Электронные книги и методики
Теперь электронные книги и CD-решения по бюджетированию и управленческому учету можно оплачивать и получать онлайн (если оплата производится от физлица).
Приобрести электронные книги и методики онлайн
Самые привлекательные предложения для соискателей
Крупному динамично развивающемуся многопрофильному холдингу требуются: финансовый директор (от 500 тыс. руб.), начальник ПЭО (от 300 тыс. руб.), экономист (от 220 тыс. руб.).
Электронные курсы > Как выбрать программу для автоматизации бюджетирования и управленческого учета > Часть 5. Мастер (конструктор) настройки модели

Часть 5. Мастер (конструктор) настройки модели

В этой части электронного курса "Как выбрать программу для автоматизации бюджетирования и управленческого учета" будут рассмотрены требования по настройке бюджетной модели в информационной системе, предназначенной для автоматизации бюджетирования и управленческого учета.

Прежде всего, нужно помнить, что не бывает универсальных программных продуктов, которые позволяют настраивать абсолютно любые бюджетные модели. Более того, так называемые мастеры или конструкторы для настройки моделей в каждой программе реализованы по-своему.

Поэтому перед непосредственной автоматизацией бюджетирования и управленческого учета все-таки компания должна иметь опыт работы с моделями, составленными в электронных таблицах.

В противном случае будет очень тяжело оценить, насколько возможности программы в части настройки бюджетной модели соответствуют потребностям компании.

Хотя нужно помнить о том, что, в принципе, можно создать более-менее подходящий для всех компаний мастер для настройки учетной модели. С созданием такого более-менее универсального мастера настройки модели планирования проблем гораздо больше. Это связано с принципиальными отличиями модели планирования от модели учета.


Подробнее об этом можно прочитать в Книге 3 "Финансовая модель бюджетирования" (Серия книг "100% практического бюджетирования")

При изучении возможностей настройки бюджетной модели в различных программных продуктах нужно обращать внимание на то, насколько жестко или гибко организован мастер настройки. Он должен позволять создавать неограниченное количество бюджетов и строк в каждом бюджете.

Причем создание таких строк и настройка методики их формирования может быть реализована по-разному. В каких-то программах с этим делом могут легко справиться программисты, но не специалисты в области бюджетирования и управленческого учета.

Другие программы, наоборот, содержат такие конструкторы настройки бюджетной модели, которые позволяют проделывать все необходимые операции, не прибегая к помощи программистов.

Кроме того, не нужно забывать, что бюджетная модель на самом деле состоит из двух частей: модели планирования и модели учета. Поэтому программный продукт по бюджетированию и управленческому учету должен позволять настраивать обе эти модели, чтобы можно было строить план-фактные отчеты.
Кстати, при выборе программного продукта нужно особое внимание уделять именно оценке мастера настройки плановой модели. Это связано с тем, что построить более-менее универсальный конструктор для настройки модели учета гораздо проще, чем мастер для настройки модели планирования.

Как уже отмечалось, причина этого заключается в принципиальном отличии самой логики формирования плановых и фактических отчетов.

Итак, удобство настройки бюджетной модели является очень важным параметром программного продукта. При этом актуальной является возможность настройки модели без помощи программистов.

Правда, нужно отметить, что в некоторых компаниях придерживаются такой ИТ-стратегии, при которой все настройки программных продуктов осуществляются только специалистами ИТ-отдела.

То есть применительно к системе бюджетирования и управленческого учета это означает, что специалисты по бюджетированию и управленческому учету сами не занимаются настройками программного продукта. Эта функция закрепляется за ИТ-отделом.

Если нужно осуществить какие-то начальные настройки модели или в будущем внести изменения, то эта задача поручается именно ИТ-отделу. Это позволяет избежать информационного хаоса, т.к. все настройки будут осуществляться в одном отделе.

Хотя на самом деле эту проблему можно решить, наделив кого-то из финансово-экономической службы правами администратора информационной системы, используемой для автоматизации бюджетирования и управленческого учета.
Если мастер настройки бюджетной модели достаточно простой и не требует каких-то специфических знаний в ИТ-области, то с такой задачей вполне может справиться сотрудник финансово-экономической службы.

Правда, если компания достаточно крупная и в ней используется большое количество информационных систем или одна крупная система класса ERP, то в таком случае чаще всего используют именно централизованный подход, когда за все, что связано с информационными технологиями, отвечает ИТ-отдел.

Но при выполнении проекта может временно действовать такой порядок, когда за настройку модели отвечает профильный специалист. В данном случае, когда речь идет об автоматизации бюджетирования и управленческого учета, таким специалистом может быть представитель финансово-экономической службы.

Это позволит существенно сократить время настройки. Ведь понятно, что на этапе отладки системы внесение изменений в бюджетную модель – очень частое явление.

Поэтому, если мастер настройки позволяет достаточно просто и быстро вносить изменения в бюджетную модель без участия программистов, эту функцию может взять на себя финансово-экономическая служба.

Ей не нужно будет по каждому мелкому вопросу обращаться в ИТ-отдел. А таких мелких изменений модели поначалу может быть очень много.

Таким образом, на проектной стадии заниматься настройками программного продукта может финансовая дирекция, а после завершения проекта и ввода системы в эксплуатацию функции по настройке бюджетной модели в информационной системе могут быть переданы в ИТ-отдел.

В общем, есть несколько различных вариантов организации работы по настройке бюджетной модели в программе. В каждой компании данное решение принимается индивидуально с учетом, в том числе, и организационно-функциональной структуры компании.

В некоторых компаниях просто нет полноценного ИТ-отдела, поэтому функция по настройке программы может быть передана профильному отделу либо отдана на аутсерсинг.

Если компания выберет такой вариант ИТ-стратегии, при котором бюджетную модель в информационной системе будут настраивать специалисты финансово-экономической службы, то в этом случае нужно внимательно изучить возможности мастера (конструктора).

В перечень таких возможностей должны обязательно входить следующие позиции:
  • создание новой бюджетной модели;
  • создание нового бюджета/отчета;
  • создание новой строки бюджета/отчета;
  • настройка модели планирования и учета по каждой строке бюджета/отчета.

    Создание новой бюджетной модели

    Таким образом, программный продукт, используемый для автоматизации бюджетирования, прежде всего, должен позволять создавать новую бюджетную модель. Что касается бюджетных моделей, то может возникнуть потребность создания в рамках одной базы данных нескольких моделей.

    Это может понадобиться, например, для того, чтобы составлять бюджеты на разные периоды с использованием разных финансовых моделей бюджетирования.

    Кроме того, такая возможность может быть удобной при выполнении проекта по автоматизации бюджетирования, в ходе которого приходится опробовать разные варианты бюджетных моделей.

    Итак, одним из требований к возможностям информационной системы в части настройки бюджетной модели может являться создание новой модели (см. Рис. 5).


    Здесь и далее на рисунках представлены примеры реализации функций по настройке бюджетной модели с использованием программного комплекса "ИНТЕГРАЛ". Естественно, что все эти функции в каждом программном продукте могут быть реализованы по-своему.

    Скачать демо-версию ПК "ИНТЕГРАЛ" можно в разделе здесь.


    Рис. 5. Пример создания новой бюджетной модели

    Пример создания новой бюджетной модели



    Создание нового бюджета/отчета

    После создания модели, естественно, необходимо создать столько бюджетов, сколько должно быть в соответствии с финансовой моделью бюджетирования, которая может быть уже создана и обкатана в электронных таблицах на второй фазе проекта по постановке бюджетирования.

    Поэтому программный продукт должен позволять создавать новые бюджеты в рамках бюджетной модели (см. Рис. 6).

    При этом должна быть возможность создания неограниченного количества бюджетов/отчетов. Конкретный набор бюджетов (и связи между ними) зависит от финансовой модели бюджетирования, используемой в компании. Сама же модель зависит от целей бюджетирования и принятой архитектуры бюджетной системы.


    Более подробно о целях и архитектуре системы бюджетирования можно прочитать в Книге 1 "Бюджетирование как инструмент управления" (Серия книг "100% практического бюджетирования")

    Рис. 6. Пример создания нового бюджета

    Пример создания нового бюджета



    Если у Вас возникли какие-то вопросы по данному курсу Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Ответы на Ваши вопросы будут направлены в течение нескольких дней с момента получения.

    Кроме того по адресу budgeting@bk.ru Вы можете направлять свои предложения по улучшению и возможному дальнейшему развитию раздела "Электронные курсы по бюджетированию и управленческому учету".


    Подпишитесь на рассылку новых материалов сайта



  • Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    + 5 = 11