Статьи > Технология постановки бюджетирования и управленческого учета > Анализ (аудит) системы управленческого учета и отчетности
bud-tech.ru
ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО
Проект по постановке управленческого учета состоит из двух фаз (см. Рис. 1). При выполнении первой фазы проекта нужно провести аудит (анализ) ситуации в области действующей системы (или ее элементов) управленческого учета. Практически в любой компании есть хотя бы зачатки управленческого учета. Еще одной важной задачей, решаемой в рамках первой фазы проекта, является подготовка ко второй фазе, то есть уже к внедрению той системы управленческого учета, которая должна быть.
Итак, то, что должно быть построено, также определяется в рамках первой фазы проекта по постановке управленческого учета. Причем необходимо на первой фазе проекта разработать и утвердить концепцию управленческого учета. Это очень важный и принципиальный вопрос, т.к. от него будет очень многое зависеть в системе управленческого учета.
Кроме того, нужно понять, из кого конкретно можно сформировать временную рабочую группу (ВРГ) по постановке системы управленческого учета. Здесь очень важно точно понимать, кто будет активно заниматься постановкой системы управленческого учета.
Даже если компания планирует привлечь для этого внешних консультантов, все равно такая ВРГ должна быть создана. Нужно понимать, что консультанты – это тоже ВРГ, только она внешняя. Ни в коем случае нельзя допускать, чтобы всю (точнее большую часть) работы выполняли консультанты. В компании должен заработать механизм системы управленческого учета, причем после завершения проекта он должен работать без участия консультантов.
Таким образом, работа по диагностике действующей системы (или ее элементов) управленческого учета должна включать в себя полный комплекс мероприятий по анализу всех важных аспектов управленческого учета. Кстати, читатели книги "Постановка и автоматизация управленческого учета" при проведении диагностики системы управленческого учета своей компании могут воспользоваться вопросами из рубрики "Домашнее задание". Эти вопросы есть в каждом разделе книги, причем практически в каждой главе.
Рис. 1. Пример генеральной схемы реализации проекта по постановке управленческого учета в компании
Возможно, что не все вопросы в рубрике "Домашнее задание" будут актуальны для всех компаний. Но из них можно выбрать именно те, на которые обязательно нужно дать ответ при выполнении такого важного пункта плана, как "Диагностика действующей системы управленческого учета".
Вопросы из этой книги позволят компаниям, имеющим опыт постановки управленческого учета, оценить, насколько эффективно у них была организована сама работа по постановке системы управленческого учета. Возможно, они поймут, как можно исправить существующие проблемы в области управленческого учета за счет правильной организации проекта по реструктуризации действующей системы.
А тем компаниям, которые только планируют приступить к постановке управленческого учета, вопросы этой книги позволят изначально правильно организовать проект по внедрению системы управленческого учтеа, чтобы потом не нужно было бы бороться с проблемами, возникающими при функционировании используемой системы.
Следует отметить, что если в компании управленческого учета практически нет, то основное время при выполнении первой фазы проекта по постановке управленческого учета будет занимать разработка концепции управленческого учета и плана по выполнению второй фазы проекта.
Если же в компании наоборот уже внедрена система управленческого учета, но она по каким-то причинам не устраивает владельцев и руководство компании, то в таком случае в рамках первого этапа проекта аудит действующей системы учета и отчетности может занять не мало времени.
Я уже не раз слышал высказывания собственников о том, что вроде бы в их компании внедрили управленческий учет и даже автоматизировали эту систему, в которой очень много информации, но по разным причинам использовать это не получается. Одна из основных причин заключается в том, что данные в управленческой отчетности, мягко говоря, не вызывают доверия у владельцев. Кстати, одна из причин такой ситуации - использование неправильного подхода к автоматизации бюджетирования и управленческого учета. Кратко о том как правильно это нужно делать можно прочитать в моем блоге (см. запись "Как правильно внедрять и автоматизировать бюджетирование и управленческий учет" и запись "Кто должен заниматься автоматизацией бюджетирования и управленческого учета").
Кстати нужно обратить внимание на то, что отсутствие в компании по настоящему эффективной системы управленческого учета и бюджетирования является одной из причин, из-за которой не получается внедрить полноценную систему владельцеского контроля. Отсутствие такой системы не позволяет собственникам сконцентрироваться на решении стратегических задач (или вообще полностью отойти от оперативного управления), т.к. большя часть времени уходит на текучку.
Теперь более подробно о проведении аудита системы управленческой отчетности. На самом деле, есть два варианта проведения такого аудита.
Вариант 1. Условно назовем его "Управленческий аудит" (диагностика системы управленческого учета).
В данном случае под аудитом подразумевается диагностика регламента управленческого учета и методики формирования отчетности НА ВСЕХ ЭТАПАХ (от сбора информации до подготовки конечных отчетов). Т.е. анализируется каждый ТИП хозяйственных операций на предмет того какие первичные документы используются, кто и как их готовит, кто вводит информацию об операциях и т.д.
Наконец в завершении нужно будет проанализировать как формируется управленческая отчетность. Кроме того нужно будет провести диагностику управленческой учетной политики.
Например, ТИПОВ (или групп) хозяйственных операций может быть всего 15, но самих операций в каждой группе может быть сотни, тысячи, десятки тысяч, сотни тысяч, миллионы и т.д. В рамках первого варианта аудита нет смысла изучать каждую конкретную операцию, достаточно проанализировать только сами ТИПЫ операций.
Вариант 2. Условно назовем его "Численный аудит" (диагностика численных значений показателей управленческих отчетов).
В данном случае подразумевается проверка численных значений показателей управленческой отчетности. Для этого нельзя ограничиться анализом ТИПОВ хозяйственных операций и управленческой учетной политики. В этом случае нужно будет проверить ВСЕ хозяйственные операции, а иначе возможные ошибки в управленческих отчетах не найти.
Нужно отметить, что если в компании уже проведена автоматизация учетного процесса, но при этом для формирования управленческой отчетности используется информационная система, в которой "зашита" методика и эту методику никак нельзя посмотреть ни в программном продукте, ни в каком-то отдельном документе, то работа по проведения аудита управленческой отчетности будет крайне затруднена.
В качестве примера такой ситуации можно привести довольно-таки распространенный сценарий постановки и автоматизации управленческого учета. Компания решила внедрить и автоматизировать управленческий учет. Для этих целей привлекается компания и практически вся работа выполняется ею без активного участия сотрудников самой компании, в которой выполняется проект. В итоге получается какая-то система, которая очень часто автоматизируется с помощью 1С (особенно если данный проект выполняется в компании малого или среднего бизнеса).
Зачастую данные проекты реализуются без какого-то четкого технического задания. В результате такого подхода получается, что в компании нет описания самой методологии формирования управленческой отчетности. Если для данных проектов используется информационная система, в которой настройками методики занимаются специалисты по управленческому учету (с применением специального мастера настройки), а не программисты (как в случае с 1С), то эту методику еще можно восстановить (причем с минимальными затратами времени).
Если же методика формирования управленческих отчетов запрограммирована в информационной системе, то восстановить ее очень сложно. В таком случае проект по аудиту системы управленческого учета и отчетности может занять очень много времени.
Бывают и другие варианты, когда в компании проведена частичная автоматизация процесса управленческогоу учета и формирования управленческой отчетности. В таких случаях для ввода хозяйственных операций используется какая-то система транзакционного типа (та же 1С или более сложная и дорогостоящая система), а формирование самой управленческой отчетности выполняется, так сказать, в полуручном режиме с использованием электронных таблиц.
Бывают и более сложные ситуации. например, когда наша команда консультантов выполняла проект в одной федеральной розничной сети, то она столкнулась со следующей архитектурой решения, используемого для автоматизации управленческого учета.
Такие операции как закупка товаров и поступление на центральный склад автоматизированы в одной из систем ERP класса. Затем данные об отгруженных товарах с центрального склада в магазины экспортируется в базу специализированного софта, испольуемого для автоматизации работы магазинов. Операции по продаже товаров отражаются в этой специализированной системе. В ней же отражаются и все остальные хозяйственные операции в каждом магазине.
Затем данные из баз специализированной программы по каждому магазину экспортируются в базу ERP-системы. После этого данные из базы ERP-системы экспортируются в базу 1С. Все остальные хозяйственные операции в центральном офисе сразу заносятся в 1С.
И наконец, на основе данных из базы 1С формируются управленческие отчеты в электронных таблицах. Этот процесс полностью не автоматизирован.
Во многих подобных ситуациях, когда последняя стадия (формирование управленческой отчетности) осуществляется в полуручном режиме с использованием электронных таблиц, получается примерно одно и то же. Отчетность вроде бы формируется, но возникают сомнения в том, что она адекватно отражает текущую ситуацию. Причем как правило появляется такая управленческая отчетность с большим опозданием.
Исходя из практики и элементарной логики можно сделать вывод о том, с большой вероятностью искажение отчетности (если оно есть) в таких ситуациях происходит именно на этом последнем этапе.
По крупному искажение в управленческой отчетности может происходить по двум причинам: техническая (неумышленная) ошибка (ошибка при вводе данных в информационную систему, ошибка при экспорте/импорте и т.д.);
умышленная ошибка (искажение).
Технические ошибки, связанные с автоматизацией, естественно можно исправить, а вот технические ошибки, связанные с ошибкой при вводе данных скорее всего к нулю не сведешь.
Итак, там, где есть более-менее четкие алгоритмы сбора, обработки, ввода и преобразования информации, умышленное искажение в отчетность внести гораздо сложнее, чем в случае, когда четкой технологии нет.
При таком подходе к автоматизации управленческого учета умышленное искажение (если оно вообще есть) скорее всего может возникать на последнем этапе – формировании отчетности в электронных таблицах.
Конечно, если в компании электронные таблицы используется чисто в оформительских целях (т.е. данные из системы транзакционного типа экспортируются в электронные таблицы по понятному всем алгоритму, а затем там просто "наводится марафет", без изменения численных значений показателей), то это одна ситуация.
Я не говорю, что электронные таблицы это плохо (я, кстати, сам являюсь активным пользователем этой программы, например, когда выполняю проекты по разработке бизнес-планов), но если они используются для формирования управленческой отчетности, то по крайней мере у меня это всегда вызывает подозрения. Особенно если все хозяйственные операции автоматизированы. Ведь если это все автоматизировано, то зачем нужна эта последняя стадия с использование электронных таблиц для формирования управленческой отчетности?
Если есть абсолютно четкий алгоритм преобразования данных из системы транзакционного типа в формы электронных таблиц, то значит его можно автоматизировать, т.е. избежать потенциальных ошибок.
Если же такого четкого алгоритма нет, как это часто бывает, то такая работа больше похожа не на технологию, а на искусство. Я это наблюдаю во многих компаниях, когда экономисты каким-то образом "колдуя" над данным из транзакционной системы (очень часто это 1С) формируют управленческую отчетность. Если нет четкой технологии преобразования одного в другое, то и вероятность ошибок и умышленного искажения довольно велика.
Если в базе транзакционной системы есть информация по ВСЕМ ОПЕРАЦИЯМ, с НУЖНОЙ ДЕТАЛИЗАЦИЕЙ, подготовленная в соответствии с УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКОЙ, то в чем проблема получить управленческую отчетность сразу в этой системе? Зачем нужно "колдовать" с электронными таблицами?
Кстати, если есть именно технические проблемы формирования в транзакционной системе управленческой отчетности, то это проблему можно решить, используя в качестве приложения к транзакционной системе специализированной программы - BI-модуль (Business Intelligence).
У нас есть собственная разработка – программный комплекс "ИНТЕГРАЛ", предназначенный для автоматизации бюджетирования и управленческого учета. В нем в том числе предусмотрена возможность импорта данных из 1С и формирования управленческой отчетности на основе этих данных. Причем для настройки управленческой отчетности не нужны программисты. Специалисты по бюджетированию и управленческому учету это могут делать самостоятельно с помощью специального мастера настройки бюджетной/учетной модели. Управленческая отчетность в ИНТЕГРАЛе строится в OLAP-КУБе.
ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО
Ближайший семинар по управленческому учету состоится 20-21 мая 2024 г.
Итак, для проведения самодиагностики действующей системы (или ее элементов) управленеского учета можно воспользоваться книгой "Постановка и автоматизация управленческого учета" или принять участие в семинаре-практикуме по управленческому учету, который кстати может проводиться в разных форматах (открытые, корпоративные и интернет-семинары).
Примечание: более подробно тема данной статьи рассматривается на семинаре-практикуме "Постановка и автоматизация управленческого учета", который проводит автор данной статьи - Александр Карпов.
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
Анализ (аудит) системы управленческого учета и отчетности
bud-tech.ru
Итак, то, что должно быть построено, также определяется в рамках первой фазы проекта по постановке управленческого учета. Причем необходимо на первой фазе проекта разработать и утвердить концепцию управленческого учета. Это очень важный и принципиальный вопрос, т.к. от него будет очень многое зависеть в системе управленческого учета.
Кроме того, нужно понять, из кого конкретно можно сформировать временную рабочую группу (ВРГ) по постановке системы управленческого учета. Здесь очень важно точно понимать, кто будет активно заниматься постановкой системы управленческого учета.
Даже если компания планирует привлечь для этого внешних консультантов, все равно такая ВРГ должна быть создана. Нужно понимать, что консультанты – это тоже ВРГ, только она внешняя. Ни в коем случае нельзя допускать, чтобы всю (точнее большую часть) работы выполняли консультанты. В компании должен заработать механизм системы управленческого учета, причем после завершения проекта он должен работать без участия консультантов.
Таким образом, работа по диагностике действующей системы (или ее элементов) управленческого учета должна включать в себя полный комплекс мероприятий по анализу всех важных аспектов управленческого учета. Кстати, читатели книги "Постановка и автоматизация управленческого учета" при проведении диагностики системы управленческого учета своей компании могут воспользоваться вопросами из рубрики "Домашнее задание". Эти вопросы есть в каждом разделе книги, причем практически в каждой главе.
Возможно, что не все вопросы в рубрике "Домашнее задание" будут актуальны для всех компаний. Но из них можно выбрать именно те, на которые обязательно нужно дать ответ при выполнении такого важного пункта плана, как "Диагностика действующей системы управленческого учета".
Вопросы из этой книги позволят компаниям, имеющим опыт постановки управленческого учета, оценить, насколько эффективно у них была организована сама работа по постановке системы управленческого учета. Возможно, они поймут, как можно исправить существующие проблемы в области управленческого учета за счет правильной организации проекта по реструктуризации действующей системы.
А тем компаниям, которые только планируют приступить к постановке управленческого учета, вопросы этой книги позволят изначально правильно организовать проект по внедрению системы управленческого учтеа, чтобы потом не нужно было бы бороться с проблемами, возникающими при функционировании используемой системы.
Следует отметить, что если в компании управленческого учета практически нет, то основное время при выполнении первой фазы проекта по постановке управленческого учета будет занимать разработка концепции управленческого учета и плана по выполнению второй фазы проекта.
Если же в компании наоборот уже внедрена система управленческого учета, но она по каким-то причинам не устраивает владельцев и руководство компании, то в таком случае в рамках первого этапа проекта аудит действующей системы учета и отчетности может занять не мало времени.
Я уже не раз слышал высказывания собственников о том, что вроде бы в их компании внедрили управленческий учет и даже автоматизировали эту систему, в которой очень много информации, но по разным причинам использовать это не получается. Одна из основных причин заключается в том, что данные в управленческой отчетности, мягко говоря, не вызывают доверия у владельцев. Кстати, одна из причин такой ситуации - использование неправильного подхода к автоматизации бюджетирования и управленческого учета. Кратко о том как правильно это нужно делать можно прочитать в моем блоге (см. запись "Как правильно внедрять и автоматизировать бюджетирование и управленческий учет" и запись "Кто должен заниматься автоматизацией бюджетирования и управленческого учета").
Кстати нужно обратить внимание на то, что отсутствие в компании по настоящему эффективной системы управленческого учета и бюджетирования является одной из причин, из-за которой не получается внедрить полноценную систему владельцеского контроля. Отсутствие такой системы не позволяет собственникам сконцентрироваться на решении стратегических задач (или вообще полностью отойти от оперативного управления), т.к. большя часть времени уходит на текучку.
Теперь более подробно о проведении аудита системы управленческой отчетности. На самом деле, есть два варианта проведения такого аудита.
Вариант 1. Условно назовем его "Управленческий аудит" (диагностика системы управленческого учета).
В данном случае под аудитом подразумевается диагностика регламента управленческого учета и методики формирования отчетности НА ВСЕХ ЭТАПАХ (от сбора информации до подготовки конечных отчетов). Т.е. анализируется каждый ТИП хозяйственных операций на предмет того какие первичные документы используются, кто и как их готовит, кто вводит информацию об операциях и т.д.
Наконец в завершении нужно будет проанализировать как формируется управленческая отчетность. Кроме того нужно будет провести диагностику управленческой учетной политики.
Например, ТИПОВ (или групп) хозяйственных операций может быть всего 15, но самих операций в каждой группе может быть сотни, тысячи, десятки тысяч, сотни тысяч, миллионы и т.д. В рамках первого варианта аудита нет смысла изучать каждую конкретную операцию, достаточно проанализировать только сами ТИПЫ операций.
Вариант 2. Условно назовем его "Численный аудит" (диагностика численных значений показателей управленческих отчетов).
В данном случае подразумевается проверка численных значений показателей управленческой отчетности. Для этого нельзя ограничиться анализом ТИПОВ хозяйственных операций и управленческой учетной политики. В этом случае нужно будет проверить ВСЕ хозяйственные операции, а иначе возможные ошибки в управленческих отчетах не найти.
Нужно отметить, что если в компании уже проведена автоматизация учетного процесса, но при этом для формирования управленческой отчетности используется информационная система, в которой "зашита" методика и эту методику никак нельзя посмотреть ни в программном продукте, ни в каком-то отдельном документе, то работа по проведения аудита управленческой отчетности будет крайне затруднена.
В качестве примера такой ситуации можно привести довольно-таки распространенный сценарий постановки и автоматизации управленческого учета. Компания решила внедрить и автоматизировать управленческий учет. Для этих целей привлекается компания и практически вся работа выполняется ею без активного участия сотрудников самой компании, в которой выполняется проект. В итоге получается какая-то система, которая очень часто автоматизируется с помощью 1С (особенно если данный проект выполняется в компании малого или среднего бизнеса).
Зачастую данные проекты реализуются без какого-то четкого технического задания. В результате такого подхода получается, что в компании нет описания самой методологии формирования управленческой отчетности. Если для данных проектов используется информационная система, в которой настройками методики занимаются специалисты по управленческому учету (с применением специального мастера настройки), а не программисты (как в случае с 1С), то эту методику еще можно восстановить (причем с минимальными затратами времени).
Если же методика формирования управленческих отчетов запрограммирована в информационной системе, то восстановить ее очень сложно. В таком случае проект по аудиту системы управленческого учета и отчетности может занять очень много времени.
Бывают и другие варианты, когда в компании проведена частичная автоматизация процесса управленческогоу учета и формирования управленческой отчетности. В таких случаях для ввода хозяйственных операций используется какая-то система транзакционного типа (та же 1С или более сложная и дорогостоящая система), а формирование самой управленческой отчетности выполняется, так сказать, в полуручном режиме с использованием электронных таблиц.
Бывают и более сложные ситуации. например, когда наша команда консультантов выполняла проект в одной федеральной розничной сети, то она столкнулась со следующей архитектурой решения, используемого для автоматизации управленческого учета.
Такие операции как закупка товаров и поступление на центральный склад автоматизированы в одной из систем ERP класса. Затем данные об отгруженных товарах с центрального склада в магазины экспортируется в базу специализированного софта, испольуемого для автоматизации работы магазинов. Операции по продаже товаров отражаются в этой специализированной системе. В ней же отражаются и все остальные хозяйственные операции в каждом магазине.
Затем данные из баз специализированной программы по каждому магазину экспортируются в базу ERP-системы. После этого данные из базы ERP-системы экспортируются в базу 1С. Все остальные хозяйственные операции в центральном офисе сразу заносятся в 1С.
И наконец, на основе данных из базы 1С формируются управленческие отчеты в электронных таблицах. Этот процесс полностью не автоматизирован.
Во многих подобных ситуациях, когда последняя стадия (формирование управленческой отчетности) осуществляется в полуручном режиме с использованием электронных таблиц, получается примерно одно и то же. Отчетность вроде бы формируется, но возникают сомнения в том, что она адекватно отражает текущую ситуацию. Причем как правило появляется такая управленческая отчетность с большим опозданием.
Исходя из практики и элементарной логики можно сделать вывод о том, с большой вероятностью искажение отчетности (если оно есть) в таких ситуациях происходит именно на этом последнем этапе.
По крупному искажение в управленческой отчетности может происходить по двум причинам:
Технические ошибки, связанные с автоматизацией, естественно можно исправить, а вот технические ошибки, связанные с ошибкой при вводе данных скорее всего к нулю не сведешь.
Итак, там, где есть более-менее четкие алгоритмы сбора, обработки, ввода и преобразования информации, умышленное искажение в отчетность внести гораздо сложнее, чем в случае, когда четкой технологии нет.
При таком подходе к автоматизации управленческого учета умышленное искажение (если оно вообще есть) скорее всего может возникать на последнем этапе – формировании отчетности в электронных таблицах.
Конечно, если в компании электронные таблицы используется чисто в оформительских целях (т.е. данные из системы транзакционного типа экспортируются в электронные таблицы по понятному всем алгоритму, а затем там просто "наводится марафет", без изменения численных значений показателей), то это одна ситуация.
Я не говорю, что электронные таблицы это плохо (я, кстати, сам являюсь активным пользователем этой программы, например, когда выполняю проекты по разработке бизнес-планов), но если они используются для формирования управленческой отчетности, то по крайней мере у меня это всегда вызывает подозрения. Особенно если все хозяйственные операции автоматизированы. Ведь если это все автоматизировано, то зачем нужна эта последняя стадия с использование электронных таблиц для формирования управленческой отчетности?
Если есть абсолютно четкий алгоритм преобразования данных из системы транзакционного типа в формы электронных таблиц, то значит его можно автоматизировать, т.е. избежать потенциальных ошибок.
Если же такого четкого алгоритма нет, как это часто бывает, то такая работа больше похожа не на технологию, а на искусство. Я это наблюдаю во многих компаниях, когда экономисты каким-то образом "колдуя" над данным из транзакционной системы (очень часто это 1С) формируют управленческую отчетность. Если нет четкой технологии преобразования одного в другое, то и вероятность ошибок и умышленного искажения довольно велика.
Если в базе транзакционной системы есть информация по ВСЕМ ОПЕРАЦИЯМ, с НУЖНОЙ ДЕТАЛИЗАЦИЕЙ, подготовленная в соответствии с УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКОЙ, то в чем проблема получить управленческую отчетность сразу в этой системе? Зачем нужно "колдовать" с электронными таблицами?
Кстати, если есть именно технические проблемы формирования в транзакционной системе управленческой отчетности, то это проблему можно решить, используя в качестве приложения к транзакционной системе специализированной программы - BI-модуль (Business Intelligence).
У нас есть собственная разработка – программный комплекс "ИНТЕГРАЛ", предназначенный для автоматизации бюджетирования и управленческого учета. В нем в том числе предусмотрена возможность импорта данных из 1С и формирования управленческой отчетности на основе этих данных. Причем для настройки управленческой отчетности не нужны программисты. Специалисты по бюджетированию и управленческому учету это могут делать самостоятельно с помощью специального мастера настройки бюджетной/учетной модели. Управленческая отчетность в ИНТЕГРАЛе строится в OLAP-КУБе.
Примечание: более подробно тема данной статьи рассматривается на семинаре-практикуме "Постановка и автоматизация управленческого учета", который проводит автор данной статьи - Александр Карпов.
| Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статье, Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения. |
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
