Электронные книги и методики
Теперь электронные книги и CD-решения по бюджетированию и управленческому учету можно оплачивать и получать онлайн (если оплата производится от физлица).
Приобрести электронные книги и методики онлайн
Самые привлекательные предложения для соискателей
Крупному динамично развивающемуся многопрофильному холдингу требуются: финансовый директор (от 500 тыс. руб.), начальник ПЭО (от 300 тыс. руб.), экономист (от 220 тыс. руб.).
Статьи > Технология постановки бюджетирования и управленческого учета > Подготовка компании к проекту по постановке бюджетирования и управленческого учета

Подготовка компании к проекту по постановке бюджетирования и управленческого учета

Александр Карпов, директор и ведущий консультант Компании РиК, основатель проекта bud-tech.ru, президент Ассоциации эффективного бизнеса, основатель бизнес-школы "Первая школа предпринимателей", автор серии книг "100% практического бюджетирования" и книги "Постановка и автоматизация управленческого учета"

bud-tech.ru

Бюджетирование и управленческий учет могут приносить компании немало пользы, но только в том случае, если эти системы выстроены правильно и работают эффективно.

Моя субъективная оценка систем бюджетирования и управленческого учета в отечественных компаниях заключается в следующем. С 90-х годов прошлого века до настоящего момента времени изменилось только одно. Теперь многие компании считают, что они знают, что такое бюджетирование и управленческий учет, и уверены в том, что эти системы у них реально работают. Или они полагают, что почти все они сделали, но, образно говоря, нужно только "пару болтов подкрутить" и все будет чуть ли не идеально функционировать. На самом же деле как не было бюджетирования и управленческого учета, так их и нет.

Я до сих пор встречаю компании (и их немало), которые с бараньим упорством пытаются автоматизировать бюджетирование и управленческий учет, то есть автоматизировать то, чего у них нет.

У сложившейся ситуации есть несколько причин. Самая распространенная – это выбор такого варианта постановки бюджетирования и управленческого учета, который с очень высокой вероятностью обрекает проект на провал.

Я не утверждаю, что постановка бюджетирования и управленческого учета является самым важным проектом развития системы управления для любой компании. Конечно же, это не так. В моей практике было не так уж и мало случаев, когда после выполнения первого этапа проекта было ясно, что для компании самым приоритетным проектом не является постановка бюджетирования и управленческого учета.

Но если уж компания решилась на постановку бюджетирования и управленческого учета, то лучше выполнить все необходимые условия, чтобы максимизировать вероятность успешного выполнения проекта. Это связано с тем, что на самом деле это очень сложный проект.

Одна из причин такой сложности заключается в том, что при постановке бюджетирования и управленческого учета и тем более при дальнейшей эксплуатации данной системы должны быть задействованы ВСЕ подразделения компании. При этом большинство подразделений просто не хотят, чтобы в их компании была система бюджетирования и управленческого учета. Обычно это большинство составляет 100%. Единственным реально заинтересованным лицом может быть только собственник компании, да и то, если он понимает, что такое система бюджетирования и управленческого учета, как она должна функционировать и как она будет помогать повышать управляемость и эффективность работы компании.

Итак, перед тем как переходить к активным действиям по постановке бюджетирования и управленческого учета, компания должна определенным образом подготовиться. Наверное, не стоит добиваться какой-то идеальной подготовленности, но реалии таковы, что практически все компании, занимающиеся внедрением управленческого учета и бюджетирования, совершенно не подготовлены к данному проекту. Ни к чему хорошему это не приводит. В самом лучшем случае компания будет просто играться в бюджетирование, что, естественно, никакой пользы компании не принесет.

Минимальные требования, необходимые для подготовки к проекту

Минимальный перечень условий, которые необходимо выполнить, чтобы подготовиться к проекту по постановке бюджетирования и управленческого учета:
  • знание основ экономики и финансов;
  • знание основ бюджетирования и управленческого учета;
  • знание технологии постановки бюджетирования и управленческого учета.

    Примечание: эти требования распространяются как минимум на всех руководителей компании: от генерального директора, до начальников подразделений. Но лучше, чтобы ими обладали все участники процесса бюджетирования.

    Обладая этим минимальным набором знаний, можно переходить к первому этапу проекта, в ходе которого необходимо:
  • сформировать ВРГ (временную рабочую группу) по постановке бюджетирования и управленческого учета;
  • разработать концепцию бюджетирования и управленческого учета;
  • разработать план проекта по постановке бюджетирования и управленческого учета (в котором должны быть прописаны не только конечные, но и промежуточные результаты).

    А на втором этапе можно уже переходить к проработке всех элементов системы бюджетирования и управленческого учета. Но чтобы успешно выполнить данную работу необходимо обладать этими знаниями.

    Безусловно, вышеперечисленные знания не могут на 100% гарантировать успех в проекте по постановке бюджетирования и управленческого учета, но это тот минимум, без которого проект с очень высокой вероятностью будет провальным. Да, помимо знаний нужны навыки, но их можно будет приобрести только с опытом.

    Несомненно, помимо знаний очень большое значение имеют и мозги. Признаюсь, что я сам всегда ставлю мозги на первое место. Например, когда ищу сотрудников, то в первую очередь обращаю внимание на то как мозги работают, а не на знания. Если человек чего-то не знает сегодня, это не проблема, поскольку он может узнать об этом завтра. Но если он сегодня, мягко говоря, не очень соображает, то завтра мало что изменится.

    Но все-таки в любом деле, в любом проекте есть определенный минимальный базовый набор знаний, которым нужно обладать. Если этого минимума не будет, то работа не будет сделана эффективно (если вообще будет сделана).

    Основы экономики и финансов

    Я уже не одно десятилетие наблюдаю тотальную финансово-экономическую безграмотность во многих наших компаниях. И это не смотря на немаленькое количество кризисов, которые уже были в нашей стране. Казалось бы, кризисы должны заставить наши компании наконец-то начать разбираться хотя бы в основах экономики и финансов, но почему-то этого не происходит.

    Приведу здесь пару простейших примеров.

    До сих пор есть компании, которые путают доходы с поступлениями, а затраты с выплатами. Буквально месяц назад я общался с представителями финансово-экономического блока одной компании. Правда, здесь нужно сделать поправку на то, что это госкомпания, хотя примерно половина ее дохода составляют коммерческие, а не бюджетные договора.

    В общем, мне долго рассказывали про управленческую отчетность, которая уже составляется в компании. Просматривая отчеты, я каждый раз уточнял, что именно содержится в этих отчетах. Мне всегда отвечали, что во всех отчетах только деньги, то есть поступления и выплаты, а доходов, расходов/затрат в них нет.

    Затем один из сотрудников компании сказал, что некоторые из их филиалов сейчас убыточные. На мой вопрос, откуда они об этом знают, внятного ответа я так и не получил. Как можно делать выводы о прибыльности или убыточности, если отчет о доходах и расходах не составляется, а считаются только деньги?

    В этой компании были абсолютно уверены в том, что система бюджетирования и управленческого учета у них уже практически полностью выстроена, поэтому можно уже переходить к ее автоматизации.

    Кстати, нужно отметить, что если в компании знают разницу между деньгами и доходами/затратами, то не факт, что знают разницу между расходами и затратами. Я уже не раз убеждался в том, что во многих компаниях этого не знают.

    Еще один показательный пример. Как-то раз к концу второго дня открытого семинара-практикума "Финансы для нефинансистов" один из участников (директор торговой компании) радостно воскликнул, сказав, что теперь он наконец-то понял, почему капитал находится в пассивах, а не в активах баланса.

    Я не хочу в данной статье никого обидеть, но мне кажется, что я все-таки должен писать правду, а не то, что многие хотят прочитать.

    Если человек не знает хотя бы таблицу умножения, то сможет ли он разобраться в дифференциальном исчислении? Ответ очевиден. Но почему-то когда компании занимаются развитием системы управления, они забывают об элементарных истинах. Не зная основ, они пытаются внедрять сложные системы, например, такие как бюджетирование и управленческий учет. Более того, многие сразу занимаются автоматизацией. С таким упорством наступают на одни и те же грабли.

    Основы бюджетирования и управленческого учета

    До сих пор во многих компаниях очень поверхностные знания о бюджетировании и управленческом учете. Нет четкого понимания сути и целей бюджетирования и управленческого учета, а также того каким именно образом можно повышать управляемость и эффективность компании с помощью бюджетного управления.

    Мало кто знает, какова должна быть архитектура полноценной системы бюджетирования. Какого типа бюджеты должны быть в компании и для чего.

    Кстати, когда люди понимают какова должна быть архитектура бюджетной системы, они понимают, что не может быть никаких чудо-шаблонов, с помощью которых за очень короткое время можно спроектировать систему в любой компании. Сейчас развелось немало шарлатанов, понятия не имеющих о системе бюджетирования и управленческого учета, но предлагающих компаниям воспользоваться их "уникальными" разработками (например, вышеупомянутыми чудо-шаблонами).

    Перед тем как переходить к постановке бюджетирования и управленческого учета нужно как минимум разбираться в следующих аспектах системы:
  • базовые принципы бюджетирования и управленческого учета (в т.ч. архитектура бюджетной системы);
  • регламент бюджетирования;
  • финансовая модель бюджетирования;
  • финансовая структура компании;
  • бюджетный комитет компании;
  • взаимодействие подразделений в процессе бюджетирования и управленческого учета.

    Во многих компаниях бюджетирование и управленческий учет сводится к примитивному составлению табличек с колонками "план", "факт", "отклонение". При этом такие компании зачастую не понимаю, что есть принципиальные отличия в выполнении разных стадий бюджетного цикла.

    Например, концепция, методика и регламент планирования принципиально отличаются от концепции, методики и регламента учета. Да, чисто внешне форматы планов и отчетов могут совпадать, но составляются они принципиально по-разному. Все это тоже нужно знать прежде, чем приступать к постановке бюджетирования и управленческого учета.

    Будущие участники процесса бюджетирования и управленческого учета должны понимать, какие у них будут обязательства на каждом этапе процесса бюджетирования. Какова роль руководителей, финансово-экономической службы, всех остальных подразделений, как они должны взаимодействовать друг с другом и т.д.

    Технология постановки бюджетирования и управленческого учета

    Помимо знаний о самой системе бюджетирования и управленческого учета необходимо знать технологию разработки и внедрения.

    В данной статье уже упоминалось о том, что нередко именно выбор технологии постановки может оказать существенное влияние на успешность выполнения проекта по внедрению бюджетирования и управленческого учета.

    Есть базовые принципы постановки бюджетирования и управленческого учета. Все их нужно знать и применять при реализации проекта.

    Помимо самих принципов необходимо знать и нюансы, которых на самом деле не так уж и мало. Кроме того, для успешного выполнения проекта по постановке бюджетирования и управленческого учета нужно выполнить ВСЕ условия. Их не много, но все они имеют очень важное значение.

    Способы получения информации (знаний), необходимой для постановки бюджетирования и управленческого учета


    Есть разные способы получения вышеперечисленных знаний:
  • изучить статьи и книги по бюджетированию и управленческому учету;
  • изучить методики бюджетирования и управленческого учета;
  • пройти обучение на семинарах по бюджетированию и управленческому учету.

    Понятно, что прохождение обучения – это самый быстрый способ подготовить компанию к постановке бюджетирования и управленческого учета. Хотя, мне кажется, что лучше использовать все три возможных способа.

    Желательно, чтобы на семинарах не только давалась подробная информация о системе бюджетирования и управленческого учета, но и выполнялись определенные практические задания, связанные с подготовкой к будущему проекту по постановке бюджетирования и управленческого учета.

    Ни в коем случае не стоит ожидать того, что за несколько дней семинара можно разработать систему бюджетирования и управленческого учета. Более того, за это время нельзя в полном объеме и очень качественно реализовать даже первый этап проекта – постановка задачи.

    Так что же можно сделать в ходе обучения помимо приобретения необходимых знаний?

    Можно разработать ЧЕРНОВИК концепции системы бюджетирования и управленческого учета. Можно сказать, что это своего рода проектная документация к будущей системе бюджетирования и управленческого учета.

    Ведь прежде чем строить дом нужно же сначала разработать проектную документацию. Точно также, прежде чем заниматься разработкой и внедрением системы бюджетирования и управленческого учета, нужно определиться с концепцией данной системы. В состав такой концепции обязательно должны быть включены цели системы, принципы ее построения, ее архитектура, описание основных объектов бюджетирования и управленческого учета и т.д.

    Помимо концепции нужно будет разработать и план проекта. Но это нужно будет сделать уже после разработки концепции.

    Семинары, естественно, могут проводиться в различных форматах. Конечно же, для каждой конкретной компании самый лучший вариант – это проведение корпоративного семинара, ведь в таком случае семинар проводится для сотрудников только одной компании (в отличие от открытого семинара).

    Только не нужно путать корпоративный семинар с презентацией результатов многомесячного консалтингового проекта. На семинаре проводится обучение, а не описывается уже разработанная система бюджетирования и управленческого учета. Ее ведь пока еще нет. Ее еще предстоит создать.

    Да, на семинаре может прорабатываться концепция будущей системы, но помимо ее доработки (уже после семинара) еще предстоит проделать большую работу, чтобы создать финансовую модель, регламент, финансовую структур и т.д.

    Кстати, еще один плюс в проведения таких семинаров заключается в том, что руководство компании сможет оценить масштаб работы, которую еще предстоит сделать. Ведь одной из причин, из-за которых проекты по постановке бюджетирования и управленческого учета оказываются неудачными, заключается как раз в недооценке сложности данного проекта.

    Многие руководители компаний до сих пор считают, что внедрение бюджетирования и управленческого учета это достаточно простая задача, решение которой не требует их непосредственного участия.

    Помню как в конце одного открытого семинара один из участников (директор компании средних масштабов) сказал, что он только теперь понял, сколько всего предстоит сделать, чтобы в его компании на регулярной основе и по четкой технологии формировались бюджеты и другие управленческие отчеты. Теперь он осознал масштабность задачи.

    Кроме того, он понял, что ее нельзя решать так, как он ранее планировал сделать, а именно – поручить эту задачу одной финансовой службе. Образно говоря, бросить ее на амбразуру, что очень часто делают во многих наших компаниях. Задачу по постановке бюджетирования и управленческого учета нельзя эффективно решить силами только одной финансово-экономической службы.

    Все подобные попытки ни к чему хорошему не приводят. В самом лучшем случае никакой четкой системы не возникает, а в компании появляется корпоративный колдун, который одному только ему понятным способом периодически выдает управленческую отчетность сомнительного качества. Если же он заболеет или еще хуже уволится вся система (если ее вообще в данном случае можно так назвать), как говорится, накрывается медным тазом.

    Такого допускать нельзя. Нужно создать именно четко работающую систему, с минимальной зависимостью от сотрудников компании.


    Итак, в данной статье описано что и как нужно сделать, чтобы подготовить компанию к проекту по постановке бюджетирования и управленческого учета. Подготовка к проекту существенно увеличивает вероятность его успешного выполнения, поэтому ей ни в коем случае пренебрегать нельзя.



    Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статье, Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения.


    Подпишитесь на рассылку новых материалов сайта



  • Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    87 + = 97