Электронные курсы > Технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета > Часть 8. Настройка регламента бюджетирования и контроль его исполнения
В этой части электронного курса "Технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета" будет подробно рассмотрена технология автоматизации регламента бюджетирования и управленческого учета.
Для того чтобы настроить (или просмотреть) регламент бюджетирования (подробно о регламенте бюджетирования написано в Книге 2 "Регламент системы бюджетирования" (Серия книг "100% практического бюджетирования"), нужно навести курсор мыши на окошко со списком моделей, нажать правую кнопку мыши и выбрать в контекстном меню пункт «Регламент».
После этого откроется форма для настройки регламента бюджетирования (см. Рис. 1). Если пока еще не создан ни один регламент бюджетирования, то в полях «Регламент» и «Текущий» будет написано «Отсутствует».
При этом есть два варианта формы для настройки и контроля исполнения регламента бюджетирования (Формат 1 и Формат 2). По сути, они ничем не отличаются. Разница заключается только в интерфейсе.
Рис. 1. Форма для настройки регламента бюджетирования
Кроме того, в ходе реализации бюджетов может потребоваться их корректировка, а для этого также нужен отдельный регламент. Поэтому должна быть возможность создания нескольких регламентов бюджетирования в рамках одной модели.
Если в бюджетной модели есть несколько регламентов, то один из них нужно выбрать действующим (текущим) на настоящий момент времени. Для этого после выбора регламента из списка нужно нажать кнопку «Сделать текущим» (см. Рис. 1).
Для того чтобы создать новый регламент бюджетирования, нужно нажать на кнопку «Добавить». После этого появится форма для ввода названия регламента (см. Рис. 2).
Рис. 2. Создание нового регламента бюджетирования
Затем появится форма для настройки регламента бюджетирования (см. Рис. 3). В регламент выводятся только те бюджеты, у которых есть строки ввода и нормативы, т.к. строки типа «Формула» и «Журнал проводок» рассчитываются на основе формул или данных из журнала проводок, соответственно.
Рис. 3. Пример формы для настройки регламента бюджетирования
Таким образом, по каждой строке ввода и нормативу нужно заполнить соответствующие поля в регламенте бюджетирования.
Часть полей заполняются при настройке регламента бюджетирования, а остальные – уже непосредственно в процессе подготовки и согласования бюджетов.
При настройке регламента бюджетирования нужно заполнить следующие поля: подготовка бюджета:
- ответственный (пользователь системы, отвечающий за подготовку бюджета);
- дата подготовки (крайний срок подготовки бюджета); согласование бюджета:
- ответственный (пользователь системы, отвечающий за согласование бюджета);
- дата проверки (крайний срок предоставления последних замечаний к проекту бюджета);
- дата согласования (крайний срок окончательного согласования проекта бюджета); утверждение:
- ответственный (пользователь системы, отвечающий за окончательное утверждение бюджета).
Остальные поля заполняются при подготовке, согласовании и утверждении бюджетов. Причем часть из этих полей заполняется автоматически.
На самом деле, конечно же, при разработке бюджетов может быть несколько различных промежуточных уровней проверки и согласования бюджетов. Конкретная процедура во многом зависит от организационно-функциональной структуры компании.
В ПК "ИНТЕГРАЛ" принята следующая логика. В качестве ответственного за подготовку бюджета может быть назначен руководитель (или специалист) соответствующей структурной единицы.
Ответственным за согласование бюджета может быть руководитель (или специалист) финансово-экономической службы, т.к. именно данная структурная единица должна выполнять роль координатора и основного контролера бюджетного процесса в компании. Более подробно о функциях финансово-экономической службы в бюджетном процессе можно прочитать в Книге 5 "Роль финансовой дирекции в бюджетировании" (Серия книг "100% практического бюджетирования").
Ответственным за утверждение может быть генеральный директор (или финансовый директор, если генеральный директор не является пользователем автоматизированной системы бюджетирования). Даже если в информационной системе ответственным за утверждение является финансовый директор, то все равно окончательное решение по утверждению бюджетов принимает генеральный директор. Более подробно о функциях генерального директора в бюджетном процессе можно прочитать в Книге 6 "Роль генерального директора в бюджетировании" (Серия книг "100% практического бюджетирования").
Как правило, в любом варианте есть свои плюсы и минусы. Если ответственными назначать тех, кто непосредственно выполняет определенную функцию (составляет или проверяет бюджеты), тогда в качестве ответственных за подготовку и согласование нужно указывать конкретных специалистов. Но при этом получается, что руководители не будут записаны в автоматизированной системе в качестве ответственных (хотя их ответственность за исполнение регламента бюджетирования может быть прописана в Положении о бюджетировании).
Если ответственными за подготовку и согласование назначать руководителей структурных единиц, то в таком случае, наоборот, специалисты не будут записаны в автоматизированной системе в качестве ответственных. Хотя опять же эта ответственность может быть зафиксирована в Положении о бюджетировании.
Нужно обратить внимание на то, что если кто-то из сотрудников компании не указан в качестве ответственных в регламенте (в информационной системе), это вовсе не значит, что он не может быть пользователем системы. Например, если в качестве ответственного за подготовку бюджета продаж указан директор по маркетингу и продажам, то вовсе не обязательно, чтобы он сам заполнял этот бюджет.
Проект бюджета продаж могут готовить специалисты отдела маркетинга. Они могут являться пользователями системы и вносить данные непосредственно в систему. После того как они это сделают, директор по маркетингу и продажам может быть проинформирован обычным способом (устно при личной встрече, по телефону, по электронной почте), а не через регламент программного модуля.
Если у директора по маркетингу и продажам не будет замечаний, то он как ответственный за подготовку бюджета продаж может сделать соответствующие отметки в регламенте бюджетирования в программном модуле. Если не согласен, то опять же обычным способом он может проинформировать об этом непосредственных исполнителей. Аналогичным образом можно организовать и работу по проверке и согласованию.
Если ответственным за согласование записан финансовый директор, то это не значит, что сотрудники финансовой службы не могут быть пользователями системы и не иметь доступ к бюджетам, составленным в программном модуле. Они могут проверять эти бюджеты и одним из обычных способов информировать финансового директора о наличии или отсутствии замечаний к проектам бюджетов. Соответственно, необходимые отметки в регламенте информационной системы может делать непосредственно финансовый директор.
Аналогичным образом можно поступить и со всеми остальными функциональными (и/или бизнес-блоками) компании. То есть, если придерживаться такого подхода, то получается что ответственными за подготовку бюджетов будут топ-менеджеры компании, то есть члены бюджетного комитета. Подробнее о бюджетном комитете можно прочитать в Книге 7 "Бюджетный комитет компании" (Серия книг "100% практического бюджетирования")
В общем, возможны различные варианты организации автоматизированного контроля исполнения регламента бюджетирования.
Таким образом, при настройке регламента бюджетирования в поле «Подготовка бюджетов» нужно заполнить две колонки: «Ответственный» и «Дата подготовки». В поле «Согласование бюджетов» нужно заполнить три колонки: «Ответственный», «Дата проверки», «Дата согласования». И, наконец, в поле «Утверждение» нужно заполнить колонку «Ответственный». Логика таких настроек следующая. В начале определяются ответственные и сроки подготовки бюджетов. Затем – ответственные и сроки проверки бюджетов и их согласования, которое должно быть сделано перед окончательным утверждением.
Форму настройки регламента может заполнять только Администратор базы. Каждый пользователь системы, открыв регламент, будет видеть всех ответственных и сроки подготовки бюджетов. Но при этом он сможет ставить соответствующие галочки о подготовке (согласовании или утверждении) только у тех бюджетов и строк, которые он в соответствии с регламентом должен заполнить, проверить и согласовать.
На рисунке 4 представлен пример настройки регламента бюджета продаж. В этой модели в бюджете продаж есть строка ввода «Объем продаж» и норматив «Цена продукции». В соответствующих колонках зафиксированы ответственные и сроки подготовки, проверки и согласования данных строк бюджета продаж (см. Рис. 4).
Рис. 4. Пример настройки регламента бюджета продаж
Настройку регламента бюджетирования можно считать законченной, когда будут заполнены все необходимые поля для всех строк ввода и нормативов, используемых в бюджетной модели.
подготовка бюджета:
- подготовлен (ответственный за подготовку ставит в этом поле галочку);
- дата (заполняется автоматически в момент установки галочки); согласование бюджета:
- согласован (ответственный за проверку и согласование ставит в этом поле галочку);
- дата (заполняется автоматически в момент установки галочки); утверждение:
- утверждено (ответственный за утверждение ставит в этом поле галочку).
Итак, когда пользователь, отвечающий за подготовку бюджета, посчитает, что он свою работу выполнил, он открывает регламент и ставит галочку в поле «Подготовка». Поле «Дата» заполняется автоматически. При этом появится форма, в которую нужно внести название сообщения.
После этого появится форма для записи сообщения (см. Рис. 5). Сообщение может состоять всего из пары слов. Либо в нем могут быть даны комментарии, поясняющие, почему строка бюджета была спланирована именно так.
Рис. 5. Пример составления сообщения о подготовке строки бюджета
Теперь, когда регламент откроет пользователь, отвечающий за проверку и согласование данной строки бюджета, то он увидит, что ответственный за подготовку, свою функцию выполнил. Это будет видно потому, что в поле «Подготовка бюджетов» будет стоять галочка и дата подготовки.
В поле «Тип» будет нарисован красный квадратик, а не зеленая галочка. Кроме того, в поле «Сообщение» будет высвечиваться количество непросмотренных сообщений (см. Рис. 6).
Рис. 6. Пример информирования ответственного за проверку и согласование о подготовке бюджета
Ответственный за проверку и согласование бюджета может либо поставить галочку в поле «Согласован», либо, при наличии замечаний, снять галочку в поле «Подготовка».
В первом случае (если ставится галочка о согласовании) автоматически заполняется поле с датой согласования. И если ответственный за утверждение бюджетов откроет регламент бюджетирования, то он увидит, что соответствующая строка бюджета согласована. Он также может либо поставить галочку в поле «Утверждено», либо снять галочку в поле «Согласовано».
Во втором варианте (если снимается галочка о подготовке) ответственный за согласование также должен написать сообщение с замечаниями (см. Рис. 7). При этом галочка в поле «Подготовка» снимается, и поле «Дата» также очищается.
Рис. 7. Пример формирования замечаний к проекту бюджета продаж
Если ответственный за подготовку бюджета снова откроет регламент бюджетирования, то он увидит, что его проект бюджета не принят, и нужно устранить замечания (см. Рис. 8).
Рис. 8. Пример информирования ответственного за подготовку о наличии замечаний к бюджету
Для того чтобы просмотреть замечание, можно нажать левую кнопку мыши на поле «Просмотр». После чего появится окно с сообщением (см. Рис. 9).
Рис. 9. Пример просмотра сообщения с замечаниями к бюджету
После того как ответственный за подготовку бюджета продаж учтет замечания, он опять ставит галочку в поле «Подготовка» и заполняет форму с комментариями (см. Рис. 10).
Рис. 10. Пример составления сообщения о корректировке строки бюджета
Если теперь бюджет соответствует всем основным требованиям, то ответственный за проверку и согласование может поставить галочку в поле «Согласован» и написать соответствующие комментарии (см. Рис. 11).
Рис. 11. Пример составления сообщения о проверке и согласовании бюджета
Ответственный за утверждение может либо принять бюджет, либо отклонить. Во втором случае ему следует убрать галочку в поле «Согласован» и написать свои замечания (см. Рис. 12).
Рис. 12. Пример информирования ответственного за проверку и согласование о наличии замечаний к бюджету
То есть ответственный за утверждение может либо поставить галочку в поле «Утверждено», либо снять галочку в поле «Согласован». Снять галочку в поле «Подготовлен» он не может. Данную галочку может снимать ответственный за проверку и согласование бюджета. Так сделано специально, чтобы не нарушить общую логику подготовки, проверки, согласования и утверждение бюджетов.
Таким образом, после получения замечаний от ответственного за утверждение бюджета ответственный за проверку и согласование снимает галочку в поле «Подготовлен».
После того как ответственный за подготовку учтет все замечаня, он опять ставит галочку о подготовке. Ответственный за согласование увидит, что галочка поставлена и если замечаний больше не будет, он ставит галочку в поле «Согласован». Ответственный за утверждение также может либо принять бюджет, либо написать замечания.
Для этого нужно убрать галочку «Согласовано». Соответственно, отвечающий за согласование увидит, что бюджет не принят, и есть определенные замечания. Поэтому он формирует свои замечания к ответственному за подготовку бюджета, и процедура повторяется. Естественно, что вся эта процедура может повторяться не один раз. При этом вся переписка с замечаниями сохраняется.
Следует обратить внимание на то, что галочку «Утверждено» может ставить и снимать только ответственный за утверждение бюджета. То есть данная галочка нужна только ответственному за утверждение, чтобы ему не нужно было вспоминать, утвердил ли он тот или иной бюджет или нет.
Если по каким-либо причинам ответственный за утверждение посчитает, что какой-то бюджет нужно переделать, то ему сначала нужно снять галочку в поле «Утверждено», а потом уже снять галочку в поле «Согласовано» и написать замечания.
В любой момент времени пользователь может просмотреть всю переписку, которая велась по конкретной строке бюджета. Для этого нужно нажать левую кнопку мыши на поле «Переписка». После чего появится окно со всеми сообщениями (см. Рис. 13).
Рис. 13. Пример просмотра переписки по конкретной статье бюджета
Такая переписка потом может помочь разобраться в причинах срыва сроков подготовки бюджетов, если такое произойдет.
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
Часть 8. Настройка регламента бюджетирования и контроль его исполнения
В этой части электронного курса "Технология автоматизации бюджетирования и управленческого учета" будет подробно рассмотрена технология автоматизации регламента бюджетирования и управленческого учета.
Для того чтобы настроить (или просмотреть) регламент бюджетирования (подробно о регламенте бюджетирования написано в Книге 2 "Регламент системы бюджетирования" (Серия книг "100% практического бюджетирования"), нужно навести курсор мыши на окошко со списком моделей, нажать правую кнопку мыши и выбрать в контекстном меню пункт «Регламент».После этого откроется форма для настройки регламента бюджетирования (см. Рис. 1). Если пока еще не создан ни один регламент бюджетирования, то в полях «Регламент» и «Текущий» будет написано «Отсутствует».
При этом есть два варианта формы для настройки и контроля исполнения регламента бюджетирования (Формат 1 и Формат 2). По сути, они ничем не отличаются. Разница заключается только в интерфейсе.
Создание и настройка регламента бюджетирования
Кроме того, в ходе реализации бюджетов может потребоваться их корректировка, а для этого также нужен отдельный регламент. Поэтому должна быть возможность создания нескольких регламентов бюджетирования в рамках одной модели.
Если в бюджетной модели есть несколько регламентов, то один из них нужно выбрать действующим (текущим) на настоящий момент времени. Для этого после выбора регламента из списка нужно нажать кнопку «Сделать текущим» (см. Рис. 1).
Для того чтобы создать новый регламент бюджетирования, нужно нажать на кнопку «Добавить». После этого появится форма для ввода названия регламента (см. Рис. 2).
Часть полей заполняются при настройке регламента бюджетирования, а остальные – уже непосредственно в процессе подготовки и согласования бюджетов.
При настройке регламента бюджетирования нужно заполнить следующие поля:
- ответственный (пользователь системы, отвечающий за подготовку бюджета);
- дата подготовки (крайний срок подготовки бюджета);
- ответственный (пользователь системы, отвечающий за согласование бюджета);
- дата проверки (крайний срок предоставления последних замечаний к проекту бюджета);
- дата согласования (крайний срок окончательного согласования проекта бюджета);
- ответственный (пользователь системы, отвечающий за окончательное утверждение бюджета).
Остальные поля заполняются при подготовке, согласовании и утверждении бюджетов. Причем часть из этих полей заполняется автоматически.
На самом деле, конечно же, при разработке бюджетов может быть несколько различных промежуточных уровней проверки и согласования бюджетов. Конкретная процедура во многом зависит от организационно-функциональной структуры компании.
В ПК "ИНТЕГРАЛ" принята следующая логика. В качестве ответственного за подготовку бюджета может быть назначен руководитель (или специалист) соответствующей структурной единицы.
Ответственным за согласование бюджета может быть руководитель (или специалист) финансово-экономической службы, т.к. именно данная структурная единица должна выполнять роль координатора и основного контролера бюджетного процесса в компании. Более подробно о функциях финансово-экономической службы в бюджетном процессе можно прочитать в Книге 5 "Роль финансовой дирекции в бюджетировании" (Серия книг "100% практического бюджетирования").
Ответственным за утверждение может быть генеральный директор (или финансовый директор, если генеральный директор не является пользователем автоматизированной системы бюджетирования). Даже если в информационной системе ответственным за утверждение является финансовый директор, то все равно окончательное решение по утверждению бюджетов принимает генеральный директор. Более подробно о функциях генерального директора в бюджетном процессе можно прочитать в Книге 6 "Роль генерального директора в бюджетировании" (Серия книг "100% практического бюджетирования").
Как правило, в любом варианте есть свои плюсы и минусы. Если ответственными назначать тех, кто непосредственно выполняет определенную функцию (составляет или проверяет бюджеты), тогда в качестве ответственных за подготовку и согласование нужно указывать конкретных специалистов. Но при этом получается, что руководители не будут записаны в автоматизированной системе в качестве ответственных (хотя их ответственность за исполнение регламента бюджетирования может быть прописана в Положении о бюджетировании).
Если ответственными за подготовку и согласование назначать руководителей структурных единиц, то в таком случае, наоборот, специалисты не будут записаны в автоматизированной системе в качестве ответственных. Хотя опять же эта ответственность может быть зафиксирована в Положении о бюджетировании.
Нужно обратить внимание на то, что если кто-то из сотрудников компании не указан в качестве ответственных в регламенте (в информационной системе), это вовсе не значит, что он не может быть пользователем системы. Например, если в качестве ответственного за подготовку бюджета продаж указан директор по маркетингу и продажам, то вовсе не обязательно, чтобы он сам заполнял этот бюджет.
Проект бюджета продаж могут готовить специалисты отдела маркетинга. Они могут являться пользователями системы и вносить данные непосредственно в систему. После того как они это сделают, директор по маркетингу и продажам может быть проинформирован обычным способом (устно при личной встрече, по телефону, по электронной почте), а не через регламент программного модуля.
Если у директора по маркетингу и продажам не будет замечаний, то он как ответственный за подготовку бюджета продаж может сделать соответствующие отметки в регламенте бюджетирования в программном модуле. Если не согласен, то опять же обычным способом он может проинформировать об этом непосредственных исполнителей. Аналогичным образом можно организовать и работу по проверке и согласованию.
Если ответственным за согласование записан финансовый директор, то это не значит, что сотрудники финансовой службы не могут быть пользователями системы и не иметь доступ к бюджетам, составленным в программном модуле. Они могут проверять эти бюджеты и одним из обычных способов информировать финансового директора о наличии или отсутствии замечаний к проектам бюджетов. Соответственно, необходимые отметки в регламенте информационной системы может делать непосредственно финансовый директор.
Аналогичным образом можно поступить и со всеми остальными функциональными (и/или бизнес-блоками) компании. То есть, если придерживаться такого подхода, то получается что ответственными за подготовку бюджетов будут топ-менеджеры компании, то есть члены бюджетного комитета. Подробнее о бюджетном комитете можно прочитать в Книге 7 "Бюджетный комитет компании" (Серия книг "100% практического бюджетирования")
В общем, возможны различные варианты организации автоматизированного контроля исполнения регламента бюджетирования.
Таким образом, при настройке регламента бюджетирования в поле «Подготовка бюджетов» нужно заполнить две колонки: «Ответственный» и «Дата подготовки». В поле «Согласование бюджетов» нужно заполнить три колонки: «Ответственный», «Дата проверки», «Дата согласования». И, наконец, в поле «Утверждение» нужно заполнить колонку «Ответственный». Логика таких настроек следующая. В начале определяются ответственные и сроки подготовки бюджетов. Затем – ответственные и сроки проверки бюджетов и их согласования, которое должно быть сделано перед окончательным утверждением.
Форму настройки регламента может заполнять только Администратор базы. Каждый пользователь системы, открыв регламент, будет видеть всех ответственных и сроки подготовки бюджетов. Но при этом он сможет ставить соответствующие галочки о подготовке (согласовании или утверждении) только у тех бюджетов и строк, которые он в соответствии с регламентом должен заполнить, проверить и согласовать.
На рисунке 4 представлен пример настройки регламента бюджета продаж. В этой модели в бюджете продаж есть строка ввода «Объем продаж» и норматив «Цена продукции». В соответствующих колонках зафиксированы ответственные и сроки подготовки, проверки и согласования данных строк бюджета продаж (см. Рис. 4).
Контроль исполнения регламента бюджетирования
- подготовлен (ответственный за подготовку ставит в этом поле галочку);
- дата (заполняется автоматически в момент установки галочки);
- согласован (ответственный за проверку и согласование ставит в этом поле галочку);
- дата (заполняется автоматически в момент установки галочки);
- утверждено (ответственный за утверждение ставит в этом поле галочку).
Итак, когда пользователь, отвечающий за подготовку бюджета, посчитает, что он свою работу выполнил, он открывает регламент и ставит галочку в поле «Подготовка». Поле «Дата» заполняется автоматически. При этом появится форма, в которую нужно внести название сообщения.
После этого появится форма для записи сообщения (см. Рис. 5). Сообщение может состоять всего из пары слов. Либо в нем могут быть даны комментарии, поясняющие, почему строка бюджета была спланирована именно так.
В поле «Тип» будет нарисован красный квадратик, а не зеленая галочка. Кроме того, в поле «Сообщение» будет высвечиваться количество непросмотренных сообщений (см. Рис. 6).
В первом случае (если ставится галочка о согласовании) автоматически заполняется поле с датой согласования. И если ответственный за утверждение бюджетов откроет регламент бюджетирования, то он увидит, что соответствующая строка бюджета согласована. Он также может либо поставить галочку в поле «Утверждено», либо снять галочку в поле «Согласовано».
Во втором варианте (если снимается галочка о подготовке) ответственный за согласование также должен написать сообщение с замечаниями (см. Рис. 7). При этом галочка в поле «Подготовка» снимается, и поле «Дата» также очищается.
Таким образом, после получения замечаний от ответственного за утверждение бюджета ответственный за проверку и согласование снимает галочку в поле «Подготовлен».
После того как ответственный за подготовку учтет все замечаня, он опять ставит галочку о подготовке. Ответственный за согласование увидит, что галочка поставлена и если замечаний больше не будет, он ставит галочку в поле «Согласован». Ответственный за утверждение также может либо принять бюджет, либо написать замечания.
Для этого нужно убрать галочку «Согласовано». Соответственно, отвечающий за согласование увидит, что бюджет не принят, и есть определенные замечания. Поэтому он формирует свои замечания к ответственному за подготовку бюджета, и процедура повторяется. Естественно, что вся эта процедура может повторяться не один раз. При этом вся переписка с замечаниями сохраняется.
Следует обратить внимание на то, что галочку «Утверждено» может ставить и снимать только ответственный за утверждение бюджета. То есть данная галочка нужна только ответственному за утверждение, чтобы ему не нужно было вспоминать, утвердил ли он тот или иной бюджет или нет.
Если по каким-либо причинам ответственный за утверждение посчитает, что какой-то бюджет нужно переделать, то ему сначала нужно снять галочку в поле «Утверждено», а потом уже снять галочку в поле «Согласовано» и написать замечания.
В любой момент времени пользователь может просмотреть всю переписку, которая велась по конкретной строке бюджета. Для этого нужно нажать левую кнопку мыши на поле «Переписка». После чего появится окно со всеми сообщениями (см. Рис. 13).
|
Если у Вас возникли какие-то вопросы по данному курсу Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Ответы на Ваши вопросы будут направлены в течение нескольких дней с момента получения. Кроме того по адресу budgeting@bk.ru Вы можете направлять свои предложения по улучшению и возможному дальнейшему развитию раздела "Электронные курсы по бюджетированию и управленческому учету". |
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
