Электронные книги и методики
Теперь электронные книги и CD-решения по бюджетированию и управленческому учету можно оплачивать и получать онлайн (если оплата производится от физлица).
Приобрести электронные книги и методики онлайн
Самые привлекательные предложения для соискателей
Крупному динамично развивающемуся многопрофильному холдингу требуются: финансовый директор (от 500 тыс. руб.), начальник ПЭО (от 300 тыс. руб.), экономист (от 220 тыс. руб.).
Электронные курсы > Технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета > Часть 5. Просмотр/расчет и редактирование бюджетов. Просмотр плановых/фактических отчетов

Часть 5. Просмотр/расчет и редактирование бюджетов. Просмотр плановых/фактических отчетов

В этой части электронного курса "Технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета" будут подробно рассмотрены все функции, связанные с непосредственным вводом плановых данных, формированием и просмотром плановых, фактических и план-фактных управленческих отчетов в OLAP-КУБе.

Фактические данные об исполнении бюджетов непосредственно в OLAP-КУБ не вводятся. Они вводятся в общую базу с помощью модулю «Управленческий учет» или импортируются из 1С. В OLAP-КУБ фактические данные попадают с помощью запросов (тип строки "Журнал проводок" - об этом уже шла речь в третьей частей курса).

Ввод и редактирование данных в бюджетах

Данные, которые необходимо вводить, чтобы построить бюджеты (план, факт и план-фактные отклонения), можно разбить на две группы:
  • плановые данные;
  • фактические данные.

    Что касается фактических данных, то, как уже было сказано выше, они либо вводятся с помощью модуля «Управленческий учет», либо импортируются из 1С.

    Ввод плановых данных – это, по сути, заполнение строк ввода и нормативов, т.к. строки типа «Журнал проводок» рассчитываются с помощью запросов к журналу проводок (см. третью часть курса), а строки типа «Формула» рассчитываются по настроенным формулам (см. четвертую часть курса). На самом деле и некоторые фактические данные при необходимости могут вводиться вручную. Для этого в колонке «Факт» просто нужно будет создать строки ввода.

    О том как вводятся нормативы, уже было сказано в третьей части данного курса, поэтому далее речь пойдет о том, как вводятся строки ввода. В ПК "ИНТЕГРАЛ" предусмотрены две возможности для заполнения строк ввода: ввод данных в таблицу и ввод данных в OLAP-КУБ.

    Ввод данных в таблицу

    Режим ввода данных в таблицу в ПК ИНТЕГРАЛДля того чтобы вводить данные (заполнять строки ввода) в таблицу, нужно выбрать соответствующую строку ввода. По умолчанию активирована закладка «Таблица», поэтому сразу можно переходить к вводу данных.

    Только необходимо помнить о размерности строки ввода. Если размерность равна нулю (нет справочников) или строка является одноразмерной (один справочник), то на экране сразу же будут высвечены строки для ввода (см. Рис. 1).

    При этом не нужно забывать, что для ввода данных сначала нужно активировать режим редактирования, то есть нажать кнопку «Редактирование» (см. Рис. 1).

    Рис. 1. Пример ввода данных в одномерную строку ввода (в режиме «Таблица»)

    Пример ввода данных в одномерную строку ввода (в режиме Таблица) в ПК ИНТЕГРАЛ

    При вводе данных в таблицу предусмотрена возможность быстрого заполнения данных. Для этого нужно нажать правую кнопку мыши, наведя ее на определенную строку, и выбрать пункт «Занести данные» (см. Рис. 2).

    Рис. 2. Пример быстрого заполнения данных в строке ввода

    Пример быстрого заполнения данных в строке ввода в ПК ИНТЕГРАЛ

    Понятно, что использовать такую возможность можно только в том случае, когда планируется какой-то линейный рост показателей или их неизменность (шаг равен 0). Хотя такое заполнение данных также можно использовать при настройке и отладке бюджетной модели, когда нужно убедиться, что все правильно считается. В таком случае лучше применять круглые числа, чтобы было проще проверять. После отладки модели в нее уже можно вводить реальные данные.

    Пример выполнения функции Присвоение числа в ПК ИНТЕГРАЛДля быстрого заполнения строк ввода можно воспользоваться еще одной возможностью.

    Если нажать правую кнопку мыши на строке ввода и выбрать пункт «Присвоить число», то появится форма, в которую можно ввести число.

    Это число будет занесено во все элементы справочников во всех периодах выбранной строки бюджета.

    На самом деле, выбрав пункт «Присвоить число», можно не только записывать введенное число.

    С помощью данной опции можно прибавить, отнять, умножить или разделить записанные в строке бюджета числа на введенное число.

    Естественно, что данную операцию можно выполнять несколько раз.

    Если в режиме «Таблица» выбрать двух или трехмерную строку ввода, то на экране сразу не появится таблица для ввода данных. Для того чтобы ввести данные в строки такой размерности, нужно последовательно перебрать все справочники.

    Например, для того чтобы заполнить трехмерную строку ввода «Объем продаж», которая построена на трех справочниках («Продукты», «Филиалы», «Каналы сбыта»), необходимо выполнить следующие действия. Сначала нужно выбрать эту строку, то есть нажать левую кнопку мыши на данной строке. Затем внизу слева нажать кнопку «Справочник (2-я размерность)». После чего будут высвечены элементы второго справочника (см. Рис. 3). Затем нужно выбрать элемент второго справочника и нажать кнопку «Справочник (3-я размерность)». И только после этого появятся элементы третьего справочника (см. Рис. 3).

    Рис. 3. Пример последовательного выбора справочников при заполнении трехмерной строки ввода

    Пример последовательного выбора справочников при заполнении трехмерной строки ввода в ПК ИНТЕГРАЛ

    Теперь уже можно вводить данные (см. Рис. 4). Данные, представленные на рисунке 4, являются объемами продаж первого филиала по розничному каналу сбыта. После заполнения данных по розничному каналу сбыта тоже самое нужно проделать по оставшимся элементам справочника «Каналы сбыты». А затем нужно выбрать следующий элемент справочника «Филиалы» и полностью повторить всю процедуру. После этого процедуру заполнения строки ввода «Объем продаж» можно считать завершенной.

    Рис. 4. Пример заполнения трехмерной строки ввода в режиме «Таблица»

    Пример заполнения трехмерной строки ввода в режиме Таблица в ПК ИНТЕГРАЛ

    Таким образом, в данном примере нужно последовательно заполнить объемы продаж в разрезе каждого продукта по каждому филиалу и каналу сбыта. При этом все эти три справочника могут быть иерархическими, то есть содержать не только элементы, но и папки. В рассматриваемом примере иерархическими справочниками являются «Продукты» и «Каналы сбыта».

    Если пользователь считает заполнение многомерных строк ввода в таблице неудобным, то их можно заполнять в OLAP-КУБе. Основным удобством заполнения данных в OLAP-КУБе является возможность видеть сразу все данные. То есть в отличие от табличного режима заполнения данных, в OLAP-КУБе можно полностью «развернуть» строку ввода по всем ее справочникам с учетом иерархии. Правда, если элементов в справочниках очень много, то все «клеточки», которые необходимо заполнить, скорее всего на один экран не поместятся.

    Примечание.
    Следует обратить внимание на то, что при выборе любого из возможных периодов бюджетирования (по годам, по кварталам, по месяцам, на заданный период, месяц по дням) обязательно при вводе данных будет высвечиваться первая колонка «Начало».
    При выводе данных (формировании отчетов в OLAP-КУБе) эта первая колонка высвечивается только в том случае, если она заполнена в строках ввода или если в бюджете есть строка типа «Журнал проводок» с запросом типа «Сальдо». Как раз колонка «Начало» и предусмотрена на случай создания отчетов, в которых есть строки с начальными остатками (денежные средства, материалы, продукция, задолженности и т.д.).
    Конечно же, когда заполняются данные в строке ввода с оборотным (за период), а не сальдовым (на момент времени) показателем, то колонку «Начало» заполнять не нужно. Поэтому, если используется функция «Занести данные» для оборотного показателя, то следует помнить о том, что нужно будет удалить значение в колонке «Начало». Кстати, при вводе начальной суммы ее нужно подбирать таким образом, чтобы с учетом выбранного шага в первой колонке получилось нужное число.

    Ввод данных в OLAP-КУБ

    Вводить данные (заполнять строки ввода) в OLAP-КУБ можно и в основной форме программы и прямо в бюджете, сформированном в OLAP-КУБе. Причем есть два варианта открытия КУБа.

    Вариант первый - нужно просто поменять закладку «Таблица» на закладку КУБ (см. Рис. 5).

    Рис. 5. Пример заполнения трехмерной строки ввода в режиме «КУБ»

    Пример заполнения трехмерной строки ввода в режиме КУБ в ПК ИНТЕГРАЛ

    Следует обратить внимание на одну особенность ввода данных в КУБ. В отличие от табличного режима, при вводе данных в КУБ нельзя сделать отмену. То есть при вводе данных в таблицу можно нажать кнопку «Esc», и данные останутся прежними (или нулевыми, если они еще не вводились).


    При вводе в КУБ прежние данные стираются сразу же после ввода хотя бы одной цифры. Поэтому при вводе данных в КУБ нужно быть очень внимательным, чтобы случайно не внести искажения в бюджеты.


    Вариант второй - сначала нужно открыть OLAP-КУБ, то есть нажать кнопку «Расчет» или «Просмотр».

    При открытии в OLAP-КУБе отчета он сначала выводится в максимально «свернутом» виде как «по горизонтали», так и «по вертикали» (см. Рис. 6). Причем изначально строки отчета высвечиваются по горизонтали, а даты – по вертикали. Но их свободно можно менять местами, перетаскивая мышкой. КУБ мгновенно перестроится. После перестройки отчет опять будет представлен в максимально сжатом виде.

    Рис. 6. Пример построения отчета в OLAP-КУБе

    Пример построения отчета в OLAP-КУБе в ПК ИНТЕГРАЛ

    Поскольку отчет в OLAP-КУБе вначале открывается в максимально сжатом виде, нужно помнить об одной особенности КУБа. Он суммирует все значения строк отчетов как по горизонтали, так и по вертикали. А это значит, что если среди строк есть сальдовые показатели, то в максимально свернутом виде их нельзя принимать во внимание. Например, такой сальдовый показатель, как остатки готовой продукции, будет суммирован по всем периодам. То есть сальдовые показатели можно анализировать только после раскрытия отчета по временной шкале.

    То же замечание относится и к тем строкам отчета, которые имеют смысл только при максимальном раскрытии по горизонтали. Например, среди строк отчета может быть «Цена продукции». Причем эта строка может строиться на основе одной или нескольких аналитик. Естественно, в максимально «свернутом» виде значение такого показателя не имеет смысла, т.к. оно будет равно сумме всех цен, детализированных по определенным аналитикам (продуктам, каналам сбыта и т.д.).


    Таким образом, при просмотре отчета обязательно нужно учитывать содержательный смысл каждой строки отчета. То есть прежде чем анализировать конкретные значения, они должны быть соответствующим образом «раскрыты» (представлены) в отчете.


    В рассматриваемом примере у отчета три строки (см. Рис. 6). Причем каждая строка строится на основе трех справочников, поэтому слева от отчета под кнопкой «Строки» расположено три кнопки со справочниками. Названия справочников специально не выводятся, т.к. у каждой строки может быть свой набор максимум из трех справочников. Правда, в рассматриваемом примере у всех строк одинаковые три справочника («Продукты», «Филиалы» и «Каналы сбыта»).

    По умолчанию у каждой строки отчета отображаются значки, символизирующие их тип (см. Рис. 6). В данном примере строка «Объем продаж» имеет тип «Строка ввода», строка «Цена продукции» – тип «Норматив», а строка «Выручка от реализации» – тип «Формула» (в данном примере формула первого уровня). Можно сделать так, чтобы значки не выводились на экран. О том как это сделать будет рассказано в следующей части курса.

    В правом верхнем углу экрана высвечивается информация о количестве строк в так называемом журнале фактов, на основе которого заполняются данные в КУБе. Если провести аналогию с Excel, то это кол-во клеточек в отчете.

    Вверху посередине указывается, какие колонки выводятся в отчет (см. Рис. 6). Здесь перечислены все созданные колонки. Во второй части данного курса уже упоминалось о том, что при создании новой модели по умолчанию создаются две колонки ("План" и "Факт"), но при необходимости их количество можно увеличить.

    Если отметить галочками нужные колонки и нажать кнопку «Просмотр» (при установленной галочке «Расчет»), то в отчете появятся выбранные колонки.

    В верхней части экрана расположен индикатор расчетного процесса. Эта полоска постепенно заполняется при формирования отчета. Нужно отметить, что в сложных отчетах (например, в фактическом балансе) данная полоска может заполняться несколько раз. Этот индикатор используется просто для того, чтобы пользователь видел, что производится расчет, а не подумал, что программа зависла.

    Для того чтобы «развернуть» отчет как по горизонтали, так и по вертикали, нужно нажимать соответствующие «плюсики». Причем есть два типа «плюсиков».

    этот тип «плюсика» используется для того, чтобы раскрыть в отчете новый справочник, то есть показать его элементы (см. Рис. 7).

    этот тип «плюсика» используется для того, чтобы раскрыть элементы справочника, содержащиеся в папке (см. Рис. 7).

    Рис. 7. Пример «раскрытия» отчета в OLAP-КУБе

    Пример раскрытия отчета в OLAP-КУБе в ПК ИНТЕГРАЛ

    Как уже отмечалось, справочники могут быть иерархическими, то есть с папками. Поэтому при «раскрытии» отчета нужно внимательно следить за тем, на какие «плюсики» следует нажимать. Нужно сначала «раскрывать» папки, а затем справочники.

    Кнопка «Записать» нужна для сохранения вычисленных данных. Значения строк ввода и нормативов сохраняются автоматически после ввода, а все остальные типы строк нужно сохранять, если в этом есть необходимость.

    Различные режима вывода отчетов в ПК ИНТЕГРАЛВ разделе меню «Расчет» можно выводить отчеты в разных режимах: просмотр, просмотр и ввод, ввод. В режиме «Просмотр» можно только просматривать уже рассчитанные отчеты.

    В режиме «Просмотр и ввод» можно вводить данные, то есть заполнять строки ввода. При этом в отчете выводятся все строки. В режиме «Ввод» выводятся только строки ввода. Таким образом, для того чтобы вводить данные в строки ввода в OLAP-КУБе, нужно после открытия отчета выбрать либо пункт «Просмотр и ввод», либо «Ввод» в меню «Расчет». Ввод осуществляется так же, как и в основной форме программы в режиме «КУБ» (см. Рис. 5).

    Примечания:
  • вводить данные в режиме «Просмотр и ввод» можно только в том случае, когда в выбранной колонке модели нет строк типа «Журнал проводок». Если это условие не выполняется, тогда данные можно вводить только в режиме «Ввод». Данное ограничение связано с оптимизацией работы OLAP-КУБа. При создании строк типа «Журнал проводок» может появляться большое количество пустых элементов, что значительно замедляет работу КУБа. Поэтому программа удаляет все такие пустые элементы, а значит, их нельзя выводить в КУБ. Таким образом, для устранения технических проблем нужно было ввести описанное выше ограничение.
  • вне зависимости от режима ввода данных («Просмотр и ввод» или «Ввод») вводить данные прямо в отчете можно только в том случае, если в модели нет настроенного регламента бюджетирования, который выбран текущим. То есть, если есть текущий регламент бюджетирования, то данные в КУБ можно вводить только в режиме «КУБ» в основной форме программы. Более подробно создание и настройка регламента бюджетирования рассматривается в восьмой части данного курса.

    Просмотр плановых/фактических отчетов

    Для просмотра и редактирования бюджетов нужно выбрать пункт «Бюджеты» в основном меню программы. Либо можно нажать кнопку «Расчет» или «Просмотр», которые расположены рядом со списком моделей.

    При этом для просмотра и редактирования бюджетов будут использоваться возможности многомерного иерархического OLAP-КУБа. Нужно обратить внимание на то, что в OLAP-КУБе можно просматривать только плановые данные, только фактические, плановые и фактические, а также и план-фактные отклонения.

    Вначале КУБ всегда открывается только с какой-то одной колонкой (план, факт или какой-то другой), которая активирована в основной форме программы в момент открытия КУБа (нажатия кнопки «Расчет» или «Просмотр»). Затем уже можно настроить, какие еще колонки нужно вывести в КУБе.

    Если бюджет открывается с помощью кнопки «Просмотр», а не «Расчет», то все строки будут выведены в OLAP-КУБ только в том случае, если этот бюджет ранее был рассчитан и сохранен. Рассчитанные бюджеты можно сохранять в OLAP-КУБе, нажав кнопку «Запись». Если бюджет не был сохранен, то в OLAP-КУБе можно будет увидеть только строки ввода с введенными ранее или пустыми значениями.

    Если бюджет открывается с помощью кнопки «Расчет», то вне зависимости от того, был ли сохранен ранее данный бюджет или нет, осуществляется перерасчет бюджета в соответствии с настройками строк бюджетов. Естественно, что при этом открытие OLAP-КУБа в режиме «Расчет» занимает больше времени, чем в режиме «Просмотр». Если отчет несложный, то разница почти не заметна.


    ПК "ИНТЕГРАЛ" позволяет формировать отчеты, строки которых могут строиться максимум на трех справочниках. Это значит, что, например, бюджет продаж может быть построен с использованием одной аналитики (см. Рис. 8).

    Рис. 8. Пример бюджета продаж, построенного на основе одной аналитики: «Продукты»

    Пример бюджета продаж, построенного в ПК ИНТЕГРАЛ на основе одной аналитики: Продукты

    Этот же бюджет может быть построен на основе двух аналитик (см. Рис. 9).

    Рис. 9. Пример бюджета продаж, построенного на основе двух аналитик: «Продукты» и «Филиалы»

    Пример бюджета продаж, построенного в ПК ИНТЕГРАЛ на основе двух аналитик: Продукты и Филиалы

    Тот же бюджет продаж можно сформировать и на основе трех аналитик (см. Рис. 10).

    Рис. 10. Пример бюджета продаж, построенного на основе трех аналитик: «Продукты», «Филиалы» и «Каналы сбыта»

    Пример бюджета продаж, построенного в ПК ИНТЕГРАЛ на основе трех аналитик: Продукты, Филиалы и Каналы сбыта

    Нужно обратить внимание на то, что отчет, построенный в КУБе, может иметь несколько различных вариантов визуализации. Причем чем больше аналитик используется, тем больше таких вариантов. На рисунке 10 объем продаж и выручка от реализации сначала детализируются по продуктам, затем по филиалам и в конце по каналам сбыта.

    Тот же самый бюджет продаж можно «развернуть» сначала по продуктам, затем по каналам сбыта, а потом по филиалам (см. Рис. 11).

    Рис. 11. Пример бюджета продаж, построенного на основе трех аналитик: «Продукты», «Филиалы» и «Каналы сбыта»

    Пример бюджета продаж, построенного в ПК ИНТЕГРАЛ на основе трех аналитик: Продукты, Филиалы и Каналы сбыта

    Этот же самый бюджет продаж можно «развернуть» сначала по филиалам, затем по продуктам, а потом по каналам сбыта (см. Рис. 12).

    Рис. 12. Пример бюджета продаж, построенного на основе трех аналитик: «Продукты», «Филиалы» и «Каналы сбыта»

    Пример бюджета продаж, построенного в ПК ИНТЕГРАЛ на основе трех аналитик: Продукты, Филиалы и Каналы сбыта

    Таким образом, отчет, построенный в КУБе, можно «крутить» различным образом, получая несколько вариантов представления одних и тех же данных. Для этого достаточно мышкой менять местами соответствующие аналитики (справочники). При этом отчет будет мгновенно перестраиваться. В этом и заключается одно из преимуществ использования OLAP-технологии.

    Нужно подождать один раз пока сформируется отчет, а затем его можно мгновенно перестраивать различными способами. На самом деле можно менять местами не только справочники, но и другие измерения КУБа (строки и дату). То есть строки отчета и дата не обязательно могут располагаться по горизонтали и вертикали, соответственно. Для КУБа начальное месторасположение измерений не имеет никакого значения, т.к. они все равноправны. Более подробно об этом написано в следующей части данного курса.

    Следует еще раз обратить внимание на то, что каждая строка отчета, построенного в КУБе, может иметь до трех аналитик. Причем эти аналитики могут быть разными у всех строк отчета. В рассмотренных примерах бюджета продаж обе строки имели по три аналитики, и эти аналитики были одинаковыми (см., например, Рис. 12). На рисунке 13 представлен пример отчета, строки которого имеют разные аналитики. Это позволяет в одном отчете «разворачивать» строки по разным аналитикам.

    Рис. 13. Пример отчета, построенного на основе различных аналитик

    Пример отчета, построенного в ПК ИНТЕГРАЛ на основе различных аналитик

    Просмотр план-фактных отчетов

    Для того чтобы построить план-фактный отчет, сначала нужно установить соответствующие отметки (галочки) в поле с колонками (см. Рис. 14) рядом с планом или фактом в зависимости от того, какой отчет был сначала построен (плановый или фактический). После этого нужно сформировать отчет (нажать кнопку «Просмотр» при установленной галочке «Расчет»).

    Рис. 14. Пример вывода плана и факта

    Пример вывода плана и факта в ПК ИНТЕГРАЛ

    Нужно еще раз обратить внимание на одну важную деталь. Чтобы план-фактный отчет сформировался правильно, он должен быть правильно настроен. Речь идет о том, что размерность каждой строки в плане и факте должны совпадать, в противном случае может получиться нечто непонятное. Типы строк в плане и факте могут отличаться. Например, строка «Выручка от реализации» в плане может иметь тип «Формула», а в факте – «Журнал проводок».

    Это вполне нормально и обоснованно. Главное, чтобы они имели одну и ту же размерность, то есть строились на основе одних и тех же справочников, причем последовательность справочников тоже должна быть одинаковой. Кстати, построение отчета в режиме «план-факт» можно использовать для проверки правильности настроек. Если структура отчета получается корректной, значит настройки правильные.

    Чтобы настроить формат план-фактного отчета, необходимо нажать кнопку «Настройки показателей», отмеченную на рисунке 14.

    После нажатия этой кнопки появится форма для настройки формата выводимого отчета (см. Рис. 15). По умолчанию в отчете можно выводить колонки «План», «Факт», «Факт-План», «План-Факт», «Факт/План» в процентах и «План/Факт» в процентах. При желании можно создать новый показатель и настроить формулу его вычисления.

    Рис. 15. Настройка формата выводимого отчета

    Настройка формата выводимого отчета в ПК ИНТЕГРАЛ

    После нажатия кнопки «Да» будет построен отчет в соответствии с выбранными показателями (см. Рис. 16).

    Рис. 16. Пример построения план-фактного отчета

    Пример построения план-фактного отчета в ПК ИНТЕГРАЛ

    Примечание. Следует отметить, что рассчитанные таким образом план-фактные отклонения не могут использоваться в формулах при настройке бюджетной модели. Для того чтобы использовать план-фактные отклонения в формулах, например, для расчета ФМП ЦФО (фонда материального поощрения центра финансовой ответственности), можно применить такие настройки, которые были описаны в третьей части данного курса при рассмотрении строки типа «Журнал проводок».

    Более подробно о ФМП ЦФО можно прочитать в Книге 4 "Финансовая структура компании" (Серия книг "100% практического бюджетирования").



    Если у Вас возникли какие-то вопросы по данному курсу Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Ответы на Ваши вопросы будут направлены в течение нескольких дней с момента получения.

    Кроме того по адресу budgeting@bk.ru Вы можете направлять свои предложения по улучшению и возможному дальнейшему развитию раздела "Электронные курсы по бюджетированию и управленческому учету".


    Подпишитесь на рассылку новых материалов сайта



  • Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    22 + = 25