Статьи > Автоматизация бюджетирования и управленческого учета > Рекомендации по автоматизации бюджетирования и управленческого учета
ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО
Константин Утолин, финансовый директор компании "Кентавр Холдинг"
bud-tech.ru
Очень важно при внедрении бюджетирования выбрать программный продукт, который позволит предотвратить превращение обмена данными в хаотичные потоки быстро меняющейся информации.
Иначе большую часть своего времени участники бюджетного процесса будут тратить на сведение данных, добиваясь их непротиворечивости.
Особенно это актуально для холдингов, в состав которых входят различные предприятия.
Мы выбрали программу, которая по функционалу, гибкости и соотношению цены и качества показалась нам как раз такой, которая и нужна для средней фирмы.
Замечу, что, говоря математическим языком, необходимость и достаточность функционала является очень важным условием.
Поскольку можно создать очень подробную систему учета, генерируемые которой управленческие отчеты не имеют необходимой для менеджера информации, а вместо этого перегружены большим количеством информации ненужной.
Получается, что, в принципе, в системе есть вся необходимая информация, но чтобы получить ответы на простые вопросы менеджеров о себестоимости продукта или трафике автотранспорта, необходим час работы финансового отдела по анализу различных документов. Эта ошибка приводит к тому, что управленцы либо тратят значительную часть своего времени на анализ отчетов, либо принимают решения интуитивно на основе косвенных данных. Ну и зачем тогда нужна такая система?
В выбранном продукте нам также особо понравилось то, что после создания бюджетной модели она была достаточно проста в использовании и что в случае необходимости ее пересчет занимает всего несколько минут – то есть исправил какую-нибудь циферку, а через две-три минуты уже видишь, как она повлияла на весь бюджет. Что весьма полезно при гибком подходе к бюджетированию.
Очень важным являлось также то, что внедрение системы производилось специалистами, имеющими опыт разработки не только программ, но и собственно бюджетных моделей. Составив с их помощью финансовую систему нашей фирмы, далее мы пошли на определенный риск – сразу начали формировать бюджет в предложенной нам программной системе, которая к тому моменту еще только продвигалась на рынок.
Посчитав риски приемлемыми, поскольку процесс верстки бюджета не столь критичен, как тот же бухучет. При этом мы увидели четкий расчет количественных показателей недополученной прибыли, возникающей из-за неэффективности системы управленческого учета и бюджетирования.
Обсудив эти данные, мы решили, что вложения в разработку эффективной системы управленческого учета и бюджетирования окупятся в период от полугода до года, в зависимости от условий, которые будут на рынке алкогольной продукции.
Прежде чем выбирать информационную систему для автоматизации бюджетирования надо сначала определить требования к ней и разработать техническое задание для выбора подходящей платформы. И только тогда, когда процесс бюджетирования формализован, следует переходить к выработке требований к программному продукту и принимать решение о выборе наиболее подходящего варианта.
А после приобретения выбранной системы для автоматизации бюджетирования предстоит еще один, на мой взгляд, самый трудоемкий этап работы – внедрение, в ходе которого осуществляется настройка программного продукта в соответствии с принятым в организации процессом бюджетирования и обучение персонала применению закупленной системы в ходе осуществления этого процесса.
Для полноценного бюджетирования требуется полноценная же автоматизация всех финансовых расчетов, предусматривающая не только составление финансовых прогнозов (включая сценарный анализ и расчет различных вариантов финансового состояния предприятия и отдельных видов его бизнесов), но и постановку так называемого сплошного управленческого учета, в рамках которого в любое время можно получать оперативную информацию о ходе исполнения ранее принятых (утвержденных) бюджетов (о движении денежных средств, уровне издержек, структуре себестоимости, норме и размеру прибыли и т.д.) как в целом, так и в разрезе любого из отдельно взятых бизнес-процессов, видов деятельности, товарных позиций или центров финансовой ответственности (ЦФО).
При этом система должна полноценно реализовывать созданную на этапе разработки интегрированную финансовую модель, чтобы при изменении входных параметров по одной из статей все остальные статьи бюджетов пересчитывались автоматически.
Замечу, что, говоря математическим языком, необходимость и достаточность функционала является очень важным условием. Ведь можно создать очень подробную систему учета, которая генерирует управленческие отчеты, не имеющие необходимой для менеджера информации, а вместо этого перегружены большим количеством ненужных данных.
Получается, что, в принципе, в системе есть вся необходимая информация, но, чтобы получить ответы на простые вопросы менеджеров о себестоимости продукта или трафике автотранспорта, необходим час работы финансового отдела по анализу различных документов. Эта ошибка приводит к тому, что управленцы либо тратят значительную часть своего времени на формирование отчетов, либо принимают решения интуитивно на основе косвенных данных. Ну и зачем тогда нужна такая система?
Для того чтобы определить необходимые свойства автоматизированной системы управленческого учета, надо сначала ответить на вопрос о том, насколько актуальными и полными должны быть получаемые данные, и приведет ли предполагаемая оптимизация к реальным улучшениям управления бизнес-процессами?
При этом очевидно, что: все бухгалтерские программы отражают события "по факту" и "за отчетный период". Кроме того, режим работы бухгалтерии, в основном, не требует оперативности ввода данных, в то время как управление нуждается в сведениях "сегодня/на сегодня". Учитывая факторы времени и оперативности, можно утверждать, что в бухгалтерской программе необходимая информация отсутствует;
в бухгалтерских документах не фиксируются условия контракта. Если договор поставки оформлен не на условиях предоплаты, то руководитель может узнать об этом у юриста или менеджера проекта, но не из бухгалтерских программ.
Так что никакая интеграция или доработка софта, используемого для целей бухгалтерского и налогового учета, не обеспечат нас теми данными, которые в бухгалтерских программах просто отсутствуют. Руководителю или собственникам нужны качественно иные программные методы решения задач, меняющихся в зависимости от ситуации на рынке. Поэтому логичнее создать новый инструмент, нежели добавить функционал к старому.
Автоматизированная система учета удобна тем, что данные поступают по установленному регламенту управленческого учета, их можно легко прочитать и понять, что нужно делать: где "дыра" образовалась, какими проблемами нужно срочно заняться и т. д. Чем меньше генеральный директор или собственник на это тратит времени, тем выше для него эффективность управленческого учета.
Теоретически эти сведения в том же формате референты могут подготовить и без компьютера, но бумажные документы не поддерживают технологию drill down, когда в случае, если интересен конкретный платеж и хочется посмотреть его детально, достаточно просто ткнуть в эту позицию курсором, и система развертывает показатель более детально.
Кроме того, реально на практике не получится вручную перелопачивать и сводить хотя бы ежедневные данные с той оперативностью, которая порой нужна. Хоть десятки аналитиков найми – не будут успевать. А еще нужны проектный учет, сравнение периодов и т. д. В том, что автоматизированная система с этими задачами справляется, и заключается одно из преимуществ, которые дает автоматизация.
Рекомендации по автоматизации бюджетирования и управленческого учета
bud-tech.ru
Очень важно при внедрении бюджетирования выбрать программный продукт, который позволит предотвратить превращение обмена данными в хаотичные потоки быстро меняющейся информации.
Иначе большую часть своего времени участники бюджетного процесса будут тратить на сведение данных, добиваясь их непротиворечивости.
Особенно это актуально для холдингов, в состав которых входят различные предприятия.
Мы выбрали программу, которая по функционалу, гибкости и соотношению цены и качества показалась нам как раз такой, которая и нужна для средней фирмы.
Замечу, что, говоря математическим языком, необходимость и достаточность функционала является очень важным условием.
Поскольку можно создать очень подробную систему учета, генерируемые которой управленческие отчеты не имеют необходимой для менеджера информации, а вместо этого перегружены большим количеством информации ненужной.
|
|
Получается, что, в принципе, в системе есть вся необходимая информация, но чтобы получить ответы на простые вопросы менеджеров о себестоимости продукта или трафике автотранспорта, необходим час работы финансового отдела по анализу различных документов. Эта ошибка приводит к тому, что управленцы либо тратят значительную часть своего времени на анализ отчетов, либо принимают решения интуитивно на основе косвенных данных. Ну и зачем тогда нужна такая система?
В выбранном продукте нам также особо понравилось то, что после создания бюджетной модели она была достаточно проста в использовании и что в случае необходимости ее пересчет занимает всего несколько минут – то есть исправил какую-нибудь циферку, а через две-три минуты уже видишь, как она повлияла на весь бюджет. Что весьма полезно при гибком подходе к бюджетированию.
Очень важным являлось также то, что внедрение системы производилось специалистами, имеющими опыт разработки не только программ, но и собственно бюджетных моделей. Составив с их помощью финансовую систему нашей фирмы, далее мы пошли на определенный риск – сразу начали формировать бюджет в предложенной нам программной системе, которая к тому моменту еще только продвигалась на рынок.
Посчитав риски приемлемыми, поскольку процесс верстки бюджета не столь критичен, как тот же бухучет. При этом мы увидели четкий расчет количественных показателей недополученной прибыли, возникающей из-за неэффективности системы управленческого учета и бюджетирования.
Обсудив эти данные, мы решили, что вложения в разработку эффективной системы управленческого учета и бюджетирования окупятся в период от полугода до года, в зависимости от условий, которые будут на рынке алкогольной продукции.
Прежде чем выбирать информационную систему для автоматизации бюджетирования надо сначала определить требования к ней и разработать техническое задание для выбора подходящей платформы. И только тогда, когда процесс бюджетирования формализован, следует переходить к выработке требований к программному продукту и принимать решение о выборе наиболее подходящего варианта.
А после приобретения выбранной системы для автоматизации бюджетирования предстоит еще один, на мой взгляд, самый трудоемкий этап работы – внедрение, в ходе которого осуществляется настройка программного продукта в соответствии с принятым в организации процессом бюджетирования и обучение персонала применению закупленной системы в ходе осуществления этого процесса.
Для полноценного бюджетирования требуется полноценная же автоматизация всех финансовых расчетов, предусматривающая не только составление финансовых прогнозов (включая сценарный анализ и расчет различных вариантов финансового состояния предприятия и отдельных видов его бизнесов), но и постановку так называемого сплошного управленческого учета, в рамках которого в любое время можно получать оперативную информацию о ходе исполнения ранее принятых (утвержденных) бюджетов (о движении денежных средств, уровне издержек, структуре себестоимости, норме и размеру прибыли и т.д.) как в целом, так и в разрезе любого из отдельно взятых бизнес-процессов, видов деятельности, товарных позиций или центров финансовой ответственности (ЦФО).
При этом система должна полноценно реализовывать созданную на этапе разработки интегрированную финансовую модель, чтобы при изменении входных параметров по одной из статей все остальные статьи бюджетов пересчитывались автоматически.
Замечу, что, говоря математическим языком, необходимость и достаточность функционала является очень важным условием. Ведь можно создать очень подробную систему учета, которая генерирует управленческие отчеты, не имеющие необходимой для менеджера информации, а вместо этого перегружены большим количеством ненужных данных.
Получается, что, в принципе, в системе есть вся необходимая информация, но, чтобы получить ответы на простые вопросы менеджеров о себестоимости продукта или трафике автотранспорта, необходим час работы финансового отдела по анализу различных документов. Эта ошибка приводит к тому, что управленцы либо тратят значительную часть своего времени на формирование отчетов, либо принимают решения интуитивно на основе косвенных данных. Ну и зачем тогда нужна такая система?
Для того чтобы определить необходимые свойства автоматизированной системы управленческого учета, надо сначала ответить на вопрос о том, насколько актуальными и полными должны быть получаемые данные, и приведет ли предполагаемая оптимизация к реальным улучшениям управления бизнес-процессами?
При этом очевидно, что:
Так что никакая интеграция или доработка софта, используемого для целей бухгалтерского и налогового учета, не обеспечат нас теми данными, которые в бухгалтерских программах просто отсутствуют. Руководителю или собственникам нужны качественно иные программные методы решения задач, меняющихся в зависимости от ситуации на рынке. Поэтому логичнее создать новый инструмент, нежели добавить функционал к старому.
Автоматизированная система учета удобна тем, что данные поступают по установленному регламенту управленческого учета, их можно легко прочитать и понять, что нужно делать: где "дыра" образовалась, какими проблемами нужно срочно заняться и т. д. Чем меньше генеральный директор или собственник на это тратит времени, тем выше для него эффективность управленческого учета.
Теоретически эти сведения в том же формате референты могут подготовить и без компьютера, но бумажные документы не поддерживают технологию drill down, когда в случае, если интересен конкретный платеж и хочется посмотреть его детально, достаточно просто ткнуть в эту позицию курсором, и система развертывает показатель более детально.
Кроме того, реально на практике не получится вручную перелопачивать и сводить хотя бы ежедневные данные с той оперативностью, которая порой нужна. Хоть десятки аналитиков найми – не будут успевать. А еще нужны проектный учет, сравнение периодов и т. д. В том, что автоматизированная система с этими задачами справляется, и заключается одно из преимуществ, которые дает автоматизация.
