Статьи > Финансовая модель бюджетирования и управленческого учета
> Транзакционный принцип планирования бюджетов
bud-tech.ru
ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО
Некоторые компании, как мне кажется, используют не совсем логичный принцип построения плановой финансовой модели бюджетирования.
Дело в том, что принципы и концепция планирования существенно отличаются от принципов и концепции учета.
Для построения учетной модели очень удобно использовать транзакционный принцип, но он не подходит для модели планирования, которую гораздо удобнее строить по принципу взаимосвязи плановых показателей.
Таким образом, есть компании, у которых плановая финансовая модель бюджетирования строится по тому же принципу, что и фактическая модель. Возникает вопрос: почему в основу плановой части финансовой модели они выбирают транзакционный принцип?
Мне видятся две возможные причины: унификация процесса планирования (все подразделения заполняют свои файлы в единых форматах);
техническое удобство формирования управленческой отчетности (особенно план-фактной, т.к. не нужно "вручную" совмещать колонки "план" и "факт", рассчитанные в разных моделях) с помощью сводных таблиц.
Что касается первого пункта, то на самом деле унификация происходит только на техническом уровне. Все равно каждое подразделение планирует по своей модели, а в соответствующий файл вводит уже рассчитанные значения показателей.
К тому же при использовании такого подхода возникает путаница с тем, кому какой показатель нужно планировать и в чей файл его вставлять. Это типичная ситуация для многих компаний, связанная с тем, что нет разделения таких понятий как "заявка" (или исходная форма для сбора информации от подразделений) и "бюджет ЦФО".
Что касается второго пункта, то сейчас есть программные продукты по бюджетированию и УУ, которые позволяют избежать и идеологических и технических сложностей. В частности плановая часть модели может строиться по одним принципам, а фактическая по другим, но при этом потом не возникает технической проблемы формирования план-фактной отчетности.
Кроме того можно четко организовать процесс планирования. За счет настройки прав пользователей можно четко определить кто какие данные в какие отчеты вводит. А на уровне моделирования определить в каких потом бюджетах эти данные должны быть. Причем можно строить достаточно детализированные финансовые модели, чтобы, например, все расчеты подразделений производились в этой системе, а не вводились уже готовые значения показателей, рассчитанные, например, в отдельных файлах электронных таблиц.
Также можно настроить и регламент бюджетирования. То есть определить, кто вводит данные, кто их контролирует (и при необходимости отправляет на доработку) и кто их утверждает (или заставляет пересмотреть).
Естественно в таких системах реализован один из базовых принципов финансового моделирования – возможность проведения сценарного анализа. Эта очень удобная опция, которой можно воспользоваться, в том числе и при защите бюджетов, когда могут вводиться корректировки в бюджеты и нужно сразу посмотреть какими будут итоговые показатели финансовых бюджетов (в том числе стратегические показатели). Если используется финансовая модель бюджетирования, у которой плановая часть построена по транзакционному принципу, такой on-line пересчет бюджетных показателей крайне затруднителен, хотя технически тоже возможен.
Кроме того, используемый транзакционный подход, по сути, позволят подготовить данные только для БДР. Чтобы сформировать данные для БДДС (выплаты) и ББЛ (задолженности, запасы и т.д.) нужно будет вести отдельные файлы.
Я уже не раз наблюдал как во многих компаниях попытки ведения отдельно БДР, БДДС и ББЛ приводили к большой путанице. Наверное, можно попытаться сделать это в одном файле транзакционного типа, добавив колонку "Финансовый бюджет", в которой можно выбирать три финансовых бюджета, но при этом все равно нужно будет в ручном режиме отслеживать изменения, которые могут возникнуть при корректировке бюджетов.
Ведь в таком случае нужно будет искать записи, относящиеся к БДР, БДДС и ББЛ. К тому же записей, относящихся к БДДС и ББЛ, может быть больше тех, которые связаны с БДР (в том случае, если сумма оплачивается несколькими частями).
Если же компания все-таки по каким-то веским причинам хочет продолжать использовать транзакционный принцип планирования бюджетов, то желательно произвести определенные изменения.
Возможный вариант таких изменений: ввести понятия "заявка" (или исходная форма для сбора информации или еще как-то по-другому ее назвать), "функциональный бюджет", "инвестиционный бюджет" и "бюджет ЦФО" (такое понятие как "финансовые бюджеты" в компаниях, как правило, уже используется);
унифицированный файл (которые сейчас заполняют все подразделения) считать "заявкой" (при этом нужно будет четко зафиксировать, какое подразделение, какую информацию вводит в свою заявку), а не "бюджетом ЦФО";
настроить сводные таблицы в транзакционной модели таким образом, чтобы в ней формировались "функциональные бюджеты" и "бюджеты ЦФО". При этом допустимо, когда одни и те же показатели будут консолидироваться и в "функциональных бюджетах" и в "бюджетах ЦФО" ("функциональные бюджеты" будут использоваться для анализа эффективности выполнения функций, а бюджеты ЦФО – для анализа эффективности работы подразделений). Естественно в финансовые бюджеты данные будут попадать из общего массива данных, поэтому никакого задвоения (затроения и т.д.) значений показателей происходить не будет.
Примечание: при этом нужно определиться стоит ли детализировать модель "вниз"? Ведь в этом случае от подразделений главное получить уже рассчитанные показатели. Все равно модели нижнего уровня не будут иметь связи с транзакционной моделью, т.к. данные будут переноситься вручную.
Если же отказаться от использования транзакционного принципа построения плановой части финансовой модели бюджетирования, то возможен вариант построения детализированной интегрированной финансовой модели бюджетирования.
Конечно, при этом могут возникнуть чисто технические проблемы, которые уже упоминались выше. В частности речь идет о формировании план-фактных отчетов в автоматическом режиме. Поэтому возможно при реализации данного варианта может быть лучше сразу предусмотреть автоматизацию финансовой модели бюджетирования.
Что касается регламента бюджетирования, то здесь есть прямая зависимость с моделью бюджетирования. Поэтому изменения, которые нужно будет сделать в регламенте, будут понятны после того как станет ясно, что нужно будет изменить в финансовой модели бюджетирования.
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
Транзакционный принцип планирования бюджетов
bud-tech.ru
Дело в том, что принципы и концепция планирования существенно отличаются от принципов и концепции учета.
Для построения учетной модели очень удобно использовать транзакционный принцип, но он не подходит для модели планирования, которую гораздо удобнее строить по принципу взаимосвязи плановых показателей.
Таким образом, есть компании, у которых плановая финансовая модель бюджетирования строится по тому же принципу, что и фактическая модель. Возникает вопрос: почему в основу плановой части финансовой модели они выбирают транзакционный принцип?
Мне видятся две возможные причины:
Что касается первого пункта, то на самом деле унификация происходит только на техническом уровне. Все равно каждое подразделение планирует по своей модели, а в соответствующий файл вводит уже рассчитанные значения показателей.
К тому же при использовании такого подхода возникает путаница с тем, кому какой показатель нужно планировать и в чей файл его вставлять. Это типичная ситуация для многих компаний, связанная с тем, что нет разделения таких понятий как "заявка" (или исходная форма для сбора информации от подразделений) и "бюджет ЦФО".
Что касается второго пункта, то сейчас есть программные продукты по бюджетированию и УУ, которые позволяют избежать и идеологических и технических сложностей. В частности плановая часть модели может строиться по одним принципам, а фактическая по другим, но при этом потом не возникает технической проблемы формирования план-фактной отчетности.
Кроме того можно четко организовать процесс планирования. За счет настройки прав пользователей можно четко определить кто какие данные в какие отчеты вводит. А на уровне моделирования определить в каких потом бюджетах эти данные должны быть. Причем можно строить достаточно детализированные финансовые модели, чтобы, например, все расчеты подразделений производились в этой системе, а не вводились уже готовые значения показателей, рассчитанные, например, в отдельных файлах электронных таблиц.
Также можно настроить и регламент бюджетирования. То есть определить, кто вводит данные, кто их контролирует (и при необходимости отправляет на доработку) и кто их утверждает (или заставляет пересмотреть).
Естественно в таких системах реализован один из базовых принципов финансового моделирования – возможность проведения сценарного анализа. Эта очень удобная опция, которой можно воспользоваться, в том числе и при защите бюджетов, когда могут вводиться корректировки в бюджеты и нужно сразу посмотреть какими будут итоговые показатели финансовых бюджетов (в том числе стратегические показатели). Если используется финансовая модель бюджетирования, у которой плановая часть построена по транзакционному принципу, такой on-line пересчет бюджетных показателей крайне затруднителен, хотя технически тоже возможен.
Кроме того, используемый транзакционный подход, по сути, позволят подготовить данные только для БДР. Чтобы сформировать данные для БДДС (выплаты) и ББЛ (задолженности, запасы и т.д.) нужно будет вести отдельные файлы.
Я уже не раз наблюдал как во многих компаниях попытки ведения отдельно БДР, БДДС и ББЛ приводили к большой путанице. Наверное, можно попытаться сделать это в одном файле транзакционного типа, добавив колонку "Финансовый бюджет", в которой можно выбирать три финансовых бюджета, но при этом все равно нужно будет в ручном режиме отслеживать изменения, которые могут возникнуть при корректировке бюджетов.
Ведь в таком случае нужно будет искать записи, относящиеся к БДР, БДДС и ББЛ. К тому же записей, относящихся к БДДС и ББЛ, может быть больше тех, которые связаны с БДР (в том случае, если сумма оплачивается несколькими частями).
Если же компания все-таки по каким-то веским причинам хочет продолжать использовать транзакционный принцип планирования бюджетов, то желательно произвести определенные изменения.
Возможный вариант таких изменений:
Примечание: при этом нужно определиться стоит ли детализировать модель "вниз"? Ведь в этом случае от подразделений главное получить уже рассчитанные показатели. Все равно модели нижнего уровня не будут иметь связи с транзакционной моделью, т.к. данные будут переноситься вручную.
Если же отказаться от использования транзакционного принципа построения плановой части финансовой модели бюджетирования, то возможен вариант построения детализированной интегрированной финансовой модели бюджетирования.
Конечно, при этом могут возникнуть чисто технические проблемы, которые уже упоминались выше. В частности речь идет о формировании план-фактных отчетов в автоматическом режиме. Поэтому возможно при реализации данного варианта может быть лучше сразу предусмотреть автоматизацию финансовой модели бюджетирования.
Что касается регламента бюджетирования, то здесь есть прямая зависимость с моделью бюджетирования. Поэтому изменения, которые нужно будет сделать в регламенте, будут понятны после того как станет ясно, что нужно будет изменить в финансовой модели бюджетирования.
| Если у Вас возникли какие-то вопросы по данной статье, Вы можете направить их по адресу budgeting@bk.ru. Автор статьи ответит на Ваши вопросы в течение нескольких дней с момента получения. |
Ниже представлена форма для подписки на новые материалы сайта (статьи, записи в блоге и опыт), связанные с постановкой системы бюджетирования и управленческого учета. То есть в рассылках будет информация только о новых материалах, аналогичных тому, что размещен на данной странице сайта.
