Электронные книги и методики
Теперь электронные книги и CD-решения по бюджетированию и управленческому учету можно оплачивать и получать онлайн (если оплата производится от физлица).
Приобрести электронные книги и методики онлайн
Самые привлекательные предложения для соискателей
Крупному динамично развивающемуся многопрофильному холдингу требуются: финансовый директор (от 500 тыс. руб.), начальник ПЭО (от 300 тыс. руб.), экономист (от 220 тыс. руб.).
Электронные курсы > Технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета > Часть 3. Создание строки бюджета/отчета. Строка типа "Строка ввода". Cтрока типа "Журнал проводок". Строка типа "Норматив"

Часть 3. Создание строки бюджета/отчета. Строка типа "Строка ввода". Cтрока типа "Журнал проводок". Строка типа "Норматив"

В этой части электронного курса "Технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета" будет подробно рассмотрена технология создания строки бюджета/отчета. В частности речь пойдет о трех типах строк: "строка ввода", "журнал проводок" и "норматив".

Для создания новой строки бюджета в ПК "ИНТЕГРАЛ" нужно нажать правую кнопку мыши на надписи «Строки бюджета» (см. Рис. 1).

После создания новой строки рядом с ее названием появляется пиктограмма со знаком вопроса (см. Рис. 1). Это означает, что тип строки еще не задан. Для определения типа строки бюджета нужно нажать правую кнопку мыши на этой строке и выбрать один из четырех возможных типов строк.

Рис. 1. Создание строки бюджета/отчета

Создание строки бюджета/отчета в ПК ИНТЕГРАЛ

Примечания:
  • строки бюджета могут создаваться, переименовываться или удаляться только в режиме настройки плановой модели (активизирован ярлык «План»);
  • помимо короткого названия, каждая строка может иметь полное имя. При построении отчетов можно будет выбирать, какое имя строки выводить: короткое или полное;
  • помимо строк можно создавать папки, внутри которых можно создавать строки или другие папки. При формировании отчетов значения всех строк (или папок), содержащиеся в папке, суммируются. При этом получается безразмерная величина (без детализации по каким-либо справочникам), вне зависимости от размерности строк (папок), содержащихся в папке (о размерности строк уже шла речь в первой части данного курса);
  • порядок строк (папок) в бюджете можно менять. Для этого нужно выбрать пункт «Изменить порядок» в контекстном меню (см. Рис. 1);
  • для того чтобы удалить строку, нужно сначала отменить ее тип. Для этого нужно нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт «Отмена». После этого строку можно удалить, нажав правую кнопу мыши и выбрав пункт «Удалить»;
  • если строка бюджета используется в формулах, то она не может быть удалена (но тип строки отменить можно). При попытке удалить такую строку бюджета программа выдаст соответствующее сообщение. Чтобы удалить такую строку, сначала нужно удалить ссылки на нее из всех формул, в которых она используется;
  • при настройке методик формирования строк бюджетов нужно внимательно следить за тем, чтобы их размерности во всех колонках (план, факт и т.д.) совпадали. То есть необходимо обеспечить соответствие размерности плановой и фактической (или какой-либо другой) строки бюджета. Если такого соответствия не будет, то при построении бюджетов данный факт можно будет легко установить, поскольку структура плановой и фактической строк бюджетов не будут совпадать. После обнаружения такого несоответствия можно будет перенастроить методику формирования строк бюджетов;
  • при необходимости строку бюджета можно переместить в любой другой бюджет. Для этого нужно нажать правую кнопку мыши на строке бюджета и выбрать в контекстном меню пункт «Изменить бюджет»;
  • при разработке бюджетной модели иногда приходится создавать вспомогательные строки бюджета, которые используются для промежуточных расчетов. Для того чтобы такие строки не выводились в отчет, достаточно убрать галочку слева от названия строки.

    Четыре типа строк бюджета в ПК ИНТЕГРАЛИтак, после создания строки ей нужно присвоить определенный тип. Выбор типа строки бюджета зависит от конкретной модели и от содержательного смысла данной строки бюджета.

    В ПК "ИНТЕГРАЛ" можно выбрать 4 типа строк бюджета:
    1. Строка ввода.
    2. Журнал проводок.
    3. Норматив.
    4. Формула.

    Тип у любой строки в последствии может быть изменен. Для этого достаточно выполнить операцию по отмене типа строки, а затем присвоить новый тип. Смена типа строк может понадобиться, например, при детализации бюджетной модели.

    В первой версии модели какая-то строка бюджета может планироваться экспертно, то есть заполняться вручную. Во второй версии бюджетной модели эта же строка бюджета может уже рассчитываться по какой-то методике (формуле). В таком случае этой строке бюджета можно будет присвоить тип «Формула» и настроить методику ее расчета.

    Строка типа «Строка ввода»

    В большинстве бюджетных моделей есть показатели (строки бюджетов), которые планируются экспертно с учетом ограничивающих факторов. То есть для заполнения таких строк бюджетов нужно построить определенные гипотезы (более подробно об этом написано в Книге 3 «Финансовая модель бюджетирования» из серии «100% практического бюджетирования») и ввести конкретные значения вручную, а не на основе каких-то расчетов, сделанных по формулам. Для этих целей и используется такой тип строк бюджетов, как «Строка ввода».

    Строку ввода можно создавать на основе трех справочников, двух справочников, одного справочника или вообще без справочников (см. Рис. 2). Справочники выбираются из списка используемых в базе данных справочников. Сами справочники могут создаваться, удаляться и редактироваться и в модуле "Управленческий учет", и в модуле "Бюджетирование". Хотя в основном справочники создаются и редактируются в модуле «Управленческий учет» или импортируются из 1С. В модуле «Бюджетирование» справочники в основном используются как аналитики при настройке модели.

    Рис. 2. Пример присвоения строке типа «Строка ввода»

    Пример присвоения строке типа Строка ввода

    Выбирать справочники при создании строки бюджета нужно, естественно, в соответствии с моделью бюджетирования. Если компания будет планировать, например, объем продаж только по продуктам, то строку ввода «Объем продаж» нужно создавать на основе только одного справочника «Продукты-услуги». Если продажи будут планироваться и в разрезе контрагентов, то к справочнику «Продукты-услуги» нужно добавить и справочник «Контрагенты». Если еще и по каналам сбыта, то нужно добавить и третий справочник «Каналы сбыта» (см. Рис. 2).

    Установка ограничений у справочников в ПК ИНТЕГРАЛПри присвоении справочников для каждого из них можно назначить ограничения. При установке ограничений выбираются конкретные элементы или папки из справочников. Если по каким-то справочникам установлены ограничения, то строки бюджетов будут формироваться с учетом данных ограничений.

    Выбор ограничений у строк ввода в основном определяется логикой бюджетной модели и требованиями к форматам управленческой отчетности, а также регламентом бюджетирования. В компании может быть не один, а несколько бюджетов продаж, формируемых, например, по каналам сбыта.

    В таком случае при создании строки «Объем продаж» в бюджете продаж по розничному каналу сбыта в справочнике «Каналы сбыта» нужно установить ограничение, выбрав только элемент «Розница». То есть получается, что вместо одной строки «Объем продаж» в одном бюджете продаж может быть создано несколько строк ввода в нескольких бюджетах. Причем это будут строки ввода, созданные с использованием одного и того же справочника, но у каждой строки будут установлены свои ограничения.

    Следует отметить, что подобное разделение строк ввода и распределение их по разным бюджетам может быть удобным и с точки зрения распределения ответственности за ввод данных. Например, за заполнение строки ввода «Объем продаж» по розничному каналу сбыта может отвечать один сотрудник компании, а за заполнение такой же строки по оптовому каналу – другой. Или данное распределение может быть сделано, например, по филиалам (если они есть) или по каким-то другим важным для компании аналитикам.

    Помимо четкого распределения ответственности за подготовку бюджетов, разбиение строк ввода (как, впрочем, и строк других типов) по нескольким бюджетам позволит выстроить более четкую систему распределения прав доступа к бюджетам. Ведь при присвоении прав доступа пользователям системы привязка делается именно к бюджетам и строкам, а не к каким-то частям строк.

    Таким образом, установка ограничений у строк ввода может быть обусловлена удобством визуализации отчетов, требованиями регламента бюджетирования и системы экономической безопасности. Если вернуться к первому фактору, то на самом деле после построения отчета в OLAP-КУБе можно оперативно устанавливать ограничения по всем справочникам, чтобы выводить в отчет только определенные элементы (подробнее об этом пойдет речь в шестой части данного курса). Правда, эти ограничения не сохраняются в отчете, и после его повторного открытия в отчет будут выведены все элемента справочника.

    Итак, после создания строки ввода набор справочников уже поменять нельзя, но ограничения устанавливать можно. При этом нужно понимать, что, устанавливая ограничения, можно удалить уже введенные данные по тем элементам справочников, которые не будут отмечены галочками в форме для установки ограничений. Поэтому программа выдает соответствующее сообщение. Если пользователь подтверждает, что он согласен на удаление, то программа запишет выбранное ограничение.

    Если нужно все-таки поменять набор справочников у строки ввода, то сначала нужно отменить тип строки. Затем заново присвоить тип «Строка ввода» и выбрать другие справочники. Естественно, при отмене типа все введенные данные будут стерты. Поэтому программа каждый раз при отмене типа строки просит подтвердить выполнение данного действия.


    Отмена типа строки приводит к потерям данных (если они уже были введены) только в случае со строками ввода. При отмене типа у других типов строк данные не теряются, но теряются настройки. Например, можно потерять какую-то сложную формулу, на настройку которой было потрачено много времени.

    Cтрока типа «Журнал проводок»

    Данный тип строки означает, что ее значения будут формироваться путем построения запросов к журналу проводок, в котором хранится информация о фактически совершенных хозяйственных операциях. Информация в журнал проводок может вноситься или в модуле «Управленческий учет», или путем импорта из 1С (см. девятую часть данного курса).

    В основном данный вариант типа строки выбирается при настройке фактической методики формирования строки бюджета, то есть когда активизирован ярлык «Факт» (см. Рис. 3). Но в некоторых случаях при формировании плановых показателей могут использоваться фактические данные. Поэтому в программном модуле можно создавать все четыре типа строк бюджетов во всех колонках. Хотя при настройке плановой модели в основном применяются такие типы строк, как «Строка ввода», «Норматив» и «Формула».

    Рис. 3. Пример присвоения строке типа «Журнал проводок»

    Пример присвоения строке типа Журнал проводок в ПК ИНТЕГРАЛ

    На самом деле при выборе типов строк многое зависит от сложности бюджетной модели. Если в компании есть финансовая структура , то это означает, что в бюджетной модели должны быть настроены бюджеты ЦФО (центры финансовой ответственности). В бюджетах ЦФО должны рассчитываться их ФМП (фонды материального поощрения). ФМП ЦФО могут зависеть не только от фактических значений определенных показателей, но и от их план-фактных отклонений. А это значит, что нужно рассчитать план-фактные отклонения.


    Подробнее о ЦФО и финансовой структуре можно прочитать в Книге 4 "Финансовая структура компании" (Серия книг "100% практического бюджетирования").

    Плановые показатели рассчитываются в колонке «План», а фактические – в колонке «Факт». Для расчета план-фактных отклонений можно создать дополнительные строки и в колонке «План», продублировать настройки, сделанные в колонке «Факт». Затем можно создать еще несколько строк, в которых и будут рассчитываться план-фактные отклонения, от которых зависят ФМП ЦФО. Таким образом, такой тип строки как, «Журнал проводок» может использоваться и в колонке «Факт», и в колонке «План».

    Для настройки запроса к журналу проводок нужно выбрать тип запроса, колонку из журнала проводок, счет из плана счетов, аналитики, а также установить ограничения по аналитикам при необходимости. Обязательными действиями являются: выбор типа запроса, колонки из журнала проводок и счета. Аналитики можно не выбирать, и ограничения не устанавливать.

    Четыре типа запроса к журналу проводок в ПК ИНТЕГРАЛМожно построить 4 типа запроса к журналу проводок: оборот по дебету, оборот по кредиту, сальдо конечное по дебету и сальдо конечное по кредиту.

    Этих видов запросов, как правило, достаточно для того, чтобы сформировать все необходимые фактические статьи управленческой отчетности.

    Настройка запроса сальдового типа в ПК ИНТЕГРАЛЕсли выбирается запрос сальдового типа, то появляется галочка «Сальдо >0». Если данная галочка установлена, то в отчет будут выводиться только ненулевые строки и ее элементы. Если галочка не установлена, то в отчете будут, в том числе, и отрицательные числа.

    Сальдо по некоторым счетам в принципе не могут быть отрицательными. Например, сальдо по дебету счета 62.1 «Расчеты с покупателями» или дебетовые сальдо по всем денежным счетам всегда должны быть больше либо равны нулю. При настройке сальдо по таким счетам можно быть уверенным в том, что числа в отчете будут всегда неотрицательные (если появятся отрицательные числа, значит, были допущены ошибке при вводе данных в базу).

    А могут быть такие счета, сальдо (дебетовое и кредитовое) по которым могут быть отрицательными. Например, сальдо по кредиту (или по дебету) счета 70 «Расчеты с персоналом» может быть как положительным, так и отрицательным в зависимости от того, кто кому должен: компания сотруднику или сотрудник компании. Поэтому, чтобы не выводить отрицательные числа в отчет, и предусмотрена такая опция, как «Сальдо > 0».

    Выбор колонок из журнала проводок в ПК ИНТЕГРАЛПри настройке запроса можно выбрать 2 колонки из журнала проводок: сумма и количество. Очевидно, что первая нужна для построения отчетов в стоимостных, а вторая – в натуральных показателях. Кроме того, можно выбрать и третий вариант – количество проводок. Это может понадобиться, например, для того, чтобы рассчитать количество операций по отгрузке продукции за отчетный период.

    После выбора счета из плана счетов, высвечиваются все аналитики, которые могут быть у данного счета. Но при настройке запроса можно использовать от одной до трех аналитик. То есть, по аналогии со строками ввода, строка типа «Журнал проводок» может формироваться на основе трех справочников, двух справочников, одного справочника или вообще без справочников. Так же как и в случае со строками ввода, для аналитик могут назначаться ограничения. При этом ограничения могут быть установлены на все аналитики счета.

    При формировании отчета в КУБе по настроенному запросу аналитики выводятся в той последовательности, в которой они расположены в форме для настройки запроса (см. Рис. 3). При необходимости можно поменять последовательность аналитик при настройке запроса. Для этого достаточно переместить мышкой каждую аналитику на нужное место. На самом деле все это можно делать и в самом КУБе уже после построения отчета. В КУБе аналитики (справочники) тоже можно менять местами.

    При настройке строк типа «Журнал проводок» можно конструировать запросы к определенному счету с учетом дополнительных условий (см. Рис. 3). Одно из условий может накладываться на следующие колонки журнала проводок: цена, количество, сумма. Это может понадобиться, например, если при построении запроса нужно учесть все записи, в которых цена была выше или меньше или равна определенному значению (ограничения можно ставить и на объем, и на сумму, которые записаны в операциях в журнале проводок).

    Кроме того, при построении запроса можно устанавливать условие на корреспондирующий счет (см. Рис. 3). То есть запрос может формироваться по какому-то определенному счету только при условии, если корреспондирующим счетом является выбранный счет в поле «Счет 2». Причем у второго счета также могут быть выбраны определенные аналитики, в которых тоже могут быть установлены ограничения.

    Данное условие может быть и противоположным, когда нужно учитывать все записи, в которых среди корреспондирующих счетов нет выбранного. Это может понадобиться, например, при настройке отчета о движении денежных средств. Ведь при расчете выплат или поступлений не должны учитываться финансовые потоки между расчетными счетами и кассами компании. Поэтому при настройке запроса к расчетному счету не должны учитываться поступления/выплаты на счет «Касса», и наоборот.

    Установка ограничений при настроке запросов к журналу проводок в ПК ИНТЕГРАЛКак и в случае со строками ввода, при настройке запросов к журналу проводок можно устанавливать ограничения у аналитик.

    При этом есть одна особенность.

    В отличие от строк ввода, в журнале проводок могут быть записи с определенными счетами, но с незаполненными аналитиками.

    Если такие записи не нужно учитывать при построении запроса, то в ограничениях необходимо убрать элемент <…>.

    Строка типа «Норматив»

    Нормативы, так же как и строки ввода, в основном используются для построения плановой модели. По сути, эти типы строк очень похожи. Основным отличием является то, что нормативы назначаются на конкретную дату, а строки ввода привязываются к выбранному периоду. Если какой-то норматив введен, например, с 01.01.2008, то это значит, что он будет действовать на любую дату и в любом периоде после 01.01.2008.

    Таким образом, можно сказать, что нормативы – это более-менее постоянные строки ввода. Например, значения объемов продаж могут изменяться в каждом периоде планирования, а, например, нормативы остатков продукции могут сохраняться на протяжении многих периодов планирования. Поэтому их можно ввести один раз и в будущем, возможно, корректировать, но не вводить каждый раз при составлении бюджетов на новый период планирования. Хотя у компании могут быть такие нормативы, значения которых могут пересматриваться достаточно часто.

    В ПК "ИНТЕГРАЛ" можно создавать неограниченное количество нормативов. Одни и те же нормативы могут использоваться в разных моделях и бюджетах компании. Значения нормативов могут меняться в каждом периоде. При настройке строки бюджета, построенной на основе норматива, конкретный норматив выбирается из списка всех нормативов, настроенных в модели на текущий момент времени (см. Рис. 4).

    Рис. 4. Пример присвоения строке типа «Норматив»

    Пример присвоения строке типа Норматив в ПК ИНТЕГРАЛ

    Для создания и редактирования нормативов в основном меню программы нужно выбрать пункт «Нормативы». После этого откроется OLAP-КУБ, с помощью которого можно создавать новые нормативы или редактировать уже имеющиеся.

    Значения нормативов также можно вводить непосредственно в OLAP-КУБе.


    Для того чтобы создать новый норматив, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на окошке со списком нормативов и выбрать пункт «Добавить». После этого появится форма для настройки норматива, аналогичная той, которая используется при создании строки ввода (см. Рис. 5).

    Рис. 5. Пример создания норматива

    Пример создания норматива в ПК ИНТЕГРАЛ

    Теперь нужно ввести имя норматива и выбрать необходимые справочники. Норматив, так же как и строка ввода и строка типа «Журнал проводок», может создаваться на основе трех справочников, двух справочников, одного справочника или вообще без справочников.

    После нажатия кнопки «Записать» будет создан пустой норматив, который теперь можно заполнить определенными значениями. Значения норматива могут быть разными в каждом временном отрезке выбранного периода планирования. Сразу после создания норматива автоматически появляется только одна колонка «Начало» (см. Рис. 5).

    Заполненные значения норматива в этой колонке распространяются на все периоды планирования до тех пор, пока, начиная с какого-то момента времени, не будут введены и не начнут действовать новые значения нормативов.

    Для заполнения значений норматива, которые должны использоваться, начиная с определенного момента времени, нужно нажать кнопку «Добавить дату». Появиться небольшая форма для выбора даты, начиная с которой будут действовать новые значения норматива.

    После выбора даты и нажатия кнопки «Записать» появиться новая колонка, в которую можно вводить новые значения нормативов. Точнее говоря, в эту новую колонку копируются значения нормативов из предыдущей колонки. Это сделано для удобства пользователей. Ведь начиная с новой даты, могут измениться не все значения нормативов. Поэтому достаточно изменить определенные значения некоторых элементов норматива, а оставшиеся без изменений заново вбивать не нужно.

    Итак, можно создавать неограниченное количество колонок со значениями нормативов, вступающими в силу, начиная с определенной даты. Естественно, чаще всего могут пересматриваться такие нормативы, как цены (см. Рис. 6). Хотя цены на продукцию или на материалы могут быть не нормативами, а строками ввода. Такое решение принимает каждая компания самостоятельно при создании новой бюджетной модели.

    Рис. 6. Пример норматива «Цена продукции»

    Пример нормативаЦена продукции в ПК ИНТЕГРАЛ



    Если у Вас возникли какие-то вопросы по данному курсу Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Ответы на Ваши вопросы будут направлены в течение нескольких дней с момента получения.

    Кроме того по адресу budgeting@bk.ru Вы можете направлять свои предложения по улучшению и возможному дальнейшему развитию раздела "Электронные курсы по бюджетированию и управленческому учету".


    Подпишитесь на рассылку новых материалов сайта



  • Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    40 − 39 =