Книга Александра Карпова

"Эффективная система бюджетирования и управленческого учета. Практические советы и рекомендации"
Бумажная версия: 260 руб. Электронная версия: 100 руб. Заказать книгу


Запись в блоге Александра Карпова "Постановка и автоматизация бюджетирования и управленческого учета с размахом"


Статьи > Автоматизация бюджетирования и управленческого учета > Что нужно сделать перед автоматизацией управленческого учета и бюджетирования

Что нужно сделать перед автоматизацией управленческого учета и бюджетирования


Александр Карпов, руководитель проекта bud-tech.ru, автор серии книг "100% практического бюджетирования" и книги "Постановка и автоматизация управленческого учета"

www.bud-tech.ru

Автоматизация управленческого учета и бюджетирования на самом деле может оказаться непростой задачей, поэтому к ней нужно очень серьезно подготовиться.

Вообще-то, в большинстве случаев основная сложность автоматизации бюджетирования и управленческого учета заключается в том, что в компании в действительности нет того, что планируется автоматизировать.

Если выполнять данную работу по нормальному (а не так как делают очень многие компании), то каких-то принципиальных сложностей возникнуть не должно. Автоматизация управленческого учета и бюджетирования должна быть чисто техническим проектом.

Во многих случаях компании начинают заниматься автоматизацией, не проработав ряд важнейших организационно-методических вопросов, без которых собственно в компании не будет работать ни управленческий учет, ни тем более бюджетирование (даже если компания для автоматизации приобретет самую навороченную программу).

Сейчас стали появляться компании (и их становится все больше), которые, на первый взгляд, вроде бы делают все правильно. Они не пытаются, как говорится, ставить телегу впереди лошади, то есть они не начинают сразу с автоматизации.

Эти компании действительно пытаются сначала проработать такие важнейшие вопросы как:
  • методология управленческого учета;
  • финансовая модель бюджетирования;
  • регламент управленческого учета;
  • регламент бюджетирования;
  • финансовая структура компании;
  • бюджетный комитет и т.д.

    Только после этого они переходят к непосредственной автоматизации управленческого учета и бюджетирования.

    Да, это действительно правильный подход к постановке и автоматизации управленческого учета и бюджетирования. Подход-то правильный, но основная проблема заключается в его реализации.

    Я ни в коем случае не хочу кого-то обидеть, особенно те компании, которые честно и добросовестно пытались применить такой подход на практике. Я всего лишь хочу обратить внимание на то, что нередко компании не выстраивают полноценной системы бюджетирования и управленческого учета, но переходят к автоматизации.

    Уверенности в готовности предприятия к автоматизации могут придать годы функционирования управленческого учета и бюджетирования без автоматизации. Очевидно, что чем большее количество лет отработала данная система, тем больше убежденности в том, что теперь компания полностью готова к автоматизации бюджетирования и управленческого учета.

    К сожалению, на практике во многих случаях действующая система бюджетирования и управленческого учета нуждается в доработке (иногда в очень серьезной), поэтому ее автоматизация является преждевременной.

    Таким образом, я рекомендую всем компаниям, которые хотят серьезно заняться автоматизацией бюджетирования и управленческого учета, сначала все-таки провести оценку действующей системы, даже если она функционирует уже не первый год.

    Я понимаю, какова может быть реакция компаний на такую рекомендацию. Многие могут расценить ее как ненужную потерю времени, а возможно еще и денег, если для проведения диагностики действующей системы управленческого учета и бюджетирования будут привлекаться консультанты.

    Здесь можно привести бытовую аналогию, не связанную напрямую с бизнесом.

    Предположим у вас есть очень классный автомобиль. Вам в нем все очень нравится. В ближайшее время предстоит дальняя дорога. В принципе можно хоть завтра отправиться в путь, а можно НА ВСЯКИЙ СЛУЧАЙ съездить в техцентр и провести диагностику.

    Может оказаться и так, что результаты диагностики только подтвердят вашу оценку состояния вашего авто. В таком случае вы потеряете и время, и деньги.

    Но ведь в техцентре могут обнаружить что-то такое, что вы сами не заметили и даже не подозревали о существовании подобной проблемы. В дальней дороге такой сюрприз будет "весьма кстати".

    Автоматизация бюджетирования и управленческого учета – это "очень дальняя и важная дорога". Перед тем как ее пройти, лучше быть уверенным в том, что вы к ней готовы.

    Как я уже отмечал выше, для проведения диагностики управленческого учета и бюджетирования можно пригласить консультантов, которые имеют большой опыт проведения подобной работы. Они смогут оценить действующую систему, обратить внимание на ее недостатки (если они, конечно, имеются) и предложить варианты их устранения.

    Если будут обнаружены серьезные проблемы в функционирующей системе (или ее элементах), то консультанты помогут разработать концепцию новой системы бюджетирования и управленческого учета, а также план по ее разработке и внедрению.

    Что касается сроков и стоимости проведения диагностики бюджетирования и управленческого учета, то эти параметры проекта могут отличаться у разных консультантов. Параметры проекта могут зависеть не только от технологии диагностики, используемой консультантами, но и от объемов работ. Одно дело – провести диагностику в небольшой компании, а другое – в крупном холдинге, состоящем из нескольких больших предприятий.

    Лично я поступаю следующим образом. Прошу компанию заполнить небольшую анкету, после чего называю конкретные сроки и стоимость выполнения работ по диагностике действующей системы бюджетирования и управленческого учета.


    Кстати, если вы заинтересованы в проведении подобной работы, то можете направить по электронной почте budgeting@bk.ru запрос на получение анкеты для диагностики системы бюджетирования и управленческого учета вашей компаниии.


    В принципе можно и самостоятельно провести диагностику действующей системы бюджетирования и управленческого учета. Для этого можно воспользоваться, например, книгами.

    О том, как это можно сделать с помощь моих книг, написано в статье "Диагностика действующей системы бюджетирования".

    Вместе с книгами можно использовать методики на электронных носителях: CD-решение по бюджетированию и CD-решение по управленческому учету. В этих методиках как раз можно найти пример всего того, что должно быть сделано перед автоматизацией системы управленческого учета и бюджетирования.

    Есть еще и такой вариант проведения экспресс-диагностики системы бюджетирования и управленческого учета – принять участие в семинаре по бюджетированию и в семинаре по управленческому учету. Причем можно выбрать для себя самый подходящий формат проведения таких семинаров: открытые, корпоративные, интернет.

    Кстати, ко мне до сих пор на открытые семинары приезжают представители компаний, которые уже внедрили (точнее говоря, они так думают) бюджетирование и управленческий учет, но хотят убедиться в том, что все сделали правильно.

    Еще ни разу не было такого, чтобы хоть один из таких участников семинаров сказал, что у них действительно все отлично работает. Они обязательно что-то такое находят в своей системе бюджетирования и управленческого учета, что нужно дорабатывать (причем не только по мелочи).


    Итак, проекты по автоматизации бюджетирования и управленческого учета могут проходить с большими осложнениями не из-за того, что компания выбрала какой-то "неправильный" программный продукт или пригласила "не тех специалистов", а потому что на самом деле в компании пока еще нечего автоматизировать. Или может получиться так – в компании в принципе есть что автоматизировать, но этого лучше не делать.

    Мне здесь вспоминается один очень показательный пример. Директор одной компании мне рассказывал о своем опыте постановки и автоматизации бюджетирования и управленческого учета. Он чувствовал, что они делают что-то не так, но что конкретно на тот момент времени не понимал. Он полностью доверился своей финансово-экономической службе и не очень вникал в их работу.

    В этой компании не сразу стали заниматься автоматизацией. Сначала разработали методики и регламенты бюджетирования и управленческого учета. Модель бюджетирования и управленческого учета реализовали в электронных таблицах, а также использовали возможности действующей на тот момент времени автоматизированной системы учета, но им не удалось создать полноценной и эффективной системы.

    Проработав какое-то время, они решили автоматизировать бюджетирование и управленческий учет. Что в итоге получилось? Чуда не произошло – они автоматизировали ту кривую систему, которую построили. Например, они не создали действительно интегрированную (целостную) финансовую модель бюджетирования.

    В частности, из трех финансовых бюджетов у них было только два: бюджет доходов и расходов (БДР) и бюджет движения денежных средств (БДДС). Бюджета по балансовому листу (ББЛ) у них не было. Более того, по сути, у них не было никакой связи между БДР и БДДС. Эти два бюджета консолидировали параллельно, не зависимо друг от друга.

    У них не было такой связи в электронных таблицах, поэтому, естественно, у них ее не возникло и при автоматизации. Они потратили деньги на автоматизацию недоработанной системы бюджетирования и управленческого учета.

    Что более важно – они потратили время, использование которого могло бы принести гораздо больший результат. Отсутствие в компании эффективной системы бюджетирования и управленческого учета не позволяет улучшать ее финансово-экономическое состояние.


    Таким образом, прежде чем заниматься автоматизацией бюджетирования и управленческого учета нужно убедиться в том, что действующая система является полноценной и эффективной. Тогда ее автоматизация действительно позволит добиться еще больших результатов. В противном случае можно неэффективно потратить время и деньги.




    Свои комментарии к этой статье Вы можете направлять по адресу budgeting@bk.ru, указав свое Ф.И.О., должность и название организации, в которой Вы работаете. Ваши комментарии будут размещены под данной статьей.

    Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статьей Вы также можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения.




  • Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru