Книга Александра Карпова

"Эффективная система бюджетирования и управленческого учета. Практические советы и рекомендации"
Бумажная версия: 260 руб. Электронная версия: 100 руб. Заказать книгу


Статья Александра Карпова "Признание дохода и дебиторской задолженности: возможный вариант отхода от классики"


Статьи > Автоматизация бюджетирования и управленческого учета > Автоматизация бюджетной модели: возможные стратегии

Автоматизация бюджетной модели: возможные стратегии


Александр Карпов, руководитель проекта bud-tech.ru, автор серии книг "100% практического бюджетирования" и книги "Постановка и автоматизация управленческого учета"

www.bud-tech.ru

Перед тем как заняться автоматизацией финансовой модели бюджетирования нужно обратить внимание на существующие стратегии автоматизации.

При автоматизации бюджетирования и управленческого учета можно придерживаться двух противоположных стратегий (естественно, возможны какие-то промежуточные варианты).

Первый вариант (стратегия "гибкой" автоматизации) Сделать так, чтобы в системе был специальный конструктор (мастер) настройки бюджетной модели (и плановой, и фактической). Тогда те, кому администратором системы будут присвоены соответствующие права, смогут сами настраивать модель. Если нужно что-то изменить в модели, они сами без привлечения программистов делают нужные изменения.

Второй вариант (стратегия "жесткой" автоматизации) ИТ-службе (или специалисту) или внешнему исполнителю ставится задача в виде технического задания (ТЗ), а они уже как им удобнее и быстрее настраивают нужную модель, программируя ее. При необходимости внесения изменений в модель (даже самых несущественных) приходится вновь ставить задачу, а программистам переделывать программу.

Очень часто компании для решения задачи автоматизации управленческого учета выбирают второй вариант.

Если в компании будет принято решение о создании действительно интегрированной финансовой модели бюджетирования и ее автоматизации, то это потребует:
  • автоматизацию плановой модели;
  • изменение автоматизированной фактической модели;
  • автоматизацию регламента бюджетирования.

    Это, естественно, потребует внесения изменений в применяемые в компании программные продукты.

    При использовании первого подхода изменения вносились бы в настройках бюджетной модели. Сама программа при этом не менялась бы (за редким исключением).

    Как известно, при разработке ТЗ бывает очень сложно учесть все детали, а это значит, могут потребоваться дополнительные доработки.

    Кроме того, в будущем также возможны изменения в финансовой модели бюджетирования и управленческого учета, а значит, возможны изменения и в программе.

    Общеизвестный факт – чем больше и чаще вносятся изменения в программу, тем выше вероятность возникновении ошибок, причем не только в новых, но и в старых функциях.

    На самом деле, конечно же, можно комбинировать эти две противоположные стратегии автоматизации. То есть какие-то функции можно автоматизировать самостоятельно, а для автоматизации других функций бюджетирования и управленческого учета можно воспользоваться каким-то готовым программным продуктом.

    При выборе программного продукта по бюджетированию и управленческому учету нужно учитывать ряд важнейших параметров.

    Нередко масштабы предстоящей работы по автоматизации бюджетирования в используемой для учета транзакционной системе (например, в 1С) не такие уж маленькие. Кроме того, нет гарантии того, что не придется переделывать несколько раз.

    Возможно, эффективнее использовать систему, в которой есть специальный мастер настройки бюджетной модели, с помощью которого можно создавать финансовую модель бюджетирования без изменения программного продукта, то есть без участия программистов.

    Варианты дальнейшей стратегии автоматизации компании:
    1. Автоматизировать бюджетирование и управленческого учета с использованием системы транзакционного типа (например, 1С).
    2. Использовать для автоматизации бюджетирования (и планирования, и учета) специальный программный продукт, с помощью которого можно вести и управленческий учет, и бюджетирование. Причем управленческий учет можно вести или полностью параллельно бухгалтерскому или дублировать только часть хозяйственных операций.
    3. Использовать КИС* (корпоративную информационную систему) для автоматизации всех бизнес-процессов в том числе и бюджетирования.
    4. Использовать КИС для автоматизации бизнес-процессов, а бюджетирование автоматизировать с помощью специализированной программы.

    * в качестве КИС помимо "тяжелых" систем может выступать и 1С "восьмерка".

    Следует отметить, что в большинстве КИС есть и блок "Бюджетирование" (не во всех системах он именно так называется), в том числе и в 1С "восьмерке".

    При этом нужно понимать, что КИС как правило являются системами транзакционного типа, обеспечивающими регистрацию хозяйственных операций и их интерпретацию в соответствии с управленческим планом счетов.

    В таких системах наиболее эффективно поддерживаются задачи ввода информации о фактических хозяйственных операциях. Однако для планирования деятельности предприятия на достаточно продолжительный период (квартал и более) транзакционный механизм в большинстве случаев практически не пригоден. Действительно, планировать деятельность компании с точностью до отдельных хозяйственных операций можно только в рамках вполне определенного заказа, проекта и т.д.

    Системы бюджетирования по своей сути являются аналитическими инструментами, "заточенными" для накопления и анализа управленческой информации, которая представляется в виде многомерных таблиц, которые могут обрабатываться и визуализироваться с помощью многомерного OLAP-КУБа.

    Они наиболее удобны для разработки и анализа планов и бюджетов. Однако решение задач учета на их основе связано с определенными сложностями. Такие системы, как правило, не предусматривают непосредственной регистрации каждой хозяйственной операции.

    Поэтому данные о фактическом исполнении плана либо вводятся вручную в агрегированном виде (как сумма за определенный период по определенной бюджетной статье), либо необходимые данные извлекаются из учетной системы, агрегируются и импортируются в систему бюджетирования автоматизированными способами. После этого появляется возможность проведения сравнительного план-фактного анализа.

    Таким образом, одни системы лучше подходят для учета, другие — для планирования. Поэтому их можно использовать вместе.

    Очень часто после проведения комплексной диагностики компании выясняется, что на текущий момент времени для компании наиболее эффективный вариант решения – это использование КИС совместно со специализированной программой по бюджетированию. Причем в качестве КИС можно использовать 1С.

    То есть речь идет о том, что процессы ввода в систему плановых данных и фактических можно разделить. Такое допустимо, в том числе и потому, что принципы формирования плановой и фактической управленческой отчетности существенным образом отличаются. Подробнее об этом можно прочитать в статье "Планирование. Принципы и концепция планирования" и "Учет. Принципы и концепция учета".

    Это значит, что возможет такой вариант, при котором в специальный модуль вводятся плановые данные, а фактические импортируются в него из КИС. Соответственно в этом модуле может формироваться план-фактная отчетность. В качестве такого модуля могут использоваться так называемые BI системы (Business Intelligence).




    Свои комментарии к этой статье Вы можете направлять по адресу budgeting@bk.ru, указав свое Ф.И.О., должность и название организации, в которой Вы работаете. Ваши комментарии будут размещены под данной статьей.

    Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статьей Вы также можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения.




  • Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru