Книга Александра Карпова

"Эффективная система бюджетирования и управленческого учета. Практические советы и рекомендации"
Бумажная версия: 260 руб. Электронная версия: 100 руб. Заказать книгу


Статья Александра Карпова "Признание дохода и дебиторской задолженности: возможный вариант отхода от классики"


Опыт компаний в постановке бюджетирования и управленческого учета > Бюджетирование и управленческий учет в компании Рембыттехника

Бюджетирование и управленческий учет в компании Рембыттехника

ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО

руководитель группы бизнес-инжиниринга и автоматизации холдинговой компании Юнайтед НордТатьяна Мурина, экономист по бюджетированию компании "Рембыттехника", г. Москва

Система бюджетирования и управленческого учета в компании Рембыттехника делает первые шаги

Система бюджетирования и управленческого учета компании "Рембыттехника" еще очень молодая. Ей пока только 5 месяцев. Бюджетирование и управленческий учет в нашей компании внедрялись для получения данных о возможном финансовом результате, о потребности в денежных средствах, о прогнозном товародвижении в дальнейшем – работа с экономическими показателями. При разработке системы бюджетирования и управленческого учета в компании Рембыттехника учитывался ряд требований, основные из которых были определены учредителями и финансовым директором.

Учредители хотели видеть прогнозный товарооборот в разрезе номенклатуры товара, для определения к закупу наиболее ликвидных моделей, а так же получить прогнозные экономические показатели. Для финансового директора было важно, чтобы система бюджетирования и управленческого учета позволяла эффективно управлять денежными потоками, определять суммы и сроки необходимого кредита.

Также система бюджетирования должна была давать возможность просчета различных схем кредитования. Таким образом, бюджетирование и управленческий учет для Рембыттехники - это прежде всего попытка спрогнозировать жизнедеятельность предприятия. Бюджетирование и управленческий учет нам также помогают и в части контроля. С помощью бюджетирования и управленческого учета мы сейчас выявляем проблемы товародвижения (сверхнормативный закуп, неликвиды) и денежных потоков на этапе планирования будущего периода.

В процессе бюджетирования и управленческого учета в компании "Рембыттехника" уже задействовано большинство подразделений и должностных лиц. Например, директор по маркетингу предоставляет информацию об объемах продаж на планируемый период. Начальник отдела оптовых продаж согласовывает данные по объему оптовых продаж и суммы кредитной массы товара. ОТиЗ, департамент обеспечения, бухгалтерия и прочие службы, осуществляющие расходы для нужд компании, участвуют в формировании расходов.

Главные бухгалтера субъектов формируют данные по налогам на основе данных по объемам продаж. Начальник экономического отдела занимается версткой расходной части бюджета доходов и расходов (постатейно), а экономист по бюджетированию формирует пономенклатурный бюджет продаж, пономенклатурный бюджет закупа, сводный бюджет расходов и бюджет доходов и расходов (БДР). Начальник финансового отдела составляет финансовый календарь и бюджет движения денежных средств (БДДС).

Наиболее активно система бюджетирования и управленческого учета используется пока финансовым отделом для контроля расхода денежных средств и учредителями для контроля за товарными и финансовыми потоками. Что касается моей роли в бюджетированиb, то помимо того, что уже было сказано, я непосредственно занимаюсь постановкой системы бюджетирования. В эту работу включается определение и формализация целей и задач бюджетирования, составление классификатора бюджетов, разработка схемы информационных потоков для построения бюджетных документов, разработка форм бюджетов, верстка бюджетов. Также я занимаюсь разработкой словаря терминов по управленческому учету и бюджетированию. Важной задачей является разработка регламента бюджетирования и формирования отчетов по исполнению бюджетов. Кроме того, я активно участвую в разработке управленческой учетной политики, обеспечивающей выполнение задач управления, а также в постановке задачи автоматизации управленческого учета.

Цели и задачи системы бюджетирования и управленческого учета компании "Рембыттехника"

Система бюджетирования и управленческого учета компании "Рембыттехника" должна позволять добиваться следующих целей (см. Рис. 1):
Рис.1. Цели и задачи системы бюджетирования и управленческого учета компании "Рембыттехника" Цели и задачи системы бюджетирования и управленческого учета компании Рембыттехника


1. Разработка базы исходных данных для проведения финансового анализа Компании Рембыттехника
ЗАДАЧИ:
a) Разработать и утвердить управленческую учетную политику, которая должна содержать:
  • управленческий план счетов с организацией аналитических уровней
  • методику учета
  • методику формирования и распределения затрат
  • правила формирования аналитических справочников
  • справочники: статей затрат, распределения затрат, групп ОС, мест хранения, подразделений (ЦФУ), видов деятельности (ЦФО), движения денежных средств, видов расчетов с поставщиками, видов расчетов с покупателями, ставок НДС, прочих доходов, прочих расходов, прибылей и убытков
    b) Разработать корреспонденцию счетов управленческого учета по операциям (документам), в разрезе видов учета
    c) Разработать и утвердить бюджетный план счетов с организацией аналитических уровней
    d) Разработать корреспонденцию бюджетных счетов по формам заявок и бюджетов
    e) Настройка 1С для ведения управленческого учета и бюджетирования
    2. Введение системы планирования и прогнозирования (в натуральных и денежных единицах показателей по Компании и в разрезе объектов бюджетирования)
    ЗАДАЧИ:
    a) Составление операционных Бюджетов по подразделениям (ЦФУ) и видам деятельности (ЦФО)
    b) Проведение (ознакомление с данными) план-фактного анализа по операционным бюджетам
    3. Прогноз финансово-экономического состояния Компании
    ЗАДАЧИ:
    a) Составление основных бюджетов в разрезе ЦФО (БДР, БДДС, ББЛ)
    b) Составление и ведение финансового календаря
    4. Согласование плановых показателей между подразделениями
    ЗАДАЧИ:
    a) Ввод системы "заявок в бюджет" на ТМЦ и ДС
    b) Составление подразделениями планов, согласование и утверждение сводных операционных бюджетов, доведение данных бюджетов до подразделений
    5. Оценка привлекательности новых товарных групп (бизнесов)
    ЗАДАЧИ:
    a) АВС анализ и маркетинговые исследования
    b) Составление бюджетов на основе данных ABC анализа и маркетинговых исследований
    c) Доведение данных ABC анализа и маркетинговых исследований до подразделений
    6. Создание нормативов для оценки результатов деятельности
    ЗАДАЧИ:
    a) Создание нормативов постоянных расходов на основе анализа статистических данных
    b) Разработка функций зависимости переменных расходов от объема реализации, разработка нормативов переменных расходов
    c) Создание нормативов затрат и финансового результата на рубль оборота, норматива рентабельности
    7. Ответственность руководителей различного уровня управления за предоставленные в их распоряжение ресурсы
    ЗАДАЧИ:
    a) Доведение утвержденных данных операционных бюджетов до подразделений (ЦФО)
    b) Получение данных план-фактного анализа от подразделений (ЦФО)
    c) Управление на основе данных флан-фактного анализа
    d) Мотивация по отрицательным итогам анализа
    8. Побудить менеджеров взять на себя ответственность за результаты своей работы (в соответствии с мотивацией)
    ЗАДАЧИ:
    a) Создание и ввод системы мотивации для менеджеров
    9. Вовлечение работников в реализацию целей Компании
    ЗАДАЧИ:
    a) Разработка и утверждение положения о бюджетном комитете
    b) Формирование и функционирование бюджетного комитета
    c) Наделение полномочиями работников участвующих в бюджетировании
    10. Возможность корректировки планов работы в зависимости от текущей ситуации в кратчайшие сроки, контроль за изменением финансовой ситуации
    ЗАДАЧИ:
    a) Ведение системы управленческого оперативного учета в 1С
    b) Ведение бюджетирования в программе 1С
    11. Введение сценарной системы бюджетирования – как гибкого инструмента планирования и управления
    ЗАДАЧИ:
    a) В условиях автоматизированного бюджетирования получение оптимистических и пессимистических бюджетов
    b) В условиях автоматизированного бюджетирования реализация возможности получения и оценки различного финансового результата путем изменения начальных данных (плана продаж, нормативов затрат, норм запасов и др.)
    12. Рост эффективности использования имеющихся в распоряжении компании ресурсов и повышение финансовой обоснованности. ЗАДАЧИ:
    a) Контроль и эффективное управление дебиторской, кредиторской задолженностью на этапе планирования (составление графиков платежей, финансового календаря)
    b) Контроль за состоянием ликвидности товаров. Планирование продаж и закупа с учетом ликвидности
    c) Контроль за закупом товара. Планирование поставок.
    d) Сравнительный анализ маржинального дохода разных товаров, товарных групп. Планирование продаж и закупа с учетом этого
    e) Сравнительный анализ рентабельности различных видов деятельности. Детализация планирования и форм бюджетов с учетом данных анализа рентабельности
    f) Контроль за доходностью активов. Планирование с учетов повышения эффективности доходности активов
    g) Возможность принятия управленческих решений на этапе планирования

    Оценка системы управленческого учета и бюджетирования компании "Рембыттехника"

    Если оценивать систему управленческого учета и бюджетирования компании "Рембыттехника" по пятибальной системе, то, скорее всего, пока мы работаем на троечку, но за такой короткий срок другого и не могло быть и мы это понимаем. Если говорить об основных недостатках нашей системы бюджетирования и управленческого учета, то пока в необходимом объеме не задействован коммерческий департамент нашей компании и пока у нас не составляется бюджет по балансовому листу (ББЛ).

    Что касается основных проблем системы бюджетирования нашей компании, то на данный момент их три. Одной из проблем является отсутствие организационной структуры, то есть в данном случае имеется в виду отсутствие четкого распределения функциональных обязанностей между подразделениями и сотрудниками компании, закрепленного в соответствующих регламентирующих документах. Поэтому мы приняли решение о разработке необходимых регламентирующих документов, которые позволили бы решить данную проблему.

    Вторая, существенная для нас проблема, это отсутствие данных для бюджетирования. Решение данной проблемы мы видим в принятии учетной политики, а также во внедрении системы автоматизации управленческого учета, построенного на принципах бухучета.

    Третью основную проблему бюджетирования и управленческого учета мы видим в отсутствии автоматизированной системы. Эта проблема действительно есть и она существенным образом сказывается на эффективности работы нашей системы бюджетирования и управленческого учета, но поскольку пока бюджетирование и управленческий учет очень сырое мы не видим смысла заниматься автоматизацией прямо сейчас.

    Что касается учетной политики компании "Рембыттехника", то она сейчас в процессе написания. На сегодняшний момент разработаны справочники видов деятельности он же ЦФО, подразделений (подвидов деятельности), статей затрат, статей транспортно-заготовительных расходов (ТЗР), статей прочих расходов, статей прочих доходов, операционных и внереализационных доходов, операционных и внереализационных расходов, статей кэш-фло (cash flow).

    Так же разработаны основные принципы ведения управленческого учета, но так как параллельно идет процесс автоматизации, то часть данных формуется в программе и формат этих данных по некоторым пунктам идет в разрез с учетной политикой. Поэтому для отладки процесса бюджетирования и управленческого учета используются данные, не согласующиеся с учетной политикой.

    Инвестиционный бюджет формируется своим чередом на основе данных плана инвестиций, так как план был рожден раньше бюджетирования.

    Хочется обратить внимание компаний, только планирующих внедрять у себя бюджетирование и управленческий учет на некоторые ошибки, которые могут быть при этом допущены. Например, в нашей компании пытались получать БДДС, минуя БДР.

    Также была попытка построения система бюджетирования при отсутствии сбалансированного управленческого учета. Нельзя без управленческого учета поставить бюджетирование, процесс постановки бюджетирования должен начинаться после завершения постановки управленческого учета, но в учете должна быть отражена необходимая для бюджетирования детализация. В противном случае возникает полнейшая путаница.

    Сформировали бюджеты с одной детализацией, прошло время, в управленческого учете приняли решение о получении данных с другой детализацией. В итоге по завершению периода невозможно проанализировать данные бюджетов, так как они имеют отличный формат от фактических данныхх. Управленческий учет должен быть полностью формализован. В противном случае он будет динамичен и будут возникать только что упомянутые проблемы.

    Не нужно пытаться составить в первую очередь те бюджеты, которые по вашему усмотрению наиболее важные. Процесс составление бюджетов – это процесс выполнения операций в строгой последовательности. Сейчас в компании "Рембыттехника" уже есть понимание, что прежний подход не позволит построить действительно комплексную систему бюджетирования, поэтому мы активно устраняем эти недостатки.

    Бюджетов в Рембыттехнике уже много, но финансирование пока в основном выделяется по велению "партии"

    Сейчас в компании "Рембыттехника" используется порядка 30 бюджетов (см. Рис.2). Все бюджеты составляются в разрезе видов деятельности, а бюджеты расходов в разрезе статей затрат. Бюджеты продаж содержат несколько аналитических срезов: номенклатура товара, виды торговли (опт, розница), салоны.

    Бюджет закупа у нас представлен в разрезе номенклатуры товара. Финансовый календарь составляется подекадно в разрезе статей кэш-фло (cash flow), а БДДС помесячно в разрезе статей кэш-фло, которые связаны со статьями затрат. Операционные бюджеты служат для верстки основных бюджетов, а так же для контроля за доходами и расходами служб компании.

    Основные бюджеты используются для контроля. БДР используется учредителями для утверждения бюджетов, для контроля финансовых результатов работы компании. БДДС используется финансовым директором и учредителями для утверждения бюджетов, принятия решения по привлечению кредитных средств.

    Рис.2. Классификатор бюджетов компании "Рембыттехника"
    Классификатор бюджетов компании Рембыттехника


    Для контроля исполнение бюджетов создаются отчеты по исполнению бюджетов, аналогичные бюджетным документам, но имеющие дополнительные графы (факт, отклонение). Сотрудники, участвующие в бюджетировании, должны предоставить данные в бюджет к определенному сроку. Сотрудники экономического и финансового отдела к определенному сроку составляют бюджеты, и документы для подведения итогов и анализа бюджетов (факт - план =отклонение).

    Мы стремимся к тому, чтобы финансирование для подразделений выделялось на основе данных финансового календаря и БДДС. Хотя поскольку бюджетирование у нас действует недавно, то в основном пока финансирование выделяется по велению "партии и правительства" (учредителей). Что касается материальных ресурсов, то они уже преимущественно выделяются в соответствии с заявками подразделений, которые были включены в бюджет.

    Пока, конечно же, не всем подразделениям Рембыттехники точно понятно, что им нужно делать в процессе бюджетирования. Так как бюджеты служб помимо расходной части содержат информацию о платежах, то зачастую людям не понятно, что и куда и зачем заполнить. На предприятии установлена система внутренней электронной почты. И сотрудники всегда имеют возможность, обратится в экономический отдел или финансовый отдел за разъяснениями и получить ответ. Тем не менее, нам удалось достичь того, что результат исполнения БДДС сейчас по расходной части получается примерно с 15% отклонением.

    О ходе проекта по постановке бюджетирования и управленческого учета в компании Рембыттехника

    Инициатором внедрения бюджетирования и управленческого учета в компании "Рембыттехника" были учредители. При постановке бюджетирования и управленческого учета генеральный директор курировал все основные вопросы. Проект по постановке бюджетирования и управленческого учета идет 6-й месяц, но мы уже на финишной прямой. На сегодняшний момент реализованы следующие задачи:
    1. Утверждена организационная структура предприятия.
    2. Согласована и утверждена управленческая учетная политика.
    3. Разработаны: классификатор бюджетов, формы бюджетов, схема информационных протоков бюджетов, бюджетный план счетов.
    4. Сформированы первые пилотные квартальные бюджеты с помесячной разбивкой.
    5. Сформированы отчеты по исполнению бюджетов.
    6. Проведен анализ данных, анализ схемы информационных потоков, анализ последовательности формирования бюджетов и т.д.
    7. Разработан регламент, окончательные формы бюджетных документов.

    При этом в ходе проекта штат финансовой дирекции увеличился всего на одного сотрудника. Основные проблемы, с которыми мы столкнулись при выполнении проекта по постановке бюджетирования и управленческого учета, носят и методический и организационный характер. Например, до сих пор нет функционирующего управленческого учета, вследствие чего не возможно построить некоторые бюджеты. Нет понимания и откровенное противостояние отдельных ключевых лиц. С их стороны есть опасение, что придется нести материальное наказание по системе стимулирования.

    Неправильная или несоюзная деятельность руководства в вопросах автоматизации управленческого учета и системы бюджетирования. Компанией Рембыттехника выбран такой путь к бюджетированию и управленческому учету, который предполагает использование метода проб и ошибок. Поэтому, сначала, делаем черновой бюджет, затем проводим его анализ, а потом занимаемся формализацией бизнес-процессов. Кстати, у нас на предприятии параллельно проекту постановки бюджетирования и управленческого учета идет внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартом ISO:9001-2000. В ходе этого процесса запланировано описание всех бизнес-процессов компании. Ответственный за этот проект директор по качеству и развитию.

    Сейчас мы понимаем, что не совсем все делали так как нужно было бы делать. Любые нововведения воспринимаются людьми в штыки, поэтому нам необходимо было провести соответствующие мероприятия. Не нужно пугать людей вводом системы стимулирования. Люди напугались так, что готовы все, что связано с бюджетированием и управленческим учетом отрицать не глядя, хотя в открытую ничего не говорится (придирки, промедления, не понимание и пр.)

    Для тех компании, кто начинает заниматься постановкой бюджетирования и управленческого учета, могу дать несколько советов.



    Совет для руководителя: будьте готовы к началу политических войн внутри коллектива.

    Совет для постановщика бюджетирования и управленческого учета: главное четкое понимание процесса, а затем обязательная его формализация. Если до старта полное понимание не наступает - начинайте, по ходу разберетесь что к чему. Но потом необходимо все проанализировать и разложить по полочкам. И затем прописать. А уж потом бюджетировать.






    Свои комментарии к опыту постановки бюджетирования и управленческого учета в данной компании Вы можете направлять по адресу budgeting@bk.ru, указав свое Ф.И.О., должность и название организации, в которой Вы работаете. Ваши комментарии будут размещены в конце данной страницы сайта.

    Если у Вас есть практический опыт во внедрении и автоматизации бюджетирования и управленческого учета, которым Вы бы хотели поделиться с посетителями сайта www.bud-tech.ru, то Вы можете прислать его описание по электронной почте budgeting@bk.ru.

    Ваши материалы будут размещены в разделе "Опыт компаний в постановке бюджетирования и управленческого учета".

    В будущем они могут войти в новые издания книг по бюджетированию и управленческому учету, так как это уже было сделано при выпуске серии книг "100% практического бюджетирования" и книги "Постановка и автоматизация управленческого учета".

    Кроме того по адресу budgeting@bk.ru Вы можете направлять свои предложения по улучшению и возможному дальнешейму развитию раздела "Опыт компаний в постановке бюджетирования и управленческого учета".




  • Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru