольку в этом случае существенно проще настроить права доступа.

Наконец, третьим недостатком использования электронных таблиц для ведения бюджетирования является неудобство сопоставления плановых и фактических данных. Если управленческий учет ведется с использованием программного продукта, а планирование – в электронных таблицах, то после каждого отчетного периода придется осуществлять определенные манипуляции, чтобы построить план-фактные отчеты. Если же использовать программные продукты, то план-фактные отчеты получаются автоматически, что позволяет больше времени уделять их анализу, а не построению.

Для построения план-фактных отчетов фактическая информация может поступать из разных источников. Часть информации может вноситься вручную. Естественно, что это очень неудобно, но некоторые экономические показатели объектов бюджетирования нижнего уровня порой невозможно получить из финансовой учетной системы.

Поэтому в программном продукте должна быть предусмотрена такая возможность. На самом деле, в принципе, любую операцию можно с помощью двойной записи отражать в единой базе данных журнала проводок. Но зачастую от такого детального учета отказываются, поскольку он может быть очень дорогостоящим.

Таким образом, основная часть фактической информации должна браться из учетной базы данных. Причем в этом случае есть два варианта получения фактической информации об исполнении бюджетов.

Во-первых, можно использовать фактическую информацию из специального модуля предназначенного для ввода фактической управленческой информации. Например, в ПК "ИНТЕГРАЛ" для этих целей используется модуль "Управленческий учет".

Во-вторых, фактическую информацию можно импортировать из бухгалтерской базы 1С. Только при этом нужно понимать, что в таком случае план-фактные отчеты можно будет построить только с той степенью детализации, с которой ведется бухгалтерский учет.

Кроме того, учетная политика, используемая при ведении учета, при этом будет бухгалтерская, а не управленческая, которая может использоваться при планировании. Правда, если внешняя учетная политика полностью устраивает руководство компании, то данной проблемы не будет. И наконец, еще одной проблемой может быть то, что план-фактные отчеты в данном случае могут появиться не раньше, чем будут занесены данные в бухгалтерскую базу.

Более подробно узнать о том, как выбирать программный продукт для автоматизации бюджетирования и управленческого учета Вы можете, изучив электронный курс "Как выбрать программу для автоматизации бюджетирования и управленческого учета".



Если у Вас возникли какие-то вопросы по данному курсу Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Ответы на Ваши вопросы будут направлены в течение нескольких дней с момента получения.

Кроме того по адресу budgeting@bk.ru Вы можете направлять свои предложения по улучшению и возможному дальнейшему развитию раздела "Электронные курсы по бюджетированию и управленческому учету".


Подпишитесь на рассылку новых материалов сайта



Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

− 1 = 7