Статьи > Финансовая модель бюджетирования и управленческого учета > Методика управленческого учета в холдинговой компании
Константин Утолин, финансовый директор компании "Кентавр Холдинг"
bud-tech.ru
ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО
При постановке управленческого учета в нашей ходлинговой структуре нам пришлось решить много задач, в том числе и разработать методику управленческого учета.
Мы не создавали план счетов специально для управленческого учета, а выделяли бизнес-процессы и связанные с ними финансовые, материальные и документарные потоки. И учет строился на основе именно контроля (сбора и анализа информации) определенных "привязанных" к бизнес-процессам параметров (показателей) финансовых и материальных потоков.
В принципе, можно, конечно, сказать, что в результате и возник управленческий план счетов, но, повторюсь, специально такой задачи при создании системы управленческого учета мы не ставили.
То, что у нас получилось, изначально создавалось как инструмент для фиксации информации, которую в дальнейшем необходимо мониторить, контролировать и анализировать в целях управления. Поэтому основное отличие этого условного плана счетов от его бухгалтерского аналога – удобство для накапливания информации в необходимых для управления аналитических срезах и трансформация в удобочитаемую управленческую отчетность.
Поэтому в получившихся информационных разрезах появились решения, нестандартные по отношению к бухгалтерскому или налоговому учетам, но отвечающие требованиям полезности информации именно для задач управления.
Так, важная для оценки финансового состояния компании составляющая активов – незавершенное производство (НЗП). Здесь могут быть свои особенности, зависящие от отраслевой принадлежности компании.
К примеру, на предприятиях, выполняющих работы и предоставляющих услуги, незавершенное производство "…состоит из расходов на выполнение незаконченных работ (услуг), по которым предприятием еще не признан доход". А незавершенное строительное производство – это выполненные строительно-монтажные работы в их натуральном виде: в погонных, кубических, квадратных метрах, штуках, комплектах и других натуральных единицах измерения.
К незавершенному производству в строительстве относятся строительно-монтажные работы, выполненные подрядной организацией (с учетом работ, выполненных субподрядными организациями) как на не законченных строительных объектах, расчеты по которым осуществляются за объект в целом, так и на объектах, по которым до окончания строительства осуществляются промежуточные расчеты за выполненные работы.
При этом у строительной организации есть вероятность получения экономических выгод от использования в будущем незавершенного производства, поскольку незавершенные работы "находятся в процессе производства в целях дальнейшей продажи продукта производства". И потому в целях управленческого учета для фирмы, работающей в той или иной отрасли, требуется выработать более точно описанные способы учета подобных случаев применительно именно к ее сфере деятельности.
Пример 1. В бухгалтерском учете отсутствует понятие "готовые (выполненные) работы на складе" (по аналогии с понятием "готовая продукция"). Введение такого счета в управленческом плане счетов позволяет контролировать объемы выполненных строительных работ, которые по тем или иным причинам не сдаются заказчику. В классическом варианте их необходимо относить к "незавершенке", которая сама по себе относится к запасам.
Но в этом случае на одном счете оказывается как незавершенные производственные объекты, так и объекты, на которых все физические объемы работ реально выполнены. И для управленца-производственника это два весьма разных по смыслу понятия.
Для решения этой проблемы можно предложить ввести в системе управленческого учета еще один промежуточный счет "выполненные, но не принятые заказчиком работы", то есть объемы работ, на которые акты сдачи-приемки выставлены заказчику, но последним еще не подписаны.
Такое перемещение строительных работ по цепочке "незавершенное производство" – "готовые работы" – "выполненные, но не принятые работы" – "выполненные и принятые работы" позволяет не только следить за физическим состоянием выполняемых работ, но и строить отчеты о прибылях и убытках в различных срезах: прибыли и убытки заработанные, прибыли и убытки отложенные, прибыли и убытки "закопанные в землю" и т. д.
Пример 2. В строительстве, а также в других отраслях с аналогичным циклом производства (проектные работы, НИОКР), НЗП представляет задел на будущее, содержащий в себе потенциальную прибыль, которая в данный конкретный момент времени "зарыта в землю", но не дала "всходов".
Информация об этой "зарытой в землю" прибыли очень полезна для правильного осознания экономического положения компании в данный момент времени и принятия адекватных управленческих решений. Проблему можно решить с помощью метода "процент выполнения", рекомендуемого МСФО для признания доходов и расходов по договору подряда.
Согласно этому методу, доходы по договору подряда приводятся в соответствие с расходами, понесенными компанией в процессе достижения данной стадии завершенности подрядных работ. Метод представляет полезную информацию о продвижении работ и позволяет получить значения дохода и прибыли, потенциально заработанными, но не реализованными компанией на данный момент времени.
В управленческом плане счетов наибольшее число аналитик имеют затратные счета. А обусловлено это тем, что их снижение является приоритетом в операционной управленческой деятельности. Кроме того, это необходимо, чтобы максимально избавиться от счетов типа "Прочее", куда отвечающие за ведение учета сотрудники могут сбрасывать самые разные и никак не сгруппированные затраты. К тому же это позволяет точнее анализировать структуру расходов, что очень важно для оперативного управления рентабельностью.
Там, где это возможно и было сочтено целесообразным с точки зрения трудозатрат и усилий, мы используем метод многоуровневого распределения затрат, который основан на последовательном распределении накладных расходов непосредственно по определенным группам продукции/услуг. При использовании этого метода накладные расходы разделяются на распределяемые адресно и неадресно.
Первые определяются экспертным путем в ходе переговоров с менеджерами соответствующих отделов, вторые – по традиционному методу, основанному на расчете прямых затрат с учетом в качестве базы распределения затрат комбинации фонда заработной платы основных рабочих и затрат на электроэнергию (неадресные прямые затраты распределяются пропорционально этим общим расходам, приходящимся на производство той или иной продукции или услуги).
Этот метод позволяет более адекватно распределить накладные расходы по видам продукции/услуг и тем самым оценивать их себестоимость, влияющую на ассортимент и определяющую цены. Более простым способом может являться выбор в качестве базиса, согласно которому можно разносить косвенные затраты, оборота и разносить косвенные затраты по продуктам (услугам, проектам) пропорционально приходящемуся на них обороту.
В этом случае менее рентабельное направление (подразделение, проект, услуга, продукт) с большим оборотом будет нести большую нагрузку по расходам. Для реализации этого подхода эффективно создать матрицу расходов, представляющую собой прямоугольную таблицу (шахматку), в которой по вертикали перечислены все статьи затрат, а по горизонтали – центры ответственности (ЦО) или иные места возникновения затрат, которыми могут быть машины и механизмы, проекты, строительные объекты и т. д.
Преимущество такой логики анализа состоит в том, что она побуждает сначала концентрировать свое внимание на тех затратах, которые по своей природе являются переменными, а уж затем – на затратах, которые являются постоянными и невозвратными с точки зрения ценовых решений.
Важной для построения системы УУ является также стандартизация расходов по признаку контролируемые/не контролируемые. С этой целью также создается матрица-шахматка.
Пример. На пересечении статьи затрат с ЦО указывается, являются ли расходы по этой статье подконтрольными менеджеру ЦО. При разработке такой матрицы необходимо помнить, что статья подконтрольная менеджеру вышестоящего ЦО, может быть неподконтрольна менеджеру вложенного в него нижестоящего ЦО.
Наличие матриц прямых и косвенных, а также переменных и постоянных расходов существенно облегчает применение в компаниях метода прямого калькулирования (direct-costing) и расчета суммы покрытия (маржинальной прибыли), а матрицы контролируемых и неконтролируемых расходов – процесс идентификации менеджеров, ответственных за отклонения от бюджетных показателей.
Как и во многих компаниях, у нас есть некоторые отличия управленческой учетной политики от внешней.
Основные отличия: группировка затрат более детальна и насколько возможно разнесены прямые и накладные (косвенные);
отражены особенности бизнес-процессов;
доходы признаются только по реальному поступлению средств, а расходы – по моменту возникновения обязательств (по начислению);
ТМЦ оцениваются при этом по цене приобретения.
Под затратами понимаются явные (фактические, расчетные) издержки предприятия, а под расходами – уменьшение средств предприятия или увеличение его долговых обязательств в процессе хозяйственной деятельности.
Расходы учитываются на основании документарного отражения использования сырья, материалов, услуг. А явные (расчетные) издержки – это выраженные в денежной форме фактические затраты, обусловленные приобретением и расходованием разных видов экономических ресурсов в процессе производства и обращения продукции, товаров или услуг.
Обобщенная группировка издержек (затрат): место возникновения затрат с детализацией от рабочего места до подразделений и фирмы в целом;
потребленный ресурс (материалы, труд, налоги, амортизация, услуги со стороны);
выполненная работа или операция (со степенью детализации от отдельных мельчайших технологических операций до комплексных автономных процессов);
объект затрат – объект получения услуги или предмет, над которым совершена работа (классификация либо по видам продукции, либо по подразделениям-получателям и ресурсам-получателям);
момент возникновения затрат – время или момент возникновения (с детализацией от секунд до лет).
Когда имеется информация сразу по всем направлениям классификации, возникают очень богатые возможности анализа. Можно, например, сопоставить потребление определенного вида ресурса в разных подразделениях, определить вклад каждого подразделения (в виде затрат) в производство каждого товара или оказание каждого вида услуг. Таким образом, потребности анализа делают желательным наличие информации о каждом виде затрат по каждому направлению классификации.
Также в управленческой учетной политике определен отличный от бухгалтерско-налоговой порядок формирования первоначальной стоимости основного средства и условий ее изменения.
Пример. Обязанность по закупке основных средств (автомобиля) для управляющей компании группы возложена на работника отдела закупок входящего в группу автотранспортного предприятия. Для выполнения этого задания указанный работник выезжает в местную командировку в автосалон, а потом – в страховую компанию.
Приобретенный автомобиль принимается к учету в управляющей компании. Что касается понесенных командировочных расходов, то их списание на расходы автотранспортного предприятия означает, с одной стороны, занижение первоначальной стоимости актива управляющей компании (автомобиля), с другой – завышение расходов автопредприятия.
Для исправления ситуации в бухгалтерском учете обеих бизнес-единиц потребовалось бы провести услугу предприятия, оказанную управляющей компании по приобретению автомобиля. Для этого, в свою очередь, необходимо оформить соответствующую документацию (договора, счета и т.д.) и осуществить соответствующие операции.
Все это достаточно трудозатратно для бухгалтерий обеих фирм. Кроме того, стоимость такой услуги может превысить командировочные расходы на сумму "накрученной" прибыли. В этом случае первоначальная стоимость автомобиля для управляющей компании не будет соответствовать реально инвестированным в него средствам. Для "очистки" первоначальной стоимости потребуются специальные элиминирующие проводки.
В управленческом учете, приняв некоторые допущения и применив нестандартные проводки, можно сформировать первоначальную стоимость объекта основных средств без всех этих сложностей, напрямую отнеся командировочные расходы работника автотранспортного предприятия на стоимость автомобиля управляющей компании.
При этом учет основных средств целесообразно делать сквозным – каждому еще только предполагаемому к закупке основному средству присваивается инвентарный номер в системе управленческого учета, который потом сопровождает это средство на всем его дальнейшем пути от поступления и ввода в эксплуатацию и до момента списания.
Это позволяет отслеживать состояние внеоборотных активов и тем самым четко включать в расходы амортизационные отчисления, не переплачивая налог на прибыль.
Методика управленческого учета в холдинговой компании
Константин Утолин, финансовый директор компании "Кентавр Холдинг"
bud-tech.ru
Мы не создавали план счетов специально для управленческого учета, а выделяли бизнес-процессы и связанные с ними финансовые, материальные и документарные потоки. И учет строился на основе именно контроля (сбора и анализа информации) определенных "привязанных" к бизнес-процессам параметров (показателей) финансовых и материальных потоков.
В принципе, можно, конечно, сказать, что в результате и возник управленческий план счетов, но, повторюсь, специально такой задачи при создании системы управленческого учета мы не ставили.
То, что у нас получилось, изначально создавалось как инструмент для фиксации информации, которую в дальнейшем необходимо мониторить, контролировать и анализировать в целях управления. Поэтому основное отличие этого условного плана счетов от его бухгалтерского аналога – удобство для накапливания информации в необходимых для управления аналитических срезах и трансформация в удобочитаемую управленческую отчетность.
Поэтому в получившихся информационных разрезах появились решения, нестандартные по отношению к бухгалтерскому или налоговому учетам, но отвечающие требованиям полезности информации именно для задач управления.
Так, важная для оценки финансового состояния компании составляющая активов – незавершенное производство (НЗП). Здесь могут быть свои особенности, зависящие от отраслевой принадлежности компании.
К примеру, на предприятиях, выполняющих работы и предоставляющих услуги, незавершенное производство "…состоит из расходов на выполнение незаконченных работ (услуг), по которым предприятием еще не признан доход". А незавершенное строительное производство – это выполненные строительно-монтажные работы в их натуральном виде: в погонных, кубических, квадратных метрах, штуках, комплектах и других натуральных единицах измерения.
К незавершенному производству в строительстве относятся строительно-монтажные работы, выполненные подрядной организацией (с учетом работ, выполненных субподрядными организациями) как на не законченных строительных объектах, расчеты по которым осуществляются за объект в целом, так и на объектах, по которым до окончания строительства осуществляются промежуточные расчеты за выполненные работы.
При этом у строительной организации есть вероятность получения экономических выгод от использования в будущем незавершенного производства, поскольку незавершенные работы "находятся в процессе производства в целях дальнейшей продажи продукта производства". И потому в целях управленческого учета для фирмы, работающей в той или иной отрасли, требуется выработать более точно описанные способы учета подобных случаев применительно именно к ее сфере деятельности.
Пример 1. В бухгалтерском учете отсутствует понятие "готовые (выполненные) работы на складе" (по аналогии с понятием "готовая продукция"). Введение такого счета в управленческом плане счетов позволяет контролировать объемы выполненных строительных работ, которые по тем или иным причинам не сдаются заказчику. В классическом варианте их необходимо относить к "незавершенке", которая сама по себе относится к запасам.
Но в этом случае на одном счете оказывается как незавершенные производственные объекты, так и объекты, на которых все физические объемы работ реально выполнены. И для управленца-производственника это два весьма разных по смыслу понятия.
Для решения этой проблемы можно предложить ввести в системе управленческого учета еще один промежуточный счет "выполненные, но не принятые заказчиком работы", то есть объемы работ, на которые акты сдачи-приемки выставлены заказчику, но последним еще не подписаны.
Такое перемещение строительных работ по цепочке "незавершенное производство" – "готовые работы" – "выполненные, но не принятые работы" – "выполненные и принятые работы" позволяет не только следить за физическим состоянием выполняемых работ, но и строить отчеты о прибылях и убытках в различных срезах: прибыли и убытки заработанные, прибыли и убытки отложенные, прибыли и убытки "закопанные в землю" и т. д.
Пример 2. В строительстве, а также в других отраслях с аналогичным циклом производства (проектные работы, НИОКР), НЗП представляет задел на будущее, содержащий в себе потенциальную прибыль, которая в данный конкретный момент времени "зарыта в землю", но не дала "всходов".
Информация об этой "зарытой в землю" прибыли очень полезна для правильного осознания экономического положения компании в данный момент времени и принятия адекватных управленческих решений. Проблему можно решить с помощью метода "процент выполнения", рекомендуемого МСФО для признания доходов и расходов по договору подряда.
Согласно этому методу, доходы по договору подряда приводятся в соответствие с расходами, понесенными компанией в процессе достижения данной стадии завершенности подрядных работ. Метод представляет полезную информацию о продвижении работ и позволяет получить значения дохода и прибыли, потенциально заработанными, но не реализованными компанией на данный момент времени.
В управленческом плане счетов наибольшее число аналитик имеют затратные счета. А обусловлено это тем, что их снижение является приоритетом в операционной управленческой деятельности. Кроме того, это необходимо, чтобы максимально избавиться от счетов типа "Прочее", куда отвечающие за ведение учета сотрудники могут сбрасывать самые разные и никак не сгруппированные затраты. К тому же это позволяет точнее анализировать структуру расходов, что очень важно для оперативного управления рентабельностью.
Там, где это возможно и было сочтено целесообразным с точки зрения трудозатрат и усилий, мы используем метод многоуровневого распределения затрат, который основан на последовательном распределении накладных расходов непосредственно по определенным группам продукции/услуг. При использовании этого метода накладные расходы разделяются на распределяемые адресно и неадресно.
Первые определяются экспертным путем в ходе переговоров с менеджерами соответствующих отделов, вторые – по традиционному методу, основанному на расчете прямых затрат с учетом в качестве базы распределения затрат комбинации фонда заработной платы основных рабочих и затрат на электроэнергию (неадресные прямые затраты распределяются пропорционально этим общим расходам, приходящимся на производство той или иной продукции или услуги).
Этот метод позволяет более адекватно распределить накладные расходы по видам продукции/услуг и тем самым оценивать их себестоимость, влияющую на ассортимент и определяющую цены. Более простым способом может являться выбор в качестве базиса, согласно которому можно разносить косвенные затраты, оборота и разносить косвенные затраты по продуктам (услугам, проектам) пропорционально приходящемуся на них обороту.
В этом случае менее рентабельное направление (подразделение, проект, услуга, продукт) с большим оборотом будет нести большую нагрузку по расходам. Для реализации этого подхода эффективно создать матрицу расходов, представляющую собой прямоугольную таблицу (шахматку), в которой по вертикали перечислены все статьи затрат, а по горизонтали – центры ответственности (ЦО) или иные места возникновения затрат, которыми могут быть машины и механизмы, проекты, строительные объекты и т. д.
Преимущество такой логики анализа состоит в том, что она побуждает сначала концентрировать свое внимание на тех затратах, которые по своей природе являются переменными, а уж затем – на затратах, которые являются постоянными и невозвратными с точки зрения ценовых решений.
Важной для построения системы УУ является также стандартизация расходов по признаку контролируемые/не контролируемые. С этой целью также создается матрица-шахматка.
Пример. На пересечении статьи затрат с ЦО указывается, являются ли расходы по этой статье подконтрольными менеджеру ЦО. При разработке такой матрицы необходимо помнить, что статья подконтрольная менеджеру вышестоящего ЦО, может быть неподконтрольна менеджеру вложенного в него нижестоящего ЦО.
Наличие матриц прямых и косвенных, а также переменных и постоянных расходов существенно облегчает применение в компаниях метода прямого калькулирования (direct-costing) и расчета суммы покрытия (маржинальной прибыли), а матрицы контролируемых и неконтролируемых расходов – процесс идентификации менеджеров, ответственных за отклонения от бюджетных показателей.
Как и во многих компаниях, у нас есть некоторые отличия управленческой учетной политики от внешней.
Основные отличия:
Под затратами понимаются явные (фактические, расчетные) издержки предприятия, а под расходами – уменьшение средств предприятия или увеличение его долговых обязательств в процессе хозяйственной деятельности.
Расходы учитываются на основании документарного отражения использования сырья, материалов, услуг. А явные (расчетные) издержки – это выраженные в денежной форме фактические затраты, обусловленные приобретением и расходованием разных видов экономических ресурсов в процессе производства и обращения продукции, товаров или услуг.
Обобщенная группировка издержек (затрат):
Когда имеется информация сразу по всем направлениям классификации, возникают очень богатые возможности анализа. Можно, например, сопоставить потребление определенного вида ресурса в разных подразделениях, определить вклад каждого подразделения (в виде затрат) в производство каждого товара или оказание каждого вида услуг. Таким образом, потребности анализа делают желательным наличие информации о каждом виде затрат по каждому направлению классификации.
Также в управленческой учетной политике определен отличный от бухгалтерско-налоговой порядок формирования первоначальной стоимости основного средства и условий ее изменения.
Пример. Обязанность по закупке основных средств (автомобиля) для управляющей компании группы возложена на работника отдела закупок входящего в группу автотранспортного предприятия. Для выполнения этого задания указанный работник выезжает в местную командировку в автосалон, а потом – в страховую компанию.
Приобретенный автомобиль принимается к учету в управляющей компании. Что касается понесенных командировочных расходов, то их списание на расходы автотранспортного предприятия означает, с одной стороны, занижение первоначальной стоимости актива управляющей компании (автомобиля), с другой – завышение расходов автопредприятия.
Для исправления ситуации в бухгалтерском учете обеих бизнес-единиц потребовалось бы провести услугу предприятия, оказанную управляющей компании по приобретению автомобиля. Для этого, в свою очередь, необходимо оформить соответствующую документацию (договора, счета и т.д.) и осуществить соответствующие операции.
Все это достаточно трудозатратно для бухгалтерий обеих фирм. Кроме того, стоимость такой услуги может превысить командировочные расходы на сумму "накрученной" прибыли. В этом случае первоначальная стоимость автомобиля для управляющей компании не будет соответствовать реально инвестированным в него средствам. Для "очистки" первоначальной стоимости потребуются специальные элиминирующие проводки.
В управленческом учете, приняв некоторые допущения и применив нестандартные проводки, можно сформировать первоначальную стоимость объекта основных средств без всех этих сложностей, напрямую отнеся командировочные расходы работника автотранспортного предприятия на стоимость автомобиля управляющей компании.
При этом учет основных средств целесообразно делать сквозным – каждому еще только предполагаемому к закупке основному средству присваивается инвентарный номер в системе управленческого учета, который потом сопровождает это средство на всем его дальнейшем пути от поступления и ввода в эксплуатацию и до момента списания.
Это позволяет отслеживать состояние внеоборотных активов и тем самым четко включать в расходы амортизационные отчисления, не переплачивая налог на прибыль.
