Книга Александра Карпова

"Эффективная система бюджетирования и управленческого учета. Практические советы и рекомендации"
Бумажная версия: 260 руб. Электронная версия: 100 руб. Заказать книгу


Запись в блоге Александра Карпова "Постановка и автоматизация бюджетирования и управленческого учета с размахом"


Статьи > Регламент бюджетирования и управленческого учета > Отлаженный документооборот – важное условие успешной работы управленческого учета

Отлаженный документооборот – важное условие успешной работы управленческого учета


Александр Карпов, руководитель проекта bud-tech.ru, автор серии книг "100% практического бюджетирования" и книги "Постановка и автоматизация управленческого учета"

www.bud-tech.ru

ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО

Для того чтобы в компании эффективно работал управленческий учет необходимо выполнить несколько важных условий. Одно из них – четко работающая система документооборота.

Нужен отлаженный документооборот, а иначе учетная система не будет адекватно и быстро отражать результаты финансово-хозяйственной деятельности, даже если система управленческого учета будет автоматизирована.

При соответствующей настройке системы управленческая отчетность будет формироваться по нажатию нескольких кнопок (или щелчков мышью), НО в ней не будет содержаться информация о некоторых операциях, которые УЖЕ ПРОИЗОШЛИ, потому что документы в бухгалтерию не поступили и как следствие не введены в учетную систему.

Проблемы, которые могут возникать в управленческом учете из-за отсутствия нормального документооборота, рассмотрим на примере работы одного частного охранного предприятия, для которого наша компания выполняла несколько консалтинговых проектов.

Значительная доля актов (по оказанным услугам) не подписывалась клиентами. Правда, конкретно в данном случае на отчетность это не влияло, т.к. бухгалтерия делала соответствующие проводки по начислению доходов от оказанных охранных услуг в последний день каждого месяца, даже если не было подписанных актов, поскольку суммы и даты были известны.

Но при этом могут возникнуть потенциальные проблемы в будущем, если с кем-то из этих клиентов дело дойдет до судебных разбирательств. Ведь если нет актов, подписанных клиентами, сложно будет доказать, что услуги были оказаны.

Проблема была в том, что вообще не понятно было, где находится бухгалтерия у некоторых клиентов. Акты могут привозить в магазин и оставить продавцу. Какова дальнейшая судьба этих актов неизвестно. В результате 20-30% актов не возвращалась.

Были проблемы, связанные с задержками поступления в бухгалтерию договоров, заключаемых с новыми клиентами или с допами по старым клиентам (например, когда подключается новый объект у уже действующего клиента).

Работа с новым клиентом или с новым объектом старого клиента может начаться, а бухгалтерия может об этом ничего не знать, особенно если клиента или объект подключили без монтажа оборудования (в таком случае хотя бы по предоплате можно понять, что появился новый клиент или объект). Соответственно, услуги могут оказываться, а акты и счета выставляться не будут.

На тот момент времени бухгалтерия выходила из положения с помощью сводок дежурной части, но на изучение этих отчетов уходило время. Кроме того, если клиенту будут оказываться только услуги технического обслуживания без технической охраны, то данная информация в сводку дежурной части не попадает.

На самом деле данная проблема с документооборотом возникает не только с первичными документами, используемыми в бухгалтерском учете. Например, нередко возникает ситуация, когда сотрудники дежурной части не могут связаться с представителями заказчика.

Может оказаться так, что ответственный от клиента уже не работает или по указанным телефонам дозвониться невозможно. Такое происходит потому, что информация об ответственных (хозорганы) не обновляется.

Было очевидно, что в компании необходимо наладить четкий документооборот, в противном случае будут и дальше возникать проблемы.

Для этих целей можно использовать различные подходы и инструменты:
  • использование одной "точки входа" к клиенту;
  • автоматизация документооборота;
  • введение системы ответственности.

    Если по каким-то причинам с некоторыми клиентами нельзя наладить нормальный документооборот (с теми, с кем сейчас непосредственно общаются сотрудники компании), то возможно по данным вопросам стоит напрямую общаться с владельцами (если это небольшая организация) или с ответственными от клиента. К тому же в некоторых случаях это одни и те же лица.

    Если, например, не получается наладить документооборот с продавцами магазинов, то почему бы не общаться напрямую с владельцами.

    Контролировать документооборот, конечно же, лучше в автоматизированном виде. Если эту функцию реализовать в информационной системе, то там можно вести реестр всех договоров (не только заключенных, но и тех, что находятся в проработке).

    В таком случае все заинтересованные лица компании смогут видеть, сколько есть договоров, каков их статус, на каком этапе находятся договора с новыми клиентами (или какова ситуация по допам).

    Вообще-то, желательно внедрить в компании процедуру согласования договоров с контрагентами. В таком случае может быть реализована такая процедура, когда физически нельзя будет распечатать договор, если, например, финансово-экономическая не поставило (в электронном виде) свою визу.

    Кстати, наличие такой процедуры имеет большое значение для эффективной работы системы бюджетирования. Ведь нужно будет наладить не только постфактный контроль, но и контролировать работу компании еще до совершения хозяйственных операций.

    Наконец последнее, что можно сделать для налаживания документооборота, – это введение системы финансовой ответственности за задержку документов.

    Если не усилить дисциплину в плане документооборота, то управленческая отчетность, формируемая системой управленческого учета, будет запаздывать, то есть не соответствовать действительности (отчеты будут содержать неполную информацию).

    Примечание: также необходимо определить политику по "должникам" (те, кто задерживают или вообще не предоставляют подписанные акты, даже если они исправно платят). Ведь в таких случаях формально нет подтверждения факта оказания им услуги. При возникновении конфликтной ситуации в суде будет сложно доказать, что им были оказаны услуги.





    Свои комментарии к этой статье Вы можете направлять по адресу budgeting@bk.ru, указав свое Ф.И.О., должность и название организации, в которой Вы работаете. Ваши комментарии будут размещены под данной статьей.

    Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статьей Вы также можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения.




  • Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru