Статьи > Бюджетирование и управленческий учет как инструмент управления > Учет. Принципы и концепция учета
Александр Карпов, директор и ведущий консультант Компании РиК, основатель проекта bud-tech.ru, президент Ассоциации эффективного бизнеса, основатель бизнес-школы "Первая школа предпринимателей", автор серии книг "100% практического бюджетирования" и книги "Постановка и автоматизация управленческого учета"
bud-tech.ru
Процесс учета, в отличие от планирования, является не таким уж и сложным с методологической и организационной точки зрения.
Это связано с тем, что учет гораздо легче формализовать, чем планирование. Но это вовсе не означает, что наладить нормальный учет в компании можно очень быстро, легко и практически без особых усилий.
Учет от планирования отличает то, что в данной процедуре, как правило, гораздо больше объем работ. В идеале, процедура планирования осуществляется один раз на весь период планирования, а учетом нужно заниматься каждый день, поскольку каждый день осуществляются определенные хозяйственные операции.
Безусловно, планы очень часто приходится корректировать, но, тем не менее, объем работ в учете больше чем в планировании. Правда, это в основном техническая работа, связанная с вводом данных о совершенных хозяйственных операциях.
На самом деле по ряду причин в некоторых компаниях учет может быть настолько запутанным, что приходится тратить очень много времени на разработку и внедрение системы управленческого учета, которая бы давала информацию об истинном положении дел. Причем это время уходит именно на содержательную, а не на техническую работу.
Ведь не секрет, что в некоторых компаниях управленческая отчетность значительно отличается от бухгалтерской. Поэтому в таких случаях бухгалтерские отчеты нельзя использовать для принятия решений. Для этих целей нужно применять именно управленческие отчеты.
Но даже в таких запутанных ситуациях нужно ОДИН РАЗ потратить время на то, чтобы их распутать, то есть разработать такую методологию и процедуру учета, которая позволяла бы получать нужную управленческую отчетность на основе четкой технологии, которую можно формализовать, а потом и автоматизировать.
Что касается методики планирования, то на практике приходится ОЧЕНЬ ЧАСТО вносить в нее определенные коррективы, которые позволяют улучшать качество планирования. К сожалению, методику планирования, в отличие от методики учета, очень сложно формализовать (за исключением некоторых, очень простых случаев).
При построении системы учета необходимо проработать два основных аспекта: методологический аспект учета;
организационный аспект учета.
Необходимо тщательно подойти к проработке и методологии, и организации процесса учета. Иначе качество отчетов будет низким, а значит и степень управляемости компанией будет невысокой. Ведь учет, так же как и планирование, вносит свой вклад в управляемость компании.
Можно сделать очень хорошую методику учета, но если не будет проработана организационная процедура (кто, что, когда должен делать), то отчеты или вообще не будут формироваться или их качество будет очень низким.
Можно продумать очень хорошую процедуру учета, но если не будет прописана методика учета (как делать), то результат будет примерно таким же, как и в предыдущем случае.
Выше уже отмечалось, что с методологической точки зрения учет проще, чем планирование, поскольку модели учета проще, чем модели планирования. Это связано с тем, что существует универсальный язык описания ЛЮБЫХ фактических хозяйственных операций. Этот инструмент можно применять для всех компаний, неважно чем конкретно они занимаются.
Получается, что есть универсальный инструмент для описания фактических событий, происходящих в любой компании. Поскольку структура описания фактических хозяйственных операций типовая для всех компаний, то и принципы построения модели учета также одинаковы.
Естественно, в модели учета конкретной компании будет свой классификатор управленческой отчетности, своя методика формирования каждого управленческого отчета, но принципы их построения одинаковые.
В планировании тоже есть базовые принципы, которые подходят ко всем компаниям, но все-таки в учете они более конкретные и детальные.
Кстати, при разработке методологии учета нужно помнить о том, что по крупному учетный процесс разбивается на два больших подпроцесса: ввод данных в учетную систему и вывод данных (то есть непосредственное формирование отчетов).
При этом все основные параметры управленческой отчетности (точность, степень детализации, скорость подготовки и т.д.) зависят от того как реализуются оба эти подпроцесса учета.
Если вся необходимая для формирования управленческой отчетности информация есть в учетной базе, то настройка методологии учета – как говорится, дело техники. В таком случае нужно прописать запросы к учетной базе данных и определиться с тем, какие математические операции нужно будет проделать над результатами этих запросов.
Перед этим, естественно, нужно разработать классификатор управленческой отчетности и форматы всех отчетов. Точнее говоря, нужно определиться с показателями всех управленческих отчетов.
Если после разработки классификатора и форм управленческой отчетности станет ясно, что в учетной базе содержится не вся необходимая информация, то нужно будет соответствующим образом настроить все основные параметры учетной модели.
Сейчас речь идет о тех параметрах модели учета, которые непосредственно связаны с вводом данных в учетную базу. То есть речь идет о справочниках, плане счетов, типовых операциях и т.д.
Необходимо обратить внимание на одно принципиальное отличие модели учета от модели планирования. Планирование строится на системе взаимосвязанных показателей. Иными словами показатели (статьи) многих планов и бюджетов связаны между собой.
То есть в модели планирования прописываются формулы, связывающие соответствующие показатели, поскольку плановые отчеты ВЗАИМОСВЯЗАНЫ МЕЖДУ СОБОЙ.
Фактические отчеты между собой НИКАК НЕ СВЯЗАНЫ, поэтому все они формируются независимо друг от друга.
В отличие от процесса планирования, в котором должны быть задействованы практически все подразделения компании (планирование должно быть децентрализованным), при организации процедуры учета нужно придерживаться ровно противоположного принципа – максимально возможная централизация учета.
Это значит, что подразделения не должны сами заниматься подготовкой управленческой отчетности. Их задача в учетном процессе – своевременное предоставление первичных документов, подтверждающих факт совершения хозяйственных операций.
Вся первичная документация должна сдаваться в финансово-экономическую службу, задача которой в учетной процедуре – своевременное внесение данных из первичных документов в учетную базу.
При этом должна применяться управленческая учетная политика, которая использовалась и на стадии планирования.
Необходимо обратить внимание, что не всегда на практике можно обеспечить полную централизацию учетной процедуры. Дело в том, что в системе бюджетирования и управленческого учета могут использоваться такие показатели, которые невозможно учесть по факту на основе первичных документов просто потому что таковых не существует.
Например, в модели планирования и учета может использоваться такой показатель как доля рынка. Очевидно, что не существует первичного документа, на основе которого можно однозначно определить значение доли рынка.
В таком случае отвечать за планирование данного показателя может отдел маркетинга, и он же может отвечать за подготовку фактической информации.
Для определения фактического значения доли рынка может привлекаться сторонняя компания, но исследование рынка – очень затратное мероприятие, поэтому не каждая компания может себе это позволить и не каждый месяц. Поэтому готовить фактический отчет по доли рынка может отдел маркетинга. Только за сознательное искажение информации должна быть предусмотрена финансовая ответственность.
В системе планирования и учета могут использоваться и другие, более простые, чем доля рынка, показатели, которые также невозможно определить на основе первичного документа из-за отсутствия последнего.
Итак, при подготовке отчетов должен работать принцип максимальной централизации. То есть сотрудники подразделений не должны заниматься подготовкой отчетов. Они должны сдавать только первичную документацию, а финансово-экономическая служба должна вводить данные в учетную систему (на основе утвержденной собственником управленческой учетной политики) и формировать управленческие отчеты.
Итак, концептуальная модель учета, поддерживаемая соответствующей процедурой, должна выглядеть следующим образом (см. Рис. 1).
Рисунок 1. Концептуальная модель учета (формирования фактических управленческих отчетов)
После совершения каждой хозяйственной операции производятся соответствующие записи в учетной базе на основе первичных документов и утвержденной учетной
политики. Выше уже упоминалось о существовании универсального для всех компаний инструмента отражения всех фактических событий.
Информация обо всех совершенных хозяйственных операциях хранится в журнале проводок. Структура этого журнала проводок является типовой для всех компаний.
Для формирования фактической управленческой отчетности нужно настроить запросы к учетной базе данных. С результатами запросов можно осуществлять различные математические операции.
Например, один запрос формирует выручку от реализации, а второй – себестоимость реализованной продукции. Соответственно разность между двумя этими запросами – это валовая прибыль компании.
Подробное описание примера модели и процедуры учета можно найти в книге "Постановка и автоматизация управленческого учета".
Учетная модель и процедура учета в электронном виде входят в состав методики управленческого учета. Там же можно найти примеры всей организационно-методологической документации, которая должна быть разработана при постановке управленческого учета.
Таким образом, на разработку и внедрение эффективной процедуры и методики учета в конкретной компании может потребоваться определенное время. Но благодаря управленческому учету в дальнейшем можно улучшать управляемость и контролировать финансово-экономическое состояние компании.
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
Учет. Принципы и концепция учета
Александр Карпов, директор и ведущий консультант Компании РиК, основатель проекта bud-tech.ru, президент Ассоциации эффективного бизнеса, основатель бизнес-школы "Первая школа предпринимателей", автор серии книг "100% практического бюджетирования" и книги "Постановка и автоматизация управленческого учета"
bud-tech.ru
Процесс учета, в отличие от планирования, является не таким уж и сложным с методологической и организационной точки зрения.
Это связано с тем, что учет гораздо легче формализовать, чем планирование. Но это вовсе не означает, что наладить нормальный учет в компании можно очень быстро, легко и практически без особых усилий.
Учет от планирования отличает то, что в данной процедуре, как правило, гораздо больше объем работ. В идеале, процедура планирования осуществляется один раз на весь период планирования, а учетом нужно заниматься каждый день, поскольку каждый день осуществляются определенные хозяйственные операции.
Безусловно, планы очень часто приходится корректировать, но, тем не менее, объем работ в учете больше чем в планировании. Правда, это в основном техническая работа, связанная с вводом данных о совершенных хозяйственных операциях.
На самом деле по ряду причин в некоторых компаниях учет может быть настолько запутанным, что приходится тратить очень много времени на разработку и внедрение системы управленческого учета, которая бы давала информацию об истинном положении дел. Причем это время уходит именно на содержательную, а не на техническую работу.
Ведь не секрет, что в некоторых компаниях управленческая отчетность значительно отличается от бухгалтерской. Поэтому в таких случаях бухгалтерские отчеты нельзя использовать для принятия решений. Для этих целей нужно применять именно управленческие отчеты.
Но даже в таких запутанных ситуациях нужно ОДИН РАЗ потратить время на то, чтобы их распутать, то есть разработать такую методологию и процедуру учета, которая позволяла бы получать нужную управленческую отчетность на основе четкой технологии, которую можно формализовать, а потом и автоматизировать.
Что касается методики планирования, то на практике приходится ОЧЕНЬ ЧАСТО вносить в нее определенные коррективы, которые позволяют улучшать качество планирования. К сожалению, методику планирования, в отличие от методики учета, очень сложно формализовать (за исключением некоторых, очень простых случаев).
При построении системы учета необходимо проработать два основных аспекта:
Необходимо тщательно подойти к проработке и методологии, и организации процесса учета. Иначе качество отчетов будет низким, а значит и степень управляемости компанией будет невысокой. Ведь учет, так же как и планирование, вносит свой вклад в управляемость компании.
Можно сделать очень хорошую методику учета, но если не будет проработана организационная процедура (кто, что, когда должен делать), то отчеты или вообще не будут формироваться или их качество будет очень низким.
Можно продумать очень хорошую процедуру учета, но если не будет прописана методика учета (как делать), то результат будет примерно таким же, как и в предыдущем случае.
Модели учета. Методологический аспект учета
Выше уже отмечалось, что с методологической точки зрения учет проще, чем планирование, поскольку модели учета проще, чем модели планирования. Это связано с тем, что существует универсальный язык описания ЛЮБЫХ фактических хозяйственных операций. Этот инструмент можно применять для всех компаний, неважно чем конкретно они занимаются.
Получается, что есть универсальный инструмент для описания фактических событий, происходящих в любой компании. Поскольку структура описания фактических хозяйственных операций типовая для всех компаний, то и принципы построения модели учета также одинаковы.
Естественно, в модели учета конкретной компании будет свой классификатор управленческой отчетности, своя методика формирования каждого управленческого отчета, но принципы их построения одинаковые.
В планировании тоже есть базовые принципы, которые подходят ко всем компаниям, но все-таки в учете они более конкретные и детальные.
Кстати, при разработке методологии учета нужно помнить о том, что по крупному учетный процесс разбивается на два больших подпроцесса: ввод данных в учетную систему и вывод данных (то есть непосредственное формирование отчетов).
При этом все основные параметры управленческой отчетности (точность, степень детализации, скорость подготовки и т.д.) зависят от того как реализуются оба эти подпроцесса учета.
Если вся необходимая для формирования управленческой отчетности информация есть в учетной базе, то настройка методологии учета – как говорится, дело техники. В таком случае нужно прописать запросы к учетной базе данных и определиться с тем, какие математические операции нужно будет проделать над результатами этих запросов.
Перед этим, естественно, нужно разработать классификатор управленческой отчетности и форматы всех отчетов. Точнее говоря, нужно определиться с показателями всех управленческих отчетов.
Если после разработки классификатора и форм управленческой отчетности станет ясно, что в учетной базе содержится не вся необходимая информация, то нужно будет соответствующим образом настроить все основные параметры учетной модели.
Сейчас речь идет о тех параметрах модели учета, которые непосредственно связаны с вводом данных в учетную базу. То есть речь идет о справочниках, плане счетов, типовых операциях и т.д.
Необходимо обратить внимание на одно принципиальное отличие модели учета от модели планирования. Планирование строится на системе взаимосвязанных показателей. Иными словами показатели (статьи) многих планов и бюджетов связаны между собой.
То есть в модели планирования прописываются формулы, связывающие соответствующие показатели, поскольку плановые отчеты ВЗАИМОСВЯЗАНЫ МЕЖДУ СОБОЙ.
Фактические отчеты между собой НИКАК НЕ СВЯЗАНЫ, поэтому все они формируются независимо друг от друга.
Процедура учета. Организационный аспект учета
В отличие от процесса планирования, в котором должны быть задействованы практически все подразделения компании (планирование должно быть децентрализованным), при организации процедуры учета нужно придерживаться ровно противоположного принципа – максимально возможная централизация учета.
Это значит, что подразделения не должны сами заниматься подготовкой управленческой отчетности. Их задача в учетном процессе – своевременное предоставление первичных документов, подтверждающих факт совершения хозяйственных операций.
Вся первичная документация должна сдаваться в финансово-экономическую службу, задача которой в учетной процедуре – своевременное внесение данных из первичных документов в учетную базу.
При этом должна применяться управленческая учетная политика, которая использовалась и на стадии планирования.
Необходимо обратить внимание, что не всегда на практике можно обеспечить полную централизацию учетной процедуры. Дело в том, что в системе бюджетирования и управленческого учета могут использоваться такие показатели, которые невозможно учесть по факту на основе первичных документов просто потому что таковых не существует.
Например, в модели планирования и учета может использоваться такой показатель как доля рынка. Очевидно, что не существует первичного документа, на основе которого можно однозначно определить значение доли рынка.
В таком случае отвечать за планирование данного показателя может отдел маркетинга, и он же может отвечать за подготовку фактической информации.
Для определения фактического значения доли рынка может привлекаться сторонняя компания, но исследование рынка – очень затратное мероприятие, поэтому не каждая компания может себе это позволить и не каждый месяц. Поэтому готовить фактический отчет по доли рынка может отдел маркетинга. Только за сознательное искажение информации должна быть предусмотрена финансовая ответственность.
В системе планирования и учета могут использоваться и другие, более простые, чем доля рынка, показатели, которые также невозможно определить на основе первичного документа из-за отсутствия последнего.
Итак, при подготовке отчетов должен работать принцип максимальной централизации. То есть сотрудники подразделений не должны заниматься подготовкой отчетов. Они должны сдавать только первичную документацию, а финансово-экономическая служба должна вводить данные в учетную систему (на основе утвержденной собственником управленческой учетной политики) и формировать управленческие отчеты.
Модель и процедура учета
Итак, концептуальная модель учета, поддерживаемая соответствующей процедурой, должна выглядеть следующим образом (см. Рис. 1).
Информация обо всех совершенных хозяйственных операциях хранится в журнале проводок. Структура этого журнала проводок является типовой для всех компаний.
Для формирования фактической управленческой отчетности нужно настроить запросы к учетной базе данных. С результатами запросов можно осуществлять различные математические операции.
Например, один запрос формирует выручку от реализации, а второй – себестоимость реализованной продукции. Соответственно разность между двумя этими запросами – это валовая прибыль компании.
Подробное описание примера модели и процедуры учета можно найти в книге "Постановка и автоматизация управленческого учета".
Учетная модель и процедура учета в электронном виде входят в состав методики управленческого учета. Там же можно найти примеры всей организационно-методологической документации, которая должна быть разработана при постановке управленческого учета.
Таким образом, на разработку и внедрение эффективной процедуры и методики учета в конкретной компании может потребоваться определенное время. Но благодаря управленческому учету в дальнейшем можно улучшать управляемость и контролировать финансово-экономическое состояние компании.
| Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статье, Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения. |
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
