Электронные курсы > Как выбрать программу для автоматизации бюджетирования и управленческого учета > Часть 5. Мастер (конструктор) настройки модели
Прежде всего, нужно помнить, что не бывает универсальных программных продуктов, которые позволяют настраивать абсолютно любые бюджетные модели. Более того, так называемые мастеры или конструкторы для настройки моделей в каждой программе реализованы по-своему.
Поэтому перед непосредственной автоматизацией бюджетирования и управленческого учета все-таки компания должна иметь опыт работы с моделями, составленными в электронных таблицах.
В противном случае будет очень тяжело оценить, насколько возможности программы в части настройки бюджетной модели соответствуют потребностям компании.
Хотя нужно помнить о том, что, в принципе, можно создать более-менее подходящий для всех компаний мастер для настройки учетной модели. С созданием такого более-менее универсального мастера настройки модели планирования проблем гораздо больше. Это связано с принципиальными отличиями модели планирования от модели учета.
При изучении возможностей настройки бюджетной модели в различных программных продуктах нужно обращать внимание на то, насколько жестко или гибко организован мастер настройки. Он должен позволять создавать неограниченное количество бюджетов и строк в каждом бюджете.
Причем создание таких строк и настройка методики их формирования может быть реализована по-разному. В каких-то программах с этим делом могут легко справиться программисты, но не специалисты в области бюджетирования и управленческого учета.
Другие программы, наоборот, содержат такие конструкторы настройки бюджетной модели, которые позволяют проделывать все необходимые операции, не прибегая к помощи программистов.
Кстати, при выборе программного продукта нужно особое внимание уделять именно оценке мастера настройки плановой модели. Это связано с тем, что построить более-менее универсальный конструктор для настройки модели учета гораздо проще, чем мастер для настройки модели планирования.
Как уже отмечалось, причина этого заключается в принципиальном отличии самой логики формирования плановых и фактических отчетов.
Итак, удобство настройки бюджетной модели является очень важным параметром программного продукта. При этом актуальной является возможность настройки модели без помощи программистов.
Правда, нужно отметить, что в некоторых компаниях придерживаются такой ИТ-стратегии, при которой все настройки программных продуктов осуществляются только специалистами ИТ-отдела.
То есть применительно к системе бюджетирования и управленческого учета это означает, что специалисты по бюджетированию и управленческому учету сами не занимаются настройками программного продукта. Эта функция закрепляется за ИТ-отделом.
Если нужно осуществить какие-то начальные настройки модели или в будущем внести изменения, то эта задача поручается именно ИТ-отделу. Это позволяет избежать информационного хаоса, т.к. все настройки будут осуществляться в одном отделе.
Если мастер настройки бюджетной модели достаточно простой и не требует каких-то специфических знаний в ИТ-области, то с такой задачей вполне может справиться сотрудник финансово-экономической службы.
Правда, если компания достаточно крупная и в ней используется большое количество информационных систем или одна крупная система класса ERP, то в таком случае чаще всего используют именно централизованный подход, когда за все, что связано с информационными технологиями, отвечает ИТ-отдел.
Но при выполнении проекта может временно действовать такой порядок, когда за настройку модели отвечает профильный специалист. В данном случае, когда речь идет об автоматизации бюджетирования и управленческого учета, таким специалистом может быть представитель финансово-экономической службы.
Это позволит существенно сократить время настройки. Ведь понятно, что на этапе отладки системы внесение изменений в бюджетную модель – очень частое явление.
Поэтому, если мастер настройки позволяет достаточно просто и быстро вносить изменения в бюджетную модель без участия программистов, эту функцию может взять на себя финансово-экономическая служба.
Ей не нужно будет по каждому мелкому вопросу обращаться в ИТ-отдел. А таких мелких изменений модели поначалу может быть очень много.
Таким образом, на проектной стадии заниматься настройками программного продукта может финансовая дирекция, а после завершения проекта и ввода системы в эксплуатацию функции по настройке бюджетной модели в информационной системе могут быть переданы в ИТ-отдел.
В общем, есть несколько различных вариантов организации работы по настройке бюджетной модели в программе. В каждой компании данное решение принимается индивидуально с учетом, в том числе, и организационно-функциональной структуры компании.
В некоторых компаниях просто нет полноценного ИТ-отдела, поэтому функция по настройке программы может быть передана профильному отделу либо отдана на аутсерсинг.
Если компания выберет такой вариант ИТ-стратегии, при котором бюджетную модель в информационной системе будут настраивать специалисты финансово-экономической службы, то в этом случае нужно внимательно изучить возможности мастера (конструктора).
В перечень таких возможностей должны обязательно входить следующие позиции: создание новой бюджетной модели;
создание нового бюджета/отчета;
создание новой строки бюджета/отчета;
настройка модели планирования и учета по каждой строке бюджета/отчета.
Это может понадобиться, например, для того, чтобы составлять бюджеты на разные периоды с использованием разных финансовых моделей бюджетирования.
Кроме того, такая возможность может быть удобной при выполнении проекта по автоматизации бюджетирования, в ходе которого приходится опробовать разные варианты бюджетных моделей.
Итак, одним из требований к возможностям информационной системы в части настройки бюджетной модели может являться создание новой модели (см. Рис. 5).
Рис. 5. Пример создания новой бюджетной модели
Поэтому программный продукт должен позволять создавать новые бюджеты в рамках бюджетной модели (см. Рис. 6).
При этом должна быть возможность создания неограниченного количества бюджетов/отчетов. Конкретный набор бюджетов (и связи между ними) зависит от финансовой модели бюджетирования, используемой в компании. Сама же модель зависит от целей бюджетирования и принятой архитектуры бюджетной системы.
Рис. 6. Пример создания нового бюджета
Часть 5. Мастер (конструктор) настройки модели
Прежде всего, нужно помнить, что не бывает универсальных программных продуктов, которые позволяют настраивать абсолютно любые бюджетные модели. Более того, так называемые мастеры или конструкторы для настройки моделей в каждой программе реализованы по-своему.
Поэтому перед непосредственной автоматизацией бюджетирования и управленческого учета все-таки компания должна иметь опыт работы с моделями, составленными в электронных таблицах.
В противном случае будет очень тяжело оценить, насколько возможности программы в части настройки бюджетной модели соответствуют потребностям компании.
Хотя нужно помнить о том, что, в принципе, можно создать более-менее подходящий для всех компаний мастер для настройки учетной модели. С созданием такого более-менее универсального мастера настройки модели планирования проблем гораздо больше. Это связано с принципиальными отличиями модели планирования от модели учета.
|
|
Причем создание таких строк и настройка методики их формирования может быть реализована по-разному. В каких-то программах с этим делом могут легко справиться программисты, но не специалисты в области бюджетирования и управленческого учета.
Другие программы, наоборот, содержат такие конструкторы настройки бюджетной модели, которые позволяют проделывать все необходимые операции, не прибегая к помощи программистов.
|
Кроме того, не нужно забывать, что бюджетная модель на самом деле состоит из двух частей: модели планирования и модели учета. Поэтому программный продукт по бюджетированию и управленческому учету должен позволять настраивать обе эти модели, чтобы можно было строить план-фактные отчеты. |
Как уже отмечалось, причина этого заключается в принципиальном отличии самой логики формирования плановых и фактических отчетов.
Итак, удобство настройки бюджетной модели является очень важным параметром программного продукта. При этом актуальной является возможность настройки модели без помощи программистов.
Правда, нужно отметить, что в некоторых компаниях придерживаются такой ИТ-стратегии, при которой все настройки программных продуктов осуществляются только специалистами ИТ-отдела.
То есть применительно к системе бюджетирования и управленческого учета это означает, что специалисты по бюджетированию и управленческому учету сами не занимаются настройками программного продукта. Эта функция закрепляется за ИТ-отделом.
Если нужно осуществить какие-то начальные настройки модели или в будущем внести изменения, то эта задача поручается именно ИТ-отделу. Это позволяет избежать информационного хаоса, т.к. все настройки будут осуществляться в одном отделе.
|
Хотя на самом деле эту проблему можно решить, наделив кого-то из финансово-экономической службы правами администратора информационной системы, используемой для автоматизации бюджетирования и управленческого учета. |
Правда, если компания достаточно крупная и в ней используется большое количество информационных систем или одна крупная система класса ERP, то в таком случае чаще всего используют именно централизованный подход, когда за все, что связано с информационными технологиями, отвечает ИТ-отдел.
Но при выполнении проекта может временно действовать такой порядок, когда за настройку модели отвечает профильный специалист. В данном случае, когда речь идет об автоматизации бюджетирования и управленческого учета, таким специалистом может быть представитель финансово-экономической службы.
Это позволит существенно сократить время настройки. Ведь понятно, что на этапе отладки системы внесение изменений в бюджетную модель – очень частое явление.
Поэтому, если мастер настройки позволяет достаточно просто и быстро вносить изменения в бюджетную модель без участия программистов, эту функцию может взять на себя финансово-экономическая служба.
Ей не нужно будет по каждому мелкому вопросу обращаться в ИТ-отдел. А таких мелких изменений модели поначалу может быть очень много.
Таким образом, на проектной стадии заниматься настройками программного продукта может финансовая дирекция, а после завершения проекта и ввода системы в эксплуатацию функции по настройке бюджетной модели в информационной системе могут быть переданы в ИТ-отдел.
В общем, есть несколько различных вариантов организации работы по настройке бюджетной модели в программе. В каждой компании данное решение принимается индивидуально с учетом, в том числе, и организационно-функциональной структуры компании.
В некоторых компаниях просто нет полноценного ИТ-отдела, поэтому функция по настройке программы может быть передана профильному отделу либо отдана на аутсерсинг.
Если компания выберет такой вариант ИТ-стратегии, при котором бюджетную модель в информационной системе будут настраивать специалисты финансово-экономической службы, то в этом случае нужно внимательно изучить возможности мастера (конструктора).
В перечень таких возможностей должны обязательно входить следующие позиции:
Создание новой бюджетной модели
Это может понадобиться, например, для того, чтобы составлять бюджеты на разные периоды с использованием разных финансовых моделей бюджетирования.
Кроме того, такая возможность может быть удобной при выполнении проекта по автоматизации бюджетирования, в ходе которого приходится опробовать разные варианты бюджетных моделей.
Итак, одним из требований к возможностям информационной системы в части настройки бюджетной модели может являться создание новой модели (см. Рис. 5).
|
Скачать демо-версию ПК "ИНТЕГРАЛ" можно в разделе здесь. |
Создание нового бюджета/отчета
Поэтому программный продукт должен позволять создавать новые бюджеты в рамках бюджетной модели (см. Рис. 6).
При этом должна быть возможность создания неограниченного количества бюджетов/отчетов. Конкретный набор бюджетов (и связи между ними) зависит от финансовой модели бюджетирования, используемой в компании. Сама же модель зависит от целей бюджетирования и принятой архитектуры бюджетной системы.
|
|
|
Если у Вас возникли какие-то вопросы по данному курсу Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Ответы на Ваши вопросы будут направлены в течение нескольких дней с момента получения. Кроме того по адресу budgeting@bk.ru Вы можете направлять свои предложения по улучшению и возможному дальнейшему развитию раздела "Электронные курсы по бюджетированию и управленческому учету". |
